Carte des fonctionnalités téo
téo est une application de gestion métier pour les activités de formation, conseil, accompagnement et suivi de bénéficiaires.
Vue d'ensemble
| Domaine | Description | Documentation |
|---|
| Annuaire | Centraliser les contacts et organisations | → Annuaire |
| Agenda | Planifier et suivre les activités | → Agenda |
| Dossiers | Gérer les accompagnements individuels et collectifs | → Dossiers |
| Facturation | Gérer le cycle de facturation complet | → Facturation |
| Pilotage | Analyser la performance et piloter l'activité | → Pilotage |
| Communication | Envoyer des messages et notifications | → Communication |
| Administration | Configurer l'application | → Administration |
Profils utilisateurs
1. Connexion et interface
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Connexion | Accès par email + mot de passe, clé d'accès ou compte Google/Microsoft selon votre structure |
| Mot de passe oublié | Réinitialisation par email |
| Barre de modules | Accès rapide : Annuaire, Agenda, Production, Facturation, Pilotage, Mémos |
| Menu latéral | Sous-menus du module actif, catégories dépliables |
| Panneau latéral | Volet contextuel (documents, détails) |
| Aide contextuelle | Icône "?" ouvrant l'aide en ligne pour l'écran courant |
| Assistant téo | Icône ✨ : réponses issues de l'aide, liens Ouvrir dans téo vers les menus accessibles ou vers des listes filtrées (dossiers, personnes, factures, séances, mémos planifiés) |
| Icône 📰 Les infos | Volet d'annonces internes avec badge non lu et modale d'accueil à la connexion |
| Export tableur | Le bouton Tableur télécharge les données affichées à l'écran (mêmes lignes et colonnes). Pour un tableau sur mesure (ex. avec les e-mails), utilisez une requête |
→ Connexion et sécurité · Les infos · Assistant téo
2. Annuaire
Personnes
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Recherche rapide | Par nom, prénom, email, téléphone |
| Filtres avancés | Profil, société |
| Profils | Bénéficiaire, Prescripteur, Autre |
| Parcours | Historique de tous les dossiers d'une personne |
| Documents et mémos | Pièces jointes et notes sur la fiche |
| Détection doublons | Automatique à la création |
→ Gérer les personnes
Organisations
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Recherche SIRENE | Import automatique depuis la base INSEE |
| Profils | Client, Financeur, Fournisseur, Donneur d'ordres, Prospect, Autre |
| Contacts rattachés | Personnes liées à l'organisation |
| Documents | Pièces jointes et génération téo edit (catégorie Société) |
| Comptabilité | Solde, factures, règlements du client |
→ Gérer les organisations
Qualité des données
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Doublons | Détection automatique + fusion manuelle |
| Fiches non contrôlées | Vérification des fiches créées |
→ Gérer les doublons
3. Agenda
Consultation
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Vues calendrier | Quotidien, hebdomadaire, mensuel |
| Multi-conseillers | Comparaison jour/semaine avec modes Personnel, Salles, Ressources |
| Planning groupes | Vue des séances collectives |
| Trouver un créneau | Propose des séances déjà ouvertes selon le parcours et les critères du dossier |
| Créneaux demi-heures | Option d'affichage en 30 minutes (paramétrable) |
| Synchronisation iCal | Synchroniser son agenda avec Google Calendar, Outlook ou tout calendrier externe |
→ Consulter l'agenda · Trouver un créneau
Séances
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Création rapide | Clic sur créneau vide |
| Création complète | Tous les champs (date, lieu, salle, dossier, action...) |
| Séances confidentielles | Masquées aux autres utilisateurs |
| RDV flash (duplication) | Création rapide de créneaux similaires |
| Récurrence | Série de séances régulières avec propagation des modifications |
| Visio Teams | Création de réunion Teams intégrée |
| Signatures | Visualisation et demande d'émargement depuis la séance |
→ Créer et modifier des séances
Validation
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Validation individuelle | Depuis la séance dans l'agenda |
| Validation en masse | Liste "À valider" regroupée par consultant |
| Gestion des absences | Marquage absence + motif |
→ Valider les séances
Émargement électronique
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Demande de signature | Email avec lien de signature (animateur + bénéficiaires) |
| Signature sur écran | Dessin de signature via lien web |
| Suivi | Listes émargées / non émargées, relance |
→ Émargement électronique
Congés et absences
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Demande de congé | CP, RTT, récupération, sans solde, maladie... |
| Validation | Par le responsable |
| Tableau des congés | Vue d'ensemble de l'équipe |
| Compteurs périodiques | Soldes de congés |
→ Gérer les congés
Recherche de séances
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Filtres | Période, conseillers, prestation, action, étiquettes, centre, lieu, participant |
| Résultats | Liste triable |
→ Rechercher des séances
4. Dossiers
Dossiers individuels
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Création | Depuis l'agenda, la recherche ou une fiche personne |
| Vue simple | Résumé avec accès rapide à flo, documents, mémos |
| Édition complète | Tous les champs (prestation, convention, conseiller, financeurs...) |
| Séances du dossier | Liste, validation en lot, demande de signatures |
| Financeurs | Répartition multi-financeurs (pourcentage ou forfait) |
| Événements et jalons | Suivi de l'avancement de la prestation |
| État automatique | Prévisionnel → En cours → Terminé → Facturé → Soldé |
| Suppression | Possible si état Prévisionnel ou Annulé |
→ Créer un dossier · Suivre l'accompagnement
Dossiers groupes
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Création de groupe | Session collective avec plusieurs participants |
| Ajout de participants | Nouveau dossier (avec/sans héritage planning) ou relier un existant |
| Planification | Avec lieu et salle, modification en masse |
| Émargement collectif | Feuille de présence depuis le dossier groupe |
→ Dossiers groupes
Documents et pièces
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| GED | Upload, catégorisation, aperçu intégré |
| Génération (téo edit) | Documents fusionnés depuis des modèles Word/Excel |
| Pièces obligatoires | Contrôle de complétude |
| Signature électronique | Signature avancée (niveau 2) pour les documents |
→ Gérer les documents
Mémos
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Mémos planifiés (Kanban) | En retard / Aujourd'hui / À venir |
| Tous mes mémos (liste) | Vue complète avec filtres statut, tri et période |
| Cartes interactives | Modification en ligne, actions rapides |
| Épinglage et confidentialité | Priorité et accès restreint |
| Assignation | Assigner à un collègue |
| Agenda | Mémos visibles dans l'agenda quotidien |
→ Mémos
Questionnaires
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Envoi | Par email avec lien unique |
| Types de questions | Texte, choix unique/multiple, échelle, date |
| Statistiques | Graphiques radar, barres, camembert |
| Blocage et anti-doublons | Contrôle fin des envois |
| Questionnaires inactifs | Désactivation sans perte de données |
→ Questionnaires
Contrôle qualité
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Dossiers incomplets | Données obligatoires manquantes |
| Pièces manquantes | Documents obligatoires non fournis |
| Hors délais / Hors commande | Séances hors période contractuelle |
| En cours sans RDV | Dossiers actifs sans prochaine séance (badge dans le menu) |
| Historique | Journal des modifications et automatisations |
→ Contrôle qualité
Recherche
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Recherche rapide | Par nom, numéro, email |
| Filtres avancés | État (multi-sélection), prestation, conseiller, tarification, période, financeur, date fin commande |
| Limite de résultats | Badge "Limite" si > 500 résultats |
| Export | Tableur (mêmes colonnes que la liste affichée) |
→ Rechercher un dossier
5. Facturation et comptabilité
Devis
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Création | Depuis un dossier ou le menu Devis |
| Lignes du devis | Volet Ligne de devis : produit, prestation/tarification ou ligne libre ; montant obligatoire |
| Lignes avec TVA | Switch "Devis sans TVA" disponible |
| Cycle de vie | Brouillon → En attente → Accepté/Refusé |
| Plusieurs devis par dossier | Un par financeur si besoin |
| Documents du dossier | Visibles depuis le devis |
→ Devis
Factures
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Création | Depuis les échéances, un dossier ou manuellement |
| Facture groupée | Plusieurs dossiers en une seule facture (avec total et export tableur) |
| Lien dossier sur les lignes | Accès direct au dossier depuis chaque ligne d'une facture groupée |
| Avoir | Annulation totale ou partielle |
| Acompte | Facturation anticipée (impact sur état dossier) |
| Factures contrôlées | Verrouillage après contrôle, avec règles de complétude vérifiées |
| Filtre avoir | Ciblage rapide des avoirs |
→ Factures
Échéanciers
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Génération automatique | Depuis la tarification |
| Déclencheurs | Signature devis, démarrage, fin, date fixe, action, événement... |
| Conditions | Assiduité, pièce présente, événement réalisé |
| Facturation en masse | Sélection multiple + facturation |
| Date de facture | Toujours la date de génération |
| Factures du jour | Bandeau et volet de détail des factures liées aux échéances du jour |
| Traçabilité annulation | Avatar et date de la personne ayant annulé l'échéance |
→ Échéanciers
Règlements
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Enregistrement | Montant, date, mode de paiement |
| Lettrage | Association facture ↔ règlement |
| Import France Travail | Bordereaux FT collés et rapprochés automatiquement (avec gestion des avoirs) |
| Impayés | Suivi et relance |
| Délais de paiement | Analyse par client |
→ Règlements
Export comptable
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Formats fichier | CIEL, EBP, SAGE (paramétrage) ; Pennylane en synchronisation directe |
| Pennylane | Synchronisation directe sans fichier intermédiaire |
| Sélection complète | La case "tout cocher" porte sur tous les filtres, pas seulement la page affichée |
| Colonne Compte produit | Compte de vente intégré directement dans l'export |
| Téléchargement factures | Export PDF en lot |
| Chorus Pro | Envoi vers le portail public |
→ Export · Chorus Pro · Pennylane
6. Pilotage et statistiques
Production
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Production annuelle | Dossiers par état et par mois |
| Temps de production | Heures par conseiller/période |
| Analyse des séances | Séances, heures, taux de présence par mois |
Chiffre d'affaires
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| CA global | Réalisé vs prévisionnel |
| CA par prestation | Matrice mensuelle avec détail par cellule |
| CA par conseiller | Réel et prévisionnel par conseiller |
| CA produit | Suivi consommation des marchés |
Équipe
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Évaluation des performances | Indicateurs par conseiller |
| Temps du personnel | Détail par type d'activité |
Requêtes personnalisées
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Modules | Production, Facturation, Annuaire |
| Critères | Âge, genre, handicap (RQTH) et bien d'autres |
| Colonnes au choix | Vous choisissez les champs exportés (nom, email, dates…) |
| Export | Tableur (reprend le résultat affiché de la requête) |
→ Tableaux de bord · Requêtes · États réglementaires
7. Communication
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Bouton Message unifié | Email ou SMS depuis un seul point d'entrée |
| Modèles avec variables | Fusion automatique des données ({d.benef.nom}, {d.seance.date}...) |
| Automatisations | Envoi programmé selon des règles (date séance, début/fin dossier) |
| Suivi des échecs | Historique des livraisons échouées |
| Validation SMS | Vérification du numéro mobile avant envoi |
| Questionnaires | Envoi automatisé avec relances |
| Les infos (annonces internes) | Volet d'annonces internes diffusées à toute l'équipe, badge non lu dans le bandeau et modale d'accueil à la connexion |
→ Communication · Automatisations · Les infos
8. Administration
Paramétrage général
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Installation | Structure, logo, coordonnées, SMS, signature |
| Comptabilité (paramètres) | Numérotation, TVA, comptes, export — Admin > Paramètres généraux > Comptabilité ou Compta > Paramétrage > Paramètres comptables |
| Utilisateurs | Création, droits, équipes, activation/désactivation |
| Prestations | Déroulé, événements, pièces obligatoires, données obligatoires, lien flo |
| Conventions | Marchés, financeurs par défaut, échéancier type, suivi consommation |
→ Administration · Utilisateurs · Prestations · Conventions
Contenus et listes
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Listes déroulantes | Civilités, origines, motifs, types de demandes... |
| Centres et lieux | Sites, salles, adresses |
| Étiquettes | Labels colorés pour l'agenda (dont congés et absences) |
| Ressources | Équipements réservables |
→ Contenus
Documents et messages
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Modèles email/SMS | Avec variables de fusion |
| Modèles documents | Word/Excel avec marqueurs téo edit |
| Liens cliquables | Adresse complète ou lien cliquable dans les modèles |
| Questionnaires | Création, types de questions, association aux prestations |
| Automatisation | Règles d'envoi programmé |
→ Modèles
Comptabilité
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Paramètres comptables | Numérotation, TVA, comptes par défaut, export (Admin > Paramètres généraux > Comptabilité) |
| Plan comptable | Comptes de vente, TVA, clients (Compta > Paramétrage > Plan comptable) |
| Journaux | Banque, ventes, OD |
| Sous-famille | Axes d'analyse comptable (Compta > Paramétrage > Sous-famille) |
→ Comptabilité
Outils avancés
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Requêteur | Création de requêtes personnalisées (admin) |
| RGPD | Anonymisation, suppression, conservation |
| Connecteurs | Prest@ppli, Lucca, Teams, 3CX, RésoVAE, connexions Google/Microsoft |
→ Requêteur · RGPD · Connecteurs
9. Intégration flo
flo est l'application compagnon de téo pour les activités et formulaires dynamiques.
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Activités | Formulaires structurés liés aux dossiers (bilan, diagnostic...) |
| Accès | Bouton "Ouvrir l'activité flo liée" depuis le dossier |
| Marqueurs | Variables {d.form.xxx} pour la génération de documents |
| Administration | Gestion des templates d'activités depuis Admin > Production |
→ Activité flo
10. téo rdv
téo rdv permet la prise de rendez-vous en ligne par les bénéficiaires.
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Créneaux | Séances vides avec places disponibles |
| Réservation | Interface web pour le bénéficiaire |
| Association | Dossier créé/associé automatiquement |
| Configuration | Depuis Admin > Applications > téo rdv (dans flo) |
→ téo rdv
11. Accessibilité
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Navigation clavier | Lien d'évitement, composants navigables au clavier |
| Lecteurs d'écran | Annonces adaptées aux lecteurs d'écran |
| Contraste | Couleurs pensées pour rester lisibles |
| Réduction du mouvement | Respect des préférences système |
→ Accessibilité
Parcours utilisateurs
Conseiller — Journée type
→ Parcours conseiller
Gestionnaire — Cycle d'un dossier
→ Parcours gestionnaire
Responsable — Pilotage
→ Parcours manager
Services et applications connectés
| Service | Usage dans téo |
|---|
| flo | Activités, formulaires, téo rdv et Chorus Pro |
| Microsoft Teams | Création de visioconférences depuis les séances |
| Recherche SIRENE | Recherche et import des informations d'entreprise |
| Chorus Pro | Envoi des factures vers le portail public |
| Pennylane | Synchronisation comptable directe |
| France Travail | Import et rapprochement des bordereaux de paiement |
| Prest@ppli | Import de rendez-vous prescripteurs |
| Lucca | Synchronisation des absences RH |
| 3CX / Keyyo | Téléphonie depuis les numéros affichés dans téo |
| iCal | Synchronisation de l'agenda vers Google Calendar, Outlook ou Apple Calendar |
| RésoVAE | Échanges liés aux parcours VAE Nouvelle-Aquitaine |