téo - Documentation des fonctionnalités métier

Application de gestion métier pour les activités de formation, conseil, accompagnement et suivi de bénéficiaires.

Table des matières

Vue d'ensemble
1. Connexion et Interface
2. Gestion des Contacts et Organisations
3. Gestion de l'Agenda et du Temps
4. Gestion des Dossiers et Accompagnements
5. Gestion Commerciale
6. Facturation et Comptabilité
7. Pilotage et Statistiques
8. États et Rapports Réglementaires
9. Gestion Documentaire
10. Communication et Messagerie
11. Questionnaires et Enquêtes
12. Administration et Paramétrage (inclut règles métiers et calculs)
13. Intégration flo
14. téo rdv
15. Intégrations Externes
Parcours Utilisateurs
Architecture Technique

Vue d'ensemble

téo est une application métier permettant de gérer l'intégralité du cycle d'accompagnement de bénéficiaires, de la prospection à la facturation.

Domaines Fonctionnels

Domaine	Description
Annuaire	Centraliser les informations sur les contacts et organisations
Agenda	Planifier et suivre les activités dans le temps
Dossiers	Gérer les accompagnements individuels et collectifs
Commercial	Suivre la prospection et les opportunités
Facturation	Gérer le cycle de facturation complet
Pilotage	Analyser la performance et piloter l'activité
Documents	Gérer et générer les documents
Communication	Envoyer des messages et notifications

Profils Utilisateurs

Profil	Rôle Principal
Conseiller	Réalise les accompagnements et gère son agenda
Gestionnaire	Gère les dossiers et la facturation
Commercial	Suit les prospects et opportunités
Responsable	Valide, pilote et supervise l'équipe
Administrateur	Configure l'application

1. Connexion et Interface

1.1 Se connecter à téo

Action	Comment faire
Accéder à téo	Ouvrir l'URL de votre téo (ex: https://monentreprise.teo-online.net). Redirection automatique vers la page de connexion.
Se connecter	Page de connexion : saisir email + mot de passe. Bouton "Connexion". Redirection vers téo.
Mot de passe oublié	Sur la page de connexion : lien "Mot de passe oublié" > Saisir email > Recevoir lien de réinitialisation.
Se déconnecter	Menu utilisateur (coin haut droit) > "Déconnexion". Session fermée.
Changer son mot de passe	Via le lien "Mot de passe oublié" sur la page de connexion ou lien dans le profil.

1.2 Naviguer dans l'interface

Élément	Description
Barre de modules	En haut : icônes des modules accessibles (Annuaire, Agenda, Dossiers, Compta, Pilotage, Mémos). Clic = ouvre le module.
Menu latéral	À gauche : sous-menus du module actif. Catégories dépliables.
Zone principale	Centre : contenu de l'écran actuel.
Panneau latéral	À droite : volet contextuel (documents, détails). Icône pour ouvrir/fermer.
Barre d'actions	En haut de l'écran : boutons d'action (Enregistrer, Modifier, etc.).

1.3 Fonctionnalités transversales

Fonctionnalité	Comment utiliser
Aide contextuelle	Icône "?" en haut à droite de chaque écran > Ouvre l'aide téoaide (aide.teoapp.fr) pour cet écran.
Multi-onglets	Ouvrir plusieurs écrans dans des onglets navigateur. Chaque onglet garde son contexte.
Export Excel	Sur les listes/tableaux : bouton "Exporter" > Télécharge fichier Excel.
Impression	Ctrl+P > Mise en page adaptée pour impression (selon écran).

2. Gestion des Contacts et Organisations

2.1 Gérer les fiches personnes

Action	Comment faire dans l'interface
Rechercher une personne	Menu Annuaire > Personnes. Saisir nom/prénom dans le champ recherche rapide, ou utiliser les filtres avancés (profil, ville, email...). Clic sur une ligne pour ouvrir la fiche.
Créer une fiche	Menu Annuaire > Nouvelle personne. Remplir civilité, nom, prénom (obligatoires), puis contacts (email, tél), adresse. Cocher le(s) profil(s) : Bénéficiaire, Personnel, Prescripteur. Enregistrer.
Modifier une fiche	Ouvrir la fiche > Bouton "Modifier". Éditer les champs souhaités. Enregistrer.
Consulter le parcours	Sur la fiche personne > Menu latéral "Parcours". Affiche tous les dossiers (passés et en cours) de cette personne avec dates et états.
Ajouter un document	Sur la fiche > Menu "Documents". Bouton "Ajouter" > sélectionner fichier > choisir catégorie > Enregistrer.
Ajouter un mémo	Sur la fiche > Menu "Mémos". Bouton "Ajouter un mémo". Saisir le contenu, définir échéance si besoin. Activer "Épingler" pour important.
Définir comme prescripteur	En édition > Section "Profils" > Cocher "Prescripteur". Permet ensuite de le sélectionner comme prescripteur sur un dossier.

Profils disponibles : Bénéficiaire (BENE) | Personnel (PERS) | Prescripteur

2.2 Gérer les fiches organisations

Action	Comment faire dans l'interface
Rechercher une organisation	Menu Annuaire > Sociétés. Recherche rapide par nom ou SIRET. Filtres : profil (client, financeur...), ville, activité.
Créer via SIRENE	Bouton "Recherche SIRENE" > Saisir SIRET ou nom > Sélectionner dans résultats > Données pré-remplies automatiquement.
Créer manuellement	Menu Annuaire > Nouvelle société. Remplir raison sociale, SIRET, adresse. Cocher profil(s) : Client, Fournisseur, Financeur, Centre.
Voir les contacts de l'organisation	Sur la fiche > Menu "Contacts". Liste les personnes rattachées. Bouton "Ajouter" pour lier une personne existante ou en créer une nouvelle.
Voir la comptabilité	Sur la fiche > Menu "Comptabilité". Affiche solde, liste des factures émises/reçues, règlements.
Configurer comme financeur	En édition > Cocher "Financeur". Permet de l'utiliser dans la répartition financière des dossiers et pour la facturation.

Profils disponibles : Client (ENT) | Fournisseur (FOUR) | Financeur (FIN) | Centre/Site (CENT)

2.3 Contrôler la qualité des données

Action	Comment faire dans l'interface
Détecter les doublons	Menu Annuaire > Doublons. Système affiche les fiches similaires (même nom, même email...). Clic pour comparer. Bouton "Fusionner" pour regrouper.
Valider les nouvelles fiches	Menu Annuaire > Fiches à valider. Liste les fiches créées en attente. Ouvrir > vérifier > Bouton "Valider" ou "Rejeter".
Voir l'historique des appels	Menu Annuaire > Appels. Journal des appels téléphoniques (nécessite l'intégration 3CX/Keyyo). Filtrer par date, personne, direction (entrant/sortant).

3. Gestion de l'Agenda et du Temps

3.1 Consulter l'agenda

Vues disponibles

Vue	Accès	Actions possibles
Jour	Menu Agenda > Quotidien	Voir RDV du jour, créer séance par clic
Semaine	Menu Agenda > Hebdomadaire	Navigation semaine, vue condensée
Mois	Menu Agenda > Mensuel	Vue calendrier, naviguer entre mois
Multi-conseillers (jour)	Menu Agenda > Comparaison jour	Comparer disponibilités
Multi-conseillers (semaine)	Menu Agenda > Comparaison semaine	Planifier sur plusieurs agendas
Planning groupes	Menu Agenda > Groupes	Voir sessions collectives

Naviguer dans l'agenda

Action	Comment faire
Changer de jour/semaine/mois	Flèches < > ou calendrier
Changer de conseiller	Liste déroulante "Conseiller"
Voir plusieurs conseillers	Cocher les conseillers souhaités
Aller à aujourd'hui	Bouton "Aujourd'hui"

3.2 Créer et modifier des séances

Création rapide

Étape	Action
1	Clic sur un créneau vide dans l'agenda
2	Sélectionner le dossier (autocomplete)
3	Ajuster horaires si nécessaire
4	Enregistrer

Création complète

Champ	Description	Obligatoire
Date	Date de la séance	Oui
Heures début/fin	Horaires	Oui
Conseiller	Animateur de la séance	Oui
Catégorie	Type (activité, réunion, RDV...)	Oui
Dossier/Groupe	Bénéficiaire(s) concerné(s)	Non
Action	Étape du déroulé	Non
Lieu/Salle	Localisation	Non
Objet	Description	Non
Compte-rendu	Notes de la séance	Non
Confidentiel	Masquer aux autres	Non

Actions sur une séance

Action	Comment faire	Condition
Ouvrir	Clic sur la séance dans l'agenda	-
Modifier	Éditer les champs + Enregistrer	Séance non validée
Supprimer	Bouton "Supprimer" + confirmation	Séance non validée
Ajouter participant	Bouton "+" > rechercher personne	Séance collective
Retirer participant	Bouton "-" sur le participant	Séance collective
Ajouter bénéficiaire	Section bénéficiaires > ajouter	-
Retirer bénéficiaire	Bouton supprimer sur bénéficiaire	-
Ajouter ressource	Section ressources > sélectionner	-
Changer l'état	Sélectionner nouvel état	-
Répéter la séance	Configurer répétition (quotidien, hebdo...)	Nouvelle séance
Supprimer toute la série	Bouton "Supprimer série"	Séance répétée

Créer une réunion Teams

Étape	Action
1	Ouvrir/créer la séance
2	Bouton "Créer réunion Teams"
3	Lien Teams ajouté automatiquement
4	Envoyer invitations aux participants

Dupliquer rapidement des séances (RDV flash)

Le mode RDV flash permet de créer rapidement plusieurs séances similaires par simple clic sur l'agenda.

Étape	Action
1	Ouvrir une séance existante (qui servira de modèle)
2	Cliquer sur le bouton "Dupliquer"
3	Un bandeau jaune apparaît : "Mode duplication actif"
4	Cliquer sur les créneaux vides de l'agenda = crée une copie de la séance à cet horaire
5	Répéter pour créer autant de créneaux que nécessaire
6	Cliquer sur "Désactiver la duplication" pour sortir du mode

Utilisation typique : Créer des créneaux de disponibilité pour téo rdv ou planifier des séances récurrentes.

3.3 Planifier selon le déroulé

Étape	Action	Écran
1	Ouvrir le dossier	`dossier/dossier_edit_new.php`
2	Menu > Planifier	`agenda/planifier.php`
3	Sélectionner les actions du déroulé	Liste des actions de la prestation
4	Définir dates/horaires pour chaque action	Formulaire de planification
5	Valider	Création des séances

3.4 Valider les séances

Validation individuelle

Action	Comment faire
Ouvrir la séance	Clic sur séance dans agenda
Saisir durée réelle	Champ "Durée réelle"
Remplir compte-rendu	Zone de texte
Valider	Bouton "Valider" ou changer état → "Validée"

Validation en masse

Étape	Action	Écran
1	Menu Agenda > À valider	`agenda/avalider_new.php`
2	Cocher les séances à valider	Cases à cocher
3	Bouton "Valider"	Validation groupée

Marquer une absence

Action	Comment faire
Depuis la séance	Changer état → "Absence"
Saisir motif	Sélectionner le motif d'absence
Conséquence	Dossier marqué "absent" pour relance éventuelle

3.5 Émargement électronique

Demander les signatures

Action	Comment faire	Écran
Depuis la séance	Bouton "Demander signature"	`agenda/seance_edit_new.php`
Depuis liste séances dossier	Bouton "Demander signatures"	`dossier/dossier_seances_new.php`
Signature bénéficiaire	Email envoyé avec lien de signature	Automatique
Signature animateur	Email envoyé à l'animateur	Automatique

Signer (côté signataire)

Étape	Action
1	Recevoir email avec lien
2	Clic sur le lien
3	Dessiner signature sur l'écran
4	Valider

Suivre les signatures

Vue	Accès
Séances non émargées	Menu Agenda > Non émargées
Séances émargées	Menu Agenda > Émargées
Relancer	Bouton "Relancer" sur séance non signée

3.6 Gérer les congés

Poser une demande

Étape	Action
1	Menu Agenda > Mes demandes
2	Bouton "Nouvelle demande"
3	Sélectionner type (CP, RTT, récup...)
4	Définir période (dates début/fin)
5	Ajouter commentaire si nécessaire
6	Enregistrer

Valider une demande (responsable)

Étape	Action
1	Menu Agenda > Demandes à traiter
2	Ouvrir la demande
3	Accepter ou Refuser
4	Notification envoyée automatiquement

Types de demandes : CP | RTT | Récupération (heures) | Sans solde | Maladie

4. Gestion des Dossiers et Accompagnements

4.1 Gérer les dossiers individuels

Rechercher un dossier

Action	Comment faire	Écran
Recherche rapide	Saisir nom/prénom/n° dans le champ recherche	`dossier/dossier_cherche.php`
Recherche avancée	Utiliser les filtres (état, conseiller, période, prestation...)	`dossier/recherche_new.php`
Ouvrir depuis résultat	Clic sur la ligne du dossier	Liste de résultats

Créer et modifier un dossier

Action	Comment faire	Écran
Créer un dossier	Menu Dossiers > Nouveau dossier	`dossier/dossier_edit_new.php`
Rechercher doublon avant création	Bouton "Rechercher" avant saisie	`annuaire/doublon_new.php`
Charger un bénéficiaire existant	Sélectionner dans la recherche doublon	`dossier/dossier_simple.php`
Saisir identité bénéficiaire	Remplir civilité, nom, prénom, contacts	Section identité
Définir la prestation	Sélectionner dans la liste déroulante	Champ "Prestation"
Affecter un conseiller	Sélectionner le conseiller référent	Champ "Conseiller"
Définir un gestionnaire	Sélectionner le gestionnaire administratif	Champ "Gestionnaire"
Associer une convention	Sélectionner marché/convention (autocomplete)	Champ "Convention"
Saisir dates de commande	Remplir début/fin bon de commande	Champs dates
Saisir prescripteur	Rechercher et sélectionner (autocomplete)	Champ "Prescripteur"
Modifier l'état du dossier	Sélectionner nouvel état dans liste	Champ "État"
Supprimer un dossier	Bouton supprimer (si aucune séance/facture liée)	`dossier/dossier_edit_new.php`
Détacher d'un groupe	Bouton "Détacher" (dossier rattaché à un groupe)	`dossier/dossier_edit_new.php`
Enregistrer	Bouton "Enregistrer" ou Ctrl+S	Barre d'actions

Consulter un dossier (vue simple)

Action	Comment faire	Écran
Voir résumé dossier	Clic sur dossier depuis recherche	`dossier/dossier_simple.php`
Modifier rapidement	Saisir directement dans les champs	Formulaire inline
Ouvrir activité flo	Clic sur bouton "Ouvrir l'activité flo liée"	→ flo (nouvel onglet)
Ouvrir panneau documents	Clic icône documents (droite)	`documents/documents_volet.php`
Passer en édition complète	Clic bouton "Modifier"	`dossier/dossier_edit_new.php`

Gérer les financeurs

Action	Comment faire	Écran
Ajouter un financeur	Bouton "Ajouter financeur"	`dossier/financeur_ajout.php`
Définir la répartition	Saisir % ou montant par financeur	Tableau financeurs
Modifier un financeur	Clic sur la ligne	`dossier/financeur_ajout.php`
Supprimer un financeur	Bouton supprimer sur la ligne	Action inline

4.2 Suivre l'accompagnement (séances du dossier)

Consulter les séances

Action	Comment faire	Écran
Voir toutes les séances	Menu dossier > "Séances"	`dossier/dossier_seances_new.php`
Filtrer par période	Utiliser les filtres de date	Filtres en haut
Voir état signature	Colonne signature (émargé/non émargé)	Liste séances
Voir durée réalisée	Colonne "Durée réelle"	Liste séances

Actions sur les séances depuis le dossier

Action	Comment faire	Écran
Ouvrir une séance	Clic sur la ligne	`agenda/seance_edit_new.php`
Sélectionner plusieurs séances	Cocher les cases à gauche	Liste séances
Valider les séances sélectionnées	Bouton "Valider" après sélection	Action groupée
Supprimer les séances sélectionnées	Bouton "Supprimer" après sélection	Action groupée
Demander signatures	Bouton "Demander signatures" (si signature active)	Envoi email

Compléter l'activité flo

Action	Comment faire	Écran
Ouvrir le formulaire flo	Clic "Ouvrir l'activité flo liée" depuis dossier	flo (nouvel onglet)
Remplir les champs	Saisir dans les champs du formulaire flo	Interface flo
Enregistrer progression	Sauvegarde automatique ou bouton flo	Interface flo
Fermer l'activité	Marquer comme terminé dans flo	Interface flo

Prérequis flo : La prestation doit être liée à une activité flo (configuration dans Admin > Prestations)

4.3 Gérer les événements et jalons

Action	Comment faire	Écran
Voir les événements	Menu dossier > "Événements"	`dossier/dossier_evenements.php`
Marquer un événement réalisé	Cocher la case ou saisir date	`dossier/evenement_edit.php`
Ajouter une date d'événement	Sélectionner la date dans le calendrier	Champ date

Note : Les événements sont définis au niveau de la prestation (Admin > Prestations > Événements)

4.4 Gérer les dossiers groupes

Créer et modifier un groupe

Action	Comment faire	Écran
Créer un groupe	Menu Dossiers > Nouveau groupe	`dossier/groupe_edit_new.php`
Saisir les informations	Nom, prestation, dates, conseiller	Formulaire
Définir nombre de places	Saisir le nombre max de participants	Champ places

Gérer les participants

Action	Comment faire	Écran
Voir les participants	Menu groupe > "Dossiers"	`dossier/groupe_dossiers.php`
Ajouter un participant	Bouton "Ajouter" > rechercher personne	Recherche + création dossier
Créer dossier pour nouveau participant	Bouton "Nouveau dossier"	`dossier/dossier_simple.php?idgrp=X`
Retirer un participant	Bouton supprimer sur la ligne	Détache le dossier

Planifier les séances du groupe

Action	Comment faire	Écran
Voir la planification	Menu groupe > "Planification"	`dossier/groupe_planif.php`
Ajouter une séance	Sélectionner date/heure/lieu	Formulaire
Planifier selon déroulé	Utiliser le déroulé de la prestation	Liste d'actions
Voir les séances créées	Menu groupe > "Séances"	`dossier/groupe_seances.php`

4.5 Gérer les pièces et documents

Documents du dossier

Action	Comment faire	Écran
Voir les documents	Menu dossier > "Documents" ou panneau latéral	`dossier/dossier_docs_new.php`
Ajouter un document	Bouton "Ajouter" > sélectionner fichier	Upload
Catégoriser un document	Sélectionner le type de document	Liste déroulante
Télécharger	Clic sur le document	Téléchargement
Supprimer	Bouton supprimer sur la ligne	Action inline
Générer un document	Bouton "Générer" > choisir modèle	Via téo edit

Contrôle des pièces obligatoires

Action	Comment faire	Écran
Voir les pièces requises	Menu dossier > "Pièces"	`dossier/dossier_pieces_new.php`
Identifier pièces manquantes	Pièces non cochées = manquantes	Liste visuelle
Cocher pièce reçue	Clic sur la case	Mise à jour immédiate
Voir tous les dossiers avec pièces manquantes	Menu Dossiers > Pièces manquantes	`dossier/pieces.php`

4.6 Gérer les mémos

Action	Comment faire	Écran
Voir les mémos du dossier	Menu dossier > "Mémos"	`dossier/dossier_memos.php`
Créer un mémo	Bouton "Ajouter un mémo"	`fonctions/memo_edit.php`
Saisir le contenu	Remplir le champ "Mémo"	Formulaire
Définir une échéance	Options > Date début et/ou Date fin	Champs date
Épingler (important)	Options > Activer "Épingler"	Switch
Rendre confidentiel	Options > Activer "Mémo confidentiel"	Switch
Choisir un type	Options > Sélectionner le type de mémo	Liste déroulante
Déléguer à un collègue	Options > "Déléguer à"	Liste déroulante
Marquer comme terminé	Clic sur le badge "Non terminé"	Badge cliquable
Voir tous mes mémos	Module Mémos (barre de modules)	`memos/memos.php`
Voir mémos terminés	Module Mémos > Menu > Mémos terminés	`memos/memos_termines.php`

Documentation complète : Mémos

4.7 Contrôler les dossiers

Vue de contrôle	Description	Comment accéder
Dossiers en cours sans RDV	Dossiers actifs sans prochaine séance	Menu Dossiers > Suivi > En cours sans RDV
Dossiers hors délais	Séances dépassant les délais contractuels	Menu Dossiers > Contrôle > Hors délais
Dossiers hors commande	Séances après fin de bon de commande	Menu Dossiers > Contrôle > Hors commande
Dossiers incomplets	Données obligatoires manquantes	Menu Dossiers > Contrôle > Incomplets
Liste d'attente	Dossiers en attente de démarrage	Menu Dossiers > Commercial > Liste attente
Historique modifications	Journal des changements	Menu dossier > "Historique"

4.8 Importer des dossiers

Étape	Action	Écran
1. Accéder	Menu Dossiers > Import	`dossier/import_dossiers.php`
2. Sélectionner fichier	Choisir fichier Excel/CSV	Bouton parcourir
3. Mapper colonnes	Associer colonnes du fichier aux champs téo	Interface mapping
4. Définir prestation	Sélectionner la prestation pour tous les dossiers	Liste déroulante
5. Vérifier doublons	Système détecte les personnes existantes	Affichage alertes
6. Valider import	Bouton "Importer"	Création en masse

4.9 Questionnaires du dossier

Action	Comment faire	Écran
Voir les questionnaires	Menu dossier > "Questionnaires"	`dossier/dossier_quest_new.php`
Envoyer un questionnaire	Bouton "Envoyer" > choisir questionnaire	`dossier/envoyer_quest_new.php`
Voir les réponses	Clic sur questionnaire envoyé	Détail réponses
Relancer non-répondants	Bouton "Relancer"	Envoi email rappel
Voir statistiques	Menu dossier > Stats questionnaires	`dossier/questionnaires_statistiques.php`

5. Gestion Commerciale

5.1 Gérer les devis

Action	Comment faire dans l'interface
Voir tous les devis	Menu Dossiers > Devis. Liste avec filtres par état (en attente, accepté, refusé), période, client.
Créer un devis	Depuis le dossier > Menu "Devis" > Bouton "Nouveau devis". Ou Menu Dossiers > Devis > "Nouveau".
Saisir l'en-tête	Remplir : client payeur, date, validité, objet. Le bénéficiaire est pré-rempli depuis le dossier.
Ajouter des lignes	Bouton "Ajouter ligne". Sélectionner article/prestation, saisir quantité, prix unitaire, TVA. Répéter pour chaque ligne.
Calculer le total	Automatique. Affiche HT, TVA, TTC. Possibilité d'ajouter remise globale.
Générer le PDF	Bouton "Générer PDF" > choisir modèle de document > téléchargement ou aperçu.
Envoyer par email	Bouton "Envoyer" > saisir/vérifier email destinataire > personnaliser message > Envoyer.
Accepter un devis	Ouvrir le devis > Bouton "Marquer accepté". Crée automatiquement l'échéancier de facturation si configuré.
Refuser un devis	Ouvrir le devis > Bouton "Marquer refusé". Optionnel : saisir motif de refus.

5.2 Suivre les prospects et relances

Action	Comment faire dans l'interface
Voir les dossiers à relancer	Menu Dossiers > Commercial > Relances. Liste les dossiers en attente sans activité récente.
Voir les absents 1er RDV	Menu Dossiers > Commercial > Absents. Bénéficiaires absents à leur premier rendez-vous.
Voir les sans RDV	Menu Dossiers > Suivi > En cours sans RDV. Dossiers actifs sans prochaine séance planifiée.
Marquer comme relancé	Ouvrir le dossier > Cocher "Relancé" ou saisir date de relance. Retire de la liste.
Envoyer un message de relance	Depuis la liste > Bouton "Message" > choisir modèle > Envoyer email/SMS.

6. Facturation et Comptabilité

6.1 Gérer les factures

Action	Comment faire dans l'interface
Rechercher une facture	Menu Compta > Factures. Recherche par numéro, client, période. Filtres : état (brouillon, émise, réglée), type (facture, avoir).
Créer une facture	Menu Compta > Nouvelle facture. Ou depuis dossier > Menu "Comptabilité" > "Nouvelle facture".
Créer depuis échéance	Menu Compta > Échéances à facturer. Cocher les échéances > Bouton "Facturer". Facture pré-remplie.
Saisir l'en-tête	Remplir : client, date, échéance paiement. Dossier/groupe lié automatiquement si créé depuis dossier.
Ajouter des lignes	Bouton "Ajouter ligne". Sélectionner article, saisir quantité, PU, TVA. Les lignes du devis accepté peuvent être reprises.
Générer le PDF	Bouton "Générer" > choisir modèle > Aperçu ou téléchargement.
Envoyer par email	Bouton "Envoyer" > vérifier destinataire > joindre PDF > Envoyer.
Créer un avoir	Ouvrir la facture > Bouton "Créer avoir". Lignes inversées automatiquement. Ajuster si avoir partiel.
Marquer comme émise	Bouton "Émettre". Verrouille la facture (numérotation définitive).
Attacher un document	Menu facture > "Documents" > Ajouter. Ex: bon de commande, attestation.

Types : Facture standard | Acompte | Avoir | Facture groupée

6.2 Gérer les règlements

Action	Comment faire dans l'interface
Voir les impayés	Menu Compta > Impayés. Liste des factures non réglées avec ancienneté et montant dû.
Enregistrer un règlement	Menu Compta > Nouveau règlement. Ou depuis facture > Bouton "Encaisser".
Saisir le règlement	Remplir : client, montant, date, mode (chèque, virement, CB...), référence.
Lettrer avec une facture	Sélectionner la/les facture(s) à lettrer. Montant réparti automatiquement ou saisie manuelle.
Lettrage multiple	Menu Compta > Règlements > Sélectionner règlement > "Lettrage multiple". Cocher les factures concernées.
Analyser les délais	Menu Compta > Délais de paiement. Statistiques par client, période, avec moyenne et tendance.

6.3 Gérer les échéanciers

Action	Comment faire dans l'interface
Voir les échéances du dossier	Depuis le dossier > Menu "Comptabilité" > Section "Échéancier". Liste chronologique avec état et conditions.
Voir toutes les échéances à facturer	Menu Compta > Échéances. Filtrer par date, centre, tarification, gestionnaire.
Facturer une échéance	Cliquer sur "Facturer". Facture créée avec montant pré-rempli.
Facturer en masse	Cocher plusieurs échéances > "Facturer". Option : regrouper par client.
Modifier une échéance	Clic sur l'échéance > Modifier montant, date, conditions, financeur.
Ajouter une échéance	Bouton "Ajouter" > 3 étapes : quoi, quand, conditions.
Annuler une échéance	Clic sur l'échéance > "Annuler". Reste visible mais non facturable.

Conditions : Assiduité (min/max) | Pièce présente | Événement réalisé | Durée en mois/jours

Documentation complète : Échéanciers

6.4 Exporter vers la comptabilité

Action	Comment faire dans l'interface
Exporter les factures	Menu Compta > Export. Sélectionner période, format (CODA, SAGE, Quadratus...). Cocher "Factures". Bouton "Exporter". Télécharge fichier.
Exporter les règlements	Menu Compta > Export. Même écran, cocher "Règlements". Fichier d'encaissements généré.
Marquer comme exporté	Automatique à l'export ou manuel. Empêche modification ultérieure.
Exporter les PDF	Menu Compta > Export pièces. Sélectionner période. Génère ZIP avec tous les PDF des factures.
Importer des écritures	Menu Compta > Import. Sélectionner fichier. Mapper les colonnes si nécessaire. Valider l'import.

6.5 Gérer Chorus Pro (secteur public)

Action	Comment faire dans l'interface
Voir les factures éligibles	Menu Compta > Chorus Pro. Liste les factures pour clients publics (SIRET commençant par 1 ou 2).
Vérifier la conformité	Colonne "Statut" indique si facture prête ou données manquantes (engagement, service...).
Compléter les données	Clic sur facture > remplir n° engagement, code service, n° marché si requis.
Envoyer vers Chorus	Cocher factures conformes > Bouton "Envoyer Chorus Pro". Transmission automatique.
Suivre le statut	Colonne "Statut Chorus" : Envoyé, Accepté, Rejeté. Clic pour détail du retour.
Nouvelle interface flo	Bouton "Ouvrir nouvelle version" > ouvre l'interface Chorus dans flo (plus complète).

6.6 Contrôler les données comptables

Action	Comment faire dans l'interface
Contrôler l'intégrité	Menu Compta > Contrôle. Détecte anomalies : factures sans lignes, montants incohérents, doublons.
Voir balance clients	Menu Compta > Soldes. Liste tous les clients avec solde débiteur/créditeur. Filtrer par ancienneté.
Détail d'un client	Clic sur la ligne client. Affiche toutes les factures et règlements, lettrage, solde détaillé.
Relancer un impayé	Depuis détail client > Bouton "Relancer". Envoie email de relance avec récapitulatif.
Gérer plan comptable	Menu Admin > Plan comptable. Ajouter/modifier comptes (ventes, TVA, clients...).
Ventilation analytique	Menu Admin > Sous-familles comptables. Définir les axes d'analyse (centre de coût, activité...).

7. Pilotage et Statistiques

7.1 Suivre la production

Vue	Comment l'utiliser
Encours quantité	Menu Pilotage > Encours quantité. Tableau avec nombre de dossiers par état (en attente, en cours, terminé...) par mois. Clic sur un chiffre = liste des dossiers.
Heures produites	Menu Pilotage > Heures produites. Total heures par conseiller/période. Distingue heures facturables et non facturables.
Temps productif	Menu Pilotage > Temps productif. Répartition du temps : activité client, réunions, administratif. Graphiques par conseiller.
Analyse séances	Menu Pilotage > Séances. Nombre de séances réalisées, annulées, taux de présence. Filtrer par période, prestation, conseiller.
Détail séances	Clic sur un total > liste détaillée des séances avec date, durée, bénéficiaire, état. Export Excel possible.

7.2 Suivre le chiffre d'affaires

Vue	Comment l'utiliser
Encours CA	Menu Pilotage > Encours CA. Tableau : CA réalisé vs à venir par mois. Lignes : prestations ou conventions. Colonnes : mois.
CA détaillé	Clic sur un montant > détail par dossier. Voir qui contribue au CA.
CA par convention	Menu Pilotage > CA conventions. Suivi consommation des marchés : commandé, réalisé, reste à faire. Alertes si dépassement.
CA par produit	Menu Pilotage > CA produits. Ventilation par type de prestation. Identifier les plus rentables.
Export	Bouton "Exporter" sur chaque vue. Génère fichier Excel pour analyses complémentaires.

7.3 Suivre la performance de l'équipe

Vue	Comment l'utiliser
Évaluation performance	Menu Pilotage > Performance. Tableau avec KPIs par conseiller : dossiers gérés, heures, CA, taux présence.
Temps par conseiller	Menu Pilotage > Temps conseillers. Détail du temps passé par type d'activité pour chaque collaborateur.
Stats conseillers	Menu Pilotage > Stats équipe. Vue synthétique avec graphiques comparatifs.
Drill-down	Clic sur un conseiller > détail de ses dossiers, séances, temps. Période ajustable.

7.4 Analyser les données clients

Vue	Comment l'utiliser
Origines de demande	Menu Pilotage > Origines. D'où viennent les bénéficiaires (prescripteur, site web, bouche-à-oreille...). Graphique + tableau.
Motifs d'absence	Menu Pilotage > Absences. Répartition par motif (maladie, empêchement...). Identifier les tendances.
Motifs de sortie	Menu Pilotage > Sorties. Pourquoi les accompagnements se terminent (fin prévue, abandon, réorientation...).
Répartition géographique	Menu Pilotage > Secteurs. Carte ou tableau par zone géographique. Identifier les territoires sous-couverts.

8. États et Rapports Réglementaires

8.1 Bilan Pédagogique et Financier (BPF)

Action	Comment faire dans l'interface
Accéder au BPF	Menu Pilotage > Rapports > BPF. Ou Menu Compta > États > BPF.
Sélectionner l'exercice	Liste déroulante année. Par défaut : année en cours.
Générer le rapport	Calcul automatique à partir des dossiers, séances et factures de la période.
Voir les sections	Stagiaires (effectifs, heures), Formateurs, Produits, Charges. Conforme au formulaire Cerfa.
Drill-down	Clic sur un chiffre > Liste détaillée des éléments.
Exporter	Bouton "Exporter" > PDF ou Excel pour déclaration.

8.2 Temps hebdomadaire

Action	Comment faire dans l'interface
Accéder	Menu Pilotage > Temps hebdomadaire.
Sélectionner la période	Semaine affichée. Flèches pour changer de semaine.
Voir par conseiller	Tableau : lignes = conseillers, colonnes = jours. Durées par type (activité, réunion, autre).
Voir le détail	Clic sur une case > Liste des séances du conseiller ce jour-là.
Exporter	Bouton "Exporter" > Feuille de temps Excel.

8.3 Requêtes et Rapports personnalisés

Action	Comment faire dans l'interface
Accéder aux requêtes	Depuis le module concerné (Dossiers, Compta ou Annuaire) > Rapports > Requêtes. Chaque module affiche uniquement ses requêtes.
Exécuter une requête	Clic sur la requête > Saisir les filtres (période, centre...) > Bouton "Appliquer".
Voir les résultats	Tableau avec les colonnes définies dans la requête. Tri possible sur chaque colonne.
Exporter	Bouton "Exporter Excel". Télécharge les données brutes.
Créer une requête	Si admin : Menu Admin > Requêteur > Nouvelle requête (voir documentation du requêteur).

8.4 Catalogue de vues

Action	Comment faire dans l'interface
Accéder au catalogue	Menu Pilotage > Catalogue. Liste des vues métier disponibles.
Voir les vues actives	Onglet "Mes vues". Vues actuellement activées pour votre structure.
Essayer une vue	Onglet "Catalogue" > Clic sur une vue > Bouton "Essayer" (14 jours gratuits).
Activer/Désactiver	Toggle sur chaque vue. Facturation mensuelle si activée après période d'essai.

9. Gestion Documentaire

9.1 Gérer les documents

Action	Comment faire dans l'interface
Voir les documents	Depuis dossier/personne/facture > Icône documents (panneau latéral) ou Menu "Documents".
Ajouter un document	Bouton "Ajouter" > Sélectionner fichier > Choisir catégorie > Enregistrer.
Catégoriser	Liste déroulante selon le contexte (Dossier, Séance, Bénéficiaire...). Les catégories correspondent aux contextes de marqueurs.
Visualiser (aperçu)	Clic sur le document > aperçu intégré pour PDF et images.
Télécharger	Bouton téléchargement sur la ligne ou depuis l'aperçu.
Supprimer	Bouton corbeille sur la ligne > Confirmation.

9.2 Générer des documents (téo edit)

Action	Comment faire dans l'interface
Générer un document	Depuis dossier > Menu "Documents" > Bouton "Générer". Liste des modèles disponibles pour ce contexte.
Choisir le modèle	Clic sur le modèle souhaité (attestation, convocation, bilan...).
Prévisualiser	Bouton "Aperçu" > document généré affiché avec données fusionnées. Vérifier avant téléchargement.
Télécharger	Bouton "Télécharger" > PDF ou format original (Word, Excel).
Enregistrer dans la GED	Bouton "Enregistrer" > document ajouté aux pièces du dossier.
Envoyer par email	Bouton "Envoyer" > document joint automatiquement au message.

Contextes de génération :

Contexte	Données fusionnées
Dossier	Bénéficiaire, prestation, dates, conseiller, financeurs, données flo
Groupe	Tous participants, sessions, dates
Facture	Client, lignes, montants, échéances
Devis	Client, lignes, conditions
Séance	Présents, durée, lieu, émargement

9.3 Gérer les modèles de documents (Admin)

Action	Comment faire dans l'interface
Voir les modèles	Menu Admin > Documents > Modèles. Liste tous les templates par catégorie.
Créer un modèle	Bouton "Nouveau" > Sélectionner fichier Word/Excel > Définir nom, catégorie, prestations associées.
Modifier un modèle	Clic sur modèle > Télécharger > Modifier dans Word/Excel > Ré-uploader.
Tester un modèle	Bouton "Tester" > Sélectionner un dossier existant > Aperçu avec données réelles.
Voir les variables (markers)	Bouton "Variables disponibles". Liste toutes les balises utilisables : `{d.benef.nom}`, `{d.form.champ}`, etc. Consultez la documentation complète des marqueurs pour tous les détails.
Associer aux prestations	Définir pour quelles prestations ce modèle apparaît dans la liste de génération.

10. Communication et Messagerie

10.1 Envoyer des emails

Action	Comment faire dans l'interface
Envoyer un email	Depuis dossier/personne > Bouton "Message" > Onglet "Email".
Choisir le destinataire	Pré-rempli depuis le contexte. Modifier/ajouter des destinataires en CC si besoin.
Utiliser un modèle	Liste déroulante "Modèle" > Sélectionner. Contenu pré-rempli avec variables fusionnées.
Personnaliser le message	Modifier l'objet et le corps.
Joindre un document	Bouton "Joindre" > Sélectionner depuis les documents du dossier ou uploader.
Envoyer	Bouton "Envoyer". Confirmation et historisation automatique.
Voir l'historique	Menu personne/dossier > "Historique". Liste des emails envoyés avec date, objet, statut.

10.2 Envoyer des SMS

Action	Comment faire dans l'interface
Envoyer un SMS	Depuis dossier/personne > Bouton "Message" > Onglet "SMS".
Vérifier le numéro	Numéro mobile affiché. Alerte si format incorrect ou manquant.
Utiliser un modèle	Liste déroulante > Sélectionner modèle. Texte fusionné avec variables.
Saisir le message	160 caractères max pour 1 SMS. Compteur affiché. Au-delà = plusieurs SMS.
Envoyer	Bouton "Envoyer". Décompte des crédits SMS automatique.
Voir les crédits restants	Menu Admin > SMS. Solde et historique de consommation.

10.3 Automatiser les communications

Action	Comment faire dans l'interface
Voir les règles	Menu Admin > Automatisations. Liste des règles actives/inactives.
Créer une règle	Bouton "Nouvelle règle".
Définir le déclencheur	Quand : X jours avant/après séance, début dossier, fin dossier, action spécifique.
Définir l'action	Quoi : Envoyer email, SMS, ou questionnaire. Sélectionner le modèle.
Filtrer	Pour quelles prestations, états de dossier, conseillers cette règle s'applique.
Activer/Désactiver	Toggle sur la ligne. Désactivé = règle ignorée.
Voir les envois	Colonne "Dernière exécution". Clic = détail des messages envoyés.

Déclencheurs : X jours avant/après séance | Début/fin dossier | Action réalisée

11. Questionnaires et Enquêtes

11.1 Diffuser des questionnaires

Action	Comment faire dans l'interface
Envoyer un questionnaire	Depuis dossier > Menu "Questionnaires" > Bouton "Envoyer" > Sélectionner questionnaire.
Personnaliser l'email d'invitation	Modifier l'objet et le message d'accompagnement. Lien vers questionnaire ajouté automatiquement.
Envoyer	Bouton "Envoyer". Email envoyé au bénéficiaire avec lien unique.
Voir les envois	Liste des questionnaires envoyés avec statut : En attente, Répondu, Expiré.
Relancer	Bouton "Relancer" sur questionnaire non répondu. Renvoie l'invitation.

11.2 Analyser les réponses

Action	Comment faire dans l'interface
Voir une réponse	Clic sur questionnaire "Répondu" > Détail des réponses question par question.
Voir les statistiques	Menu dossier > "Stats questionnaires". Agrégation de toutes les réponses.
Graphiques	Radar, barres, camemberts selon le type de questions.
Exporter	Bouton "Exporter" > Excel avec toutes les réponses pour analyse externe.

12. Administration et Paramétrage

12.1 Configurer l'installation

Paramètre	Comment configurer
Paramètres généraux	Menu Admin > Installation > Général. Nom de la structure, logo, coordonnées, fuseau horaire.
Paramètres comptabilité	Menu Admin > Installation > Comptabilité. Format numérotation factures, TVA par défaut, délais paiement, comptabilité client individu, comptes par défaut. → Doc
Paramètres production	Menu Admin > Installation > Production. Durée séance par défaut, gestion des absences, validation.
Paramètres SMS	Menu Admin > Installation > SMS. Fournisseur, identifiant expéditeur, crédits.
Paramètres signature	Menu Admin > Installation > Signature. Activer/configurer la signature électronique.

12.2 Gérer les utilisateurs

Action	Comment faire dans l'interface
Voir les utilisateurs	Menu Admin > Utilisateurs. Liste avec filtres (actif/inactif, groupe).
Créer un utilisateur	Bouton "Nouveau" > Lier à une fiche personne existante (profil Personnel) > Définir login/email.
Définir le mot de passe	Envoi automatique d'un lien de création de mot de passe par email.
Configurer les droits	Onglet "Droits" > Cocher les modules accessibles : Dossiers, Compta, Admin, Pilotage...
Configurer l'agenda	Onglet "Agenda" > Quels agendas peut-il voir/modifier. Agenda personnel auto-créé.
Affecter à une équipe	Sélectionner l'équipe. Hérite des droits de l'équipe + droits individuels.
Désactiver un utilisateur	Toggle "Actif" > Non. L'utilisateur ne peut plus se connecter mais historique conservé.

12.3 Gérer les équipes

Action	Comment faire dans l'interface
Voir les équipes	Menu Admin > Équipes. Liste des équipes avec nombre d'utilisateurs.
Créer une équipe	Bouton "Nouveau" > Saisir nom (ex: "Conseillers", "Gestionnaires", "Admins").
Définir les droits	Onglet "Droits de l'équipe" > Cocher les permissions. S'appliquent à tous les membres.
Définir les accès agenda	Onglet "Agendas" > Quels agendas l'équipe peut voir.
Ajouter des membres	Depuis l'utilisateur > Sélectionner l'équipe. Ou depuis l'équipe > Ajouter utilisateur.

12.4 Gérer le catalogue de prestations

Action	Comment faire dans l'interface
Voir les prestations	Menu Admin > Prestations. Liste par famille/sous-famille.
Créer une prestation	Bouton "Nouvelle" > Saisir nom, code, famille, durée prévisionnelle, tarif par défaut.
Définir le déroulé	Onglet "Déroulé" > Ajouter les actions/étapes de l'accompagnement dans l'ordre. Durée de chaque action.
Définir les événements	Onglet "Événements" > Jalons à suivre (ex: "Diagnostic réalisé", "Bilan remis").
Pièces obligatoires	Onglet "Pièces" > Cocher les documents requis (CV, attestation...). Contrôlés à la facturation.
Données obligatoires	Onglet "Données" > Champs du dossier qui doivent être remplis. Contrôlés à la validation.
Lier activité flo	Champ "Activité flo" > Sélectionner le processus. Permet l'accès flo depuis les dossiers.
Configurer stats	Onglet "Stats" > Quels indicateurs suivre pour cette prestation.

12.5 Gérer les conventions et marchés

Action	Comment faire dans l'interface
Voir les conventions	Menu Admin > Conventions. Liste avec filtres (actives, expirées, par financeur).
Créer une convention	Bouton "Nouvelle" > Saisir nom, financeur, dates début/fin, montant commandé.
Définir les prestations	Onglet "Prestations" > Cocher les prestations couvertes par ce marché.
Configurer la facturation	Onglet "Facturation" > Règles : facturer au réel, forfait, à l'avancement. Client facturable.
Définir l'échéancier	Onglet "Échéancier" > Quand facturer : acompte, mensuel, fin prestation, selon assiduité.
Suivre la consommation	Colonne "Réalisé/Commandé". Alerte si proche du plafond.

12.6 Gérer les contenus et listes

Action	Comment faire dans l'interface
Gérer les tables de référence	Menu Admin > Tables. Liste des listes déroulantes (civilités, origines, motifs...).
Modifier une table	Clic sur table > Ajouter/supprimer/réordonner les valeurs.
Créer une table personnalisée	Bouton "Nouvelle table" > Nommer > Ajouter les valeurs. Utilisable dans les champs personnalisés.
Gérer les centres/lieux	Menu Admin > Lieux. Créer sites et salles. Définir adresse, capacité, équipements.
Gérer les ressources	Menu Admin > Ressources. Équipements réservables (vidéoprojecteur, véhicule...).
Gérer les étiquettes	Menu Admin > Étiquettes. Labels colorés pour classer dossiers/personnes.

12.7 Gérer les modèles de messages

Action	Comment faire dans l'interface
Voir les modèles	Menu Admin > Messages. Liste par type (email, SMS) et catégorie.
Créer un modèle	Bouton "Nouveau" > Type (email/SMS) > Saisir objet, corps avec variables
Variables disponibles	Bouton "Variables" > Liste des balises : `{d.benef.nom}`, `{d.dossier.prestation}`, `{d.seance.date}`...
Tester un modèle	Bouton "Tester" > Sélectionner dossier > Envoie email de test à votre adresse.
Associer aux prestations	Onglet "Prestations" > Cocher. Le modèle apparaît dans la liste lors de l'envoi depuis ces prestations.

12.8 Gérer les questionnaires

Action	Comment faire dans l'interface
Voir les questionnaires	Menu Admin > Questionnaires. Liste avec nombre de questions, utilisations.
Créer un questionnaire	Bouton "Nouveau" > Saisir titre, description, message d'introduction.
Ajouter des questions	Onglet "Questions" > Bouton "Ajouter". Types : texte libre, choix unique, choix multiple, échelle, date.
Ordonner les questions	Drag & drop pour réorganiser. Numérotation automatique.
Rendre obligatoire	Case "Obligatoire" sur chaque question. Empêche validation sans réponse.
Associer aux prestations	Onglet "Prestations" > Cocher. Définir quand envoyer (début, fin, automatique).

12.9 Gérer le requêteur

Action	Comment faire dans l'interface
Voir les requêtes	Menu Admin > Requêteur. Liste des requêtes personnalisées par module.
Créer une requête	Bouton "Nouvelle requête" > Nommer > Sélectionner le module (Production, Compta, Annuaire).
Ajouter des colonnes	Sélectionner table + champ. Mode Liste ou Tableau croisé.
Définir les filtres	Filtres fixes (valeur pré-définie) ou dynamiques (saisie à l'exécution).
Tester	Bouton "Tester" > Saisir filtres > Appliquer. Vérifier avant de partager.
Documentation complète	Créer des requêtes (admin)

12.10 Gérer la conformité RGPD

Action	Comment faire dans l'interface
Configurer les durées	Menu Admin > RGPD. Définir délai de conservation par type de données (dossiers terminés, contacts inactifs...).
Voir les données à traiter	Liste des fiches/dossiers dépassant les délais configurés.
Anonymiser	Sélectionner les éléments > Bouton "Anonymiser". Remplace données personnelles par "XXXXX".
Supprimer	Bouton "Supprimer" si anonymisation insuffisante. Suppression définitive.
Traçabilité	Journal des actions d'anonymisation/suppression avec date, utilisateur, motif.

12.11 Règles métiers et comportements automatiques

téo applique des règles métiers automatiques déclenchées par des événements.

Échéanciers de facturation

Déclencheur	Comportement automatique
Acceptation du devis	Création automatique des échéances de facturation selon le modèle de la convention
Démarrage de la prestation	Création des échéances de type "au démarrage"
Fin de prestation	Création des échéances de type "à la fin"
Mensuel	Création automatique des échéances chaque mois pendant la durée du dossier
Validation séance	Mise à jour du taux d'assiduité pour les échéances conditionnées à la présence

Contrôles de données

Contrôle	Comportement
Dossier incomplet	Alerte si données obligatoires manquantes (définies dans la prestation)
Pièces manquantes	Alerte si documents obligatoires non fournis
Dossier hors délais	Alerte si séances dépassent les délais contractuels
Dossier hors commande	Alerte si séances après la date de fin du bon de commande
Facture incomplète	Blocage export si données requises manquantes (engagement, n° marché...)

Automatisations de communication

Déclencheur	Actions possibles	Configuration
X jours avant/après séance	Email, SMS, Questionnaire	Menu Admin > Automatisations
X jours avant/après début dossier	Email, SMS, Questionnaire	Menu Admin > Automatisations
X jours avant/après fin dossier	Email, SMS, Questionnaire	Menu Admin > Automatisations
Action du déroulé réalisée	Email, SMS, Questionnaire	Menu Admin > Automatisations

Synchronisations externes

Événement	Synchronisation
Création/modification utilisateur	Synchronisation vers le système d'authentification (SSO)
RDV reçu de Prest@ppli	Création automatique dossier + association séance
Absence saisie dans Lucca	Création événement dans l'agenda téo (si configuré)

12.12 Calculs et formules

Calcul des durées

Calcul	Formule	Utilisation
Durée d'une séance	`heure_fin - heure_debut`	Affiché sur chaque séance
Durée réelle vs prévisionnelle	Si `dureereel` renseignée → utilise réel, sinon `dureeprevi`	Calcul des heures
Durée bénéficiaire	Si `benefreel` renseignée → utilise benef, sinon durée séance	Pour collectifs
Total heures dossier	Somme des durées des séances validées et facturables	Affiché sur fiche dossier
Total heures groupe	Somme des durées de toutes les séances du groupe	Affiché sur fiche groupe

Calcul du taux d'assiduité

Formule	Description
`(durée_réelle / durée_prévisionnelle) × 100`	Pourcentage de présence effective

Utilisé pour :

Échéances conditionnées à l'assiduité (ex: facturer si assiduité > 80%)
Indicateurs de pilotage
BPF (Bilan Pédagogique et Financier)

Calcul des heures facturables

Type d'heures	Code	Séances comptées
Heures conseiller	CONS	Séances où action.cons = 1
Heures bénéficiaire	BENEF	Séances où action.benef = 1
Heures face-à-face	FF	Séances où action.cons = 1 ET action.benef = 1
Toutes heures	TOUT	Toutes les séances facturables

Conditions pour être comptée :

Séance validée (état = VA) ou prévisionnelle si calcul prévisionnel
Action marquée comme facturable
Non exclue de l'échéancier

Calcul des montants de facturation

Type de tarification	Calcul
Forfait	Montant fixe défini dans la convention
À l'heure	Nombre d'heures × tarif horaire
Par action	Nombre d'actions réalisées × tarif unitaire
Par financeur	Somme des forfaits des financeurs du dossier
Prorata	Montant × (heures réalisées / heures prévues)

Calcul des délais

Contrôle	Calcul
Séance hors délai min	`date_séance < date_debut_dossier + délai_min`
Séance hors délai max	`date_séance > date_debut_dossier + délai_max`
Dossier hors commande	`date_séance > date_fin_bon_commande`

Calcul des places disponibles (collectifs)

Formule	Description
`places_max - places_occupées`	Nombre de places restantes sur une séance collective

Calcul de la TVA

Calcul	Formule
Montant TVA	`montant_HT × taux_TVA / 100`
Montant TTC	`montant_HT + montant_TVA`
Montant HT depuis TTC	`montant_TTC / (1 + taux_TVA/100)`

Calcul des numéros de facture

Élément	Description
Format	Configurable en admin (longueur, préfixe, lettre)
Incrémentation	Automatique, basé sur le dernier numéro de l'exercice
Exercice	Reset possible au changement d'exercice comptable

Calcul du pourcentage payeur

Pour les conventions avec plusieurs financeurs :

Formule	Description
`montant_action × pourcentage_payeur / 100`	Montant facturé à chaque financeur selon sa quote-part

Contrôle dossier incomplet

Un dossier est considéré incomplet si un champ défini comme obligatoire dans la prestation est vide.

Champs vérifiés	Source
Données bénéficiaire	Fiche personne (nom, prénom, email, mobile...)
Données dossier	Dates, prescripteur, convention, financeurs...
Données spécifiques	Champs définis dans Admin > Prestations > Données obligatoires

Contrôle facture incomplète

Une facture est incomplète pour export si :

Contrôle	Condition
Lignes manquantes	Aucune ligne de facture
Client manquant	Pas de client associé
Données Chorus	Pour secteur public : n° engagement, code service manquants

Calcul jours ouvrés

Fonction	Description
Date + N jours ouvrés	Ajoute N jours en excluant weekends et jours fériés
Utilisé pour	Échéances, délais contractuels, dates prévisionnelles

Calcul du prorata (abandon/sortie anticipée)

En cas d'abandon ou sortie anticipée, le montant facturé peut être proratisé.

Formule	Description
`jours_réalisés × tarif_base / jours_prévus`	Prorata au jour
jours_prévus	Durée prestation (jours) ou diff(date_fin_cde - date_debut_cde)
jours_réalisés	diff(date_fin_réelle - date_debut)
Valeur 1 jour	Si configuré dans convention, montant fixe pour 1 seul jour

Calcul du solde client

Calcul	Formule
Solde	Somme(factures TTC) - Somme(avoirs TTC) - Somme(règlements)
Solde positif	Client doit de l'argent
Solde négatif	Trop-perçu (à rembourser ou reporter)

Vérification facture soldée

Condition	Facture soldée si...
Règlement complet	Total règlements lettrés = Total TTC facture
Soldée manuellement	Flag "soldée" activé (ex: abandon de créance)

13. Intégration flo (Activités et Formulaires)

flo est une application externe compagnon de téo pour gérer des processus d'activités et formulaires dynamiques liés aux dossiers.

13.1 Configurer le lien Prestation → Activité flo (Admin)

Étape	Action	Comment faire
1	Ouvrir la prestation	Menu Admin > Prestations > clic sur prestation
2	Localiser le champ "Activité flo"	Section paramétrage de la prestation
3	Sélectionner l'activité	Liste déroulante des processus flo disponibles
4	Enregistrer	Bouton Enregistrer

Résultat : Tous les dossiers créés avec cette prestation auront accès à l'activité flo configurée.

13.2 Remplir une activité flo (Utilisateur)

Accéder à l'activité depuis le dossier

Accès	Comment faire	Emplacement
Vue simple dossier	Clic bouton "Ouvrir l'activité flo liée" (avec logo flo)	Haut du formulaire dossier
Menu dossier	Clic entrée "Activité" (avec logo flo)	Menu latéral du dossier

Indicateurs visuels :

Situation	Affichage
Activité disponible	Bouton actif avec logo flo
Aucune activité liée à la prestation	Bouton grisé + message "Aucune activité n'est liée à la prestation"
Dossier sans prestation	Bouton grisé + message "Le dossier n'a pas de prestation"

Remplir le formulaire flo

Étape	Action	Interface
1	Clic sur bouton flo	Ouverture flo dans nouvel onglet
2	Naviguer dans les sections	Menu ou onglets du formulaire flo
3	Remplir les champs	Types : texte, choix, switch, tableau, date
4	Sauvegarder	Sauvegarde auto ou bouton explicite
5	Fermer/Terminer	Marquer l'activité comme terminée si nécessaire
6	Retourner à téo	Fermer l'onglet ou clic lien "origin"

Types de champs flo :

Type	Description	Exemple
INPUT	Champ texte simple	Nom, commentaire
PARAGRAPH	Zone de texte multiligne	Description longue
SWITCH	Interrupteur oui/non	Accord validé
CHOICES	Choix unique ou multiple	Sélection options
TABLE	Tableau de données	Liste d'éléments
DATE	Sélecteur de date	Date de naissance

13.3 Utiliser les données flo dans les documents téo

Génération automatique

Les données saisies dans flo sont automatiquement disponibles pour la génération de documents téo (téo edit).

Document	Données flo disponibles
Feuille d'émargement	Tous les champs du formulaire flo du dossier
Documents dossier	Champs via variable `{d.form.slug_du_champ}`
Documents groupe	Champs flo de chaque bénéficiaire

Utiliser les markers dans les templates

Important : Tous les marqueurs commencent par d. (ex: {d.form.nom_champ} et non {form.nom_champ}).

Syntaxe	Usage
`{d.form.nom_champ}`	Valeur d'un champ texte/paragraphe/switch
`{d.form.nom_champ_d}`	Date formatée (dd/mm/yyyy)
`{d.form.choix.option_slug}`	Booléen si option sélectionnée
`{d.form.choix.selection}`	Label de l'option sélectionnée
`{#d.form.tableau}{col1}{col2}{/d.form.tableau}`	Boucle sur tableau

Les variables {d.form.xxx} disponibles dépendent de chaque modèle de formulaire flo. Consultez la documentation des autres marqueurs pour les données téo (bénéficiaire, dossier, séance...).

13.4 Administrer flo (depuis téo)

Action	Accès	Destination
Gérer les templates d'activités	Menu Admin > Production > "Activités"	flo `teoform/template`
Configurer téo rdv	Menu Admin > Applications > "téo rdv"	flo `configuration/teordv`
Configurer les partenaires	Menu Admin > Applications > "Applications partenaires"	flo `configuration/partners`
Configurer la signature	Menu Admin > Documents > "Signature électronique"	flo `configuration/signature`
Accéder à Chorus Pro (nouvelle interface)	Menu Compta > Chorus Pro > "Ouvrir nouvelle version"	flo `/comptabilite/chorus`

Note : Ces liens ouvrent flo dans un nouvel onglet avec authentification SSO automatique.

Schéma de l'intégration téo-flo

Flux de données :

La prestation est configurée avec un activity_uuid (processus flo)
Quand un dossier est créé avec cette prestation, un smartlink permet d'ouvrir flo
L'utilisateur remplit les formulaires dans flo
téo peut récupérer les données via l'API pour générer des documents

14. téo rdv (Prise de RDV en ligne)

téo rdv est une application externe (hébergée dans flo) permettant la prise de rendez-vous en ligne par les bénéficiaires ou prescripteurs.

14.1 Principe de fonctionnement

14.2 Préparer les créneaux dans téo (Conseiller/Admin)

Créer des séances de disponibilité

Action	Comment faire dans l'interface
Créer une séance vide	Agenda > Clic sur créneau > Créer séance. Sélectionner action configurée pour prise RDV. Ne pas associer de bénéficiaire.
Définir le nombre de places	Champ "Nombre de places" (1 pour RDV individuel, >1 pour collectif).
Dupliquer des créneaux	Mode "Duplication" activé > Clic sur créneaux = copie la séance.
Créer en masse	Agenda > Planification > Créer plusieurs créneaux selon modèle.

Voir les créneaux disponibles

Action	Comment faire dans l'interface
Voir les primos RDV	Menu Agenda > Primos rendez-vous. Liste des créneaux avec places disponibles.
Voir les places collectifs	Menu Agenda > Places disponibles. Créneaux collectifs avec places restantes.
Filtrer	Par centre, lieu, conseiller, prestation, période, matin/après-midi.

14.3 Configurer téo rdv (Admin)

Action	Comment faire dans l'interface
Accéder à la configuration	Menu Admin > Applications > téo rdv. Ouvre flo dans nouvel onglet.
Configurer les prestations	Dans flo : définir quelles prestations sont disponibles à la réservation en ligne.
Configurer les créneaux	Dans flo : règles de visibilité, délai minimum avant RDV, durée des créneaux.
Personnaliser l'interface	Dans flo : textes, couleurs, logo pour l'interface bénéficiaire.

Paramètres dans la prestation téo

Paramètre	Description	Localisation
Masquer motif prdv	Cache le motif de la séance dans téo rdv	Admin > Prestation > Paramètres

14.4 Flux de réservation (Bénéficiaire)

Étape	Action
1	Bénéficiaire reçoit un lien vers téo rdv (email, SMS, site web)
2	Accède à l'interface de réservation
3	Voit les créneaux disponibles (filtrés selon configuration)
4	Sélectionne un créneau
5	Saisit ses informations (si nouveau) ou s'identifie
6	Confirme la réservation
7	Reçoit confirmation (email/SMS)
8	Le RDV apparaît dans téo avec le dossier associé

15. Intégrations Externes

15.1 Prest@ppli (SI Prescripteurs)

Prest@ppli permet l'import automatique des rendez-vous positionnés par les prescripteurs (Pôle Emploi, Missions locales...).

Action	Comment faire dans l'interface
Voir le journal	Menu Dossiers > Commercial > Journal Prest@ppli. Liste des échanges avec la plateforme.
Voir les alertes	Filtrer par type : erreurs, avertissements, informations.
Traiter une alerte	Clic sur l'alerte > Détail du problème > Action corrective (lier convention, créer dossier...).
Ignorer une alerte	Bouton "Ignorer" si faux positif ou non pertinent.
Comprendre les statuts	Erreur interne, Erreur Prest@ppli, Aucune séance trouvée, Convention non trouvée...

Flux automatique :

Prescripteur positionne un RDV dans Prest@ppli
téo reçoit la notification (API)
téo cherche/crée le bénéficiaire
téo crée le dossier et l'associe à la séance
Journal mis à jour avec le résultat

15.2 Lucca (GRH externe)

Lucca permet la synchronisation des absences et congés depuis un SIRH externe.

Action	Comment faire dans l'interface
Voir les absences importées	Menu Agenda > Congés. Absences synchronisées depuis Lucca affichées.
Synchronisation	Automatique (tâche planifiée). Les absences Lucca créent des événements dans l'agenda téo.
Conflits	Si séance planifiée sur une absence Lucca > Alerte affichée.

Configuration : Menu Admin > Intégrations > Lucca. Clé API et paramètres de synchronisation.

15.3 Téléphonie

Click-to-call (par défaut)

Le click-to-call fonctionne par défaut dans téo, sans configuration. Il utilise l'application téléphonique installée sur votre poste (3CX, Skype, Teams...).

Action	Comment faire dans l'interface
Appeler un contact	Clic sur le numéro de téléphone (icône téléphone). Appel lancé via l'application téléphonique de votre périphérique.

Intégration 3CX / Keyyo (option avancée)

L'intégration 3CX ou Keyyo est une option payante qui ajoute des fonctionnalités avancées.

Fonctionnalités automatiques :

Fonctionnalité	Description
Historisation des appels	Les appels entrants et sortants sont enregistrés automatiquement dans les dossiers concernés.
Remontée de fiche	Lors d'un appel entrant, le nom du bénéficiaire s'affiche sur votre téléphone.
Lien vers téo depuis 3CX	Accédez directement au dossier téo du bénéficiaire depuis l'application 3CX.

Consulter l'historique des appels :

Action	Comment faire dans l'interface
Voir le journal des appels	Menu Annuaire > Appels. Journal avec date, durée, direction (entrant/sortant). Filtres par période, personne, conseiller.

Configuration : Contactez l'équipe téo pour activer cette option. Un fichier de configuration sera fourni à transmettre à votre prestataire 3CX.

15.4 API SIRENE (INSEE)

API SIRENE permet la recherche et l'import automatique des données entreprises.

Action	Comment faire dans l'interface
Rechercher une entreprise	Création organisation > Bouton "Recherche SIRENE".
Chercher par SIRET	Saisir le SIRET (14 chiffres) > Rechercher.
Chercher par nom	Saisir la raison sociale > Rechercher > Liste des résultats.
Importer	Clic sur le résultat > Données pré-remplies (nom, adresse, code NAF...).

15.5 Microsoft Teams (Visioconférence)

Action	Comment faire dans l'interface
Créer une réunion Teams	Depuis la séance > Bouton "Créer réunion Teams".
Lien généré	URL Teams ajoutée automatiquement au champ "Lien visio" de la séance.
Envoyer les invitations	Bouton "Envoyer invitations" > Email avec lien Teams envoyé aux participants.
Rejoindre	Clic sur le lien depuis l'agenda ou depuis l'email d'invitation.

Parcours Utilisateurs

Parcours : Conseiller - Journée type

Parcours : Gestionnaire - Création d'un dossier complet

Parcours : Responsable - Pilotage hebdomadaire

Architecture Technique

Stack Technologique

Composant	Technologie
Authentification	SSO OAuth2
Stockage	Google Cloud Storage
Cache	Redis
Génération documents	téo edit
Monitoring	Sentry
Feature Flags	Unleash
Analytics	PostHog

Intégrations Externes

Service	Usage
flo	Application compagnon pour les activités/formulaires
Google Cloud Storage	Stockage documents
Microsoft Teams	Visioconférence
API SIRENE	Recherche entreprises
téo edit	Génération documents
Chorus Pro	Facturation secteur public
Keyyo / 3CX	Téléphonie avancée (historisation, remontée de fiche)
Lucca	GRH externe
Prest@ppli	Intégration avec le SI des prescripteurs

Document généré - Version 3.0 Application : téo Dernière mise à jour : Novembre 2025

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Table des matières​

Vue d'ensemble​

Domaines Fonctionnels​

Profils Utilisateurs​

1. Connexion et Interface​

1.1 Se connecter à téo​

1.2 Naviguer dans l'interface​

1.3 Fonctionnalités transversales​

2. Gestion des Contacts et Organisations​

2.1 Gérer les fiches personnes​

2.2 Gérer les fiches organisations​

2.3 Contrôler la qualité des données​

3. Gestion de l'Agenda et du Temps​

3.1 Consulter l'agenda​

Vues disponibles​

Naviguer dans l'agenda​

3.2 Créer et modifier des séances​

Création rapide​

Création complète​

Actions sur une séance​

Créer une réunion Teams​

Dupliquer rapidement des séances (RDV flash)​

3.3 Planifier selon le déroulé​

3.4 Valider les séances​

Validation individuelle​

Validation en masse​

Marquer une absence​

3.5 Émargement électronique​

Demander les signatures​

Signer (côté signataire)​

Suivre les signatures​

3.6 Gérer les congés​

Poser une demande​

Valider une demande (responsable)​

4. Gestion des Dossiers et Accompagnements​

4.1 Gérer les dossiers individuels​

Rechercher un dossier​

Créer et modifier un dossier​

Consulter un dossier (vue simple)​

Gérer les financeurs​

4.2 Suivre l'accompagnement (séances du dossier)​

Consulter les séances​

Actions sur les séances depuis le dossier​

Compléter l'activité flo​

4.3 Gérer les événements et jalons​

4.4 Gérer les dossiers groupes​

Créer et modifier un groupe​

Gérer les participants​

Planifier les séances du groupe​

4.5 Gérer les pièces et documents​

Documents du dossier​

Contrôle des pièces obligatoires​

4.6 Gérer les mémos​

4.7 Contrôler les dossiers​

4.8 Importer des dossiers​

4.9 Questionnaires du dossier​

5. Gestion Commerciale​

5.1 Gérer les devis​

5.2 Suivre les prospects et relances​

6. Facturation et Comptabilité​

6.1 Gérer les factures​

6.2 Gérer les règlements​

6.3 Gérer les échéanciers​

6.4 Exporter vers la comptabilité​

6.5 Gérer Chorus Pro (secteur public)​

6.6 Contrôler les données comptables​

7. Pilotage et Statistiques​

7.1 Suivre la production​

7.2 Suivre le chiffre d'affaires​

7.3 Suivre la performance de l'équipe​

7.4 Analyser les données clients​

8. États et Rapports Réglementaires​

8.1 Bilan Pédagogique et Financier (BPF)​

8.2 Temps hebdomadaire​

8.3 Requêtes et Rapports personnalisés​

8.4 Catalogue de vues​

9. Gestion Documentaire​

9.1 Gérer les documents​

9.2 Générer des documents (téo edit)​

9.3 Gérer les modèles de documents (Admin)​