Carte des fonctionnalités téo
téo est une application de gestion métier pour les activités de formation, conseil, accompagnement et suivi de bénéficiaires.
Vue d'ensemble
| Domaine | Description | Documentation |
|---|
| Annuaire | Centraliser les contacts et organisations | → Annuaire |
| Agenda | Planifier et suivre les activités | → Agenda |
| Dossiers | Gérer les accompagnements individuels et collectifs | → Dossiers |
| Facturation | Gérer le cycle de facturation complet | → Facturation |
| Pilotage | Analyser la performance et piloter l'activité | → Pilotage |
| Communication | Envoyer des messages et notifications | → Communication |
| Administration | Configurer l'application | → Administration |
Profils utilisateurs
1. Connexion et interface
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Connexion | Accès par email + mot de passe, clé d'accès ou compte Google/Microsoft selon votre structure |
| Mot de passe oublié | Réinitialisation par email |
| Barre de modules | Accès rapide : Annuaire, Agenda, Production, Facturation, Pilotage, Mémos |
| Menu latéral | Sous-menus du module actif, catégories dépliables |
| Panneau latéral | Volet contextuel (documents, détails) |
| Aide d'un champ | Icône Aide à côté du libellé : ouvre le panneau d'aide |
| Aide | Picto Aide du bandeau (point d'interrogation) : menu Nouveautés, Idées, Assistance. Un badge indique des articles récents. |
| Assistant téo | Icône ✨ : réponses issues de l'aide, liens Ouvrir dans téo vers les menus accessibles ou vers des listes filtrées (dossiers, personnes, factures, séances, À faire) ; conversation complète conservée dans le même onglet |
| Idées | Aide > Idées : déposer une amélioration, voter et consulter la roadmap (ideas.teoapp.fr) |
| Icône 📰 Les infos | Volet d'annonces internes avec badge non lu et modale d'accueil à la connexion |
| Export tableur | Le bouton Tableur télécharge un fichier Excel (.xlsx) avec les données de l'écran (mêmes filtres, lignes et colonnes). Chaque onglet exporte ses propres filtres. Pour un tableau sur mesure (ex. avec les e-mails), utilisez une requête |
| Autres actions | Bouton Autres actions (⋮) à droite de l'en-tête : les boutons qui ne tiennent pas s'y regroupent |
→ Connexion et sécurité · Les infos · Assistant téo · Idées · Découvrir l'interface
2. Annuaire
Personnes
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Recherche rapide | Par nom, prénom, email, téléphone |
| Filtres avancés | Profil, société |
| Profils | Bénéficiaire, Prescripteur, Autre |
| Parcours | Historique de tous les dossiers d'une personne |
| Documents et mémos | Pièces jointes et notes sur la fiche |
| Détection doublons | À la création d'un dossier |
→ Gérer les personnes
Organisations
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Recherche SIRENE | Import automatique depuis la base INSEE |
| Profils | Client, Financeur, Fournisseur, Donneur d'ordres, Prospect, Autre |
| Contacts rattachés | Personnes liées à l'organisation |
| Documents | Pièces jointes et génération téo edit (catégorie Société) |
| Comptabilité | Solde, factures, règlements du client |
→ Gérer les organisations
Qualité des données
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Doublons | À la création d'un dossier : Vérification de doublon, Utiliser ce contact |
| Fiches non controlées | Sociétés à vérifier (Annuaire > Contrôle) |
→ Gérer les doublons
3. Agenda
Consultation
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Vues calendrier | Jour, Semaine, Mois |
| Multi-conseillers | Jour multiple / Semaine multiple, modes Personnes, Salles, Ressources |
| Planning des groupes | Vue des séances collectives |
| Trouver un créneau | Propose des séances déjà ouvertes selon le parcours et les critères du dossier |
| Création au pointeur | Clic à la minute voulue, par pas de 15 min ; glissement pour la durée |
| Synchronisation iCal | Synchroniser son agenda avec Google Calendar, Outlook ou tout calendrier externe |
→ Consulter l'agenda · Créer une séance · Trouver un créneau
Séances
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Création rapide | Clic à l'horaire voulu, ou glissement pour la durée |
| Création complète | Tous les champs (date, lieu, salle, dossier, action...) |
| Séances confidentielles | Masquées aux autres utilisateurs |
| RDV flash (duplication) | Création rapide de créneaux similaires |
| Récurrence | Série de séances régulières avec propagation des modifications |
| Visio Teams | Création de réunion Teams intégrée |
| Signatures | Visualisation et demande d'émargement depuis la séance |
→ Créer et modifier des séances
Validation
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Validation individuelle | Depuis la séance dans l'agenda |
| Validation en masse | Liste Séances à valider, regroupée par consultant |
| Gestion des absences | Marquage absence + motif |
→ Valider les séances
Émargement électronique
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Demande de signature | Email avec lien de signature (animateur + bénéficiaires) |
| Signature sur écran | Dessin de signature via lien web |
| Suivi | Séances émargées et Relances émargement |
→ Émargement électronique
Congés et absences
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Demande de congé | CP, RTT, récupération, sans solde, maladie... |
| Validation | Par le responsable |
| Tableau des congés | Vue d'ensemble de l'équipe |
| Compteurs périodiques | Soldes de congés |
→ Gérer les congés
Recherche de séances
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Filtres | Période, Utilisateur, Tarification, Action, Étiquettes, Centre, Lieu, Contact |
| Résultats | Liste triable |
→ Rechercher des séances
4. Dossiers
Dossiers individuels
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Création | Depuis l'agenda (Créer un dossier) ou Production > Dossiers > Nouveau dossier |
| Fiche dossier | Accès à flo, documents, mémos |
| Édition complète | Tous les champs (prestation, convention, conseiller, financeurs...) |
| Séances du dossier | Liste, validation en lot, demande de signatures |
| Financeurs | Répartition multi-financeurs (pourcentage ou forfait) |
| Événements et jalons | Suivi de l'avancement de la prestation |
| État automatique | Prévisionnel → En cours → Terminé → Facturé → Soldé |
| Suppression | Possible si état Prévisionnel ou Annulé |
→ Créer un dossier · Suivre l'accompagnement
Dossiers groupes
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Création de groupe | Session collective avec plusieurs participants |
| Ajout de participants | Nouveau dossier (avec/sans héritage planning) ou relier un existant |
| Planification | Avec lieu et salle, modification en masse |
| Émargement collectif | Feuille de présence depuis le dossier groupe |
→ Dossiers groupes
Documents et pièces
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| GED | Upload, catégorisation, aperçu intégré |
| Génération (téo edit) | Documents fusionnés depuis des modèles Word/Excel |
| Pièces obligatoires | Contrôle de complétude |
| Signature électronique | Signature avancée (niveau 2) pour les documents |
→ Gérer les documents
Mémos
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| À faire (kanban) | Tâches ouvertes : En retard / Aujourd'hui / À venir / À planifier |
| Assignées par moi | Tâches déléguées, suivi du destinataire et du statut |
| Tous mes mémos | Notes et tâches, y compris Terminés ou archivés |
| Cartes interactives | Modification en ligne, Marquer comme terminé ou Archiver |
| Épinglage et confidentialité | Priorité et accès restreint |
| Assignation | Assigner une tâche à un collègue |
| Agenda | Bandeau du jour (Note du jour / Tâche à faire) — détail |
| Séance | Bouton Mémo / Mémos dans le volet de séance (volet Mémos de la séance) |
→ Mémos
Questionnaires
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Envoi | Par email avec lien unique |
| Types de questions | Texte, choix unique/multiple, échelle, date |
| Statistiques | Graphiques radar, barres, camembert |
| Blocage et anti-doublons | Contrôle fin des envois |
| Questionnaires inactifs | Désactivation sans perte de données |
→ Questionnaires
Contrôle qualité
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Dossiers incomplets | Données obligatoires manquantes |
| Pièces manquantes | Documents obligatoires non fournis |
| Hors délais / commandes dépassées | Séances hors période contractuelle |
| En cours sans RDV | Dossiers actifs sans prochaine séance (badge dans le menu) |
| Historique | E-mails, SMS et automatisations d'une date, du plus récent au plus ancien |
→ Contrôle qualité
Recherche
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Recherche rapide | Par nom, numéro, email |
| Filtres avancés | État (multi-sélection), prestation, conseiller, tarification, période, financeur, date fin commande |
| Limite de résultats | Badge "Limite" si > 500 résultats |
| Export | Tableur (mêmes colonnes que la liste affichée) |
→ Rechercher un dossier
Importation de dossiers
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Import CSV | Production > Commercial > Importation de dossiers — fichier ;, colonnes reconnues automatiquement |
→ Import de dossiers
5. Facturation et comptabilité
Devis
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Création | Depuis un dossier ou le menu Devis |
| Lignes du devis | Volet Ligne de devis : produit, prestation/tarification ou ligne libre ; montant obligatoire |
| Lignes avec TVA | Switch "Devis sans TVA" disponible |
| Cycle de vie | Brouillon → En attente → Accepté/Refusé |
| Plusieurs devis par dossier | Un par financeur si besoin |
| Documents du dossier | Visibles depuis le devis |
→ Devis
Factures
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Création | Depuis les échéances, un dossier ou manuellement |
| Facture groupée | Plusieurs dossiers en une seule facture (avec total et export tableur) |
| Lien dossier sur les lignes | Accès direct au dossier depuis chaque ligne d'une facture groupée |
| Avoir | Annulation totale ou partielle |
| Acompte | Facturation anticipée (impact sur état dossier) |
| Factures contrôlées | Verrouillage après contrôle, avec règles de complétude vérifiées |
| Export Factur-X | PDF électronique conforme EN16931 depuis la fiche facture (bouton Facture électronique) |
| Envoi Pennylane PA | Facture électronique B2B depuis la fiche (Envoyer) |
| Filtre avoir | Ciblage rapide des avoirs |
→ Factures
Échéanciers
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Génération automatique | Depuis la tarification |
| Déclencheurs | Signature devis, démarrage, fin, date fixe, action, événement... |
| Conditions | Assiduité, pièce présente, événement réalisé |
| Facturation en masse | Sélection multiple + facturation |
| Date de facture | Toujours la date de génération |
| Factures du jour | Bandeau et volet de détail des factures liées aux échéances du jour |
| Traçabilité annulation | Avatar et date de la personne ayant annulé l'échéance |
→ Échéanciers
Règlements
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Enregistrement | Nouveau réglement ou Ajouter un règlement depuis la facture |
| Plusieurs factures | Règlement groupé sur Factures non réglées (payeur Société) |
| Import France Travail | Vue Règlements France Travail (détail) |
| Impayés | Liste Factures non réglées |
| Délais de paiement | Facturation > Rapports > Délais de paiement |
→ Règlements
Export comptable
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Formats fichier | CIEL, EBP, SAGE, Cegid Loop (paramétrage) |
| Sélection complète | La case "tout cocher" porte sur tous les filtres, pas seulement la page affichée |
| Colonne Compte produit | Compte de vente intégré directement dans l'export |
| Téléchargement factures | Export PDF en lot |
| Chorus Pro | Envoi depuis la fiche (Envoyer) ou Facturation > Exports > Chorus Pro (Prête, et Rejetée / Erreur encore complètes) |
| Pennylane PA | Envoi B2B depuis la fiche facture (Envoyer) |
→ Export · Chorus Pro · Pennylane PA · Conditions de facturation
6. Pilotage et statistiques
Production
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Production annuelle | Dossiers par état et par mois |
| Temps de production | Heures par conseiller/période |
| Analyse des séances | Séances, heures, taux de présence par mois |
Chiffre d'affaires
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| CA global | Réalisé vs prévisionnel |
| CA par prestation | Matrice mensuelle avec détail par cellule |
| CA par conseiller | Réel et prévisionnel par conseiller |
| CA produit | Suivi consommation des marchés |
Équipe
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Évaluation des performances | Indicateurs par conseiller |
| Temps du personnel | Détail par type d'activité |
Requêtes personnalisées
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Modules | Production, Facturation, Annuaire |
| Critères | Âge, genre, handicap (RQTH) et bien d'autres |
| Colonnes au choix | Vous choisissez les champs exportés (nom, email, dates…) |
| Export | Tableur (reprend le résultat affiché de la requête) |
→ Tableaux de bord · Requêtes · États réglementaires · Vues spécifiques
7. Communication
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Bouton Message unifié | Email ou SMS depuis un seul point d'entrée |
| Modèles avec variables | Fusion automatique des données ({d.benef.nom}, {d.seance.date}...) |
| Automatisations | Envoi programmé selon des règles (date séance, début/fin dossier) |
| Suivi des échecs | Historique des livraisons échouées |
| Validation SMS | Vérification du numéro mobile avant envoi |
| Questionnaires | Envoi automatisé avec relances |
| Les infos (annonces internes) | Volet d'annonces internes diffusées à toute l'équipe, badge non lu dans le bandeau et modale d'accueil à la connexion |
→ Communication · Automatisations · Les infos
8. Administration
Paramétrage général
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Installation | SMS, agenda, salles, congés, production — Administration > Paramètres généraux > Installation (détail) |
| Comptabilité (paramètres) | Numérotation, TVA, comptes, export — Administration > Paramètres généraux > Comptabilité ou Facturation > Paramétrage > Paramètres comptables |
| Utilisateurs | Création, droits, équipes, activation/désactivation |
| Prestations | Déroulé, événements, pièces obligatoires, données obligatoires, lien flo |
| Tarifications | Marchés, financeurs par défaut, échéancier type |
| Produits | Catalogue des devis, grilles de tarifs (Cumulés / En volume) |
→ Administration · Paramètres globaux · Utilisateurs · Prestations · Tarifications · Produits
Contenus et listes
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Listes déroulantes | Civilités, origines, motifs, types de demandes... |
| Centres et lieux | Sites, salles, adresses |
| Étiquettes | Labels colorés pour l'agenda (dont congés et absences) |
| Ressources | Équipements réservables |
→ Contenus
Documents et messages
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Modèles email/SMS | Avec variables de fusion |
| Modèles documents | Word/Excel avec marqueurs téo edit |
| Liens cliquables | Adresse complète ou lien cliquable dans les modèles |
| Questionnaires | Création, types de questions, association aux prestations |
| Automatisation | Règles d'envoi programmé |
→ Modèles
Comptabilité
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Paramètres comptables | Numérotation, TVA, comptes par défaut, export (Admin > Paramètres généraux > Comptabilité) |
| Plan comptable | Comptes de vente, TVA, clients (Facturation > Paramétrage > Plan comptable) |
| Journaux | Journal de banque, Journal de vente |
| Sous-famille | Axes d'analyse comptable (Facturation > Paramétrage > Sous-famille) |
→ Comptabilité
Outils avancés
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Requêteur | Création de requêtes personnalisées (admin) |
| RGPD | Suppression des dossiers et des fiches annuaire jusqu'à une date |
| Connecteurs | Prest@ppli, Lucca, Teams, 3CX, RésoVAE, connexions Google/Microsoft, Pennylane PA |
→ Requêteur · RGPD · Connecteurs
9. Intégration flo
flo est l'application compagnon de téo pour les activités et formulaires dynamiques.
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Activités | Formulaires structurés liés aux dossiers (bilan, diagnostic...) |
| Accès | Bouton Ouvrir l'activité flo liée depuis le dossier |
| Marqueurs | Variables {d.form.xxx} pour la génération de documents (détail) |
| Administration | Admin > Production > Activités |
→ Activité flo
10. téo rdv
téo rdv permet la prise de rendez-vous en ligne par les bénéficiaires.
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Créneaux | Séances vides avec places disponibles |
| Réservation | Interface web pour le bénéficiaire |
| Association | Dossier créé/associé automatiquement |
| Configuration | Depuis Admin > Applications > téo rdv (dans flo) |
→ téo rdv
11. Accessibilité
| Fonctionnalité | Description |
|---|
| Navigation clavier | Lien d'évitement, composants navigables au clavier |
| Lecteurs d'écran | Annonces adaptées aux lecteurs d'écran |
| Contraste | Couleurs pensées pour rester lisibles |
| Réduction du mouvement | Respect des préférences système |
→ Accessibilité
Parcours utilisateurs
Conseiller — Journée type
→ Parcours conseiller
Gestionnaire — Cycle d'un dossier
→ Parcours gestionnaire
Responsable — Pilotage
→ Parcours manager
Services et applications connectés
| Service | Usage dans téo |
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| flo | Activités, formulaires et téo rdv |
| Microsoft Teams | Création de visioconférences depuis les séances |
| Recherche SIRENE | Recherche et import des informations d'entreprise |
| Chorus Pro | Transmission des factures publiques depuis Facturation > Exports > Chorus Pro |
| Pennylane PA | Transmission des factures B2B depuis la fiche facture |
| France Travail | Vue Règlements France Travail (détail) |
| Prest@ppli | Import de rendez-vous prescripteurs |
| Lucca | Synchronisation des absences RH et suivi des Conflits Lucca |
| 3CX / Keyyo | Téléphonie depuis les numéros affichés dans téo |
| iCal | Synchronisation de l'agenda vers Google Calendar, Outlook ou Apple Calendar |
| RésoVAE | Échanges liés aux parcours VAE Nouvelle-Aquitaine |