Sur vos écrans cet été​

Les améliorations​

Annuler l'annulation de la facture. Place à l'erreur ! L'annulation de la facture et des factures d'avoir est désormais possible d'un simple clic grâce au bouton qui s'affiche en haut de toute facture. Nous en avons profité pour ajouter la liste des dossiers concernés dans les factures d'avoir.

Communiquer avec Outlook : une séance Teams annulée s'annule également dans votre agenda Outlook

(Rappel) Débloquer une séance bloquée : seul l'auteur de la séance et/ou un utilisateur ayant le droit super admin peuvent débloquer une séance ayant été bloquée.

téo forms : de nombreuses améliorations ont été apportées à l'activité, nouvelle fonctionnalité permettant d'organiser le recueil de données et de réaliser des livrables complexes. Testez-la. Le droit de création des téo forms est le droit "classique" d'accès à téo admin.

téo edit​

Bienvenue au nouveau marqueur Motif d'absence. Si vous renseignez les raisons de l'absence du bénéficiaire dans la séance, le motif peut s'inscrire sur vos feuilles d'émargement (si le marqueur est présent sur votre courrier bien sûr !).

Sous vos hourras, les marqueurs **prénom et nom du signataire de la séance **ont été créés dans la catégorie Feuille d'émargement / Planning. Vous pouvez dorénavant l'ajouter aux marqueurs d'image de signature de la feuille d'émargement. Cette nouveauté permet d'obtenir le nom du bénéficiaire en toutes lettres. Pratique si la signature est peu identifiable.

Vos e-mails de l'été​

46 610​

C'est le nombre d'e-mails envoyés pour vous depuis le 1er juillet depuis téo avec un taux de délivrabilité de 99,09 %.

Vues spécifiques, à votre service !​

Si vous avez besoin de données particulières sur certains marchés ou d'enrichir vos propres statistiques sur des prestations, demandez-nous des vues spécifiques. Ces requêtes personnalisées seront mises à votre disposition dans l'écran **Vues spécifiques **(Production, Agenda ou Comptabilité) et vous pourrez y avoir recours aussi souvent que vous voulez.

Indicateurs de pilotage​

Vous le réclamiez, le voici : le taux d'adhésion mesure l'adhésion des bénéficiaires à vos prestations. Il est calculé par la mise en rapport du nombre de dossiers créés dans le mois et le nombre de dossiers dont l'état a été transformé. Il n’inclut ni les dossiers passés en sans suite ni ceux passés en refusé. Vous le trouvez dans la production annuelle du pilotage en cochant au préalable la Date de création et après avoir validé.

Le taux de présence mesure la présence des bénéficiaires à leur rendez-vous avec vous. Vous le trouvez en cliquant sur l'écran Analyse des séances.

L'info est parvenue dans votre boîte mail le 19 août. Si vous l'avez ratée, elle est ici

Merci d'avoir lu ces actus jusqu'au bout

Bonne rentrée à tous

L'équipe téo

Sur vos écrans de mai​

Questionnaires​

L'affichage a été amélioré afin que votre questionnaire s'adapte aux écrans des smartphones. Votre bénéficiaire peut répondre confortablement depuis son téléphone sans s'abîmer la rétine. Nous vous conseillons d'afficher une page après l'autre. Le questionnaire prend soin de votre réputation !

La newsletter est ici

La documentation en ligne est là

Pilotage​

Vous trouverez un taux de transformation des primos rendez-vous en vous rendant dans l'écran Production annuelle (pensez à sélectionner date de création du dossier). Le pourcentage est calculé entre le nombre de bénéficiaires identifiés (c'est à dire le nombre de dossiers créés dans téo) et le nombre de dossier qui passent en en cours (c'est-à-dire de bénéficiaires qui adhèrent à la prestation).

Un taux de présence a également été créé. Vous le trouverez dans l'Analyse des séances. Le pourcentage est calculé entre le nombre de bénéficiaires convoqués au rendez-vous et le nombre de bénéficiaires présents à ce rendez-vous (c'est à dire non absents). Grâce au filtre sur les actions, le taux de présence peut être mesuré sur tous les rendez-vous. Sans filtre choisi, c'est le taux de présence à tous les rendez-vous qui s'affiche. Visitez-le, il peut être très instructif !

Prest@ppli​

Suite à la collaboration avec France Travail, nous sommes prêts pour l'importation automatique des dossiers dans téo via l'application Prest@ppli. Nous vous proposons de tester l'importation par marché. Merci de nous dire, via le SAV, sur quel marché vous souhaitez le tester.

La newsletter est là

Sous-familles​

Vous pouvez dorénavant paramétrer les familles et les sous familles budgétaires (c'est-à-dire vos comptes comptables) depuis la convention même. Un simple clic sur le signe + du champ Sous-famille vous permet de peaufiner votre plan comptable dans téo. Pour rappel, les familles et sous familles se paramètrent toujours depuis l'écran Plan comptable de la comptabilité (mais c'est, du coup, moins pratique !)

Relances​

Le nombre de relances déjà effectuées sur chaque dossier s'affiche dorénavant dans l'écran Questionnaires (Production) qui permet de faire des relances en nombre. Cette amélioration nous vient directement du forum, merci de vos propositions !

L'état de la séance​

L'état de la séance (Prévisionnel, Absence, A reporter, Validé) s'affiche dans l'écran Liste des séances (Dossier). Un picto changeant l'affichage par état, situé en haut à droite de l'écran à côté des temps, permet de filtrer les séances par état. Encore une amélioration venant du forum !

Merci d'avoir lu ces infos jusqu'au bout. En attendant de vous retrouver le mois prochain à la lisière de l'été, n'oubliez pas de respirer souvent profondément. Pas besoin de prendre l'avion pour cela. Une image de Spirit Island au Canada devrait aider.

A bientôt

L'équipe téo

Téo form​

C'est le premier module "nouveau téo". Il en contient l'esprit : l'interface... et aussi le grand principe : téo form est la première brique de ce qui va progressivement servir d'organisation et de recueil des données dans téo.

La newsletter est ici

La présentation est là

Et l'aide pratique (rien de tel que l'exercice) ici

Il est possible de réaliser des documents Word et PDF à partir de vos téo forms. L'admin est ouverte aux téo masters. S'ils sont trop occupés par ailleurs mais que cela intéresse votre équipe, nous vous proposons de nous en occuper.

Demandez-nous un devis. Nous avons mis en place des formules intéressantes pour un combo "livrable bilan + feuille d'émargement", particulièrement pour vos courriers France Travail.

Le pilotage​

L'écran **Temps du personnel **a connu une refonte. N'hésitez pas à lui rendre visite.

L'écran Statistiques conseillers a été amélioré et rebaptisé Statistiques individuelles : vous y trouvez tout un tas d'indicateurs de temps pour chaque membre de l'équipe.

Les écrans Motifs d'absence et Motifs de sortie peuvent désormais faire l'objet d'une recherche par critères : centre, lieu, conseiller, prestation, convention, gamme. Chaque chiffre est maintenant cliquable et affiche le détail.

Marqueurs téo edit​

Le marqueur code postal du lieu a été créé dans la catégorie Séance.

Le marqueur type de contact (modalité) a été créé dans la catégorie Séance et la catégorie Feuille d'émargement / Planning.

Le marqueur de l’animateur de la séance a été créé dans la catégorie Séance. Pratique pour ceux qui n'utilisent pas encore l'émargement électronique. Ceux qui l'ont adopté continuent d'utiliser le même marqueur qui se situe dans la catégorie Planning / Feuille émargement.

L'info seulement (ou l'art de l'ubiquité)​

Vous pouvez aujourd'hui faire plusieurs choses en même temps dans l'agenda téo et c'est nouveau ! Le temps Autres et Réunion "Info seulement" permet de placer une plage informative sans bloquer votre activité. Vous pouvez ajouter par dessus n'importe quel temps téo (activité, réunion, rendez-vous...). C'était déjà le cas pour une journée "info seulement" complète (pratique pour indiquer les journées de télétravail), vous avez aujourd'hui la possibilité de le faire sur de simples créneaux horaires ou des demi journées. Vous pouvez aussi vous servir de l'info pour réserver des créneaux de réunion sans que cela bloque totalement votre activité.

Pour la paramétrer, rendez-vous dans les temps Autres et cocher Info seulement.

L'aide en ligne est ici

Merci chères utilisatrices, chers utilisateurs d'avoir lu ces infos jusqu'au bout.

Ce mois-ci, téo célèbre l'équipe et le collectif comme la somme des singularités de chacun. Nous vous souhaitons une équipe aussi diverse que possible !

A bientôt

L'équipe téo

Ce mois-ci sur vos écrans, des nouveautés qui scintillent...

Améliorations​

La réunion​

Les utilisateurs téo peuvent désormais s'inscrire en un clic à une réunion. Les organisateurs ne s'épuisent plus et les équipes gagnent en autonomie !

Retrouvez la newsletter

La visio Teams​

En cas de modification d'une ou plusieurs données de la séance alors que le lien Teams a été envoyé, un message s'affiche indiquant qu'il est nécessaire de renvoyer l'invitation aux participants.

L'envoi de mails​

• Si le mail envoyé depuis téo n'a pas pu être délivré, l'utilisateur reçoit une notification l'informant que le mail a été rejeté. Consultez les différents statuts des emails.
• Il est désormais possible d'ajouter plusieurs adresse de mails génériques depuis l'installation. Ces adresses d'expéditeurs peuvent être rattachées à différents modèles de mails. C'est pratique mais attention, l'ajout de ces adresses sont de votre responsabilité. C'est à vous de vérifier leur conformité et leur délivrabilité.

Téo rdv​

Merci aux clients qui ont contribué à l'amélioration de la version bêta de téo rdv. La prise de rendez-vous en ligne est maintenant disponible. N'hésitez pas à nous consulter si cette fonctionnalité vous intéresse.

Chorus pro​

L'écran de configuration a été modifié par Chorus Pro. Suivez le guide, tout est expliqué dans l'aide de l'écran. Comptabilité>Envoi à Chorus Pro>Paramètres>Applications partenaires>Chorus Pro

Petits rappels sur... l'événement​

Vous êtes de plus en plus nombreux à utiliser l'événement en cas d'abandon de la prestation et c'est tant mieux ! Important

• L'événement ne peut modifier l'état du dossier qu'une fois seulement. Un nouvel événement ne peut changer l'état du dossier s'il a déjà été modifié par un précédent événement.
• Selon la date à laquelle vous ajoutez l'événement, la date de fin du dossier peut être modifiée.

Principales Corrections​

• Les personnes ressources ont retrouvé leur autonomie (elles peuvent être supprimées)
• Il est à nouveau possible d'ajouter une ligne d'échéance à la facture. Mais attention, son montant ne s'ajoute pas automatiquement au calcul global. Il faut dans ce cas, ajouter une ligne manuellement.
• Les avoirs sont bien déduits du chiffre d'affaires de l'écran CA et prestations
• Le champ société du dossier du bénéficiaire est à nouveau un champ obligatoire possible
• La recherche Siren fonctionne à nouveau dans les fiches annuaire société

Les membres de l'équipe téo souhaitent de belles fêtes à leurs clients, champions de la gestion et du travail d'équipe.

Ce mois-ci sur vos écrans téo...

Des améliorations

• Agenda > Actions de la séance : l'auto complétion fait son entrée pour faciliter la recherche des actions. Vous gagnez du temps en entrant simplement les premières lettres de l'action recherchée. téo propose, vous disposez. Mieux que l'IA !
• Ecran absences et congés : les congés se posent en jours ouvrés ou en jours ouvrables selon les règles de fonctionnement de votre centre (Paramétrage>Installation>agenda>règles de gestion des congés).
• Page d'accueil : les messages à l'adresse de votre équipe comptent désormais 5000 signes. Profitez-en : co-mmu-ni-quez.
• Plateforme bénéficiaires (téo xtr) : l'interface s'adapte entièrement au téléphone portable des bénéficiaires; les documents téléchargés peuvent atteindre 30 MO. Ce n'est pas une raison pour infliger des pdf indigestes. Pensez plutôt micro doses :)

Une naissance

Une nouvelle commune a vu le jour dans votre outil de gestion : Val de Livenne, la commune girondine aux deux codes postaux.

Des rappels...

Questionnaires

• Si la fiche annuaire est cochée comme consultant, le consultant voit ses propres questionnaires seulement
• Pour pouvoir envoyer un questionnaire à un financeur (coucou Qualiopi), il est possible d'entrer le financeur comme "Contact admin" du dossier. Il sera alors proposé comme un des contacts du dossier dans l'outil d'envoi de mail.
• Cocher la case Anonyme du questionnaire bloque son accès au consultant.
• N'oubliez pas de créer une dernière "question" informant le bénéficiaire que le questionnaire vous a bien été renvoyé. (Type section)

Document facture

Si vous utilisez la fonctionnalité "Ajout" dans le document de la facture, le document prend automatiquement le titre du fichier importé.

Un partenaire partageur (nous)

Notre partenaire d'envoi de mails Mailjet vient de sortir son rapport sur les tendance et les perspectives des emails marketing dans le monde entier. C'est intéressant et utile pour les campagnes marketing. Nous le partageons.

Des astuces

• Lors de la création d'un nouveau compte, assurez-vous que la boîte mail du (bienheureux) utilisateur a bien été créée AVANT l'envoi du mail de création des identifiants. Dans le cas contraire, l'email risque d'être bloqué. Evitez également de copier coller l'adresse mail du nouvel utilisateur depuis une autre application, des caractères indésirables peuvent être importés.
• En cas de facturation multi centres, la possibilité d'avoir des chronologues de factures différents peut être mis en place (Ligne Libellé dans le paramétrage de la prestation).

Merci, chères utilisatrices, chers utilisateurs d'avoir lu ces actus jusqu'au bout. Pour vous, ces paisibles moissons d'automne.

Bonjour, sur vos écrans et sous vos yeux ébahis ce mois-ci :

Améliorations​

• L'annulation de la facture : en cas d'erreur sur la facture, vous pouvez aujourd'hui annuler la facture d'un seul clic grâce au bouton Annuler la facture. Votre dossier repasse automatiquement à l'état terminé.
  L'aide en ligne est ici. La newsletter spéciale téo masters est là.

• Le droit super admin permet de débloquer les séances bloquées par un(e) collègue (par exemple parti(e) en congé)

• Echéance et séance bloquée : il n'est plus possible d'intervenir sur une séance quand une échéance de facturation a été déclenchée. En cas d'erreur, supprimer l'échéance, le nouveau calcul sera automatique quand vous enregistrerez la modification de la séance.

• Dans le planificateur, seuls les dossiers en cours et prévisionnels sont affichés.

• Par défaut, les bénéficiaires notés absents ou qui ont abandonné la prestation ne sont plus disponibles pour l'envoi de mails de convocation depuis la séance.

• Le module GRH a été simplifié et le circuit de validation des absences et congés amélioré. Des notifications sont systématiquement envoyées au supérieur hiérarchique et au demandeur. Accepter des congés devient simplissime et c'est une bonne nouvelle pour tout le monde :)

  La newsletter est ici et l'aide en ligne est là

• L'écran Analyse des séances a été amélioré. N'hésitez pas à lui rendre visite. Il est super utile mais sous utilisé !

Principales corrections​

• Les fuseaux horaires avaient tourné la tête des plannings : la durée prévisionnelle du bénéficiaire a regagné la terre ferme
• L'heure d'accompagnement obéit à nouveau au doigt et à l'œil
• L'affichage des montants est à nouveau cohérent entre la comptabilité du dossier et l'écran échéances à facturer
• L'écran CA par prestation prend désormais en compte les factures qui ne sont liées à aucun dossier

Merci d'avoir lu ces actus jusqu'au bout. Elles sont courtes pour vous permettre de profiter de journées plus longues. Très bel été !

L'équipe téo

Améliorations​

• Relances questionnaires : il est désormais possible de "forcer" l'envoi des questionnaires, même si la date d'envoi n'est pas atteinte. Le nombre de relances réalisées s'inscrit au fur et à mesure sur la ligne (happy Qualiopi)
• L’affichage de l’écran l’historique du dossier et du groupe a été amélioré. L’historique des envois de mails et des appels téléphoniques se présente dorénavant en liste. Un bouton permet d’afficher le contenu de chaque envoi et/ou appel par ordre chronologique inversé. Pour rappel, vous retrouvez cet écran depuis les fiches personne de l’annuaire, du dossier, du devis, de la facture, du groupe et de l’affaire.
• L’utilisation de la ligne financeur du dossier du bénéficiaire a été facilitée. En cas de double financement, il est possible de renseigner le forfait pris en charge par chacun des financeurs, téo calcule alors la répartition en pourcentage. Deux factures sont alors créées pour chaque échéance de facturation.
• Les prestations et les actions archivées sont dorénavant regroupées dans le bas des listes déroulantes, dans une partie grisée.
• Les documents téo edit (hors téo docs) des téo mandataires ont été mis à la disposition des co-traitants. Une version Word récente est nécessaire pour enregistrer les documents Word dans téo.
• Il est possible de désactiver/activer la fonctionnalité "abandon" de la séance de l'agenda (parfois source d'une mauvaise utilisation)
• La case multi-prestation, devenue obsolète, a été supprimée dans l'agenda.

N'hésitez pas à contacter téo assistance si vous désirez en savoir davantage

Inconforts​

• Le 26 avril, notre hébergeur Google Paris a été impacté par un incendie (qui a ensuite dégénéré en inondation) dans son data center. Nous avons aussitôt basculé les données vers la région informatique belge de Google où nous allons rester hébergés pour le moment
• Le 19 mai, des effets de bords provoqués par un passage à une version supérieure du langage de programmation a provoqué une grande instabilité dans l’utilisation de téo. Cela a généré beaucoup de soucis chez vous... (et une équipe en apnée chez nous). Nous vous remercions de votre patience, ainsi que notre équipe technique pour son implication. Nous vous prions de nous excuser pour les ralentissements provoqués.

Marqueurs téo edit créés​

• Le marqueur salle
• Le marqueur gestionnaire dans la feuille d'émargement

Principales corrections​

• L'échéancier a fait l'objet de corrections rapides et continues
• Les factures sont de nouveau téléchargeable depuis l'espace clients
• Le libellé de la facture est réapparu dans le paramétrage de la convention Pilotage>Statistiques conseillers : la case Total du CA du conseiller a été supprimée pour ne faire apparaître que le CA du conseiller
• Les détails du chiffre d'affaires sont à nouveau disponibles
• Le lien Teams ne s'envoie plus au bénéficiaire absent
• Toutes les actions sont à nouveau disponibles depuis la séance. Elles ont même retrouvé des couleurs sur Mac.

Merci d’avoir lu ces actualités jusqu’au bout. Nous vous souhaitons un joli mois de juin, au bord de l'été.

L'équipe téo

Comment se déroule votre mois de mars ? De notre côté, nous avons pris soin des téo masters et des équipes admin... En coulisses, des consultant(e)s aussi puisque nous avançons sur un agenda complétement revisité.

Nouveautés et Améliorations​

Stats questionnaires : une fonctionnalité Dossiers permet d'extraire une seule liste de dossiers contenant, entre autres, les questionnaires envoyés, reçus et en saisie libre.

Accès rapide à l'annuaire depuis le dossier du bénéficiaire : dorénavant, vous pouvez créer une fiche annuaire rapidement depuis le champ Prescripteur et Contact admin. Une icône bleue permet de basculer directement sur une fiche déjà typée par défaut.

Requêteur : plusieurs marqueurs relatifs au gestionnaire ont été ajoutés au requêteur. Vous pouvez maintenant requêter sur les gestionnaires de vos dossiers. Pour mémo, si vous avez besoin d'aide pour prendre en main les requêtes de votre propre base de données, un tuto existe.

Téo edit : les marqueurs suivants ont été créés

• Objectifs
• Préconisations
• Commentaires

Ils peuvent donc s'inscrire sur vos courriers. Ils sont à renseigner dans l'écran Complément et suivi du dossier bénéficiaire.

La question d'utilisation​

Quel est l'impact d'une séance "à reporter" et "annulée" sur le temps prévisionnel ? Si vous séchez, la FAQ de téo assistance met fin au suspens.

Le geste de gestion​

Afin de surveillez les délais avec lesquels vous paient vos clients, gardez un oeil sur l'écran Délais de paiement de la compta. Il vous permet ainsi d'ajuster vos procédures de relances... Il est précieux en ces temps incertains. Grâce au même écran, vous vérifiez également dans quels délais vous payez vos propres fournisseurs ! Charité bien ordonnée...

Principales corrections​

• Analyse de production : la cellule est à nouveau cliquable et présente la liste des dossiers
• La création d'un avoir partiel se déroule maintenant comme dans du beurre
• Un beug d'affichage sur les indicateurs de gestion a été corrigé
• Pilotage : dans l'écran analyse de la production>détailler par conseiller, les cases sont à nouveau cliquables et le tableur reprend les données de l'écran.
• Le paramétrage des SMS a été rétabli

Merci à vous d'avoir lu ces actus jusqu'au bout. Nous nous retrouvons le mois prochain, au printemps.

Ce mois-ci, des actus courtes, comme ce mois de février. Mais des nouveautés de choix.

Les nouveautés et améliorations​

Spécial RGPD : vous pouvez dorénavant décider vous-même de la durée de conservation des données et supprimer les fiches annuaire (bénéficiaires et autres) en masse.

Cet écran magique (mais délicat, superadmin only) se trouve dans l'admin (étiquette rose)

Vous trouverez ici la documentation en ligne et là, la newsletter

Les statistiques issues des questionnaires : l'écran Stats questionnaires (module production) a été relooké et propose une meilleure exploitation des données.

• Vous pouvez exporter les réponses libres dans un tableur (bouton Exporter des réponses libres)
• Une catégorie Saisie directe a été créée : vous retrouvez ici le nombre de questionnaires remplis "en direct" par le conseiller et le bénéficiaire depuis téo sans envoi par mail.
• Les icônes "donuts" (ou "camemberts", selon votre obédience) produisent des graphiques de répartition clairs et colorés. Ils sont eux aussi exportables sous différents formats, prêts à alimenter vos rapports, slides ou Canvas... Vous pouvez aussi les imprimer ou les annoter. Seulement une question centrale à trancher : "donuts" ou "camemberts"?

Pour en savoir plus sur les stats et les questionnaires, c'est ici

Recherche dans l'agenda : les champs de recherche par centre et par lieu de production ont été ajoutés à tous les écrans de contrôle de l'agenda.

La question d'utilisation du mois​

Les nouveaux messages qui s'affichent dans téo à propos de vos courriers concernent les clients dont les courriers n'ont pas été passés sur téo edit. Aujourd'hui, il n'est plus possible de créer de courriers sur TéO Word 1 ou 2. Vos courriers doivent être créés à partir de téo edit. Seuls les clients utilisant les téo docs peuvent encore modifier leurs courriers. A partir du 1er avril, les courriers réalisés sous TéO Word 1 et 2 seront supprimés. Pas de panique... Et s'il y en a quand même, contactez-nous.

Merci, chères utilisatrices, chers utilisateurs, d'avoir lu ces actus jusqu'au bout. On se retrouve le mois prochain.