Introduction à téo
Bienvenue dans la documentation complète de téo, votre solution de gestion métier conçue spécifiquement pour les organismes de formation, les centres de bilan de compétences, les structures d'accompagnement professionnel et tous les acteurs de l'insertion et de la formation.
Qu'est-ce que téo ?
téo est une application web complète et intégrée qui centralise l'ensemble de la gestion de votre activité, de la prise de contact initial jusqu'à la facturation finale, en passant par le suivi pédagogique et administratif.
Les modules de téo
📇 Annuaire - Gestion des contacts Centralisez tous vos contacts dans un annuaire unique : bénéficiaires, prescripteurs (France Travail, Cap emploi, missions locales), entreprises partenaires, financeurs, consultants internes. Gérez leurs coordonnées, leur historique, leurs documents et suivez toutes vos interactions.
📅 Agenda - Planning et rendez-vous Organisez votre planning et celui de votre équipe avec des vues jour, semaine et mois. Planifiez des rendez-vous individuels ou des séances collectives, gérez les absences et les congés, émargez les présences.
📊 Production - Dossiers et prestations Créez et suivez les dossiers de vos bénéficiaires, du premier contact jusqu'à la sortie. Gérez les conventions de financement, planifiez les parcours, organisez des groupes collectifs, suivez les événements marquants (entrée, abandon, sortie) et pilotez l'ensemble de votre production.
💰 Facturation - Comptabilité intégrée Générez automatiquement vos échéances de facturation à partir des séances réalisées, éditez vos factures, suivez les règlements, relancez les impayés et exportez vers votre logiciel comptable. Compatible avec Chorus Pro pour les marchés publics.
📈 Pilotage - Tableaux de bord et statistiques Analysez votre activité en temps réel : indicateurs de production, taux de remplissage, chiffre d'affaires, heures réalisées, taux de sortie positive. Créez vos propres requêtes personnalisées et exportez vos données pour des analyses approfondies.
📝 Documents - GED et génération automatique Stockez tous vos documents de manière sécurisée, organisés par dossier, personne ou facture. Générez automatiquement des documents personnalisés (conventions, attestations, convocations) avec fusion des données. Envoyez des documents à la signature électronique.
🔧 Administration - Paramétrage et configuration Configurez téo selon vos besoins : créez vos utilisateurs et gérez leurs droits, paramétrez vos types de prestations, actions et événements, définissez vos grilles tarifaires, personnalisez vos modèles de documents et configurez vos exports comptables.
Comment utiliser cette documentation ?
Cette documentation est conçue pour accompagner tous les profils d'utilisateurs, du débutant à l'expert, avec une organisation en deux grandes sections complémentaires.
🎓 Guides Utilisateur - L'apprentissage par la pratique
Les guides utilisateur proposent des parcours d'apprentissage progressifs, organisés par niveau de compétence. Ils sont orientés action et vous expliquent comment faire une tâche concrète, étape par étape.
Niveau 1 - Démarrage (Premiers pas) Vous débutez sur téo ? Ces guides vous permettent de prendre en main l'application en douceur :
- Se connecter et comprendre l'interface
- Naviguer entre les différents modules
- Consulter votre planning du jour
- Effectuer une recherche simple dans l'annuaire
Niveau 2 - Gestion Quotidienne (Usage au quotidien) Vous utilisez téo régulièrement ? Maîtrisez les fonctionnalités essentielles de votre métier :
- Annuaire : Créer et enrichir des fiches contacts, gérer les structures, détecter les doublons
- Agenda : Planifier des RDV individuels et collectifs, gérer vos absences, consulter les plannings d'équipe
- Production : Créer des dossiers, suivre les parcours, planifier les prestations, gérer les groupes
- Documents : Ajouter et organiser vos fichiers, générer des documents, faire signer électroniquement
- Mémos : Prendre des notes contextuelles et les partager avec l'équipe
Niveau 3 - Fonctionnalités Avancées (Expertise métier) Vous gérez la facturation ou le pilotage ? Allez plus loin :
- Facturation : Comprendre le cycle complet, générer les échéances, éditer les factures, gérer les règlements, utiliser Chorus Pro
- Pilotage : Consulter les tableaux de bord, analyser les statistiques, créer des requêtes personnalisées
Niveau 4 - Administration (Configuration) Vous paramétrez téo ? Découvrez toutes les options de configuration :
- Gérer les utilisateurs et leurs droits
- Paramétrer les prestations, actions et événements
- Configurer la comptabilité et les exports
- Personnaliser les messages et modèles
- Nouvel utilisateur : Commencez par le Niveau 1, puis explorez le Niveau 2 selon votre rôle
- Utilisateur confirmé : Consultez directement les guides du Niveau 2 ou 3 selon vos besoins
- Administrateur : Le Niveau 4 est fait pour vous
📚 Référence Fonctionnelle - Le détail exhaustif
La référence fonctionnelle est une documentation technique complète, organisée par module et page par page. Elle détaille :
- Tous les champs disponibles : nom, type, format attendu, caractère obligatoire ou facultatif
- Les actions possibles : chaque bouton, menu, raccourci clavier
- Les règles de gestion : validations, calculs automatiques, comportements conditionnels
- Les liens entre modules : comment les données circulent dans téo
Cette référence est organisée par module fonctionnel :
- Annuaire (10 pages)
- Agenda (12 pages)
- Production (10 pages)
- Facturation (14 pages)
- Documents (5 pages)
- Mémos (1 page)
- Pilotage (3 pages)
- Administration (17 pages)
- Pour connaître tous les champs d'un formulaire
- Pour comprendre le fonctionnement précis d'un écran
- Pour découvrir des fonctionnalités que vous n'utilisiez pas
- Pour former de nouveaux utilisateurs de manière exhaustive
Navigation intelligente entre Guides et Référence
La documentation est conçue pour vous guider naturellement entre ces deux sections :
- Depuis un Guide → Des liens vous renvoient vers la Référence pour approfondir les détails techniques
- Depuis la Référence → Des liens vous renvoient vers les Guides pour comprendre l'usage pratique
Exemple de parcours type :
- Je lis le guide "Créer un dossier" pour comprendre la démarche
- Le guide me renvoie vers la référence "Détail dossier" pour connaître tous les champs
- La référence me renvoie vers d'autres guides liés ("Lier une convention", "Planifier les prestations")
Outils pour vous aider
📖 Glossaire métier
Le glossaire définit tous les termes spécifiques utilisés dans téo et dans cette documentation :
- Bénéficiaire, prescripteur, financeur
- Échéance, émargement, convention
- Prestation, action, événement
💡 Encarts et astuces
Tout au long de la documentation, des encarts vous apportent des informations complémentaires :
Des conseils pratiques pour gagner du temps et optimiser votre utilisation
Des précisions importantes sur le fonctionnement d'une fonctionnalité
Des points de vigilance pour éviter les erreurs courantes
Votre profil, votre documentation
Selon votre rôle dans la structure, certaines sections vous seront plus utiles :
- Formateur / Consultant : Niveau 1 + Annuaire + Agenda + Production (séances)
- Coordinateur / Responsable pédagogique : Niveau 2 complet
- Gestionnaire administratif : Annuaire + Production + Facturation
- Direction / Pilotage : Pilotage + Facturation
- Administrateur système : Administration + Configuration
Contribuer à l'amélioration
Cette documentation évolue en permanence. Si vous constatez :
- Une information manquante ou incomplète
- Une erreur ou une imprécision
- Un besoin d'exemple supplémentaire
N'hésitez pas à contacter votre administrateur ou le support téo.
Bonne découverte de téo ! 🚀
Que vous soyez débutant ou expert, vous trouverez ici toutes les informations nécessaires pour tirer le meilleur parti de votre outil de gestion.
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