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Importation de dossiers

L’outil d’import permet de créer automatiquement les dossiers, bénéficiaires, prescripteurs et inscriptions aux séances à partir d’un fichier CSV.


Il automatise la plupart des opérations et réduit significativement les erreurs de saisie.

Optimisé pour Prest@ppli

L'outil d'importation est optimisé pour prest@ppli. Les pré-requis et consignes d'utilisation ci-après sont donnés dans le cadre des commandes France Travail

Pré-requis​

Avant d’utiliser l’import, vérifiez que la configuration téo respecte les critères suivants :

Tarification liée à la prestation​

Chaque prestation concernée doit disposer d’une tarification active qui lui est liée.

Numéro de marché​

Le numéro de marché doit être renseigné dans la tarification. C'est ce numéro qui identifie la tarification et, par extension, la prestation.

Actions paramétrées comme « Primo rendez-vous »​

Les actions utilisées pour les premiers rendez-vous doivent être paramétrées comme primo RDV.

Séances collectives : nombre de places > 1​

Les rendez-vous collectifs doivent avoir un nombre de places strictement supérieur à 1.

Donneurs d’ordre​

Les agences France Travail doivent :

  • être présentes dans l’annuaire,
  • être configurées comme donneurs d’ordre,
  • disposer d’un code unique dans l’onglet « API & Apps » de la fiche société.

Ce code permet de relier automatiquement les prescripteurs importés.

Fonctionnement général de l’import​

Détection de l’en-tête​

L’outil détecte automatiquement la ligne d’en-têtes du fichier Prest@ppli.

Dédoublonnage des dossiers​

Un dossier est ignoré s’il existe déjà avec :

  • le même numéro de demandeur d’emploi,
  • et le même numéro de commande.

Dédoublonnage des bénéficiaires​

Les bénéficiaires sont dédoublonnés via :

  • leur adresse email,
  • puis leur identifiant externe.

Création automatique des prescripteurs​

Les conseillers (France Travail) sont automatiquement créés s’ils n’existent pas, et rattachés à leur donneur d’ordre correspondant.

Gestion des séances​

Recherche automatique de la séance​

Pour chaque dossier, téo recherche une séance correspondant à :

  • la date,
  • l’heure,
  • la prestation,
  • le lieu (via le code postal).

Vérifiez que le code postal du lieu dans téo correspond à celui présent dans Prest@ppli.

Doublons de séances​

Si plusieurs séances correspondent, l’une d’elles est utilisée automatiquement.

Prévention du surbooking​

Séances individuelles (nombre de places maximum = 0)
La séance est disponible uniquement si aucun bénéficiaire n’y est inscrit (absent = 0).

Séances collectives (nombre de places maximum > 1)
La séance est disponible tant que :

  • le nombre d’inscrits est inférieur au nombre de places maximum.

Les dossiers excédentaires sont créés mais ne sont pas inscrits à la séance.

Séance non trouvée​

Si aucune séance ne correspond, un bouton permet d’afficher les disponibilités et de sélectionner manuellement une séance.

Informations complémentaires​

Les informations issues de Prest@ppli qui ne correspondent pas à un champ téo (commentaire, objectifs, besoins identifiés…) sont regroupées dans un mémo, automatiquement rattaché :

  • au dossier,
  • et à la séance si elle a été détectée.

Liste des dossiers importés​

Après un import, téo affiche la liste des dossiers :

  • créés ou mis à jour,
  • correctement inscrits,
  • ou en erreur (séance non trouvée).

Cette liste disparaît automatiquement lors d’un nouvel import.

Résumé​

L’import Prest@ppli permet de :

  • éviter les doublons,
  • créer automatiquement bénéficiaires, prescripteurs et dossiers,
  • inscrire les dossiers aux séances sans risque de surbooking,
  • importer les informations complémentaires dans un mémo,
  • contrôler rapidement le résultat grâce à la liste des dossiers importés.

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