Mettre les documents à disposition dans téo
Enregistrer les documents dans téo
Une fois que vous avez les modèles de courrier les plus beaux du monde (ou plus simplement, qu'ils vous plaisent), rendez-vous dans la deuxième zone de l'écran TéOedit qui se nomme Créer un modèle de document
Nommez votre modèle de courrier dans le champ "Nom du modèle" (par exemple Convention de formation)
Choisissez le module TéO à partir duquel vous allez avoir besoin de générer votre courrier (Compta, Production, Devis...)
Ils font référence aux fiches annuaire du module annuaire. C'est dans le module annuaire que vous mettrez à disposition des documents comme un bon de mission ou des courriers liés à votre société
La feuille d'émargement doit être enregistrée dans le module Feuille d'émargement, même si elle se met à disposition dans le dossier du bénéficiaire. La feuille d'émargement numérique doit être enregistrée en format .odt (Text Open Document) via "Enregistrer sous" avant d'être entrée dans téo.
La feuille d'émargement d'un groupe se construit à partir du module feuille d'émargement de groupe.
Attention, la feuille d'émargement d'une séance collective n'existe pas. Chaque feuille d'émargement doit alors être générée depuis le dossier individuel
Pour lier un modèle à une prestation :
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Choisissez la catégorie : la liste des prestations apparaît uniquement si la catégorie le permet (dossier, facture, groupe)
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Cliquer sur la prestation souhaitez
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Cliquez sur d'autres prestations si plusieurs sont concernées par le même modèle
Pour délier une prestation, il suffit de cliquer de nouveau dessus.
Allez chercher votre courrier grâce au champ Choisir un fichier.
Si vous désirez laisser votre courrier en format Word afin qu'il soit modifiable, pousser le bouton à droite du champ nommé Document modifiable. Il devient bleu : votre courrier sera édité en Word
Il est nécessaire d'enregistrer la feuille d'émargement numérique en format pdf. C'est une sécurité importante pour les signatures de vos bénéficiaires et par rapport au RGPD. Dans ce cas-là, ne poussez pas le bouton bleu et enregistrez votre modèle en Text Open Document via la fonction "Enregistrer sous" (format .odt).
Puis cliquer sur le bouton Envoyer le modèle. Hop c'est parti !
Si vous êtes un client qui bascule de l'un à l'autre, vous aurez sans doute besoin de faire coexister l'un avec l'autre le temps de créer vos nouveaux modèles. Pas de panique, les deux versions coexistent très bien. Cependant, n'oubliez pas de libellé vos courriers de telle façon à ce que tout le monde reconnaisse qu'il s'agit d'un courrier téoedit ou d'un courrier téoword 1 (mode d'enregistrement différent). Vous pouvez par exemple inscrire [(téoedit) + nomducourrier] afin de les rendre reconnaissables par tous au moment de l'édition.
Consulter et modifier les modèles de courrier
La troisième partie de l'écran de téoedit est constituée de la liste de tous les courriers présents dans téo
Il est possible de les supprimer, les télécharger ou de les visualiser.
Pour modifier un document, il est nécessaire de modifier son modèle depuis votre poste, puis de cliquer sur l'icône crayon représentant la fonctionnalité de modification. Vous pouvez alors aller rechercher votre modèle corriger grâce au champ Remplacer le fichier. Cliquez ensuite sur le bouton bleu Modifier le document
L'icône de prévisualisation (l'oeil) permet de vérifier l'édition d'un courrier à partir d'un véritable dossier. C'est le dernier dossier manipulé qui permet la prévisualisation.
Grâce aux icônes Word et PDF correspondantes, vous reconnaîtrez d'un coup d'oeil les modèles de courriers Word qui pourront être abondés et les modèles PDF qui seront édités "tels quels".
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