Planifier un groupe
Les groupes pouvant être planifiés sont tous les groupes qui ne sont pas facturés.
La planification est un art complexe. Ne laissez pas le planificateur ouvert à tous vents. Le droit Planificateur doit être activé dans l'admin pour apparaître dans l'agenda de l'utilisateur.
Depuis l'écran planification des groupes dans l'agenda, deux modes permettent de planifier un groupe :
- Le mode séance
- Le mode planificateur
Le mode séance
Par défaut, c'est le mode séance qui s'affiche. Il est possible de planifier, de modifier ou d'ajouter une séance unique à une séquence depuis cet écran en cliquant sur la date désirée.
Compléter les horaires et l'action et, si les éléments sont connus, le lieu et la salle. La séance s'affiche sans conseiller et ne s'affiche dans aucun agenda pour le moment. Pour ajouter le conseiller, basculez en mode planificateur.
Allez cherchez le groupe en cliquant sur le bouton Rechercher un groupe
Il est par exemple nécessaire de modifier la dernière séance de la prestation afin qu'elle affiche bien l'action de fin de la prestation qui permettra au groupe de passer à l'état "terminé". Pour cela, utilisez le mode séance.
Le mode planificateur
Le planificateur permet de planifier des sessions longues, même sans avoir encore tous les éléments (par exemple la salle, le sujet des séances, les formateurs conseillers). Bien sûr, vous l'aurez compris, planifier des sessions nécessite quand même un groupe (avec une prestation)... et des dates !
Le planificateur s'ouvre dans le volet à droite de l'écran. Les champs obligatoires sont :
- Les champs de dates de début et de fin de la session
- Les horaires du matin et de l'après-midi
- Les règles de répétition
Si le formateur est renseigné, les séances s'inscrivent automatiquement, avec les inscrits, dans son agenda individuel, même s'il est ajouté par la suite.
Si votre session court sur plusieurs mois et ne s'affiche pas entièrement à l'écran, il est possible de cliquer sur le bouton Tout afficher. Toutes les séances apparaissent alors dans la pop up.
Répétition
Par défaut, le bouton Tous les jours est actif. La première séance créée se répétera tous les jours jusqu'à la date de fin de la session. Décochez le bouton pour créer une récurrence sur la semaine.
Il est nécessaire d'avoir renseigné le code de l'action (le thème de la séance) pour que celui-ci s'affiche dans les cellules planifiées. N'oubliez pas ces 3 lettres dans le paramétrage de votre action Paramétrer une prestation.
Modifier une session
La session peut être modifiée ou abondée au fur et à mesure ou d'une seule fois. Il est possible de renseigner ou de modifier les données suivantes :
- Le formateur/conseiller
- Le lieu
- La salle
Utiliser le bouton Modifier X séance. Placez-vous sur la première séance que vous voulez modifier, le bouton ajustera automatiquement le nombre de séances modifiables jusqu'à la fin.
Le bouton Supprimer la sélection est disponible en bas de la pop up une fois les séances sélectionnées.
Si les dates de la session changent, préférez supprimer la session et recommencer avec les nouvelles dates. C'est rapide, simple et cela évite les erreurs.
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