Planifier une séquence

Deux modes permettent de planifier une séquence :

• Le mode séance
• Le mode planificateur

Le planificateur permet de planifier des séances collectives à l'avance, sans avoir encore tous les éléments (par exemple la salle, le sujet des séances, les formateurs conseillers). Bien sûr, vous l'aurez compris, planifier des sessions nécessite quand même un groupe... et des dates !

La planification est un art complexe. Ne laissez pas le planificateur ouvert à tous vents. Le droit Planificateur doit être activé dans l'admin pour apparaître dans l'agenda de l'utilisateur.

Il est possible de planifier des sessions de formation depuis :

• Un groupe (écran *Planificateur *où apparaissent tous les groupes)
• L'agenda (écran Planning des groupes)

Le planificateur s'ouvre dans le volet à droite de l'écran. Les champs obligatoires sont :

• Les champs de dates de début et de fin de la session
• Les horaires du matin et de l'après-midi
• Les règles de répétition

Répétition

Par défaut, le bouton Tous les jours est actif. La première séance créée se répétera tous les jours jusqu'à la date de fin de la session. Décochez le bouton pour créer une récurrence sur la semaine.

Astuce : il est nécessaire d'avoir renseigné le code de l'action (le thème de la séance) pour que celui-ci s'affiche dans les cellules planifiées. N'oubliez pas ces 3 lettres dans le paramétrage de votre action Paramétrer une prestation.

Modifier une session

La session peut être modifiée ou abondée au fur et à mesure ou d'une seule fois. Il est possible de renseigner ou de modifier les données suivantes :

• Le formateur/conseiller
• Le lieu
• La salle

Modifier quelques séance seulement

• Sélectionnez les séances à modifier en cliquant dessus.
• Entrez les modifications de conseiller, lieu ou salle
• Enregistrez avec le bouton Modifier la sélection situé en bas de la pop up.

Modifier toutes les séances en même temps

Utiliser le bouton Modifier X séance. Placez-vous sur la première séance que vous voulez modifier, le bouton ajustera automatiquement le nombre de séances modifiables jusqu'à la fin.

A savoir Si les dates de la session changent, préférez supprimer la session et recommencer avec les nouvelles dates. C'est rapide, simple et cela évite les erreurs. Le bouton Supprimer la sélection est disponible en bas de la pop up une fois les séances sélectionnées.

Il est aussi possible de modifier manuellement la dernière séance de la prestation afin qu'elle affiche bien la séance de fin de la prestation qui permettra au groupe de passer à l'état "terminé".

A savoir : dès que le formateur est renseigné, les séances s'inscrivent automatiquement, avec les inscrits, dans l'agenda individuel du formateur.

Un art et un droit

La planification est un art complexe. Ne laissez pas le planificateur ouvert à tous vents. Le droit Planificateur doit être activé dans l'admin pour apparaître dans l'agenda de l'utilisateur.

Astuce : si votre session court sur plusieurs mois et ne s'affiche pas entièrement à l'écran, il est possible de cliquer sur le bouton Tout afficher. Toutes les séances apparaissent alors dans la pop up.