Mémos 📌

Les mémos permettent de créer des notes, rappels et tâches liées à différents éléments de téo. C'est votre outil pour ne rien oublier !

À quoi servent les mémos ?

Usage	Exemple
Rappel	"Relancer M. Dupont la semaine prochaine"
Note importante	"Bénéficiaire allergique aux noix (collation)"
Tâche à faire	"Envoyer l'attestation au prescripteur"
Information à partager	"A eu un entretien d'embauche le 15/03"
Information confidentielle	Note visible uniquement par vous

Accéder aux mémos

Module Mémos

Le module Mémos propose deux vues accessibles depuis le menu latéral :

Mémos planifiés (vue Kanban)

Cette vue affiche vos mémos datés organisés en colonnes :

Colonne	Contenu
En retard	Mémos dont l'échéance est dépassée
Aujourd'hui	Mémos à traiter aujourd'hui
À venir	Mémos planifiés pour plus tard

info

Seuls les mémos ayant une date de début ou une date de fin apparaissent dans cette vue.

Tous mes mémos (vue liste)

Cette vue affiche tous vos mémos (avec ou sans date) dans une liste. Par défaut, elle affiche les mémos en cours. Vous pouvez basculer entre :

Statut	Contenu
En cours	Mémos non terminés (par défaut)
Terminés	Mémos marqués comme terminés
Tous	Mémos en cours et terminés

Dans l'agenda

Les mémos datés s'affichent directement dans l'agenda quotidien :

1. Un aperçu du mémo apparaît sur le jour concerné
2. Cliquez dessus pour voir tous les mémos du jour
3. Les mémos en retard sont aussi affichés
4. Vous pouvez créer un nouveau mémo directement depuis cette vue

Planification visuelle

Ajouter une date de début à vos mémos les rend visibles dans l'agenda, ce qui facilite la planification de votre journée.

Depuis un élément téo

Les mémos sont accessibles depuis le menu de chaque élément :

Élément	Accès
Dossier	Menu > Mémos
Groupe	Menu > Mémos
Personne	Menu > Mémos
Société	Menu > Mémos
Facture	Menu > Mémos
Séance	Via le formulaire de la séance

Indicateur visuel

Un indicateur s'affiche dans le menu si des mémos épinglés existent sur l'élément.

Créer un mémo

Depuis le module Mémos

1. Cliquez sur Ajouter un mémo
2. Remplissez le contenu
3. Configurez les options (dates, destinataire...)
4. Enregistrez

info

Un mémo créé depuis le module n'est pas lié à un élément particulier. Il apparaîtra dans vos vues Mémos planifiés (s'il est daté) et Tous mes mémos.

Depuis un dossier/personne/facture...

1. Ouvrez l'élément concerné
2. Menu > Mémos
3. Cliquez sur Ajouter un mémo
4. Remplissez le formulaire
5. Enregistrez

Le mémo sera automatiquement lié à cet élément.

Les champs du mémo

Champ	Description	Obligatoire
Mémo	Contenu textuel du mémo	Oui
Épingler	Afficher en priorité	Non
Mémo confidentiel	Visible uniquement par vous	Non
Type de mémo	Catégorie (si configurée)	Non
Date début	Date de début de la tâche	Non
Date fin	Date d'échéance	Non
Assigner à	Assigner à un collègue	Non

Dater un mémo

Ajouter des dates transforme le mémo en tâche planifiée :

• Il apparaîtra dans la vue Mémos planifiés (colonnes "En retard", "Aujourd'hui" ou "À venir")
• Il sera visible dans l'agenda
• Un indicateur de délai s'affiche (ex: "3 J" = dans 3 jours)

astuce

Un mémo sans date reste accessible dans la vue Tous mes mémos.

Épingler un mémo

Un mémo épinglé reste visible en priorité :

1. Lors de la création ou modification
2. Activez Épingler
3. Le mémo apparaît avec un indicateur 📌
4. Un badge s'affiche dans le menu de l'élément lié

Utilisez l'épinglage pour les informations importantes à garder en vue.

Mémos confidentiels

Un mémo confidentiel est visible uniquement par son auteur et la personne à qui il est assigné :

1. Activez Mémo confidentiel
2. Le mémo affiche un cadenas 🔒
3. Les autres utilisateurs ne voient pas le mémo

info

Si vous assignez un mémo confidentiel à un collègue, celui-ci pourra voir et modifier le contenu du mémo. Les autres utilisateurs n'y auront pas accès.

Assigner un mémo

Pour assigner une tâche à un collègue :

1. Champ Assigner à
2. Sélectionnez le collègue
3. Le mémo apparaîtra dans sa liste de mémos

Le destinataire verra :

• Le mémo dans ses vues Mémos planifiés et Tous mes mémos
• L'avatar de l'auteur pour identifier l'origine

Marquer comme terminé

Quand vous avez traité un mémo :

1. Ouvrez le mémo
2. Cliquez sur le badge Non terminé (qui devient Terminé)
3. Le mémo passe en état terminé

Les mémos terminés :

• Disparaissent de la vue Mémos planifiés
• Restent accessibles dans Tous mes mémos (filtre "Terminés" ou "Tous")
• Peuvent être réactivés si besoin

Types de mémo

Si configurés par l'administrateur, les types de mémo permettent de catégoriser :

• Filtrer les mémos par type
• Identifier rapidement le sujet
• Un label coloré s'affiche sur chaque mémo

Filtrer et trier les mémos

Les deux vues (Mémos planifiés et Tous mes mémos) proposent des filtres pour affiner l'affichage :

Filtre	Description	Disponible dans
Recherche	Recherche dans le contenu des mémos	Les deux vues
Statut	En cours, Terminés ou Tous	Tous mes mémos
Type	Catégorie du mémo	Les deux vues
Créé par	Auteur du mémo	Les deux vues
Assigné à	Destinataire du mémo	Les deux vues
Trier par	Épinglés d'abord, Plus récents, Échéance, Alphabétique	Les deux vues
Créé entre	Période de création du mémo	Tous mes mémos

Le tri par défaut est Épinglés d'abord : les mémos épinglés apparaissent en tête de liste, puis les autres sont triés par date de début (les plus proches d'abord) et date de création.

Cliquez sur Réinitialiser pour supprimer les filtres.

Limite d'affichage

La vue Tous mes mémos affiche au maximum 500 résultats. Si la limite est atteinte, un indicateur apparaît dans le titre de la page. Utilisez les filtres pour affiner votre recherche.

Mémos depuis une séance

Depuis une séance avec plusieurs bénéficiaires, vous pouvez :

1. Créer un mémo pour la séance uniquement
2. Ou l'associer à un ou plusieurs bénéficiaires

Les mémos de la séance s'affichent directement dans le formulaire, avec possibilité de :

• Modifier le contenu en ligne
• Supprimer un mémo
• Ajouter un nouveau mémo

Supprimer des mémos

Supprimer un mémo

1. Ouvrez le mémo
2. Cliquez sur Supprimer
3. Confirmez

Supprimer en masse (mémos terminés)

1. Accédez à Tous mes mémos et filtrez sur "Terminés"
2. Cochez les mémos à supprimer
3. Cliquez sur Supprimer
4. Confirmez

Notes du jour (ancienne version)

Les anciennes "notes du jour" (créées avant la refonte des mémos) sont visibles dans l'agenda et dans les mémos, mais en lecture seule.

Elles sont reconnaissables par un message :

"Note du jour (ancienne version). Pour la modifier ou la supprimer, utilisez l'ancienne interface de l'agenda."

Ces notes ne peuvent être ni modifiées, ni supprimées depuis la nouvelle interface des mémos. L'historique est ainsi préservé.

Permissions

Action	Qui peut la faire
Voir un mémo non confidentiel	Tous les utilisateurs ayant accès à l'élément lié
Voir un mémo confidentiel	L'auteur et la personne assignée uniquement
Modifier	Tout utilisateur pouvant voir le mémo
Supprimer	L'auteur, la personne assignée, ou un super-administrateur
Ajouter un type de mémo	Administrateurs uniquement

Navigation depuis un mémo

Chaque mémo lié à un élément affiche un bouton pour accéder directement à cet élément :

Élément	Bouton
Dossier	"Voir le dossier"
Groupe	"Voir le groupe"
Personne	"Voir le contact"
Société	"Voir la société"
Facture	"Voir la facture"

Les URLs saisies dans le texte d'un mémo sont automatiquement transformées en liens cliquables.

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Soyez concis	Pour comprendre le mémo d'un coup d'œil
Mettez une échéance	Pour ne pas oublier
Épinglez les importants	Pour les garder visibles
Terminez les mémos traités	Pour garder une liste propre
Utilisez les types	Pour retrouver facilement
Assignez si nécessaire	Pour répartir les tâches

Cas d'usage courants

Rappel de relance

Mémo : Pas de nouvelles depuis 2 semaines, rappeler pour fixer le prochain RDV Date début : Aujourd'hui Date fin : Dans 3 jours

Information importante (épinglée)

Mémo : ⚠️ Ne peut venir que le mardi et jeudi après-midi Épingler : Oui

Tâche administrative assignée

Mémo : Attestation de présence à envoyer au prescripteur Date fin : Demain Assigner à : Gestionnaire

Note confidentielle

Mémo : Situation personnelle difficile, adapter le ton Confidentiel : Oui Épingler : Oui