Mémos 📌

Les mémos permettent de noter une information, de planifier une tâche ou de garder un rappel visible dans téo. Ils peuvent rester personnels ou être liés à un dossier, un groupe, une personne, une société, une facture ou une séance.

À quoi servent les mémos ?

Usage	Exemple
Rappel	Relancer un bénéficiaire ou un financeur à une date précise
Note importante	Garder une consigne visible sur une fiche
Tâche à faire	Préparer une pièce, envoyer un document, rappeler un contact
Information à partager	Signaler un point utile à l'équipe sur un dossier
Information confidentielle	Garder une note visible uniquement par vous ou la personne assignée

Accéder aux mémos

Module Mémos

Le module Mémos propose deux vues accessibles depuis le menu latéral :

Mémos planifiés

Cette vue affiche vos mémos datés en trois colonnes :

Colonne	Contenu
En retard	Mémos non terminés dont l'Échéance est passée
Aujourd'hui	Mémos non terminés qui couvrent aujourd'hui
À venir	Mémos non terminés dont la Date de début est à venir. Si seule l'Échéance est renseignée, le mémo apparaît aussi ici tant que cette date est à venir.

info

Seuls les mémos ayant une Date de début ou une Échéance apparaissent dans Mémos planifiés.

Tous mes mémos

Cette vue affiche vos mémos dans une liste. Par défaut, elle affiche les mémos en cours. Vous pouvez basculer entre :

Statut	Contenu
En cours	Mémos non terminés
Terminés	Mémos marqués comme terminés
Tous	Mémos en cours et terminés

Dans l'agenda

Les mémos qui ont une Date de début s'affichent dans l'agenda du conseiller concerné.

• Le bloc du jour affiche un aperçu du premier mémo et une pastille avec le nombre de mémos.
• Cliquez sur l'aperçu ou la pastille pour ouvrir le volet Mémos du ....
• Le bouton Nouveau mémo du volet permet d'ajouter un mémo sur la date affichée.
• Si aucun mémo n'est prévu sur un jour, le bloc Ajouter un mémo crée directement un mémo sur cette date.
• Les mémos en retard sont proposés dans le volet afin de garder les rappels non traités visibles.

Un mémo qui couvre plusieurs jours s'affiche sur chaque jour de sa période. Un mémo qui ne contient qu'une Échéance reste visible dans Mémos planifiés, mais il n'apparaît dans l'agenda que si une Date de début est renseignée.

Agenda d'un collègue

Lorsque vous créez un mémo depuis l'agenda d'un collègue, il est assigné à ce collègue afin d'apparaître dans son agenda.

Depuis un élément téo

Les mémos sont accessibles depuis le menu de chaque élément :

Élément	Accès
Dossier	Menu > Mémos
Groupe	Menu > Mémos
Personne	Menu > Mémos
Société	Menu > Mémos
Facture	Menu > Mémos
Séance	Depuis le formulaire de la séance

Indicateur visuel

Un indicateur s'affiche dans le menu si des mémos épinglés existent sur l'élément.

Mémos d'une société

L'écran Société > Mémos affiche à la fois les mémos rattachés directement à la société et ceux de ses contacts. Le compteur d'épinglés du menu suit la même logique : vous voyez en un seul endroit l'activité « mémos » liée à l'organisation.

Chaque carte de mémo lié à un contact propose un bouton Voir le contact pour rebondir sur sa fiche. Les mémos confidentiels d'autres utilisateurs restent invisibles, conformément aux permissions.

Créer un mémo

Depuis le module Mémos

1. Ouvrez Mémos planifiés.
2. Cliquez sur Ajouter un mémo.
3. Saisissez le contenu.
4. Utilisez les options de la carte si besoin : Catégorie, Planifier, Assigner, Épingler en haut ou Mémo confidentiel.
5. Cliquez sur Créer le mémo.

Un mémo créé depuis le module n'est pas lié à un élément particulier. Il apparaît dans Mémos planifiés s'il est daté et dans Tous mes mémos.

Depuis un dossier, une personne, une facture...

1. Ouvrez l'élément concerné.
2. Menu > Mémos.
3. Cliquez sur Ajouter un mémo.
4. Saisissez le contenu et les options utiles.
5. Cliquez sur Créer le mémo.

Le mémo est automatiquement lié à cet élément.

Depuis une séance

Depuis le formulaire d'une séance, les mémos de la séance s'affichent directement dans la fenêtre. Vous pouvez :

• cliquer sur Ajouter un mémo lorsqu'au moins un mémo existe déjà ;
• créer un mémo lié uniquement à la séance ;
• associer le mémo à un ou plusieurs bénéficiaires de la séance lorsque la liste est proposée ;
• modifier ou supprimer un mémo existant selon vos droits.

Les champs et options du mémo

Champ ou option	Description	Obligatoire
Contenu du mémo	Texte du mémo	Oui
Catégorie	Classement du mémo, si des catégories sont configurées	Non
Date de début	Date à partir de laquelle le mémo est planifié	Non
Échéance	Date limite du mémo	Non
Assigner à	Collaborateur concerné par le mémo	Non
Épingler en haut	Mettre le mémo en priorité dans les listes	Non
Mémo confidentiel	Limiter la visibilité à vous et à la personne assignée	Non

Planifier un mémo

La commande Planifier permet de renseigner une Date de début et/ou une Échéance.

• Avec une Date de début, le mémo apparaît dans l'agenda à partir de cette date.
• Avec une Date de début et une Échéance, il couvre toute la période.
• Avec une Échéance seule, il apparaît dans Mémos planifiés mais pas dans l'agenda.
• Sans date, il reste accessible dans Tous mes mémos.

La carte affiche automatiquement le statut utile : Pour aujourd'hui, le nombre de jours de retard ou Terminé le ....

Épingler un mémo

Un mémo épinglé reste visible en priorité :

1. Ouvrez le mémo ou créez-en un.
2. Activez Épingler en haut.
3. Enregistrez.

Le mémo apparaît avec une icône d'épingle et remonte en tête des listes. Un badge s'affiche aussi dans le menu de l'élément lié.

Mémos confidentiels

Un mémo confidentiel est visible uniquement par son auteur et par la personne à qui il est assigné.

1. Activez Mémo confidentiel.
2. Le mémo affiche un cadenas.
3. Les autres utilisateurs ne voient pas le contenu du mémo.

info

Si vous assignez un mémo confidentiel à un collègue, celui-ci peut voir et modifier le contenu du mémo. Les autres utilisateurs n'y ont pas accès.

Assigner un mémo

Pour assigner une tâche à un collègue :

1. Ouvrez Assigner.
2. Sélectionnez le collaborateur.
3. Enregistrez.

Le mémo apparaît dans ses vues Mémos planifiés et Tous mes mémos. La carte indique aussi Assigné à ....

Marquer comme terminé

Quand un mémo est traité :

1. Ouvrez le mémo.
2. Cliquez sur l'action Marquer comme terminé.
3. Le mémo passe en état terminé.

Les mémos terminés :

• disparaissent de Mémos planifiés ;
• restent accessibles dans Tous mes mémos avec les filtres Terminés ou Tous ;
• peuvent être réactivés avec l'action Réactiver ce mémo.

Catégories de mémo

Si elles sont configurées par l'administrateur, les catégories permettent de :

• filtrer les mémos par sujet ;
• identifier rapidement le type d'information ;
• afficher un libellé sur chaque carte.

Les utilisateurs autorisés peuvent ajouter une catégorie directement depuis la carte avec Nouvelle catégorie....

Filtrer et trier les mémos

Les deux vues proposent des filtres pour affiner l'affichage :

Filtre	Description	Disponible dans
Recherche	Recherche dans le contenu des mémos	Les deux vues
Statut	En cours, Terminés ou Tous	Tous mes mémos
Type	Catégorie du mémo	Les deux vues
Créé par	Auteur du mémo	Les deux vues
Assigné à	Collaborateur assigné	Les deux vues
Trier par	Épinglés d'abord, Plus récents, Échéance, Alphabétique	Tous mes mémos
Créé entre	Période de création du mémo	Tous mes mémos

Le tri par défaut est Épinglés d'abord : les mémos épinglés apparaissent en tête, puis les autres sont triés par date de début et date de création.

Cliquez sur Réinitialiser pour supprimer les filtres.

Limite d'affichage

La vue Tous mes mémos affiche au maximum 500 résultats. Si la limite est atteinte, un indicateur Limite apparaît dans le titre de la page. Utilisez les filtres pour affiner votre recherche.

Supprimer des mémos

Supprimer un mémo

1. Ouvrez le mémo.
2. Cliquez sur Supprimer.
3. Confirmez avec Supprimer.

Supprimer en masse des mémos terminés

1. Accédez à Tous mes mémos et filtrez sur Terminés.
2. Cochez les mémos à supprimer.
3. Cliquez sur Supprimer.
4. Confirmez.

Permissions

Action	Qui peut la faire
Voir un mémo non confidentiel	Les utilisateurs ayant accès à l'élément lié
Voir un mémo confidentiel	L'auteur et la personne assignée
Modifier	Tout utilisateur pouvant voir le mémo
Supprimer	L'auteur, la personne assignée ou un super-administrateur
Ajouter une catégorie	Les utilisateurs autorisés

Navigation depuis un mémo

Chaque mémo lié à un élément affiche un bouton pour accéder directement à cet élément :

Élément	Bouton
Dossier	Voir le dossier
Groupe	Voir le groupe
Personne	Voir le contact
Société	Voir la société
Facture	Voir la facture

Les URLs saisies dans le texte d'un mémo sont automatiquement transformées en liens cliquables.

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Soyez concis	Pour comprendre le mémo d'un coup d'œil
Renseignez une Échéance	Pour suivre les rappels à traiter
Ajoutez une Date de début	Pour faire apparaître le mémo dans l'agenda
Épinglez les informations importantes	Pour les garder visibles
Terminez les mémos traités	Pour conserver une liste claire
Assignez si nécessaire	Pour répartir les tâches

Cas d'usage courants

Rappel de relance

Contenu du mémo : Relancer le bénéficiaire pour fixer le prochain rendez-vous
Date de début : Aujourd'hui
Échéance : Dans 3 jours

Information importante épinglée

Contenu du mémo : Disponibilités à vérifier pour chaque proposition de créneau
Épingler en haut : Oui

Tâche administrative assignée

Contenu du mémo : Attestation de présence à envoyer au financeur
Échéance : Demain
Assigner à : Gestionnaire

Note confidentielle

Contenu du mémo : Information sensible à garder pour le suivi individuel
Mémo confidentiel : Oui
Épingler en haut : Oui