Mémos 📌

Les mémos permettent de noter une information, de planifier une tâche ou de garder un rappel visible dans téo. Ils peuvent rester personnels ou être liés à un dossier, un groupe, une personne, une société, une facture ou une séance.

Une note reste une information. Une tâche (pastille À faire) se planifie, s'assigne et se clôture.

À quoi servent les mémos ?

Usage	Exemple
Rappel	Relancer un bénéficiaire ou un financeur à une date précise
Note importante	Garder une consigne visible sur une fiche
Tâche à faire	Préparer une pièce, envoyer un document, rappeler un contact
Information à partager	Signaler un point utile à l'équipe sur un dossier
Information confidentielle	Garder une note visible uniquement par vous ou la personne assignée

Accéder aux mémos

Module Mémos

Le menu Mémos propose trois vues :

Menu	Contenu
À faire	Vos tâches ouvertes, en kanban
Assignées par moi	Les tâches que vous avez déléguées
Tous mes mémos	Toutes vos notes et tâches, y compris clôturées

À faire

Kanban de vos tâches ouvertes (vous en êtes responsable). Les notes sans pastille À faire n'y apparaissent pas.

Colonne	Contenu
En retard	Échéance passée, ou Date de début passée sans Échéance
Aujourd'hui	Période (Date de début → Échéance) qui couvre aujourd'hui, Date de début aujourd'hui, ou Échéance seule aujourd'hui
À venir	Date de début à venir, ou Échéance seule encore à venir
À planifier	Tâches sans Date de début ni Échéance

Le compteur de chaque colonne indique le total. Si l'affichage est tronqué, le compteur reste complet alors que seules les premières cartes sont affichées. Le bandeau Affichage limité — utilisez les filtres apparaît alors dans la colonne (100 cartes maximum par colonne).

L'action Ajouter une tâche (ou Créer une tâche si la vue est vide) ouvre le formulaire Nouveau mémo déjà en mode À faire.

Assignées par moi

Liste des tâches que vous avez assignées à un collègue. Colonnes Tâche, Assignée à, Type, Échéance, Statut (En retard, Aujourd'hui, À venir, À planifier, Faite).

Une tâche que vous avez créée puis déléguée sort de votre kanban À faire : cette vue ne contient que les tâches dont vous êtes encore le responsable. Pour le suivi binôme ou pendant des congés, utilisez Assignées par moi. Tous mes mémos rassemble vos notes et tâches (auteur ou assigné), y compris clôturées.

Le titre affiche le nombre de tâches en retard lorsqu'il y en a. Cliquez une ligne pour ouvrir le volet Modifier le mémo. La pastille en bas de la carte ouvre l'élément lié (navigation).

Tous mes mémos

Liste de vos mémos. Par défaut : En cours.

Statut	Contenu
En cours	Mémos non clôturés
Terminés ou archivés	Tâches terminées et notes archivées
Tous	Les deux

Dans l'agenda

Dans les vues Jour, Semaine et Semaine multiple, chaque jour affiche un bandeau de mémos.

• S'il y a des mémos ce jour-là : aperçu du premier et une pastille avec le nombre. Cliquez pour ouvrir le volet Mémos du ….
• S'il n'y en a pas : Ajouter un mémo ouvre le formulaire Nouveau mémo pour cette date.
• Le jour en cours peut afficher une pastille supplémentaire pour les tâches en retard.

Dans le volet :

• Note du jour crée une information rattachée à cette journée.
• Tâche à faire crée une tâche due ce jour-là (pastille À faire, Date de début préremplie).
• Les cartes sont regroupées en Informations du jour, Tâches et, s'il y en a, Tâches en retard.
• S'il n'y a rien : Aucun mémo pour cette journée.

Le bandeau du jour reprend le contenu du volet : un mémo modifié, clôturé ou supprimé n'y reste pas affiché.

Pour qu'un mémo apparaisse sur un jour d'agenda, créez-le depuis ce bandeau ou ce volet. Planifier une date depuis À faire place la tâche dans le kanban, pas dans le bandeau.

Agenda d'un collègue

Lorsque vous créez un mémo depuis l'agenda d'un collègue, il est rattaché à la journée de ce collègue.

Depuis un élément téo

Les mémos sont accessibles depuis le menu de chaque élément :

Élément	Accès
Dossier	Menu > Mémos
Groupe	Menu > Mémos
Personne	Menu > Mémos
Société	Menu > Mémos
Facture	Menu > Mémos
Séance	Bouton Mémo (ou Mémos) dans le volet de la séance

Indicateur visuel

Un indicateur s'affiche dans le menu si des mémos épinglés existent sur l'élément.

Mémos d'une société

L'écran Société > Mémos affiche à la fois les mémos rattachés directement à la société et ceux de ses contacts. Le compteur d'épinglés du menu suit la même logique : vous voyez en un seul endroit l'activité « mémos » liée à l'organisation.

Les pastilles en bas de carte ouvrent le contact ou la société concernés — navigation depuis un mémo. Les mémos confidentiels d'autres utilisateurs restent invisibles, conformément aux permissions.

Créer un mémo

Depuis À faire

1. Ouvrez Mémos > À faire.
2. Cliquez sur Ajouter une tâche.
3. Saisissez le contenu.
4. Planifier, Assigner, Catégorie, Épingler en haut ou Mémo confidentiel si besoin.
5. Cliquez sur Créer le mémo.

La tâche apparaît dans À faire selon ses dates, et dans Tous mes mémos.

Depuis un dossier, une personne, une facture...

1. Ouvrez l'élément concerné.
2. Menu > Mémos.
3. Cliquez sur Ajouter un mémo.
4. Saisissez le contenu et les options utiles. Activez la pastille À faire pour en faire une tâche.
5. Cliquez sur Créer le mémo.

Le mémo est automatiquement lié à cet élément.

Si aucun mémo n'est encore présent, l'écran affiche Aucun mémo avec le message Les mémos vous permettent de noter des informations importantes liées à cet élément., et le bouton Ajouter un mémo.

Depuis une séance

1. Ouvrez la séance dans l'agenda.
2. Cliquez sur Mémo (ou Mémos s'il y en a plusieurs). Une pastille indique le nombre de mémos déjà liés.
3. Le volet Mémos de la séance s'ouvre.

Dans ce volet :

• si aucun mémo n'existe encore, le formulaire de création s'affiche directement ;
• s'il existe déjà des mémos, cliquez sur Ajouter un mémo pour en créer un autre ;
• vous pouvez lier le mémo uniquement à la séance, ou cocher un ou plusieurs bénéficiaires de la séance (libellé Associer ce mémo à ce bénéficiaire ou Associer ce mémo à des bénéficiaires) ;
• si aucun bénéficiaire n'est coché, le mémo reste lié uniquement à la séance ;
• vous pouvez modifier ou supprimer un mémo existant selon vos droits.

Les champs et options du mémo

Champ ou option	Description	Obligatoire
Contenu du mémo	Texte du mémo	Oui
À faire	Transforme le mémo en tâche (planification et assignation)	Non
Catégorie	Classement, si des catégories sont configurées	Non
Date de début	Date à partir de laquelle la tâche est planifiée	Non
Échéance	Date limite de la tâche	Non
Assigner à	Collaborateur responsable de la tâche	Non
Épingler en haut	Mettre le mémo en priorité dans les listes	Non
Mémo confidentiel	Limiter la visibilité à vous et à la personne assignée	Non

Planifier et Assigner n'apparaissent que lorsque la pastille À faire est activée. Après création, Enregistrer enregistre les modifications.

Planifier une tâche

Planifier renseigne une Date de début et/ou une Échéance. Ces dates placent la tâche dans les colonnes de À faire :

• Date de début et Échéance : la tâche couvre toute la période dans le kanban.
• Date de début passée sans Échéance : colonne En retard tant qu'elle n'est pas terminée.
• Échéance seule : À faire selon que la date est passée, aujourd'hui ou à venir.
• Sans date : colonne À planifier. Un raccourci Planifier ouvre directement le sélecteur de date.

La carte affiche le statut utile : Pour aujourd'hui, N jour(s) de retard, À planifier, Terminé le … ou Archivé le ….

Pour afficher un mémo sur un jour d'agenda, créez-le depuis le bandeau du jour.

Épingler un mémo

1. Ouvrez le mémo ou créez-en un.
2. Activez Épingler en haut.
3. Enregistrez.

Le mémo apparaît avec une icône d'épingle et remonte en tête des listes. Un badge s'affiche aussi dans le menu de l'élément lié.

Mémos confidentiels

Un mémo confidentiel est visible uniquement par son auteur et par la personne à qui il est assigné.

1. Activez Mémo confidentiel.
2. Le mémo affiche un cadenas.
3. Les autres utilisateurs ne voient pas le contenu du mémo.

info

Si vous assignez un mémo confidentiel à un collègue, celui-ci peut voir et modifier le contenu du mémo. Les autres utilisateurs n'y ont pas accès.

Assigner un mémo

Pour déléguer une tâche (pastille À faire) :

1. Ouvrez Assigner.
2. Sélectionnez le collaborateur (Assigner à).
3. Enregistrez.

La tâche apparaît dans À faire et Tous mes mémos du collègue. Elle quitte votre kanban À faire. Vous la suivez dans Assignées par moi. La carte indique Assigné à ….

Clôturer un mémo

Type	Clôturer	Réouvrir	Mention sur la carte
Tâche (À faire)	Marquer comme terminé	Réactiver cette tâche	Terminé le …
Note	Archiver	Désarchiver	Archivé le …

Les mémos clôturés disparaissent de À faire et restent dans Tous mes mémos (Terminés ou archivés ou Tous).

Catégories de mémo

Si elles sont configurées par l'administrateur, les catégories permettent de filtrer et d'afficher un libellé sur chaque carte.

Les utilisateurs autorisés peuvent ajouter une catégorie depuis la carte avec Nouvelle catégorie....

Filtrer et trier les mémos

Filtre	Description	Disponible dans
Recherche	Contenu des mémos (placeholder Rechercher dans les mémos... ; Rechercher dans les tâches... sur Assignées par moi)	Les trois vues
Statut	En cours / Terminés ou archivés / Tous	Tous mes mémos
Statut	À faire / Faites / Toutes	Assignées par moi
Type	Catégorie	Les trois vues
Créé par	Auteur	À faire, Tous mes mémos
Assigné à	Collaborateur assigné	Tous mes mémos
Assignée à	Collaborateur destinataire	Assignées par moi
Épinglées seulement / Épinglés seulement	Mémos épinglés	Les trois vues
Trier par	Épinglés d'abord, Plus récents, Échéance, Alphabétique	Tous mes mémos
Créé entre	Période de création	Tous mes mémos

À faire ne propose pas Assigné à : la vue ne contient que les tâches dont vous êtes responsable.

Le tri par défaut de Tous mes mémos est Épinglés d'abord.

Cliquez sur Réinitialiser pour supprimer les filtres.

Limite d'affichage

• À faire : 100 cartes par colonne. Bandeau Affichage limité — utilisez les filtres dans la colonne concernée. Affinez les filtres ou consultez Tous mes mémos.
• Tous mes mémos et Assignées par moi : 500 résultats. Un indicateur Limite apparaît dans le titre de la page.

Supprimer un mémo

1. Ouvrez le mémo.
2. Cliquez sur Supprimer.
3. Confirmez dans Supprimer ce mémo ? avec Supprimer.

Permissions

Action	Qui peut la faire
Voir un mémo non confidentiel	Les utilisateurs ayant accès à l'élément lié
Voir un mémo confidentiel	L'auteur et la personne assignée
Modifier	Tout utilisateur pouvant voir le mémo
Supprimer	L'auteur, la personne assignée ou un super-administrateur
Ajouter une catégorie	Les utilisateurs autorisés

Navigation depuis un mémo

Chaque mémo lié à un élément affiche une pastille en bas de la carte. Le texte est l'identité de l'élément. Un clic l'ouvre — y compris depuis un volet (Modifier le mémo, Mémos du …, Mémos de la séance).

Élément	Texte de la pastille
Dossier	# numéro, nom et prénom
Groupe	Nom du groupe
Personne	Nom et prénom
Société	Nom de la société
Facture	Facture suivi du numéro
Séance	Séance du suivi de la date, et de l'objet s'il y en a un
Journée d'agenda	Date du jour ; le nom du collègue s'ajoute si ce n'est pas votre agenda

Un mémo peut porter plusieurs pastilles (dossier et séance, ou journée d'agenda en plus d'un autre élément).

Les URLs saisies dans le texte d'un mémo deviennent des liens cliquables.

Cas d'usage courants

Note visible le jour J dans l'agenda

Depuis Agenda > Semaine, cliquez sur Ajouter un mémo (ou Note du jour dans le volet). La note s'affiche dans le bandeau de ce jour.

Tâche à traiter aujourd'hui

Pastille À faire : Oui
Date de début : Aujourd'hui
Échéance : Dans 3 jours

La tâche apparaît dans À faire > Aujourd'hui.

Information importante épinglée

Contenu du mémo : Disponibilités à vérifier pour chaque proposition de créneau
Épingler en haut : Oui

Tâche administrative assignée

Pastille À faire : Oui
Échéance : Demain
Assigner à : Gestionnaire

Vous la suivez dans Assignées par moi.

Note confidentielle

Contenu du mémo : Information sensible à garder pour le suivi individuel
Mémo confidentiel : Oui
Épingler en haut : Oui