L'envoi de mail

Le système d'envoi d'emails depuis téo répond à deux défis majeurs :

• Assurer la sécurité de votre mail (contenu, autorisation et authentification de l'expéditeur et du destinataire).
• Garantir que votre mail parvient bien à votre destinataire ("la délivrabilité").

Par défaut : les emails sont envoyés avec notre adresse mail

Vous envoyez vos mails téo en utilisant notre adresse d'envoi "mail@teoapp.fr". En revanche, votre email est utilisée en tant qu'expéditeur.

Quand votre destinataire clique sur répondre, c'est bien votre adresse (celle entrée dans votre fiche annuaire téo) qui s'inscrit automatiquement dans le champ du destinataire.

Si vous utilisez un compte mail qui utilise l'extension générique d'un fournisseur, comme par exemple gmail, yahoo, hotmail, orange etc... et non un nom de domaine, c'est aujourd'hui la seule possibilité d'envoi d'emails depuis téo.

Si vous possédez un nom de domaine (le nom de votre société est contenue dans votre adresse (par exemple monnom@maboite.com), vous pouvez alors personnaliser votre adresse d'envoi. Cette configuration est à privilégier quand cela est possible.

Envoi personnalisé : les emails sont envoyés avec votre adresse mail

Si vous utilisez un nom de domaine personnalisé (par exemple monnom@maboite.com), nous pouvons envoyer des emails via téo en utilisant votre adresse mail : cette fois, c'est bien votre adresse mail (toujours celle qui est renseignée dans votre fiche annuaire) qui apparaît comme la seule adresse d'expéditeur. Le destinataire peut répondre en cliquant simplement sur répondre.

Nom de domaine ?

Vous utilisez un nom de domaine quand votre adresse mail après le @ est personnalisée et qu'elle contient votre "marque", souvent le nom de votre société. Le nom de domaine est également utilisé pour accéder à votre site internet, et participe à la crédibilité ainsi qu'à l'image de marque de votre entreprise sur internet.

C'est plus "pro" mais les différentes étapes de l'envoi et de la réception du mail sont plus sécurisées. Aussi, afin de maintenir un niveau de sécurité et de délivrabilité maximum, il est nécessaire de nous autoriser à envoyer des mails en votre nom. Pour cela, il faut configurer votre nom de domaine.

Configurer votre SPF et nous dire que tout est ok

Le SPF (Sender Policy Framework) est une méthode de validation des messageries. Il contient une liste de serveurs de messagerie autorisés. Demandez à votre hébergeur ou votre informaticien d'ajouter include:_spf.teoapp.fr à la configuration SPF de votre nom de domaine.

Une fois que votre SPF est bien configuré et qu'il autorise téo à envoyer des mails en votre nom, il est nécessaire de nous prévenir, via votre SAV, afin que nous activions la demande d'autorisation de notre côté. N'oubliez pas cette dernière étape !

Le SPF en image

Lorsque qu'un email parvient chez un destinataire le filtre spam de ce dernier vérifie la configuration SPF liée au nom de domaine de l'expéditeur (ex: maboite.com) pour s'assurer que le serveur email expéditeur est autorisé à envoyer des emails avec ce nom de domaine.

Délivrabilité attention à votre DKIM et DMARC

DKIM et DMARC sont deux autres protocoles permettant de vérifier l'identité des expéditeurs. Demandez à votre informaticien d'assurer leur bonne configuration afin de permettra l'équilibre entre les nécessités de sécurité et de délivrabilité de vos emails envoyés depuis téo.

La messagerie électronique Yopmail (générateur d'emails provisoires et jetables) permet de vérifier que les trois protocoles (SPF, DKIM, DMARC) sont bien en place. N'hésitez pas à envoyer des mails de tests depuis téo vers une adresse test@yopmail.com. En cliquant sur l'icône "délivrabilité", la messagerie vous indiquera si les trois protocoles sont ok. Le protocole DMARC décide du passage ou non d’un message en fonction de l’alignement des protocoles SPF et DKIM.

Envoyer des mails types

Un outil d'envoi d'emails est accessible depuis la plupart des écrans de saisie (le dossier, la fiche personne de l'annuaire, la facture, l'affaire...)

Cliquer sur la fonctionnalité Envoyer un email provoque l'ouverture d'un pad. L'adresse mail du destinataire peut être déjà inscrite dans le champ du destinataire si téo l'a trouvé. Les noms des personnes ou des sociétés liées au bénéficiaire sont proposés par défaut. Il est alors aisé de les choisir afin de les inscrire en destinataire, copie ou copie cachée.

Des modèles d' emails sont paramétrés par défaut et permettent un envoi à la fois automatisé et personnalisé.

Il est possible d'associer n'importe quel type de document au mail et de conserver l'historique des envois, disponible depuis l'écran Historique.

alerte réponse

L'expéditeur est automatiquement ajouté au mail par téo. Téo va alors chercher l'adresse mail de l'utilisateur. Ce dernier reçoit la réponse dans sa messagerie habituelle.

Changement d'adresse mail

L'outil de mail est lié à l'adresse de l'utilisateur. Aussi, en cas de changement d'adresse mail de l'utilisateur dans téo, l'outil d'envoi d'email se bloque. Il sera alors demandé à l'utilisateur de créer un nouveau mot de passe pour se connecter à nouveau.

Les pièces jointes

• Il est possible de cocher n'importe quel document relié au dossier du bénéficiaire afin de l'envoyer en pièce jointe.
• Le poids ne doit pas excéder 5 MO (5000 KO)
• Dans l'historique, le nom de la PJ est associé à l'envoi