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Partager des mémos

Rendez vos notes visibles à l'équipe pour faciliter la collaboration et le partage d'informations importantes.

Objectif​

Maîtriser le partage de mémos pour permettre à toute l'équipe d'accéder aux informations importantes.

Créer un mémo partagé​

Lors de la création​

Quand vous créez un nouveau mémo :

  1. Rédigez votre mémo (titre et contenu)
  2. Cochez "Partager avec l'équipe" ou sélectionnez "Visibilité : Partagé"
  3. Enregistrez le mémo

Résultat : Tous les utilisateurs autorisés peuvent maintenant voir ce mémo.

Visibilité par défaut​

Selon votre configuration, vous pouvez définir :

  • Visibilité par défaut : privé ou partagé
  • Rappel : téo peut vous rappeler de choisir la visibilité si vous oubliez

Modifier la visibilité d'un mémo existant​

Rendre un mémo privé → partagé​

Pour partager un mémo qui était privé :

  1. Ouvrez le mémo à modifier
  2. Cliquez sur "Modifier"
  3. Changez la visibilité de "Privé" à "Partagé"
  4. Enregistrez les modifications

Le mémo devient visible par toute l'équipe.

Rendre un mémo partagé → privé​

Pour rendre privé un mémo qui était partagé :

  1. Ouvrez le mémo à modifier
  2. Cliquez sur "Modifier"
  3. Changez la visibilité de "Partagé" à "Privé"
  4. Enregistrez les modifications

Le mémo n'est plus visible que par vous.

Modification de visibilité

Seul l'auteur du mémo ou un administrateur peut généralement modifier la visibilité d'un mémo.

Notifications​

Nouveau mémo partagé​

Quand un mémo partagé est créé :

  • Notification : les membres de l'équipe peuvent recevoir une notification
  • Type : email ou notification in-app selon votre configuration
  • Contenu : titre du mémo, auteur, objet concerné

Modification d'un mémo partagé​

Quand un mémo partagé est modifié :

  • Notification : les membres de l'équipe peuvent être notifiés
  • Utile pour : suivre les mises à jour importantes

Désactiver les notifications​

Si vous recevez trop de notifications :

  • Paramètres : configurez vos préférences de notification dans votre profil
  • Filtres : choisissez les types de notifications à recevoir

Droits d'accès​

Qui peut voir les mémos partagés ?​

Les mémos partagés sont visibles par :

  • Tous les utilisateurs ayant accès à l'objet concerné
  • Exemple : un mémo partagé sur un dossier est visible par tous les utilisateurs ayant accès à ce dossier

Restrictions possibles​

Selon votre configuration, certains mémos partagés peuvent être :

  • Visibles uniquement par certains groupes : selon les droits d'accès
  • Visibles uniquement par certains centres : selon le rattachement
  • Visibles uniquement par certains rôles : selon les permissions

Bonnes pratiques​

Pour le partage efficace​

Partagez les informations importantes

Utilisez les mémos partagés pour des informations importantes que toute l'équipe doit connaître : points d'attention, préférences du bénéficiaire, relances prévues, etc.

Gardez les notes personnelles privées

Utilisez les mémos privés pour vos notes personnelles de suivi qui n'ont pas besoin d'être partagées avec l'équipe.

Pour la collaboration​

Documentez les échanges importants

Après un échange significatif avec un bénéficiaire, créez un mémo partagé pour informer l'équipe de l'évolution de la situation.

Utilisez des titres clairs

Utilisez des titres descriptifs qui permettent à l'équipe d'identifier rapidement le contenu du mémo sans l'ouvrir.

Cas d'usage​

Point d'attention partagé​

Exemple : Situation fragile d'un bénéficiaire

  • Titre : "Point d'attention - Situation fragile"
  • Contenu : "Le bénéficiaire traverse une période difficile. Être particulièrement à l'écoute lors des prochains rendez-vous. Ne pas insister sur les objectifs professionnels pour le moment."
  • Visibilité : Partagé
  • Utilité : Toute l'équipe est informée et peut adapter son approche

Historique d'équipe​

Exemple : Échanges avec un bénéficiaire

  • Titre : "Appel téléphonique du 15/01"
  • Contenu : "Échange avec le bénéficiaire concernant son projet professionnel. Intéressé par une formation en comptabilité. À relancer dans 2 semaines. Contact préféré : email."
  • Visibilité : Partagé
  • Utilité : Toute l'équipe connaît l'historique des échanges

Relance prévue​

Exemple : Action à faire

  • Titre : "Relance prévue le 20/01"
  • Contenu : "Relancer le bénéficiaire concernant sa demande de convention. Contact : email ou téléphone. Si pas de réponse, envoyer un courrier."
  • Visibilité : Partagé
  • Utilité : Plusieurs personnes peuvent effectuer la relance si nécessaire

Information importante​

Exemple : Préférences de contact

  • Titre : "Information importante - Préférences de contact"
  • Contenu : "Le bénéficiaire préfère être contacté le matin entre 9h et 12h. Ne pas appeler l'après-midi. Email également accepté."
  • Visibilité : Partagé
  • Utilité : Toute l'équipe respecte les préférences du bénéficiaire

Pour aller plus loin​

Guide : Utiliser les mémos Guide : Enrichir une fiche personne Guide : Compléter un dossier Référence : Gestion mémos

Prochaines étapes​

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