Compléter un dossier

Renseignez toutes les informations d'un dossier : financement, prescripteur, contacts, objectifs pour un suivi optimal.

Objectif

Maîtriser le complément d'un dossier avec toutes les informations nécessaires pour le suivi administratif, la facturation et l'accompagnement.

Accéder au dossier

Méthode 1 : Depuis Production

1. Allez dans Production (barre de navigation principale)
2. Recherchez le dossier :
   • Par numéro de dossier
   • Par nom du bénéficiaire
   • Par prestation
   • Par statut
3. Cliquez sur le numéro ou le nom du dossier
4. Le dossier s'ouvre en mode consultation

Méthode 2 : Depuis l'annuaire

1. Ouvrez la fiche du bénéficiaire dans l'annuaire
2. Allez dans l'onglet "Dossiers"
3. Cliquez sur le dossier souhaité

Informations à compléter

Financement

Le financement est essentiel pour la facturation. Renseignez :

Convention de financement :

• Convention : sélectionnez la convention applicable
  • Si elle n'existe pas, créez-la d'abord dans Admin > Conventions
• Période de validité : dates de début et fin de la convention
• Nombre d'heures financées : nombre d'heures prévues dans la convention

Financeur principal :

• Financeur : organisme ou entreprise qui finance la prestation
  • Exemples : OPCO, France Travail (anciennement Pôle Emploi), entreprise, particulier
• Type de financement : public, privé, mixte

Co-financeurs éventuels :

• Si plusieurs financeurs participent au financement
• Répartition des montants entre financeurs

Montant prévisionnel :

• Montant total : montant prévu pour la prestation
• Tarif horaire : si applicable
• Forfait : si la prestation est facturée au forfait

Guide : Lier une convention Référence : Financement dossier

Contacts

Les contacts permettent de savoir qui contacter pour le suivi du dossier.

Prescripteur :

• Qui a orienté le bénéficiaire vers vos services
• Exemples : conseiller France Travail (anciennement Pôle Emploi), travailleur social, médecin du travail
• Sa fiche doit être créée dans l'annuaire (type "Prescripteur")

Employeur :

• Entreprise du bénéficiaire (si salarié)
• Utile pour les formations en entreprise ou les stages
• La fiche société doit être créée dans l'annuaire

Tuteur :

• Référent en entreprise (pour les stages, alternances)
• Personne qui accompagne le bénéficiaire dans l'entreprise
• Sa fiche doit être créée dans l'annuaire

Gestionnaire :

• Contact administratif chez votre client (si applicable)
• Personne à contacter pour les questions administratives
• Sa fiche doit être créée dans l'annuaire

Donneur d'ordre :

• Société qui commande la prestation
• Peut être différent du financeur
• Sa fiche doit être créée dans l'annuaire et typée comme "Donneur d'ordre"

Dates clés

Date d'entrée :

• Date de début du parcours
• S'inscrit automatiquement dès que le premier rendez-vous est planifié
• Peut être modifiée manuellement

Date de fin prévisionnelle :

• Date estimée de fin du parcours
• S'inscrit automatiquement dès que la dernière séance est planifiée
• Utile pour le suivi et la planification

Date de sortie réelle :

• Date effective de fin du parcours
• À renseigner lors de la clôture du dossier
• Peut être différente de la date prévisionnelle

Objectifs

Décrivez les objectifs du parcours pour guider l'accompagnement :

Objectifs professionnels :

• Évolution de carrière souhaitée
• Changement de poste ou de secteur
• Reconversion professionnelle

Compétences à acquérir :

• Savoirs : connaissances théoriques
• Savoir-faire : compétences pratiques
• Savoir-être : compétences comportementales

Résultats attendus :

• Livrables : documents à produire (CV, projet professionnel, etc.)
• Certifications : diplômes ou certifications visées
• Objectifs quantifiables : indicateurs de réussite

Onglets du dossier

Le dossier comporte plusieurs onglets pour organiser les informations :

Informations générales

Récapitulatif des données principales :

• Identité du bénéficiaire
• Prestation et dates
• Contacts principaux
• Statut du dossier

Séances / Planning

Liste des rendez-vous :

• Séances programmées : rendez-vous à venir
• Séances réalisées : séances validées
• Séances annulées : séances annulées ou reportées
• Vue calendaire : visualisation du planning

Actions possibles :

• Créer une nouvelle séance
• Modifier une séance existante
• Émarger une séance
• Annuler ou reporter une séance

Référence : Prestations dossier Guide : Planifier les prestations

Documents

Pièces jointes au dossier :

• Conventions de financement
• Pièces justificatives
• Documents produits par le bénéficiaire
• Courriers et emails

Actions possibles :

• Ajouter un document
• Consulter un document
• Supprimer un document
• Générer un document avec téo edit

Guide : Gérer les documents Guide : Ajouter un document

Événements

Étapes marquantes du parcours :

• Entrée dans le parcours
• Sortie du parcours
• Abandon
• Changement de statut
• Autres événements significatifs

Actions possibles :

• Déclencher un événement
• Consulter l'historique des événements
• Modifier un événement

Guide : Événements dossier

Mémos

Notes et commentaires :

• Commentaires internes de l'équipe
• Historique des échanges
• Points d'attention
• Relances prévues

Actions possibles :

• Créer un mémo
• Partager un mémo avec l'équipe
• Consulter l'historique des mémos

Guide : Utiliser les mémos

Modifier un dossier

Pour modifier les informations d'un dossier :

1. Ouvrez le dossier en mode consultation
2. Cliquez sur "Modifier" en haut de la page
3. Modifiez les champs souhaités
4. Enregistrez les modifications

Modification des informations essentielles

Certaines informations (bénéficiaire, prestation) peuvent nécessiter des droits spécifiques pour être modifiées. Contactez votre administrateur si nécessaire.

Bonnes pratiques

Pour un suivi efficace

Complétez progressivement

Complétez le dossier au fur et à mesure. Seules les informations essentielles sont obligatoires au départ. Vous pouvez enrichir le dossier au fil du parcours.

Documentez les échanges importants

Ajoutez un mémo après chaque échange significatif (appel, rendez-vous, email important) pour garder une trace de l'historique.

Pour la facturation

Renseignez le financement dès le début

Si vous connaissez le financeur et la convention, renseignez-les dès la création du dossier pour faciliter la facturation ultérieure.

Vérifiez les montants

Avant de facturer, vérifiez que les montants prévisionnels correspondent bien aux séances réalisées.

Pour aller plus loin

Guide : Planifier les séances Guide : Lier une convention Guide : Déclencher des événements Guide : Gérer les documents Référence : Détail dossier Référence : Financement dossier

Prochaines étapes

• Planifier les séances
• Lier une convention
• Déclencher des événements
• Gérer les documents