Enrichir une fiche personne
Complétez une fiche personne existante avec des informations détaillées, des documents, un historique et des notes pour en faire un outil de suivi complet.
Objectif
Maîtriser l'enrichissement d'une fiche personne : ajouter des informations complémentaires, gérer les documents, suivre le parcours et utiliser les mémos.
Accéder à la fiche
- Recherchez la personne dans l'annuaire (recherche simple ou avancée)
- Cliquez sur son nom dans les résultats
- La fiche complète s'ouvre en consultation
Pour modifier, cliquez sur le bouton "Modifier" en haut de la fiche.
Informations complémentaires
Onglet "Informations" / "État civil"
Cliquez sur "Modifier" pour ajouter ou compléter :
Situation personnelle :
- Situation familiale : célibataire, marié(e), pacsé(e), divorcé(e), veuf(ve)
- Nationalité
- Numéro de sécurité sociale
- Situation professionnelle : salarié, demandeur d'emploi, étudiant, retraité, etc.
Formation et compétences :
- Niveau d'études : diplômes obtenus
- Compétences : domaines de compétence
- Langues parlées
Préférences de contact :
- Moyen de contact préféré : email, téléphone, courrier
- Horaires de contact : créneaux où la personne est joignable
- Interdictions : ne pas appeler, ne pas envoyer d'emails, etc.
Onglet "Coordonnées"
Ajoutez des coordonnées supplémentaires :
- Adresses multiples : domicile, travail, autre
- Téléphones : fixe, mobile, autre
- Emails : principal, secondaire
- Réseaux sociaux : LinkedIn, etc. (si champs disponibles)
Parcours professionnel et de formation
Onglet "Parcours"
Renseignez le parcours professionnel et de formation de la personne :
Formations suivies :
- Date : période de formation
- Organisme : centre de formation
- Intitulé : nom de la formation
- Durée : nombre d'heures
- Diplôme obtenu : certification, titre professionnel, etc.
Expériences professionnelles :
- Période : dates de début et fin
- Entreprise : nom de l'employeur
- Poste : fonction occupée
- Description : missions principales
Compétences et certifications :
- Compétences métier
- Certifications : permis, habilitations, etc.
- Niveau de maîtrise
Référence : Parcours personne
Documents liés
Onglet "Documents"
Ajoutez des documents liés à cette personne :
Types de documents courants :
- CV : curriculum vitae
- Pièce d'identité : copie de carte d'identité ou passeport
- Justificatifs : attestations, certificats
- Contrats : contrats de travail, conventions
- Attestations : attestations de formation, de stage
Comment ajouter un document :
- Cliquez sur "+ Ajouter un document" ou "Nouveau document"
- Téléchargez le fichier depuis votre ordinateur
- Renseignez :
- Titre : nom du document
- Type : CV, pièce d'identité, contrat, etc.
- Date : date du document
- Commentaire : notes additionnelles
- Enregistrez
Les documents sont stockés de manière sécurisée et accessibles à tous les utilisateurs autorisés.
Guide : Ajouter un document Référence : Documents personne
Mémos et notes
Onglet "Mémos"
Ajoutez des notes et remarques sur la personne :
Types de mémos :
- Commentaires internes : notes pour l'équipe
- Historique des échanges : résumé des contacts
- Points d'attention : informations importantes à retenir
- Relances : dates de relances prévues
- Événements : informations sur des événements particuliers
Créer un mémo :
- Cliquez sur "+ Nouveau mémo" ou "Ajouter une note"
- Rédigez votre note :
- Titre : sujet du mémo
- Contenu : texte libre (support du formatage si disponible)
- Date : date du mémo
- Auteur : votre nom (automatique)
- Visibilité :
- Privé : visible uniquement par vous
- Partagé : visible par l'équipe
- Enregistrez
Les mémos apparaissent dans l'ordre chronologique (plus récents en premier).
Guide : Utiliser les mémos Guide : Partager les mémos Référence : Mémos personne
Historique et suivi
Onglet "Historique" / "Activité"
Consultez l'historique complet des interactions :
- Dossiers : tous les dossiers liés à cette personne
- Séances : historique des rendez-vous et séances
- Documents : documents créés ou modifiés
- Mémos : notes ajoutées au fil du temps
- Factures : factures liées (si applicable)
- Emails/SMS : historique des communications
Onglet "Dossiers"
Voir tous les dossiers associés à cette personne :
- Dossiers en cours : actifs
- Dossiers terminés : archivés
- Statut : état de chaque dossier
- Actions rapides : créer un nouveau dossier, ouvrir un dossier existant
Bonnes pratiques
Pour un suivi efficace
Complétez la fiche au fur et à mesure de vos échanges avec la personne. Pas besoin de tout remplir d'un coup, mais chaque information ajoutée enrichit le suivi.
Ajoutez un mémo après chaque échange significatif (appel, rendez-vous, email important) pour garder une trace de l'historique.
Utilisez des titres clairs pour vos documents et renseignez le type pour faciliter les recherches ultérieures.
Pour la conformité RGPD
Les informations personnelles (numéro de sécurité sociale, pièces d'identité) sont sensibles. Assurez-vous que seuls les utilisateurs autorisés y ont accès.
En cas de demande de suppression de données, contactez votre administrateur qui pourra procéder à l'anonymisation de la fiche.
Cas particuliers
Personne ressource
Pour une personne ressource, des champs spécifiques sont disponibles :
- Date de validité : période pendant laquelle elle accepte d'être référente
- Maximum annuel : nombre de sollicitations acceptées par an
- Métier : métier de référence
- Secteur d'activité : secteur du métier
Bénéficiaire avec dossier
Si la personne a un dossier en cours :
- Le parcours du dossier apparaît dans l'onglet "Dossiers"
- Les séances planifiées sont visibles
- Les documents du dossier peuvent être consultés depuis la fiche personne
Pour aller plus loin
Guide : Créer une fiche personne Guide : Lier des contacts Guide : Créer un dossier Référence : Fiche personne Référence : Parcours personne
Prochaines étapes
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