Utiliser les mémos

Ajoutez des notes contextuelles sur vos fiches pour garder trace d'informations importantes et faciliter le suivi.

Objectif

Maîtriser l'utilisation des mémos pour documenter les échanges, noter des points d'attention et partager des informations avec l'équipe.

Qu'est-ce qu'un mémo ?

Un mémo est un post-it numérique que vous pouvez ajouter sur différents objets de téo :

• Personne : notes sur une fiche personne
• Dossier : suivi d'un parcours
• Facture : informations sur une facture
• Groupe : notes sur un groupe
• Société : informations sur une structure
• Etc.

Les mémos permettent de :

• Documenter les échanges : garder une trace des conversations et rendez-vous
• Noter des points d'attention : informations importantes à retenir
• Partager des informations : rendre des notes visibles à l'équipe
• Créer un historique : suivre l'évolution d'une situation

Créer un mémo

Depuis n'importe quelle fiche

1. Ouvrez la fiche concernée (personne, dossier, facture, etc.)
2. Allez dans la section "Mémos" ou l'onglet "Mémos"
3. Cliquez sur "+ Nouveau mémo" ou "Ajouter un mémo"
4. Le formulaire de création s'ouvre

Renseigner le mémo

Titre :

• Sujet : titre du mémo (obligatoire)
  • Exemples : "Appel du 15/01", "Point d'attention", "Relance prévue"
• Utilisez un titre descriptif pour identifier rapidement le mémo

Contenu :

• Texte libre : rédigez votre note
• Formatage : support du formatage si disponible (gras, italique, listes)
• Longueur : pas de limite de longueur, soyez aussi détaillé que nécessaire

Date :

• Date du mémo : date à laquelle le mémo a été créé (par défaut : aujourd'hui)
• Peut être modifiée pour des notes rétroactives

Visibilité :

• Privé : visible uniquement par vous
• Partagé : visible par toute l'équipe (selon les droits d'accès)

Enregistrer le mémo

1. Vérifiez toutes les informations saisies
2. Cliquez sur "Enregistrer" ou "Créer le mémo"
3. Le mémo est ajouté à la liste des mémos
4. Il apparaît dans l'ordre chronologique (plus récents en premier)

Visibilité des mémos

Mémo privé

Caractéristiques :

• Visible uniquement par vous : personne d'autre ne peut le voir
• Utile pour : notes personnelles, rappels privés, informations confidentielles

Quand l'utiliser :

• Notes personnelles de suivi
• Rappels privés
• Informations que vous ne souhaitez pas partager

Mémo partagé

Caractéristiques :

• Visible par toute l'équipe : tous les utilisateurs autorisés peuvent le consulter
• Utile pour : informations importantes à partager, historique d'équipe

Quand l'utiliser :

• Points d'attention importants
• Historique des échanges avec le bénéficiaire
• Informations que toute l'équipe doit connaître
• Relances prévues

Guide : Partager les mémos

Utilisation courante

Points d'attention

Exemple :

• Titre : "Point d'attention - Situation fragile"
• Contenu : "Le bénéficiaire traverse une période difficile. Être particulièrement à l'écoute lors des prochains rendez-vous."
• Visibilité : Partagé

Historique des échanges

Exemple :

• Titre : "Appel téléphonique du 15/01"
• Contenu : "Échange avec le bénéficiaire concernant son projet professionnel. Intéressé par une formation en comptabilité. À relancer dans 2 semaines."
• Visibilité : Partagé

Rappels

Exemple :

• Titre : "Relance prévue le 20/01"
• Contenu : "Relancer le bénéficiaire concernant sa demande de convention. Contact : email ou téléphone."
• Visibilité : Privé ou Partagé selon le contexte

Remarques importantes

Exemple :

• Titre : "Information importante"
• Contenu : "Le bénéficiaire préfère être contacté le matin. Ne pas appeler l'après-midi."
• Visibilité : Partagé

Consulter les mémos

Liste des mémos

Dans l'onglet "Mémos" d'une fiche :

• Chronologie : tous les mémos dans l'ordre chronologique
• Du plus récent au plus ancien : les derniers mémos apparaissent en premier
• Informations affichées :
  • Titre
  • Date
  • Auteur
  • Extrait du contenu
  • Visibilité (privé/partagé)

Détails d'un mémo

Pour voir le contenu complet d'un mémo :

1. Cliquez sur le mémo dans la liste
2. Le contenu complet s'affiche
3. Vous pouvez voir :
   • Titre complet
   • Contenu détaillé
   • Date et heure de création
   • Auteur
   • Visibilité

Modifier un mémo

Pour modifier un mémo existant :

1. Cliquez sur le mémo à modifier
2. Cliquez sur "Modifier" ou utilisez le menu contextuel
3. Modifiez le titre, le contenu ou la visibilité
4. Enregistrez les modifications

Historique : Les modifications sont généralement tracées avec la date et l'auteur.

Supprimer un mémo

Pour supprimer un mémo :

1. Cliquez sur le mémo à supprimer
2. Cliquez sur "Supprimer" ou utilisez le menu contextuel
3. Confirmez la suppression

Suppression

Seul l'auteur du mémo ou un administrateur peut généralement supprimer un mémo. Les mémos partagés peuvent nécessiter des droits spécifiques.

Notifications

Si les notifications sont activées :

Nouveau mémo partagé :

• Les membres de l'équipe peuvent recevoir une notification
• Email ou notification in-app selon votre configuration

Modification d'un mémo :

• Notification si le mémo est partagé et modifié
• Permet de suivre les mises à jour importantes

Bonnes pratiques

Pour un suivi efficace

Documentez régulièrement

Ajoutez un mémo après chaque échange significatif (appel, rendez-vous, email important) pour garder une trace de l'historique.

Utilisez des titres clairs

Utilisez des titres descriptifs qui permettent d'identifier rapidement le contenu du mémo sans l'ouvrir.

Pour le partage

Partagez les informations importantes

Utilisez les mémos partagés pour des informations importantes que toute l'équipe doit connaître (points d'attention, préférences du bénéficiaire, etc.).

Gardez les notes personnelles privées

Utilisez les mémos privés pour vos notes personnelles de suivi qui n'ont pas besoin d'être partagées.

Cas particuliers

Mémo avec date future

Pour planifier un rappel :

1. Créez un mémo avec une date future
2. Titre : "Relance prévue le [date]"
3. Contenu : détaillez ce qui doit être fait
4. Visibilité : Partagé si plusieurs personnes doivent être au courant

Mémo récurrent

Pour des informations qui doivent être rappelées régulièrement :

1. Créez un mémo avec les informations importantes
2. Visibilité : Partagé
3. Référencez-le dans les commentaires des séances si nécessaire

Mémo avec lien vers autre objet

Dans le contenu d'un mémo, vous pouvez référencer :

• Autres mémos : créer des liens entre les mémos
• Documents : référencer des documents liés
• Séances : mentionner des séances spécifiques

Pour aller plus loin

Guide : Partager les mémos Guide : Enrichir une fiche personne Guide : Compléter un dossier Référence : Gestion mémos

Prochaines étapes

• Partager les mémos
• Enrichir une fiche personne
• Compléter un dossier