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Consulter les documents

Visualisez et gérez tous les documents liés à un objet métier (dossier, personne, facture, etc.).

Objectif​

Maîtriser la consultation et la gestion des documents associés aux différents objets de téo.

Accéder aux documents​

Depuis un dossier​

  1. Ouvrez le dossier du bénéficiaire
  2. Allez dans l'onglet "Documents"
  3. Liste complète des documents liés au dossier s'affiche

Depuis une fiche personne​

  1. Ouvrez la fiche de la personne dans l'annuaire
  2. Allez dans l'onglet "Documents"
  3. Tous les documents liés à cette personne sont visibles

Depuis une facture​

  1. Ouvrez la facture dans le module Facturation
  2. Allez dans l'onglet "Documents" ou "Pièces jointes"
  3. Documents associés à la facture s'affichent

Visualiser un document​

Méthode 1 : Visualisation intégrée​

  1. Cliquez sur le document dans la liste
  2. Le document s'ouvre dans un visualiseur intégré :
    • PDF : affichage direct dans le navigateur
    • Images : affichage en grand format
    • Autres : téléchargement ou ouverture dans une nouvelle fenêtre

Méthode 2 : Téléchargement​

  1. Cliquez sur le document
  2. Utilisez le menu contextuel ou cliquez sur "Télécharger"
  3. Le fichier est téléchargé sur votre ordinateur
  4. Ouvrez-le avec votre application habituelle

Méthode 3 : Nouvel onglet​

  1. Clic droit sur le document
  2. Sélectionnez "Ouvrir dans un nouvel onglet"
  3. Le document s'ouvre dans un nouvel onglet du navigateur

Informations affichées​

Pour chaque document, vous voyez :

Informations de base :

  • Titre : nom du document
  • Type : catégorie du document
  • Date : date du document
  • Taille : taille du fichier

Métadonnées :

  • Auteur : qui a ajouté le document
  • Date d'ajout : quand le document a été uploadé
  • Commentaire : notes additionnelles

Actions disponibles :

  • Visualiser : ouvrir le document
  • Télécharger : télécharger le fichier
  • Modifier : changer les informations
  • Supprimer : retirer le document
  • Partager : envoyer par email ou créer un lien

Rechercher un document​

Recherche simple​

Dans l'onglet Documents :

  1. Utilisez la barre de recherche en haut de la liste
  2. Tapez un mot-clé :
    • Nom du document
    • Type de document
    • Date
  3. Les résultats s'affichent en temps réel

Filtres avancés​

Pour affiner la recherche :

  1. Cliquez sur "Filtres" ou utilisez les options de filtrage
  2. Filtrez par :
    • Type : voir uniquement un type de document
    • Date : documents d'une période spécifique
    • Auteur : qui a ajouté le document
    • Taille : documents d'une certaine taille
  3. Appliquez les filtres

Organiser les documents​

Trier les documents​

Vous pouvez trier les documents par :

  • Date : du plus récent au plus ancien (ou inversement)
  • Nom : ordre alphabétique
  • Type : regroupement par type
  • Taille : du plus petit au plus grand

Classer par type​

Les documents sont automatiquement classés par type :

  • Conventions : tous les documents de type convention
  • Devis : tous les devis
  • Bilans : tous les bilans
  • Attestations : toutes les attestations
  • Autres : documents non classés

Actions sur les documents​

Modifier les informations​

Pour modifier le titre, le type ou les commentaires d'un document :

  1. Cliquez sur le document
  2. Cliquez sur "Modifier" ou utilisez le menu contextuel
  3. Changez les informations souhaitées
  4. Enregistrez

Renommer un document​

  1. Ouvrez le document en mode modification
  2. Changez le titre
  3. Enregistrez

Supprimer un document​

  1. Sélectionnez le document
  2. Cliquez sur "Supprimer" ou utilisez le menu contextuel
  3. Confirmez la suppression
Suppression définitive

La suppression d'un document est généralement définitive. Assurez-vous que le document n'est plus nécessaire avant de le supprimer.

Partager un document​

Par email :

  1. Sélectionnez le document
  2. Cliquez sur "Envoyer par email" ou "Partager"
  3. Choisissez les destinataires
  4. Envoyez

Par lien :

  1. Sélectionnez le document
  2. Cliquez sur "Créer un lien de partage"
  3. Copiez le lien généré
  4. Envoyez le lien aux destinataires

Historique des versions​

Si un document a été modifié plusieurs fois :

  • Historique : toutes les versions du document sont conservées
  • Date de chaque version : quand chaque version a été créée
  • Auteur : qui a créé chaque version
  • Comparaison : vous pouvez comparer les versions
  • Restauration : vous pouvez restaurer une version précédente

Documents liés à plusieurs objets​

Un document peut être lié à plusieurs objets :

  • Document partagé : visible depuis plusieurs objets
  • Exemple : une convention peut être liée à la fois au dossier et à la fiche financeur
  • Modification : modifier le document depuis un objet modifie le document partout

Bonnes pratiques​

Pour la consultation​

Utilisez les filtres

Utilisez les filtres pour trouver rapidement les documents recherchés, surtout dans les dossiers avec beaucoup de documents.

Organisez par type

Respectez le classement par type pour faciliter la recherche et l'organisation.

Pour la sécurité​

Vérifiez les droits d'accès

Assurez-vous que seuls les utilisateurs autorisés peuvent consulter les documents sensibles.

Pour aller plus loin​

Guide : Ajouter un document Guide : Gérer les documents d'un dossier Guide : Utiliser téo edit Référence : Aperçu document Référence : Liste documents

Prochaines étapes​

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