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Ajouter un document

Uploadez et classez des documents dans téo pour les associer aux différents objets métier (dossiers, personnes, factures, etc.).

Objectif​

Maîtriser l'ajout de fichiers aux différents objets de téo pour constituer un dossier documentaire complet.

Depuis un objet métier​

Les documents peuvent être ajoutés à différents objets selon le contexte :

Depuis un dossier​

  1. Ouvrez le dossier du bénéficiaire
  2. Allez dans l'onglet "Documents"
  3. Cliquez sur "+ Ajouter un document" ou "Nouveau document"
  4. Sélectionnez le fichier à uploader
  5. Précisez le type de document
  6. Enregistrez

Depuis une fiche personne​

  1. Ouvrez la fiche de la personne dans l'annuaire
  2. Allez dans l'onglet "Documents"
  3. Cliquez sur "+ Ajouter un document"
  4. Téléchargez le fichier
  5. Renseignez les informations
  6. Enregistrez

Depuis une facture​

  1. Ouvrez la facture dans le module Facturation
  2. Allez dans l'onglet "Documents" ou "Pièces jointes"
  3. Cliquez sur "+ Ajouter un document"
  4. Téléchargez le fichier (ex: pièce justificative, bon de commande)
  5. Enregistrez

Depuis un devis​

  1. Ouvrez le devis
  2. Allez dans l'onglet "Documents"
  3. Ajoutez les documents complémentaires (ex: cahier des charges, références)

Processus d'ajout détaillé​

Étape 1 : Sélectionner le fichier​

Méthode 1 : Clic sur bouton

  1. Cliquez sur "Choisir un fichier" ou "Parcourir"
  2. Sélectionnez le fichier dans l'explorateur de fichiers
  3. Cliquez sur "Ouvrir"

Méthode 2 : Glisser-déposer

  1. Glissez le fichier depuis votre explorateur de fichiers
  2. Déposez-le dans la zone de dépôt
  3. Le fichier est automatiquement sélectionné

Étape 2 : Renseigner les informations​

Titre du document :

  • Nom : nom descriptif du document (obligatoire)
    • Exemples : "Convention OPCO 2024", "CV - DUPONT Jean", "Attestation formation"
  • Utilisez un nom clair pour faciliter la recherche ultérieure

Type de document :

  • Sélectionnez dans la liste déroulante
  • Types disponibles selon votre paramétrage :
    • Convention
    • Devis
    • Facture
    • Bilan
    • Attestation
    • CV
    • Pièce d'identité
    • Autre

Date du document :

  • Date : date du document (par défaut : date du jour)
  • Peut être modifiée pour des documents antérieurs

Commentaire :

  • Notes : informations complémentaires (optionnel)
  • Utile pour préciser le contexte ou des informations importantes

Étape 3 : Enregistrer​

  1. Vérifiez toutes les informations saisies
  2. Cliquez sur "Enregistrer" ou "Ajouter"
  3. Le document est uploadé et ajouté à l'objet
  4. Une confirmation s'affiche

Types de fichiers acceptés​

téo accepte les formats de fichiers courants :

Documents :

  • PDF (.pdf) : format recommandé pour les documents finaux
  • Word (.doc, .docx) : documents modifiables
  • Excel (.xls, .xlsx) : tableaux et feuilles de calcul

Images :

  • JPG/JPEG (.jpg, .jpeg) : photos et images
  • PNG (.png) : images avec transparence
  • GIF (.gif) : images animées

Autres formats :

  • Texte (.txt) : fichiers texte simples
  • ZIP (.zip) : archives compressées
  • Autres formats selon votre configuration

Taille maximale​

Limite par fichier : généralement 15 Mo par fichier

Si votre fichier dépasse la limite :

  • Compressez-le avant l'upload (ZIP)
  • Réduisez sa taille (images : compression, PDF : optimisation)
  • Contactez votre administrateur pour augmenter la limite si nécessaire

Organisation des documents​

Classement automatique​

Les documents sont automatiquement classés par type dans l'onglet Documents :

  • Tous les documents du même type sont regroupés
  • Facilite la recherche et la consultation

Recherche​

Pour retrouver un document :

  1. Utilisez la barre de recherche dans l'onglet Documents
  2. Tapez un mot-clé (nom, type, date)
  3. Les résultats s'affichent en temps réel

Filtres​

Vous pouvez filtrer les documents par :

  • Type : voir uniquement un type de document
  • Date : documents d'une période spécifique
  • Auteur : qui a ajouté le document

Bonnes pratiques​

Pour l'organisation​

Nommez clairement vos documents

Utilisez des noms descriptifs qui permettent d'identifier rapidement le document sans l'ouvrir (ex: "Convention OPCO 2024 - DUPONT Jean" plutôt que "Document1.pdf").

Utilisez le bon type

Sélectionnez toujours le bon type de document pour faciliter la recherche et l'organisation. Cela permet aussi de générer des rapports par type de document.

Pour la performance​

Optimisez la taille des fichiers

Compressez les images et optimisez les PDF avant l'upload pour réduire la taille des fichiers et accélérer le chargement.

Utilisez le format PDF

Pour les documents finaux, utilisez le format PDF qui est universel et conserve la mise en forme.

Cas particuliers​

Documents multiples​

Pour ajouter plusieurs documents en une fois :

  1. Sélectionnez plusieurs fichiers en maintenant Ctrl (Windows) ou Cmd (Mac)
  2. Glissez-déposez tous les fichiers ensemble
  3. Renseignez les informations pour chaque document
  4. Enregistrez tous les documents

Documents volumineux​

Si un document est très volumineux :

  • Compression : compressez-le en ZIP avant l'upload
  • Division : divisez-le en plusieurs fichiers si possible
  • Stockage externe : pour les très gros fichiers, utilisez un stockage externe et ajoutez un lien dans téo

Documents sensibles​

Pour les documents contenant des données sensibles :

  • Vérifiez les droits d'accès : assurez-vous que seuls les utilisateurs autorisés peuvent y accéder
  • Ajoutez un commentaire indiquant le caractère confidentiel
  • Ne partagez ces documents qu'aux personnes habilitées

Pour aller plus loin​

Guide : Consulter les documents Guide : Gérer les documents d'un dossier Guide : Utiliser téo edit Référence : Ajout document Référence : Liste documents

Prochaines étapes​

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