Utiliser téo edit
Créez des documents personnalisés avec fusion automatique des données de téo pour générer des documents professionnels rapidement.
Objectif
Maîtriser l'éditeur de documents téo edit pour générer automatiquement des documents personnalisés (conventions, attestations, devis, etc.) à partir des données de téo.
Qu'est-ce que téo edit ?
téo edit est un éditeur de documents intégré qui permet de :
- Utiliser des modèles prédéfinis : modèles de documents configurés dans Admin
- Fusionner automatiquement les données : remplissage automatique avec les informations de téo
- Générer des PDF personnalisés : documents prêts à l'emploi
- Personnaliser le contenu : modification des données avant génération
Générer un document
Depuis un dossier
- Ouvrez le dossier du bénéficiaire
- Allez dans l'onglet "Documents"
- Cliquez sur "Générer un document" ou "Créer avec téo edit"
- Choisissez le modèle dans la liste déroulante
- Aperçu : le document s'affiche avec les données fusionnées
- Modifiez si nécessaire (données, texte, mise en forme)
- Générez le PDF final
- Le document est automatiquement ajouté au dossier
Depuis une facture
- Ouvrez la facture dans le module Facturation
- Allez dans l'onglet "Documents"
- Générez le document (facture PDF, relance, etc.)
Depuis un devis
- Ouvrez le devis
- Générez le document PDF du devis
Modèles disponibles
Les modèles sont paramétrés dans Admin > Documents. Voici les types de documents couramment disponibles :
Conventions
Utilisation : Générer des conventions de financement pré-remplies
Données fusionnées automatiquement :
- Informations du bénéficiaire (nom, prénom, adresse)
- Informations du financeur
- Prestation et durée
- Tarifs et montants
- Dates de début et fin
Personnalisation : Vous pouvez modifier les montants, les dates, ajouter des clauses spécifiques
Attestations
Utilisation : Générer des attestations de formation ou de présence
Types d'attestations :
- Attestation de présence : confirmation de la présence aux séances
- Attestation de fin de formation : attestation de complétion du parcours
- Attestation de compétences : validation des compétences acquises
Données fusionnées :
- Informations du bénéficiaire
- Prestation suivie
- Dates et durée
- Nombre d'heures réalisées
- Signature et cachet (si configurés)
Convocations
Utilisation : Générer des convocations pour les séances
Données fusionnées :
- Informations du bénéficiaire
- Date et heure de la séance
- Lieu et adresse
- Formateur/animateur
- Informations pratiques
Envoi automatique : Les convocations peuvent être envoyées automatiquement par email ou SMS
Devis
Utilisation : Générer des devis professionnels
Données fusionnées :
- Informations du client
- Prestations proposées
- Tarifs et montants
- Conditions générales
- Numéro de devis
Factures
Utilisation : Générer des factures au format PDF
Données fusionnées :
- Informations du client
- Lignes de facturation
- Montants et TVA
- Conditions de paiement
- Numéro de facture
Bilans
Utilisation : Générer des bilans de compétences ou d'étape
Données fusionnées :
- Informations du bénéficiaire
- Parcours suivi
- Compétences évaluées
- Résultats et objectifs
- Recommandations
Processus de génération détaillé
Étape 1 : Sélectionner le modèle
- Cliquez sur "Générer un document"
- Liste des modèles disponibles s'affiche
- Sélectionnez le modèle souhaité
- Les modèles sont organisés par type (Conventions, Attestations, etc.)
Étape 2 : Aperçu avec données fusionnées
Une fois le modèle sélectionné :
- Aperçu : le document s'affiche avec les données de téo fusionnées automatiquement
- Vérification : vérifiez que toutes les données sont correctes
- Champs fusionnés : les champs sont marqués (ex:
{nom_beneficiaire},{date_debut})
Étape 3 : Personnaliser le contenu
Vous pouvez modifier :
Données :
- Corriger des informations incorrectes
- Ajouter des informations manquantes
- Modifier des montants ou dates
Texte :
- Modifier le texte du document
- Ajouter des paragraphes personnalisés
- Supprimer des sections non nécessaires
Mise en forme :
- Formatage : gras, italique, listes
- Mise en page : espacements, alignements
- Images : ajouter un logo, des images
Étape 4 : Générer le PDF
- Vérifiez toutes les modifications
- Cliquez sur "Générer le PDF" ou "Créer le document"
- Traitement : téo génère le PDF final
- Ajout automatique : le document est ajouté au dossier ou à l'objet concerné
Étape 5 : Télécharger ou envoyer
Une fois le document généré :
Télécharger :
- Cliquez sur "Télécharger" pour sauvegarder le PDF sur votre ordinateur
- Utile pour impression ou archivage
Envoyer :
- Cliquez sur "Envoyer par email" pour envoyer directement
- Choisissez les destinataires
- Ajoutez un message personnalisé
Marqueurs de fusion disponibles
Les marqueurs de fusion varient selon le type de document et l'objet concerné. La liste complète des marqueurs est disponible sur edit.teoapp.fr.
Voici des exemples :
Pour un dossier
{nom_beneficiaire}: nom du bénéficiaire{prenom_beneficiaire}: prénom du bénéficiaire{adresse_beneficiaire}: adresse complète{prestation}: type de prestation{date_debut}: date de début du dossier{date_fin}: date de fin prévisionnelle{duree_prevue}: nombre d'heures prévues{duree_reelle}: nombre d'heures réalisées{montant_total}: montant total de la prestation
Pour une facture
{numero_facture}: numéro de facture{date_facture}: date d'édition{client_nom}: nom du client{client_adresse}: adresse du client{lignes_facture}: détail des lignes{montant_ht}: montant hors taxes{montant_tva}: montant de TVA{montant_ttc}: montant toutes taxes comprises
Pour une séance
{date_seance}: date de la séance{heure_debut}: heure de début{heure_fin}: heure de fin{duree}: durée de la séance{lieu}: lieu de la séance{formateur}: nom du formateur
Personnalisation des modèles
Modifier un modèle existant
Si vous avez les droits administrateur :
- Allez dans Admin > Documents > Modèles
- Ouvrez le modèle à modifier
- Modifiez le contenu, la mise en forme, les marqueurs de fusion
- Enregistrez les modifications
Créer un nouveau modèle
- Allez dans Admin > Documents > Modèles
- Cliquez sur "+ Nouveau modèle"
- Créez votre modèle avec :
- Contenu du document
- Champs de fusion (ex:
{nom_beneficiaire}) - Mise en forme
- Testez le modèle sur un objet
- Enregistrez le modèle
Bonnes pratiques
Pour la génération
Avant de générer le PDF final, vérifiez toujours l'aperçu pour vous assurer que toutes les données sont correctes.
N'hésitez pas à personnaliser le contenu selon le contexte spécifique du bénéficiaire ou de la situation.
Pour les modèles
Créez des modèles standards pour les documents récurrents (attestations, conventions) pour gagner du temps.
Consultez la liste complète des marqueurs sur edit.teoapp.fr pour chaque modèle.
Cas particuliers
Données manquantes
Si certaines données sont manquantes dans téo :
- Marqueurs vides : les marqueurs de fusion apparaissent vides ou avec un texte par défaut
- Complétez manuellement : vous pouvez compléter ces champs avant de générer le PDF
- Mise à jour : mettez à jour les données dans téo pour les prochaines générations
Documents multi-pages
Pour les documents longs (bilans, rapports) :
- Pagination automatique : téo gère automatiquement la pagination
- En-têtes et pieds de page : peuvent être configurés dans le modèle
- Table des matières : peut être générée automatiquement si configurée
Documents avec images
Pour ajouter des images (logo, photos) :
- Upload : uploadez les images dans Admin > Documents > Ressources
- Référence : référencez-les dans le modèle avec
{logo}ou{image_nom} - Taille : ajustez la taille dans le modèle
Pour aller plus loin
Guide : Ajouter un document Guide : Gérer les documents d'un dossier Guide : Signature électronique Référence : téo edit
Prochaines étapes
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