Signature électronique

Envoyez des documents à signer électroniquement pour obtenir des signatures légales rapidement et sécuriser vos processus.

Objectif

Maîtriser l'envoi de documents à la signature électronique pour faciliter la validation de conventions, devis, contrats et autres documents nécessitant une signature.

Envoyer un document à la signature

Sélectionner le document

1. Ouvrez l'objet concerné (dossier, facture, etc.)
2. Allez dans l'onglet "Documents"
3. Sélectionnez le document à faire signer
   • Le document doit être au format PDF
   • Il peut être généré avec téo edit ou uploadé manuellement
4. Cliquez sur "Envoyer à la signature" ou "Demander signature"

Choisir les signataires

Signataires possibles :

• Bénéficiaire : la personne concernée par le document
• Financeur : l'organisme ou l'entreprise qui finance
• Votre structure : votre organisation
• Autres contacts : autres personnes selon le contexte

Pour chaque signataire :

1. Ajoutez le signataire à la liste
2. Indiquez son email : adresse email où il recevra le lien de signature
3. Définissez l'ordre : si plusieurs signataires, définissez l'ordre de signature
   • Séquentiel : chaque signataire signe après le précédent
   • Parallèle : tous les signataires peuvent signer en même temps

Configurer la signature

Options disponibles :

• Message personnalisé : ajoutez un message expliquant le contexte
• Date limite : définissez une date limite pour la signature
• Relances automatiques : activez les relances si non signé
• Notification : recevez une notification une fois signé

Envoyer la demande

1. Vérifiez toutes les informations (signataires, message, options)
2. Cliquez sur "Envoyer" ou "Demander signature"
3. Confirmation : une confirmation s'affiche
4. Les signataires reçoivent un email avec le lien de signature

Processus de signature

Pour le signataire

Étape 1 : Réception de l'email

1. Le signataire reçoit un email avec :
   • Lien vers le document à signer
   • Message personnalisé (si ajouté)
   • Instructions pour signer

Étape 2 : Consultation du document

1. Le signataire clique sur le lien dans l'email
2. Le document s'ouvre dans son navigateur
3. Il peut consulter le document avant de signer

Étape 3 : Signature électronique

Plusieurs méthodes de signature selon votre configuration :

Méthode 1 : Signature manuscrite sur tablette

• Le signataire signe directement sur une tablette
• La signature est capturée et intégrée au document

Méthode 2 : Signature électronique avec certificat

• Le signataire utilise un certificat électronique
• Signature cryptée et sécurisée

Méthode 3 : Validation par code

• Le signataire reçoit un code par SMS
• Il entre le code pour valider la signature

Méthode 4 : Clic de validation

• Le signataire clique sur "Je signe" pour valider
• Simple mais moins sécurisé

Étape 4 : Confirmation

1. Une fois signé, le signataire reçoit une confirmation
2. Le document signé est disponible pour téléchargement
3. Une copie peut être envoyée par email

Pour vous (expéditeur)

Suivi en temps réel :

• Statut : vous voyez le statut de chaque signature
• Notifications : vous êtes notifié à chaque étape
• Document final : le document signé revient automatiquement dans téo

Suivi des signatures

Statuts possibles

En attente :

• La demande a été envoyée
• Le signataire n'a pas encore signé
• Relances possibles

Signé :

• Le signataire a signé le document
• Le document signé est disponible
• Si plusieurs signataires : en attente des autres signatures

Refusé :

• Le signataire a refusé de signer
• Raison du refus peut être indiquée
• Vous êtes notifié

Expiré :

• La date limite de signature est dépassée
• Le document n'est plus signable
• Vous pouvez renvoyer une nouvelle demande

Consulter le statut

1. Ouvrez l'objet concerné (dossier, facture, etc.)
2. Allez dans l'onglet "Documents"
3. Repérez le document envoyé à la signature
4. Statut affiché : voyez le statut de chaque signature
5. Détails : cliquez pour voir les détails (date, heure, méthode)

Relances automatiques

Si activées, les relances automatiques permettent de :

Rappeler les signataires :

• Relance automatique : envoi automatique d'un rappel si non signé après X jours
• Fréquence : définissez la fréquence des relances
• Limite : nombre maximum de relances

Personnalisation :

• Message de relance : personnalisez le message de relance
• Délai : définissez le délai avant la première relance

Document signé

Réception automatique

Une fois toutes les signatures collectées :

1. Document final : le document signé est automatiquement ajouté à téo
2. Remplacement : remplace généralement le document non signé
3. Notification : vous recevez une notification
4. Tous les signataires : tous les signataires reçoivent une copie

Consulter le document signé

1. Ouvrez l'objet concerné
2. Allez dans l'onglet "Documents"
3. Repérez le document signé (marqué comme "Signé")
4. Téléchargez ou visualisez le document

Preuve légale

Le document signé électroniquement constitue une preuve légale :

• Traçabilité : toutes les étapes sont tracées
• Horodatage : date et heure de chaque signature
• Authentification : identification du signataire
• Intégrité : le document ne peut pas être modifié après signature

Bonnes pratiques

Pour l'envoi

Vérifiez les emails

Avant d'envoyer, vérifiez que les adresses email des signataires sont correctes pour éviter les erreurs d'envoi.

Ajoutez un message personnalisé

Ajoutez toujours un message expliquant le contexte et l'importance de la signature pour faciliter la compréhension.

Pour le suivi

Activez les relances automatiques

Activez les relances automatiques pour ne pas oublier de suivre les signatures en attente.

Consultez régulièrement le statut

Consultez régulièrement le statut des signatures pour identifier rapidement les documents en attente.

Pour la conformité

Utilisez la signature électronique

Pour les documents légaux (conventions, contrats), utilisez toujours la signature électronique pour avoir une preuve légale.

Archivez les documents signés

Archivez les documents signés pour respecter les obligations légales de conservation.

Cas particuliers

Signature partielle

Si plusieurs signataires et que certains ont signé :

• Statut mixte : certains signataires ont signé, d'autres sont en attente
• Document partiel : le document peut être consulté mais n'est pas complet
• Relances : relances automatiques pour les signataires en attente

Refus de signature

Si un signataire refuse de signer :

• Notification : vous êtes notifié du refus
• Raison : le signataire peut indiquer une raison
• Action : vous pouvez modifier le document et renvoyer une nouvelle demande

Document modifié après envoi

Si vous modifiez le document après l'avoir envoyé à la signature :

• Nouvelle demande : vous devez renvoyer une nouvelle demande de signature
• Ancienne demande : l'ancienne demande est annulée
• Historique : l'historique des demandes est conservé

Pour aller plus loin

Guide : Ajouter un document Guide : Utiliser téo edit Guide : Gérer les documents d'un dossier Référence : Signature électronique

Prochaines étapes

• Ajouter un document
• Utiliser téo edit
• Gérer les documents d'un dossier