Gérer les documents d'un dossier

Ajoutez, organisez, consultez et générez les documents liés à un dossier pour un suivi documentaire complet.

Objectif

Maîtriser la gestion complète des documents associés à un dossier : ajout, organisation, génération automatique et envoi.

Types de documents

Un dossier peut contenir différents types de documents :

Documents administratifs :

• Convention de financement : contrat de financement signé
• Devis : devis établi pour la prestation
• Avenants : modifications de la convention
• Pièces justificatives : justificatifs divers

Documents de suivi :

• Feuilles d'émargement : traces de présence aux séances
• Bilans : bilans de compétences, d'étape, finaux
• Attestations : attestations de formation, de présence
• Rapports : rapports de suivi, d'évaluation

Documents produits :

• CV : curriculum vitae du bénéficiaire
• Projets professionnels : documents produits pendant le parcours
• Livrables : documents demandés par le financeur

Correspondance :

• Emails : échanges par email (si intégrés)
• Courriers : lettres envoyées/reçues
• Notes : notes de rendez-vous, comptes-rendus

Ajouter un document

Méthode 1 : Upload depuis votre ordinateur

1. Ouvrez le dossier du bénéficiaire
2. Allez dans l'onglet "Documents"
3. Cliquez sur "+ Ajouter un document" ou "Nouveau document"
4. Téléchargez le fichier :
   • Cliquez sur "Choisir un fichier" ou glissez-déposez le fichier
   • Formats acceptés : PDF, Word, Excel, images, etc.
5. Renseignez les informations :
   • Titre : nom du document (obligatoire)
   • Type : sélectionnez dans la liste (Convention, Devis, Bilan, etc.)
   • Date : date du document
   • Commentaire : notes additionnelles (optionnel)
6. Enregistrez

Le document est ajouté au dossier et accessible à tous les utilisateurs autorisés.

Guide détaillé : Ajouter un document

Méthode 2 : Depuis un autre objet métier

Vous pouvez également ajouter un document depuis :

• Une facture : joindre des pièces justificatives à une facture
• Un devis : ajouter des documents complémentaires au devis
• Une personne : documents liés à la fiche personne

Le document sera alors visible à la fois dans le dossier et dans l'objet source.

Générer un document automatiquement

téo peut générer automatiquement des documents en utilisant les données du dossier.

Types de documents générables

Conventions :

• Convention de financement pré-remplie avec les données du dossier
• Informations du bénéficiaire, du financeur, de la prestation

Devis :

• Devis avec les prestations prévues
• Tarifs et montants calculés automatiquement
• Conditions générales

Attestations de formation :

• Attestation de présence
• Attestation de fin de formation
• Informations pré-remplies (dates, heures, prestation)

Feuilles d'émargement :

• Feuilles d'émargement pour les séances
• Liste des participants (pour les groupes)
• Espaces pour signatures

Bilans :

• Bilans de compétences
• Bilans d'étape
• Bilans finaux

Processus de génération

1. Ouvrez le dossier
2. Allez dans l'onglet "Documents"
3. Cliquez sur "Générer un document" ou "Créer avec téo edit"
4. Choisissez le modèle :
   • Sélectionnez le type de document à générer
   • Les modèles sont paramétrés dans Admin > Documents
5. Vérifiez les données :
   • téo remplit automatiquement avec les données du dossier
   • Vérifiez et modifiez si nécessaire
6. Générez le document :
   • Le document est créé au format PDF ou Word
   • Il est automatiquement ajouté au dossier
7. Téléchargez ou envoyez :
   • Téléchargez pour l'imprimer ou l'envoyer manuellement
   • Ou envoyez directement par email depuis téo

Guide : Utiliser téo edit

Organiser les documents

Classer par type

Les documents sont automatiquement classés par type dans l'onglet Documents :

• Conventions : tous les documents de type convention
• Devis : tous les devis
• Bilans : tous les bilans
• Attestations : toutes les attestations
• Autres : documents non classés

Filtrer et rechercher

Dans l'onglet Documents, vous pouvez :

• Filtrer par type : voir uniquement un type de document
• Rechercher : taper un mot-clé pour trouver un document
• Trier : par date, par nom, par type

Renommer un document

Pour renommer un document :

1. Cliquez sur le document dans la liste
2. Cliquez sur "Modifier" ou "Renommer"
3. Changez le titre
4. Enregistrez

Ajouter des commentaires

Pour documenter un document :

1. Ouvrez le document
2. Ajoutez un commentaire dans le champ prévu
3. Les commentaires sont visibles par tous les utilisateurs autorisés

Consulter un document

Visualiser un document

1. Ouvrez le dossier
2. Allez dans l'onglet "Documents"
3. Cliquez sur le document à consulter
4. Le document s'ouvre dans une nouvelle fenêtre ou dans un visualiseur intégré

Télécharger un document

1. Cliquez sur le document
2. Cliquez sur "Télécharger" ou utilisez le menu contextuel
3. Le fichier est téléchargé sur votre ordinateur

Historique des versions

Si un document a été modifié plusieurs fois :

• Historique : toutes les versions du document sont conservées
• Comparaison : vous pouvez comparer les versions
• Restauration : vous pouvez restaurer une version précédente

Envoyer un document

Par email

Pour envoyer un document par email :

1. Sélectionnez le document dans la liste
2. Cliquez sur "Envoyer par email" ou "Partager"
3. Choisissez les destinataires :
   • Bénéficiaire
   • Financeur
   • Prescripteur
   • Autres contacts du dossier
   • Adresse email libre
4. Personnalisez le message (optionnel)
5. Envoyez

Le document est envoyé et une trace de l'envoi est conservée dans l'historique.

Par lien partagé

Certains documents peuvent être partagés via un lien :

1. Sélectionnez le document
2. Cliquez sur "Partager" ou "Créer un lien"
3. Générez le lien de partage
4. Copiez et envoyez le lien aux destinataires
5. Les destinataires peuvent consulter le document sans se connecter à téo

Sécurité

Les liens partagés peuvent avoir une durée de validité limitée et nécessiter une authentification selon votre configuration.

Signature électronique

Pour les documents nécessitant une signature (conventions, devis, etc.) :

Envoyer à la signature

1. Sélectionnez le document à faire signer
2. Cliquez sur "Envoyer à la signature" ou "Demander signature"
3. Choisissez les signataires :
   • Bénéficiaire
   • Financeur
   • Votre structure
4. Configurez l'ordre de signature si plusieurs signataires
5. Envoyez la demande

Processus de signature

1. Le signataire reçoit un lien par email
2. Il consulte le document en ligne
3. Il signe électroniquement :
   • Signature manuscrite sur tablette
   • Signature électronique avec certificat
   • Validation par code reçu par SMS
4. Le document signé revient automatiquement dans le dossier
5. Tous les signataires sont notifiés une fois toutes les signatures collectées

Guide : Signature électronique

Supprimer un document

Pour supprimer un document :

1. Sélectionnez le document dans la liste
2. Cliquez sur "Supprimer" ou utilisez le menu contextuel
3. Confirmez la suppression

Suppression définitive

La suppression d'un document est généralement définitive. Assurez-vous que le document n'est plus nécessaire avant de le supprimer.

Bonnes pratiques

Pour l'organisation

Nommez clairement vos documents

Utilisez des noms descriptifs qui permettent d'identifier rapidement le document (ex: "Convention OPCO 2024 - DUPONT Jean").

Classez par type

Utilisez toujours le bon type de document pour faciliter la recherche et l'organisation.

Pour la conformité

Archivez les documents importants

Les conventions signées, attestations, bilans doivent être conservés. Archivez-les régulièrement.

Utilisez la signature électronique

Pour les documents légaux, utilisez la signature électronique pour avoir une preuve de signature.

Cas particuliers

Documents volumineux

Si un document est très volumineux :

• Compression : compressez-le avant l'upload si possible
• Limite de taille : vérifiez la limite de taille autorisée par votre administrateur
• Stockage externe : pour les très gros fichiers, utilisez un stockage externe et ajoutez un lien dans téo

Documents confidentiels

Pour les documents confidentiels :

• Droits d'accès : vérifiez que seuls les utilisateurs autorisés peuvent y accéder
• Partage limité : ne partagez ces documents qu'aux personnes habilitées
• Commentaires : ajoutez un commentaire indiquant le caractère confidentiel

Documents à mettre à jour régulièrement

Pour les documents qui évoluent (ex: CV, projet professionnel) :

• Versions : ajoutez une nouvelle version plutôt que de remplacer l'ancienne
• Historique : conservez l'historique pour voir l'évolution
• Date : renseignez toujours la date du document

Pour aller plus loin

Guide : Ajouter un document Guide : Consulter les documents Guide : Utiliser téo edit Guide : Signature électronique Référence : Documents dossier

Prochaines étapes

• Ajouter un document
• Utiliser téo edit
• Signature électronique
• Créer un devis