Créer une fiche société
Les données communes
Il est tout d'abord nécessaire de typer la fiche société que vous créez afin que se déploient les champs adaptés. Il suffit pour cela de cocher la case correspondante et de valider.
Avant la création, il est conseillé de réaliser une recherche via la base Sirene de l'insee (bande bleue nommée Siren dans téo). Cela permet de remplir les données d'une entreprise d'un seul clic et d'éviter les doublons.
Une fois la base insee interrogée, deux pictos peuvent apparaître :
- Le picto (petite terre) orange signifie que la société existe dans la base insee. S'il s'agit bien de l'entreprise que vous voulez créer, un simple clic sur le picto permet de créer la fiche automatiquement dans téo, avec les données officielles
- Le picto rouge signale que l'entreprise est déjà dans téo
L'interrogation de la base de l'insee se fait en entrant le numéro de SIREN le numéro de SIRET ou une partie de la raison sociale de l'entreprise (son nom) dans le champ téo. Le répertoire Sirene de l'insee comporte les fiches d'identité des entreprises déclarées. Attention, il arrive souvent que la raison sociale d'une entreprise soit différente du nom sous lequel elle est connue. Aussi, ce n'est pas parce que la société n'est pas dans le répertoire de l'insee qu'elle n'existe pas.
Quelques astuces de saisie :
- Les champs numéros de téléphone et date sont automatiquement reformatés par téo. Il suffit de saisir les chiffres les uns à la suite des autres.
- Le champ cedex doit contenir la totalité de la formule (exemple : Cedex 10)
- On accède au site web de la société dans une nouvelle fenêtre en cliquant sur l'icône située à côté du champ
La fiche client
Les fiches de sociétés clientes sont enrichies des données de comptabilité pour permettre la facturation automatique :
- Le compte client : attention à respecter la forme des comptes de votre logiciel de comptabilité. En cas d'erreur - notamment de longueur de champ - les exports peuvent dysfonctionner
- L'échéance de règlement (par exemple 40 jours). Au delà de cette limite, la facture rejoindra l'écran Factures non réglées>Factures non réglées échues (module comptabilité). Cela permet de simplifier les relances de paiements. Lorsque cette information est absente, téo utilise la durée générale par défaut présente dans les paramètres d'installation (30 jours).
La fiche financeur possède les mêmes champs que la fiche client. En effet, le financeur est un client comme les autres. Aussi, il est possible de typer cette fiche à la fois comme financeur et comme client. Ainsi, en cas de recherche par type, elle apparaîtra dans les deux cas.
La fiche fournisseur
A l'instar des clients, les fiches fournisseurs reçoivent des champs supplémentaires :
- Le compte fournisseur : attention à respecter la forme des comptes de votre logiciel de comptabilité. En cas d'erreur - notamment de longueur de champ - les exports peuvent dysfonctionner
- L'échéance de paiement (à titre informatif)
La fiche interne
C'est la fiche de votre centre (siège social, celui qui facture). Elle est renseignée par vos soins en formation. Sans elle, vous ne pouvez pas facturer ! Prenez-en le plus grand soin : tenez-la à jour.
Elle est accessible depuis votre fiche annuaire personnelle, en cliquant sur l'icône société située au bout du champ Société
Informations bancaires : les informations de domiciliation bancaire peuvent être affichées dans certains courriers-types (facture, avoirs, etc.) ; les informations de comptabilité (compte banque, code analytique) sont repris lors de la facturation automatique.
Toutes les données comprises dans votre fiche interne peuvent s'inscrire automatiquement dans vos courriers, et particulièrement vos pieds de page et vos entêtes. En cas de changement d'une ou plusieurs données (adresse, RCS...), vous n'avez qu'à modifier votre fiche annuaire : les données se modifient automatiquement dans tous vos courriers !
Les comptes comptables des fiches société
C'est à partir de ces numéros de comptes que vous allez pouvoir diriger le CA de facturation et les charges vers les bonnes familles budgétaires et exporter des pièces comptables nickel pour votre comptable (et un comptable heureux, ça n'a pas de prix). Pour attribuer les bons comptes aux bons clients et aux bons fournisseurs, n'hésitez pas à lui demander votre plan comptable.
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