Les sous-familles

Les sous-familles permettent de catégoriser les lignes de factures. Cette catégorisation permet notamment d'obtenir une vision globale des postes de recettes et de dépenses. On peut donc parler de lignes budgétaires lorsqu'on évoque les sous-familles.

Familles et sous-familles

Les sous-familles sont regroupées par famille. Cette hiérarchisation permet d'obtenir deux visions de l'activité :

• Une vision globale par les familles
• une vision détaillée par les sous-familles.

A titre d'exemple, on peut définir une grande famille ACHATS découpée en plusieurs sous-familles telles que fournitures, énergie, télécom, etc.

Utilisation des sous-familles

Lors de la création d'une facture, la liste déroulante des sous-familles apparaît directement au niveau de la ligne de facture. Si l'on saisit une facture client, téo affiche la liste des sous-familles de recettes. Par contre, si l'on saisit une facture fournisseur, il affiche celle des sous-familles de dépenses.

Une facture peut comporter plusieurs lignes, chacune avec sa propre sous-famille. Par exemple, une quittance de loyer - saisie comme facture fournisseur dans téo - peut distinguer la location et les charges.

Facturation automatique

Si vous utilisez la facturation automatique de téo (ce qui est fortement recommandé), vous pouvez affiner votre paramétrage pour que la sous-famille soit ajoutée à la ligne de la facture.

Ce paramétrage peut se faire à deux endroits :

• La prestation
• La convention.

Si nous devions hiérarchiser les objets prestation et convention nous pourrions considérer que la prestation est un niveau supérieur à la convention puisque plusieurs dossiers d'une même prestation peuvent avoir des convention distinctes. Autrement dit, la convention précise la prestation.

Cette considération est essentielle pour comprendre le fonctionnement de téo. En effet, au moment de facturer, ce dernier va regarder en tout premier lieu la convention. Si celle-ci possède une sous-famille, il ne va pas plus loin et l'utilise. Dans le cas contraire, il prend la sous-famille de la prestation.

On voit bien ici qu'il est possible de paramétrer des sous-familles aux deux "endroits" en même temps, téo privilégiera la convention.

Sous-familles et plan-comptable

Chaque sous-famille possède un compte comptable de classe 7 pour les recettes et de classe 6 pour les dépenses.

Il peut donc être tentant de reproduire exactement son plan comptable en sous-famille. Cela est bien sûr tout à fait possible mais pas obligatoire. En effet, on peut vouloir détailler un poste de dépense ou de recette tout en ne remontant qu'un seul compte dans la logiciel comptable.

Dans l'exemple vu plus haut, on peut distinguer les loyers des charges dans TéO et n'avoir qu'un seul compte 613xxx dans la compta. L'inverse, par contre, n'est pas possible.

Sous-familles et BPF

TéO s'appuie sur les sous-familles pour construire le BPF. Il est donc essentiel d'en tenir compte lors de la mise en oeuvre de ces dernières.

Pour en savoir plus sur le BPF, cliquez ici.

Double financement ok !

En cas de double financements (le cas de certaines prestations CPF), il sera possible d'éditer deux factures. Ces factures alimenteront deux lignes différentes du tableau C. Pour la bonne santé de ce tableau, prenez garde à ne pas avoir la même sous famille pour des financements différents. Il existe, pour ce contrôle, une ligne spécial BPF dans la facture !

Créer une sous-famille

L'écran de gestion des sous-famille indique la procédure à suivre au moyen de trois étapes numérotées de 1 à 3.

• Etape 1 : Choisir une famille au sein de la liste déroulante OU créer une famille en saisissant son intitulé si elle n'apparaît pas dans la liste.
• Etape 2 : Saisir l'intitulé de la sous-famille, le compte comptable (généralement de classe 6 ou 7) et cocher Dépense ou Recette. Si cette sous-famille alimente le BPF, penser à sélectionner le Produit de formation au sein de la liste déroulante.
• Etape 3 : Cliquer sur Enregistrer.

AJOUT D'UNE FAMILLE

Une fois la famille créée, elle est disponible au sein de la liste déroulante.

Réflexion en amont

Il est recommandé de penser sa liste de sous-familles très en amont et de la faire avaliser par tous les responsables concernés car une fois que l'activité débute, tout changement nécessite de reprendre les factures émises.

Modifier une sous-famille

Pour modifier une sous-famille :

• Cliquer sur le picto Modifier pour charger le formulaire avec les données de la sous-famille
• Appliquer les modifications souhaitées
• Enregistrer

Supprimer une sous-famille

Pour supprimer une sous-famille, il suffit de cliquer sur la poubelle correspondante puis de confirmer son choix.