Aller au contenu principal

Centres et lieux

Paramétrez les centres de formation et les lieux/salles pour organiser géographiquement votre activité.

Objectif​

Maîtriser le paramétrage des centres et des lieux pour organiser votre activité par emplacement géographique.

Qu'est-ce qu'un centre ?​

Un centre représente un site géographique où se déroule votre activité :

  • Centre principal : siège de votre organisation
  • Antennes : sites secondaires
  • Locaux partenaires : locaux utilisés ponctuellement

Créer un centre​

Accéder à la création​

  1. Allez dans Admin > Centres
  2. Cliquez sur "+ Nouveau centre" ou "Créer un centre"
  3. Le formulaire de création s'ouvre

Informations du centre​

Identité :

  • Nom : nom du centre (obligatoire)
    • Exemples : "Centre Paris", "Antenne Lyon", "Site Marseille"
  • Code : code interne du centre (optionnel)
  • Description : description du centre

Adresse :

  • Adresse complète : rue, numéro
  • Code postal : code postal
  • Ville : ville
  • Pays : pays (par défaut : France)

Coordonnées :

  • Téléphone : numéro de téléphone du centre
  • Email : adresse email du centre
  • Site web : site web si applicable

Informations complémentaires :

  • Responsable : responsable du centre
  • Horaires : horaires d'ouverture
  • Capacité : capacité d'accueil

Enregistrer le centre​

  1. Vérifiez toutes les informations
  2. Cliquez sur "Enregistrer" ou "Créer le centre"
  3. Le centre est créé

Créer un lieu​

Un lieu représente un espace spécifique dans un centre :

  • Salle de formation : salle pour les formations
  • Bureau : bureau pour les entretiens
  • Espace collectif : espace pour les groupes
  • Autres : autres types d'espaces

Accéder à la création​

  1. Allez dans Admin > Lieux ou depuis un centre
  2. Cliquez sur "+ Nouveau lieu" ou "Créer un lieu"
  3. Le formulaire de création s'ouvre

Informations du lieu​

Identité :

  • Nom : nom du lieu (obligatoire)
    • Exemples : "Salle A", "Bureau 1", "Espace collectif"
  • Type : type de lieu (salle, bureau, etc.)
  • Description : description du lieu

Rattachement :

  • Centre : centre auquel appartient le lieu (obligatoire)
  • Étage : étage si applicable
  • Numéro : numéro de salle/bureau

Caractéristiques :

  • Capacité : nombre de places
  • Équipements : équipements disponibles (vidéoprojecteur, tableau, etc.)
  • Accessibilité : accessibilité PMR si applicable

Disponibilité :

  • Horaires : horaires de disponibilité
  • Réservable : peut être réservé pour les séances
  • Règles de réservation : règles spécifiques

Enregistrer le lieu​

  1. Vérifiez toutes les informations
  2. Cliquez sur "Enregistrer" ou "Créer le lieu"
  3. Le lieu est créé et associé au centre

Gérer les centres​

Modifier un centre​

  1. Ouvrez le centre à modifier
  2. Cliquez sur "Modifier"
  3. Modifiez les informations souhaitées
  4. Enregistrez

Supprimer un centre​

  1. Ouvrez le centre à supprimer
  2. Cliquez sur "Supprimer"
  3. Confirmez la suppression
Suppression

Un centre ne peut généralement pas être supprimé s'il contient des dossiers ou des séances. Désactivez-le plutôt que de le supprimer.

Gérer les lieux​

Modifier un lieu​

  1. Ouvrez le lieu à modifier
  2. Cliquez sur "Modifier"
  3. Modifiez les informations souhaitées
  4. Enregistrez

Supprimer un lieu​

  1. Ouvrez le lieu à supprimer
  2. Cliquez sur "Supprimer"
  3. Confirmez la suppression

Consulter les réservations​

Pour voir les réservations d'un lieu :

  1. Ouvrez le lieu
  2. Allez dans l'onglet "Réservations" ou "Planning"
  3. Visualisez les séances réservées
  4. Vérifiez les disponibilités

Utilisation dans téo​

Attribution aux dossiers​

Lors de la création d'un dossier :

  • Centre : sélectionnez le centre de rattachement
  • Lieu : sélectionnez le lieu si applicable

Attribution aux séances​

Lors de la planification d'une séance :

  • Lieu : sélectionnez le lieu où se déroule la séance
  • Réservation : le lieu est réservé pour la séance
  • Vérification : vérification automatique des disponibilités

Filtrage​

Vous pouvez filtrer les données par centre ou lieu :

  • Dossiers : voir uniquement les dossiers d'un centre
  • Séances : voir uniquement les séances d'un lieu
  • Statistiques : statistiques par centre

Bonnes pratiques​

Pour la création​

Nommez clairement vos centres

Utilisez des noms descriptifs qui permettent d'identifier rapidement le centre (ex: "Centre Paris - 15ème").

Documentez les caractéristiques

Documentez bien les caractéristiques des lieux (capacité, équipements) pour faciliter la réservation.

Pour la gestion​

Vérifiez les disponibilités

Vérifiez régulièrement les disponibilités des lieux pour optimiser leur utilisation.

Désactivez plutôt que supprimer

Désactivez temporairement un centre ou un lieu plutôt que de le supprimer pour conserver l'historique.

Cas particuliers​

Centre multi-sites​

Si un centre a plusieurs sites :

  1. Créez un centre principal
  2. Créez des lieux pour chaque site
  3. Organisez les lieux par site dans la description

Lieu partagé​

Si un lieu est partagé entre plusieurs centres :

  1. Créez le lieu dans un centre principal
  2. Documentez dans la description qu'il est partagé
  3. Gérez les réservations depuis ce lieu

Lieu externe​

Pour un lieu externe (partenaire, client) :

  1. Créez un centre "Lieux externes" si nécessaire
  2. Créez le lieu avec les informations du partenaire
  3. Documentez les conditions d'utilisation

Pour aller plus loin​

Guide : Gérer les utilisateurs Guide : Planifier les prestations Référence : Centres Référence : Lieux et salles

Prochaines étapes​

Cet article vous a été utile ?