Messages et SMS
Configurez les messages automatiques (emails et SMS) pour automatiser les envois de convocations, relances et notifications.
Objectif
Maîtriser la configuration des messages automatiques pour automatiser les communications avec les bénéficiaires et les clients.
Qu'est-ce qu'un message automatique ?
Un message automatique est un email ou SMS envoyé automatiquement selon des déclencheurs :
- Convocations : convocations aux séances
- Relances : relances pour absences ou factures impayées
- Confirmations : confirmations de rendez-vous
- Rappels : rappels avant les séances
- Notifications : notifications d'événements
Accéder à la configuration
- Allez dans Admin > Messages ou Admin > Messages types
- Liste des messages : tous les modèles de messages configurés
- Cliquez sur "+ Nouveau message" ou "Créer un message"
Créer un modèle de message
Informations de base
Type de message :
- Email : message par email
- SMS : message par SMS
- Les deux : email et SMS
Nom du message :
- Intitulé : nom descriptif (obligatoire)
- Exemples : "Convocation séance", "Relance absence", "Rappel RDV"
- Description : description de l'utilisation
Destinataires :
- Bénéficiaire : destinataire principal
- Formateur : formateur/animateur
- Autres : autres destinataires selon le contexte
Contenu du message
Sujet (pour les emails) :
- Titre : sujet de l'email
- Marqueurs : vous pouvez utiliser des marqueurs pour personnaliser (voir liste sur edit.teoapp.fr)
Corps du message :
- Texte : contenu du message
- Marqueurs : vous pouvez utiliser des marqueurs pour personnaliser (voir liste sur edit.teoapp.fr)
- Formatage : formatage du texte si disponible
Marqueurs disponibles :
Les marqueurs permettent d'insérer automatiquement des données dans vos messages. La liste complète des marqueurs est disponible sur edit.teoapp.fr.
Déclencheurs
Moment d'envoi :
- Avant la séance : X jours/heures avant
- Après la séance : X jours/heures après
- Lors d'un événement : déclenchement par événement
- Manuel : envoi manuel uniquement
Conditions :
- Type de prestation : pour certaines prestations uniquement
- Type de séance : pour certains types de séances
- Statut : selon le statut du dossier
Configurer les messages par prestation
Vous pouvez associer des messages spécifiques à chaque prestation :
- Ouvrez la prestation concernée
- Allez dans l'onglet "Messages"
- Associez les modèles de messages
- Configurez les déclencheurs spécifiques
- Enregistrez
Guide : Paramétrage prestations
Tester un message
Avant d'activer un message automatique :
- Ouvrez le modèle de message
- Cliquez sur "Tester" ou "Aperçu"
- Vérifiez :
- Le contenu est correct
- Les marqueurs sont bien remplacés
- Le formatage est bon
- Envoyez un test à votre email pour vérifier
Activer/Désactiver un message
Activer :
- Ouvrez le modèle de message
- Cochez "Actif" ou "Activé"
- Enregistrez
- Le message sera envoyé automatiquement selon les déclencheurs
Désactiver :
- Ouvrez le modèle de message
- Décochez "Actif"
- Enregistrez
- Le message ne sera plus envoyé automatiquement
Types de messages courants
Convocation séance
Déclenchement : X jours avant la séance
Contenu :
- Date et heure de la séance
- Lieu
- Formateur
- Informations pratiques
Marqueurs : date de la séance, heure de la séance, lieu, formateur (liste complète sur edit.teoapp.fr)
Relance absence
Déclenchement : Après une absence non excusée
Contenu :
- Rappel de l'absence
- Date de la séance manquée
- Prochaine séance
- Contact pour justifier
Marqueurs : date de la séance manquée, prochaine séance (liste complète sur edit.teoapp.fr)
Rappel RDV
Déclenchement : X heures avant le rendez-vous
Contenu :
- Rappel du rendez-vous
- Date et heure
- Lieu
- Contact en cas d'empêchement
Marqueurs : date du RDV, heure du RDV, lieu (liste complète sur edit.teoapp.fr)
Confirmation inscription
Déclenchement : Lors de la création d'un dossier
Contenu :
- Confirmation de l'inscription
- Prestation
- Prochaines étapes
- Contact
Marqueurs : prestation, date de début (liste complète sur edit.teoapp.fr)
Configuration SMS
Prérequis
Pour envoyer des SMS, vous devez :
- Service SMS : avoir souscrit à un service d'envoi de SMS
- Crédits : avoir des crédits SMS disponibles
- Configuration : configurer les paramètres d'envoi dans Admin
Configuration
- Allez dans Admin > Configuration > SMS
- Renseignez :
- Fournisseur : service SMS utilisé
- Identifiants : identifiants de connexion
- Crédits : suivi des crédits disponibles
- Testez l'envoi
- Enregistrez
Limites SMS
Caractères :
- Limite : généralement 160 caractères par SMS
- Dépassement : plusieurs SMS envoyés si dépassement
Coûts :
- Coût par SMS : vérifiez les coûts
- Suivi : suivez la consommation
Bonnes pratiques
Pour la création
Testez toujours un message avant de l'activer pour vérifier le contenu et le formatage.
Utilisez les marqueurs pour personnaliser les messages et éviter les erreurs. La liste complète est disponible sur edit.teoapp.fr.
Pour la gestion
Vérifiez régulièrement que les messages automatiques fonctionnent correctement.
Documentez les déclencheurs de chaque message pour faciliter la compréhension.
Cas particuliers
Message conditionnel
Si un message doit être envoyé uniquement dans certains cas :
- Configurez les conditions dans les déclencheurs
- Testez avec différents scénarios
- Vérifiez que les conditions fonctionnent
Message multi-destinataires
Pour un message envoyé à plusieurs destinataires :
- Configurez les destinataires dans le modèle
- Vérifiez que tous les destinataires ont les coordonnées nécessaires
- Testez l'envoi
Pour aller plus loin
Guide : Paramétrage prestations Guide : Planifier les prestations Guide : Relances clients Référence : Messages types
Prochaines étapes
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