Planifier les prestations d'un dossier

Apprenez à planifier efficacement toutes les séances d'un parcours d'accompagnement ou de formation, qu'il s'agisse de séances ponctuelles ou récurrentes.

Objectif

Maîtriser la planification des prestations : créer des séances individuelles, utiliser la répétition pour automatiser les séances régulières, et gérer efficacement le planning d'un dossier.

Planification séance par séance (ponctuelle)

Quand utiliser cette méthode ?

• Séances ponctuelles ou espacées
• Horaires variables
• Première séance d'un nouveau dossier
• Ajustements ponctuels sur un planning existant

Créer une séance depuis le dossier

Méthode recommandée pour garantir le lien avec le dossier :

1. Ouvrez le dossier du bénéficiaire (Production > Dossiers)
2. Allez dans l'onglet "Prestations" ou "Séances"
3. Cliquez sur "+ Nouvelle séance" ou "Planifier une séance"
4. Renseignez :
   • Date et heure : créneau souhaité
   • Action : type de prestation (entretien, formation, suivi...)
   • Lieu/Salle : si applicable
   • Commentaire : notes spécifiques (optionnel)
5. Enregistrez

La séance est automatiquement liée au dossier et apparaît dans votre agenda.

Créer une séance depuis l'agenda

Méthode rapide pour planifier rapidement :

1. Ouvrez votre agenda (vue semaine ou jour)
2. Cliquez sur un créneau libre
3. Dans le formulaire qui s'ouvre :
   • Recherchez le dossier : tapez les premières lettres du nom du bénéficiaire
   • Sélectionnez le dossier dans la liste
   • Renseignez l'action, l'heure, le lieu
4. Enregistrez

Créer le dossier depuis la séance

Si le dossier n'existe pas encore, vous pouvez cliquer sur "Créer un dossier" directement depuis le formulaire de séance. téo vous guide pour créer rapidement le dossier avec les informations essentielles.

Planification récurrente (automatique)

Quand utiliser la répétition ?

La fonctionnalité de répétition permet de créer en une seule fois une série de séances liées entre elles. Idéal pour :

• Formations régulières : tous les lundis de 9h à 12h pendant 3 mois
• Suivis hebdomadaires : séance chaque mardi à 14h
• Ateliers mensuels : premier vendredi de chaque mois
• Semaines types : planification d'un emploi du temps récurrent (CFA, écoles, organismes de formation)

Répétition simple (une seule séance)

Pour répéter une séance qui a toujours lieu à la même heure :

1. Créez la première séance (depuis le dossier ou l'agenda)
2. Dans le formulaire, activez l'option "Répéter" ou "Récurrence"
3. Choisissez la périodicité :
   • Jours : tous les jours à la même heure
   • Semaine : toutes les semaines, le même jour (ex: tous les lundis) à la même heure
   • Quinzaine : une semaine sur deux, le même jour à la même heure
   • Mois : tous les mois le même jour (ex: tous les 5 du mois) à la même heure
4. Indiquez la date de fin : jusqu'à quand la répétition doit s'appliquer
   • IMPORTANT : N'oubliez pas cette date ! téo ne peut pas la deviner. Sans date de fin, la répétition ne sera pas générée.
5. Enregistrez

téo génère automatiquement toutes les séances dans la période définie.

Répétition d'une semaine type (planificateur)

Pour les organismes de formation, écoles, CFA qui doivent reproduire des semaines types sur de longues périodes :

1. Créez la première séance de la semaine (ex: lundi 2 février de 18h à 19h)
2. Activez le mode "Semaine type" ou "Planificateur"
3. Remplissez les autres séances de la semaine :
   • Séance 2 : mardi 3 février, horaires...
   • Séance 3 : mercredi 4 février, horaires...
   • etc.
   • Si plusieurs séances le même jour, utilisez "Séance 1", "Séance 2" du même jour
4. Cochez "Samedi" et/ou "Dimanche" si la répétition s'applique aussi le week-end
5. Définissez la période : date de début et date de fin de la répétition
6. Enregistrez

La première séance se répète automatiquement

Si la première séance est créée le lundi 2 février de 18h à 19h, elle se répétera automatiquement tous les lundis à 18h sans qu'il soit nécessaire de le préciser dans les options de répétition. Commencez à remplir la répétition à partir de la deuxième séance de la semaine.

Gérer les indisponibilités dans une répétition

Après l'enregistrement d'une répétition, téo affiche toutes les plages non générées pour cause d'indisponibilité :

• Salle occupée : conflit avec une autre séance
• Conseiller/formateur indisponible : absence, autre séance
• Jour chômé : jours fériés, fermeture

Vous pouvez alors :

• Ajuster manuellement : créer les séances manquantes avec des horaires différents
• Modifier la répétition : changer les dates ou les horaires pour éviter les conflits

Modifier une séquence de répétition

Une fois créées, toutes les séances d'une répétition sont liées entre elles. Vous pouvez les modifier, supprimer ou déplacer d'un seul clic.

Modifier une séquence (champ bleu)

Pour modifier une séquence entière :

1. Sélectionnez la première séance de la séquence dans l'agenda
2. Modifiez les éléments souhaités (formateur, lieu, horaire, action...)
3. Vérifiez ou modifiez les plages de dates si nécessaire
4. Validez avec la coche bleue

Toutes les séances de la séquence sont mises à jour automatiquement.

Supprimer tout ou partie d'une séquence (champ jaune)

Pour supprimer certaines séances d'une séquence :

1. Sélectionnez la première séance de la séquence
2. Ajustez les plages de dates pour définir quelles séances supprimer
   • Ex: supprimer uniquement les séances de décembre
3. Validez avec la coche bleue

Les séances dans la plage définie sont supprimées, les autres restent intactes.

Déplacer toute une séquence (champ orange)

Pour déplacer une séquence complète :

1. Sélectionnez la première séance de la séquence
2. Indiquez la nouvelle date de début de la séquence
   • IMPORTANT : La nouvelle séquence doit commencer le même jour de la semaine que l'ancienne (ex: si c'était un lundi, la nouvelle date doit aussi être un lundi)
   • téo vous rappellera en cas d'oubli
3. Validez avec la coche bleue

Toute la séquence est déplacée avec les nouveaux horaires.

Visualiser le planning d'un dossier

Depuis le dossier

Onglet "Prestations" ou "Séances" :

• Liste complète : toutes les séances planifiées et réalisées
• Statuts : prévu, réalisé, annulé, reporté
• Filtres : par action, par période, par statut

Onglet "Planning" (si disponible) :

• Vue calendaire : visualisation mensuelle ou hebdomadaire
• Codes couleurs : selon le type d'action ou le statut

Depuis l'agenda

• Filtre par dossier : affichez uniquement les séances d'un dossier spécifique
• Recherche : tapez le nom du bénéficiaire pour retrouver rapidement ses séances

Modifier le planning

Déplacer une séance

Méthode 1 : Glisser-déposer

• Dans l'agenda, cliquez et maintenez sur une séance
• Glissez-la vers le nouveau créneau horaire ou le nouveau jour
• Relâchez

Méthode 2 : Édition

• Cliquez sur la séance dans l'agenda
• Modifiez la date et/ou l'heure
• Enregistrez

Annuler une séance

1. Ouvrez la séance depuis l'agenda ou le dossier
2. Changez le statut en "Annulé"
3. Ajoutez un commentaire expliquant l'annulation (optionnel mais recommandé)
4. Enregistrez

La séance reste visible dans l'historique mais n'apparaît plus comme "prévue" dans l'agenda.

Dupliquer une séance

Pour créer rapidement une séance similaire :

1. Ouvrez la séance à dupliquer
2. Cliquez sur "Dupliquer" ou "Créer une copie"
3. Modifiez les informations nécessaires (date, heure, participant...)
4. Enregistrez

Bonnes pratiques

Pour la planification initiale

Planifiez dès l'ouverture du dossier

Créez au moins les premières séances dès l'ouverture du dossier pour avoir une vision claire du parcours et éviter les oublis.

Utilisez la répétition pour les séances régulières

Ne créez pas manuellement 20 séances hebdomadaires : utilisez la répétition ! C'est plus rapide et plus facile à modifier ensuite.

Pour la gestion au quotidien

Vérifiez régulièrement les conflits

Après une répétition, vérifiez les messages d'indisponibilité et ajustez les séances manquantes.

Documentez les modifications

Quand vous modifiez ou annulez une séance, ajoutez un commentaire expliquant pourquoi. Cela aide le suivi et évite les malentendus.

Pour aller plus loin

Guide : Créer un rendez-vous simple Guide : Planifier une séance de groupe Référence : Récurrence des séances Référence : Prestations dossier Référence : Édition séance

Prochaines étapes

• Suivre la présence (émargement)
• Gérer les absences
• Créer un groupe