Gérer les utilisateurs
Créez et gérez les comptes utilisateurs de votre équipe pour leur donner accès à téo avec les droits appropriés.
Objectif
Maîtriser la création et la gestion des utilisateurs pour contrôler l'accès à téo et attribuer les droits nécessaires.
Accéder à la gestion des utilisateurs
- Allez dans Admin > Utilisateurs (barre de navigation principale)
- Liste des utilisateurs : tous les utilisateurs existants
- Cliquez sur "+ Nouvel utilisateur" ou "Créer un utilisateur" pour créer un compte
Créer un utilisateur
Informations essentielles
Identité :
- Nom : nom de famille (obligatoire)
- Prénom : prénom (obligatoire)
- Email : adresse email (obligatoire)
- Utilisée pour la connexion
- Utilisée pour l'envoi du mot de passe
- Doit être unique
Groupe utilisateurs :
- Groupe : sélectionnez le groupe dans la liste déroulante (obligatoire)
- Le groupe détermine les droits d'accès
- Un utilisateur doit être rattaché à un groupe pour accéder à téo
- Guide : Groupes et droits
Société :
- Nom de la société : nom de votre organisation
- Permet de différencier cette fiche d'une fiche bénéficiaire
- Utile si l'utilisateur possède aussi un dossier dans téo (ex: formation interne)
Informations complémentaires
Coordonnées :
- Téléphone : numéro de téléphone
- Poste : fonction dans l'organisation
- Service : service ou département
Rattachement :
- Centre : centre de rattachement principal
- Lieu : lieu de travail principal
Paramètres :
- Actif : compte actif ou désactivé
- Langue : langue d'interface préférée
- Fuseau horaire : fuseau horaire
Envoyer le mot de passe
Une fois l'utilisateur créé :
- Vérifiez que l'email est correct
- Cliquez sur "Envoyer le mail de création de mot de passe"
- Email envoyé : l'utilisateur reçoit un email avec un lien pour créer son mot de passe
- Première connexion : l'utilisateur crée son mot de passe lors de la première connexion
La fiche de l'utilisateur n'apparaît pas dans la liste tant que le mail de création de mot de passe n'a pas été envoyé.
Modifier un utilisateur
Modifier les informations
- Ouvrez la fiche de l'utilisateur
- Cliquez sur "Modifier"
- Modifiez les informations souhaitées
- Enregistrez les modifications
Changer le groupe
Pour modifier les droits d'un utilisateur :
- Ouvrez la fiche de l'utilisateur
- Modifiez le groupe utilisateurs
- Enregistrez
- Les nouveaux droits sont appliqués immédiatement
Réinitialiser le mot de passe
Si un utilisateur a oublié son mot de passe :
- Ouvrez la fiche de l'utilisateur
- Cliquez sur "Réinitialiser le mot de passe" ou "Envoyer un nouveau mot de passe"
- Email envoyé : l'utilisateur reçoit un email pour créer un nouveau mot de passe
Désactiver un utilisateur
Pour désactiver temporairement un compte :
- Ouvrez la fiche de l'utilisateur
- Désactivez le compte (case "Actif" décochée)
- Enregistrez
- L'utilisateur ne peut plus se connecter
Réactivation :
- Cochez à nouveau "Actif" pour réactiver le compte
- L'utilisateur peut se reconnecter avec son mot de passe existant
Supprimer un utilisateur
Pour supprimer définitivement un compte :
- Ouvrez la fiche de l'utilisateur
- Cliquez sur "Supprimer"
- Confirmez la suppression
La suppression d'un utilisateur est définitive. Assurez-vous que l'utilisateur n'a plus besoin d'accès avant de supprimer le compte.
Consulter la liste des utilisateurs
Dans Admin > Utilisateurs :
Informations affichées :
- Nom et prénom
- Groupe utilisateurs
- Centre de rattachement
- Statut (actif/inactif)
Filtres :
- Par groupe
- Par centre
- Par statut
- Recherche par nom ou email
Actions :
- Créer un nouvel utilisateur
- Modifier un utilisateur
- Désactiver/Réactiver
- Supprimer
Bonnes pratiques
Pour la création
Vérifiez toujours que l'adresse email est correcte avant d'envoyer le mail de création de mot de passe.
Attribuez toujours le groupe approprié selon les responsabilités de l'utilisateur pour respecter le principe du moindre privilège.
Pour la gestion
Désactivez temporairement un compte plutôt que de le supprimer pour conserver l'historique.
Vérifiez régulièrement la liste des utilisateurs pour identifier les comptes inactifs ou obsolètes.
Cas particuliers
Utilisateur avec dossier
Si un utilisateur possède aussi un dossier dans téo (ex: formation interne) :
- Créez la fiche utilisateur avec le nom de la société dans le champ "Société"
- Créez séparément la fiche bénéficiaire si nécessaire
- Les deux fiches sont distinctes et peuvent coexister
Utilisateur multi-centres
Si un utilisateur travaille dans plusieurs centres :
- Rattachez l'utilisateur à un centre principal
- Attribuez les droits d'accès aux autres centres selon les besoins
- L'utilisateur peut accéder aux données des centres autorisés
Changement de groupe
Si un utilisateur change de fonction :
- Modifiez le groupe utilisateurs
- Vérifiez que les nouveaux droits sont appropriés
- Informez l'utilisateur du changement
Pour aller plus loin
Guide : Groupes et droits Guide : Connexion et interface Référence : Liste utilisateurs Référence : Édition utilisateur
Prochaines étapes
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