Signature électronique avancée
L'option Signature électronique vous permet d’envoyer n’importe quel document PDF en signature avancée (SAE) conforme au règlement eIDAS. La signature est opérée par notre tiers de confiance Eurosign ; un scellement et un journal de preuve sont générés à chaque cycle.
Cas d’usage typiques : contrats de mission, conventions de formation, bons de commande, attestations, etc.
Activation de l'option
- Connectez‑vous à téo admin avec des droits « Administrateur ».
- Accédez au menu Signature.
- Activez l’option Signature électronique.
- Sauvegardez. Le bouton Signer apparaît alors automatiquement dans la liste de vos documents.
La désactivation est possible à tout moment depuis le même écran.
Envoyer un document en signature
Depuis la liste des documents
- Ouvrez Mes documents.
- Cliquez sur Signer sur le fichier souhaité.
Interface de signature
Une fenêtre s’ouvre avec :
| Zone | Description |
|---|---|
| Liste des destinataires | Rôles prédéfinis selon le type de document : Bénéficiaire, Consultant, Financeur. |
| Ajouter un destinataire | Champ libre pour saisir un nom + e‑mail. |
| Ordre des signatures | Sélectionnez Simultané ou Séquentiel. |
| Message personnalisé | Inséré dans l’e‑mail d’invitation. |
| Date limite | Facultative ; passé ce délai la demande expire. |
Chaque signataire reçoit un code à usage unique (OTP) sur son e‑mail pour valider sa signature.
Lancer la demande
Cliquez sur Envoyer en signature. Les destinataires reçoivent immédiatement un e‑mail contenant leur lien sécurisé.
Suivre l’avancement
Le suivi de l’opération s’effectue par e‑mail :
- Confirmation d’envoi contenant la liste des destinataires.
- Notification à chaque signature validée.
- Alerte de refus ou d’expiration.
- Relance possible via le lien « Rappeler » présent dans les notifications.
Récupérer le document signé
Lorsque tous les signataires ont validé :
- Vous recevez un e‑mail final intitulé Document signé.
- Ce message contient le lien pour télécharger le PDF signé (fichier scellé par Eurosign) ainsi que le journal de preuve.
- Les fichiers restent accessibles via ce lien pendant 10 ans.
FAQ & bonnes pratiques
Quel type de signature est utilisée ?
SAE (Signature Avancée) reposant sur certificat nominatif X.509.
Où consulter le tarif ?
Les tarifs sont disponibles dans téo admin → Signature.
Que se passe‑t‑il si un signataire refuse ?
Le flux se termine. Vous recevez un e‑mail de notification et pouvez relancer une nouvelle demande modifiée.
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