Enregistrer les documents dans téo
Une fois édités, vos documents se rangent dans téo d'un seul clic. Vous les retrouvez dans l'onglet document du dossier, du devis ou de la facture...
Documents Word
teo word 3 ne fonctionne qu'avec des documents téo edit
Les courriers que vous laisserez en version Word sont ceux que vous aurez besoin de modifier à l'édition (la synthèse d'un bénéficiaire qui s'écrit au fur et à mesure, une mention légale que vous voulez absolument adapter selon le destinataire... )
Afin de les enregistrer d'un seul clic dans téo, vous aurez besoin de télécharger le module téoword sur le store de Microsoft. Téoword est un module développé par nos soins et labellisé par Microsoft (trop la classe pour notre équipe de développeurs)
TéOword sera installé dès que vous verrez le logo TéO dans votre barre Word
Le bon fonctionnement de TéOword nécessite une version Office 365 à jour
La présence de TéOword 3 est compatible avec TéOword 1 et 2. C'est pratique le temps de mettre à jour vos modèles de courriers... Mais ne tardez pas : bientôt les versions téoword 1 et 2 ne seront plus maintenues !
Documents pdf
Un nom est donné par défaut à votre fichier, vous le modifiez (ou pas), et vous enregistrez votre document dans téo. Il est relié automatiquement au dossier, à la facture, au devis ou à la fiche annuaire à partir duquel il est édité.
La feuille d'émargement à distance doit obligatoirement être enregistrée en format .odt (Text Open Document) via "Enregistrer sous" avant d'être entrée dans téo.
Mais oubliez pas de conserver le format Word sur votre poste en cas de correction de ce modèle.
Téo edit et la GED
Les clients possédant le module GED (gestion électronique des documents) et ayant réalisé leur plan de classement peuvent indiquer quel chemin doit prendre le document pour être rangé au bon endroit dans l'arborescence créée.
Classer dans la GED
Le chemin s'indique en cliquant sur le document déjà édité, dans la zone classement et publication. Cliquer sur le libellé Classement souligné. Il est alors possible d'indiquer l'armoire dans laquelle se range votre document.
Désactiver le plan de classement
Si vous désactivez le plan de classement, les documents sont toujours accessibles depuis chaque module mais ne sont pas classés dans l'arborescence de la GED. Ils se retrouvent alors dans le sous menu documents non classés de la GED.
Pour désactiver le plan de classement, merci de nous adresser un ticket de SAV.
Notez que tous vos documents sont, de toutes façons, accessibles depuis le sous menu document de chaque module.
Il est bien sûr possible d'entrer dans la GED des documents qui doivent pouvoir être envoyés par mail depuis téo (plan d'accès, fiches formation...). Ils sont alors disponibles depuis l'onglet documents non classés de la GED mais à disposition à chaque fois que l'on veut envoyer un mail depuis téo.
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