❓ Questions fréquentes

Retrouvez ici les réponses aux questions les plus courantes sur l'utilisation de téo.

Connexion et accès

Je n'arrive pas à me connecter

Vérifiez :

1. L'adresse email est correcte
2. Le mot de passe est bon (attention aux majuscules)
3. Votre compte est actif (demandez à votre admin)

Si le problème persiste : Cliquez sur "Mot de passe oublié" pour réinitialiser.

J'ai oublié mon mot de passe

1. Sur la page de connexion, cliquez sur Mot de passe oublié
2. Saisissez votre adresse email
3. Consultez votre boîte mail (vérifiez les spams)
4. Cliquez sur le lien reçu
5. Créez un nouveau mot de passe

Je ne vois pas tous les menus

Vos droits d'accès dépendent de votre profil. Si vous pensez qu'il manque quelque chose, contactez votre administrateur.

Contacts et annuaire

Comment fusionner deux fiches en doublon ?

1. Menu Annuaire > Doublons
2. Recherchez les fiches à fusionner
3. Sélectionnez la fiche à conserver
4. Cliquez sur Fusionner
5. Les données sont regroupées sur une seule fiche

Comment retrouver les infos d'une entreprise (SIRET) ?

1. Dans une fiche organisation
2. Cliquez sur Recherche SIRENE
3. Saisissez le nom ou SIRET
4. Les données officielles sont importées

Agenda

Comment bloquer un créneau (congé, indisponibilité) ?

1. Menu Agenda > Congés
2. Cliquez sur Nouveau
3. Sélectionnez les dates et le type
4. Enregistrer

Je vois les séances à valider de toute l'équipe, est-ce normal ?

Oui, c'est lié au droit "Contrôle des agendas". Les utilisateurs qui ont ce droit voient les séances de tous les conseillers. Ceux qui ne l'ont pas ne voient que les leurs.

Pour modifier : Admin > Utilisateurs & droits > Équipes > ouvrir l'équipe > Droits > section Agenda > décocher Contrôle des agendas.

Comment transférer une séance à un autre conseiller ?

Ouvrez la séance et cliquez sur le nom ou l'avatar du conseiller en haut de la fenêtre. Un sélecteur apparaît : choisissez le nouveau conseiller et validez.

Pour transférer plusieurs séances d'un coup : Agenda > Contrôle > Transfert, définissez la source, la cible et la période, puis sélectionnez les séances à transférer.

→ En savoir plus

Comment paramétrer les types de congés ?

Les types de congés reposent sur deux éléments liés :

1. Les étiquettes (gestion principale) :

1. Menu Admin > Contenus > Étiquettes
2. Créez ou modifiez une étiquette
3. Dans la section Gestion des congés et absences, activez "Congés ou absence"
4. Configurez la couleur, le nom, et le compteur associé

2. Les types de demandes (formulaire de demande) :

1. Menu Admin > Contenus > Listes déroulantes
2. Catégorie Agenda > Demandes de congés ou absences
3. Ajoutez ou modifiez les types proposés dans le formulaire de demande

Pour désactiver un type de congé sans perdre l'historique : ouvrez l'étiquette et cliquez sur le badge vert "Activée" pour la désactiver.

Pour supprimer définitivement : ouvrez l'étiquette et cliquez sur "Supprimer" (uniquement si aucune séance ne l'utilise).

Ne pas confondre

Les Motifs d'absence (dans Listes déroulantes) concernent les absences à un RDV (bénéficiaire absent, annulation...), pas les congés des conseillers.

Comment voir tous les primo RDV planifiés ?

Pour obtenir la liste de tous les primo rendez-vous planifiés par vos conseillers :

1. Menu Agenda > Contrôle > Recherche
2. Sélectionnez la période souhaitée
3. Dans le filtre Action, choisissez l'action correspondant à votre primo RDV
4. Cliquez sur Rechercher

Vous pouvez aussi filtrer par Conseiller pour voir uniquement les primos d'un consultant spécifique.

→ En savoir plus sur la recherche de séances

Comment créer rapidement plusieurs RDV similaires ?

Utilisez le RDV flash :

1. Créez une première séance
2. Ouvrez-la et cliquez sur RDV flash
3. Cliquez sur les créneaux pour dupliquer la séance

Comment organiser une visioconférence Teams ?

1. Lors de la création de séance
2. Cochez Visioconférence Teams
3. Le lien est automatiquement créé et envoyé aux participants

Comment générer un émargement collectif ?

L'émargement collectif n'est pas accessible depuis l'agenda. Il faut passer par le dossier groupe :

1. Ouvrez le dossier groupe (pas un dossier individuel)
2. Accédez aux Séances du groupe
3. Cliquez sur la séance concernée
4. Bouton Document > sélectionnez le modèle d'émargement

Si vous avez plusieurs bénéficiaires sur une séance sans dossier groupe, vous n'aurez pas accès à cette fonctionnalité. Créez un groupe et rattachez-y les dossiers.

→ En savoir plus sur l'émargement de groupe

Mon questionnaire n'apparaît pas dans "Questionnaires à envoyer"

Si un questionnaire est configuré avec une règle d'automatisation (envoi automatique), il n'apparaît jamais dans la liste d'envoi manuel. L'envoi est géré automatiquement par téo à la date prévue.

Pour vérifier : ouvrez le dossier > Questionnaires. Si vous voyez un message bleu "Ce questionnaire sera envoyé automatiquement", c'est normal. Vous pouvez toujours le forcer manuellement via le bouton "Forcer l'envoi".

→ En savoir plus

Mes questionnaires envoyés n'apparaissent pas dans les statistiques

Le filtre Période dans les statistiques questionnaires filtre sur la date de fin du dossier, pas sur la date d'envoi du questionnaire. Si le dossier se termine en dehors de la période sélectionnée, le questionnaire n'apparaîtra pas, même s'il a été envoyé récemment.

Solution : élargissez la période ou supprimez le filtre de dates.

→ En savoir plus

Comment relier un modèle d'email à un questionnaire ?

Le modèle d'email doit contenir le marqueur {questionnaire.url} dans son contenu. Une fois ce marqueur ajouté, le modèle apparaîtra automatiquement dans le champ "E-mail type" du questionnaire (Admin > Questionnaires > Paramètres d'envoi).

Les modèles contenant ce marqueur sont exclusifs aux questionnaires : ils n'apparaissent pas dans les envois d'emails classiques.

→ En savoir plus

Le lien du questionnaire ne fonctionne plus

Les liens de questionnaire n'ont pas de délai d'expiration. Si un bénéficiaire rencontre une erreur en ouvrant le lien, vérifiez :

1. Le dossier existe toujours (non supprimé)
2. Le questionnaire n'a pas déjà été répondu (le lien est alors désactivé si les réponses multiples ne sont pas autorisées)
3. Le lien n'a pas été tronqué lors du copier-coller (vérifiez l'URL complète)

→ En savoir plus

Dossiers

Comment savoir si un dossier est complet ?

Le badge "Incomplet" apparaît sur le dossier si des données obligatoires manquent. Cliquez dessus pour voir ce qui manque.

Comment supprimer un dossier ?

1. Ouvrez le dossier à supprimer
2. Cliquez sur l'icône d'options ⋯ (trois petits points) en haut à droite
3. Choisissez Supprimer
4. Confirmez dans la boîte de dialogue

Conditions

L'option de suppression n'apparaît que si le dossier est en état Prévisionnel, Sans suite, Refusé ou Non facturable. Un dossier en cours ou terminé ne peut pas être supprimé.

Si le bénéficiaire n'a pas d'autre dossier, vous pouvez aussi le supprimer de l'annuaire en cochant l'option proposée dans la boîte de confirmation.

→ En savoir plus

Comment ajouter un dossier à un groupe sans hériter de la planification ?

Lors de la création d'un dossier dans un groupe, le bénéficiaire est par défaut inscrit à toutes les séances déjà planifiées. Pour éviter cela :

• Nouveau dossier : cliquez sur Ajouter sans rdv au lieu de "Enregistrer"
• Dossier existant : utilisez le bouton Relier un dossier (le bénéficiaire n'est pas ajouté aux séances)

→ En savoir plus sur les dossiers groupes

Comment ajouter un document à un dossier ?

1. Ouvrez le dossier
2. Panneau latéral Documents ou Menu > Documents
3. Cliquez sur Ajouter
4. Sélectionnez le fichier
5. Choisissez la catégorie

Comment générer un document (attestation, convocation...) ?

1. Ouvrez le dossier
2. Menu Documents > Générer
3. Sélectionnez le modèle
4. Le document est créé avec les données fusionnées

Comment ouvrir l'activité flo liée au dossier ?

1. Ouvrez le dossier
2. Cliquez sur Ouvrir l'activité flo
3. flo s'ouvre dans un nouvel onglet

Signature électronique

Quelle est la différence entre l'émargement et la signature de documents ?

téo propose deux types de signature électronique, adaptés à des usages différents :

	Émargement	Signature de documents
Niveau eIDAS	Simple (niveau 1)	Avancée (niveau 2)
Usage	Feuilles de présence, attestations de présence	Contrats, conventions, devis, factures
Identification	Signature dessinée sur écran	Authentification par code OTP
Valeur juridique	Commencement de preuve	Identification du signataire + intégrité garantie
Où dans téo ?	Agenda > Séances	Dossiers > Documents

Quel niveau choisir ?

• Émargement (niveau 1) : Pour attester de la présence à une séance. Simple et rapide.
• Signature de documents (niveau 2) : Pour tout document contractuel ou à valeur probante. Plus sécurisé.

En cas de litige, plus le niveau de signature est élevé, plus il sera difficile de contester la validité de l'acte signé.

Pour en savoir plus sur les niveaux de signature électronique : francenum.gouv.fr

L'émargement a-t-il une valeur juridique ?

Oui. L'émargement est une signature électronique simple qui vaut commencement de preuve par écrit. Elle est adaptée pour simplifier les processus internes (attestation de présence, accusé de réception). Pour des documents contractuels nécessitant une valeur juridique renforcée, utilisez la signature de documents (niveau avancé).

Comment activer la signature électronique ?

1. Menu Admin > Installation > Signature
2. Ou via flo : Admin > Documents > Signature électronique
3. Contactez votre téomaster ou le support si l'option n'est pas disponible

Facturation

Comment facturer plusieurs dossiers d'un coup ?

1. Menu Compta > Échéances
2. Filtrez et cochez les échéances à facturer
3. Cliquez sur Facturer (une facture par échéance ou par client)
4. Ou cliquez sur Facture groupée pour regrouper tout en une seule facture

→ En savoir plus sur la facturation en masse

La facture groupée ne fonctionne pas, que faire ?

Si vous cliquez sur Facture groupée et que rien ne se passe :

1. Vérifiez les icônes orange : certaines échéances peuvent être marquées d'un triangle d'avertissement (financeur manquant, condition non remplie). Corrigez ces dossiers d'abord.
2. Vérifiez le financeur : tous les dossiers doivent avoir un financeur renseigné. Ouvrez les dossiers signalés et ajoutez le financeur manquant.
3. Vérifiez la cohérence : la facture groupée requiert un même client/payeur pour toutes les échéances sélectionnées.

→ Détail des règles de facturation groupée

Comment mettre plusieurs financeurs sur un dossier ?

La répartition multi-financeurs se configure en deux niveaux :

1. Financeurs par défaut (dans la tarification) :

1. Menu Admin > Tarifications
2. Ouvrez la tarification concernée > onglet Données de facturation
3. Section Financeurs > Ajouter un financeur
4. Renseignez chaque financeur avec son pourcentage (ex: 70% + 30% = 100%)

2. Financeurs du dossier (personnalisation) : Les financeurs par défaut sont automatiquement copiés dans chaque dossier. Pour les modifier :

1. Ouvrez le dossier > onglet Comptabilité
2. Section Financeurs > modifiez les pourcentages ou ajoutez/retirez un financeur

Pour les devis : créez un devis par financeur en renseignant le contact approprié dans le champ Destinataire.

→ Configurer les financeurs par défaut → Créer plusieurs devis

Comment facturer des échéances à une date précise ?

La date d'une facture est toujours la date de génération, pas la date de l'échéance. Pour que vos factures portent une date précise :

1. Laissez les échéances s'accumuler dans Compta > Échéances (ne les facturez pas au fil de l'eau)
2. Le jour souhaité (ex: 31/12), ouvrez la vue des échéances
3. Filtrez, sélectionnez et cliquez sur Facturer

Toutes les factures générées porteront la date du jour.

→ En savoir plus sur la date des factures

Mon dossier ne passe pas en état "Facturé" après facturation

Si votre échéancier comporte plusieurs étapes (ex: 20% puis 80%), les premières factures sont considérées comme des acomptes et ne font pas basculer le dossier en "Facturé".

Solution : dans le paramétrage de l'échéancier, cochez l'option "Solder le dossier" sur la dernière échéance (celle qui clôture la facturation). C'est cette option qui indique à téo que la facturation est terminée.

→ En savoir plus sur l'option Solder

Comment créer un avoir ?

1. Ouvrez la facture concernée
2. Cliquez sur Créer avoir
3. Les lignes sont automatiquement inversées
4. Ajustez si c'est un avoir partiel
5. Émettez l'avoir

Pourquoi je ne peux pas modifier ma facture ?

Une facture émise est verrouillée (obligation légale). Pour corriger, créez un avoir.

Comment exporter vers ma comptabilité ?

1. Menu Compta > Exports > Exports comptables
2. Choisissez Factures ou Règlements
3. Sélectionnez la période et les filtres
4. Cochez les éléments à exporter
5. Cliquez sur Exporter

Export des règlements

L'export comptable des règlements se fait depuis l'écran Exports comptables, pas depuis la page des règlements. La page des règlements propose uniquement un export Tableur (Excel) de la liste complète.

Communication

Le lien dans mon modèle email n'est pas cliquable

Si vous avez inséré un marqueur URL brute (ex: {d.dossier.lieu.plan}) directement dans le texte, il apparaîtra en texte non cliquable.

Deux solutions :

1. Utilisez la version ...Link du marqueur si elle existe (ex: {d.dossier.lieu.planLink} au lieu de {d.dossier.lieu.plan}). Elle génère un lien HTML cliquable automatiquement.

2. Utilisez la fonction "Insérer un lien" (🔗) de l'éditeur : collez le marqueur URL brute dans le champ URL et saisissez un texte dans Texte à afficher.

→ En savoir plus sur les liens dans les modèles

Mon email n'arrive pas au destinataire

Vérifiez :

1. L'adresse email est correcte
2. Le message n'est pas en spam côté destinataire
3. L'historique dans téo (statut de l'envoi)

Comment voir mes crédits SMS restants ?

Menu Admin > SMS (ou demandez à votre admin).

Comment programmer un envoi automatique ?

1. Menu Admin > Automatisations
2. Créez une nouvelle règle
3. Définissez le déclencheur (X jours avant/après...)
4. Choisissez l'action (email, SMS, questionnaire)
5. Activez la règle

Pilotage

Comment voir les absences dans l'analyse des séances ?

Les absences ne sont pas une ligne séparée dans le tableau principal. Pour les consulter :

1. Menu Pilotage > Production > Analyse des séances
2. Regardez le tableau Analyse des présences (en bas de l'écran)
3. Cliquez sur une cellule du taux de présence pour voir le détail
4. Les bénéficiaires présents ont une coche verte ; les absents n'en ont pas

Différence entre absence et annulation :

• Absence : le RDV était pourvu mais le bénéficiaire ne s'est pas présenté → visible dans le taux de présence
• Annulation : la séance a été annulée → visible dans la ligne "Annulées" du tableau principal

Séances sans bénéficiaire

Les séances annulées sans aucun bénéficiaire associé n'apparaissent pas dans l'analyse des séances. Seules les séances rattachées à des dossiers sont comptabilisées.

→ En savoir plus sur l'analyse des séances

Un dossier facturé apparaît encore en "Prévisionnel" dans le CA

C'est généralement dû au fait que la facture est marquée comme acompte. Les acomptes ne font pas basculer l'état du dossier en "Facturé" : le dossier reste en état précédent (En cours ou Terminé) et son montant continue d'apparaître dans le prévisionnel.

Pour corriger :

1. Ouvrez la facture concernée
2. Décochez l'option Acompte
3. Enregistrez

L'état du dossier sera recalculé automatiquement et le montant basculera dans le "Réel/Facturé".

→ En savoir plus sur le CA par conseiller

L'encours affiche 0 € alors que des heures ont été réalisées

Plusieurs causes possibles :

1. La valorisation d'encours n'est pas renseignée dans la tarification. Le calcul est : taux horaire × heures validées. Sans taux, le résultat est 0. Un ⚠ à côté du montant d'encours signale les tarifications concernées.
2. Aucune séance n'est validée pour le dossier à la date de référence (seules les séances à l'état "Validée" sont comptées).
3. L'état du dossier ne correspond pas aux critères (il doit être en cours, suspendu, ou facturé/comptabilisé avec une date de fin postérieure à la date de référence).

Pour corriger la valorisation :

1. Ouvrez la tarification concernée (Admin > Production > Tarification)
2. Onglet Facturation, section Pilotage
3. Renseignez le champ Valorisation de l'encours avec le taux horaire souhaité

→ En savoir plus sur l'encours

Les chiffres me semblent incorrects

Les indicateurs reflètent les données saisies. Vérifiez :

1. Les séances sont validées
2. Les dossiers ont le bon état
3. Les dates sont correctes

Comment exporter un tableau de bord ?

Sur chaque vue de pilotage, cliquez sur Exporter pour télécharger en Excel ou PDF.

Administration

Je ne retrouve pas un lieu dans "Centres & lieux"

Dans la nouvelle interface, les lieux sont groupés par centre. Un lieu qui n'est rattaché à aucun centre ne s'affiche pas dans la liste.

Pour corriger :

1. Accédez au lieu via l'ancienne interface (si disponible) ou directement en base
2. Rattachez-le à un centre
3. Il apparaîtra alors dans Admin > Contenus > Centres & lieux

→ En savoir plus sur les centres et lieux

Comment indiquer le télétravail dans l'agenda ?

Plutôt que de créer un lieu "Télétravail", utilisez une étiquette avec l'option "Info seulement". Cela permet d'indiquer le télétravail sur une journée, demi-journée ou quelques heures, sans bloquer le créneau dans l'agenda.

1. Menu Admin > Contenus > Étiquettes
2. Créez une étiquette "Télétravail" avec une couleur distinctive
3. Cochez Info seulement
4. Les conseillers peuvent ensuite l'ajouter dans leur agenda

→ En savoir plus sur les étiquettes "Info seulement"

Comment créer un nouvel utilisateur ?

1. Menu Admin > Utilisateurs & droits > Utilisateurs
2. Cliquez sur Ajouter un utilisateur
3. Renseignez le nom, prénom, email
4. Assignez une équipe (groupe de droits)
5. Cliquez sur Enregistrer
6. Acceptez les conditions de facturation
7. Cliquez sur Envoyer le mail de création de mot de passe

Comment modifier les droits d'un utilisateur ?

1. Menu Admin > Utilisateurs
2. Ouvrez la fiche
3. Modifiez le groupe ou les droits individuels
4. Enregistrez

Comment désactiver un compte ?

1. Menu Admin > Utilisateurs
2. Ouvrez la fiche
3. Toggle Actif → Non
4. L'utilisateur ne peut plus se connecter

Technique

Les liens téléphoniques n'ouvrent pas la bonne application

Lorsque vous cliquez sur un numéro de téléphone (lien tel:), votre navigateur peut ouvrir une application inattendue au lieu de votre application de téléphonie habituelle. C'est un paramétrage du navigateur ou du système d'exploitation qui peut être modifié.

Sur Google Chrome

1. Accédez aux Paramètres de Chrome (icône ⋮ > Paramètres)
2. Cliquez sur Confidentialité et sécurité
3. Cliquez sur Paramètres des sites
4. Faites défiler jusqu'à Autorisations supplémentaires
5. Cliquez sur Gestionnaires de protocoles
6. Vérifiez qu'aucune application indésirable n'est définie pour les liens tel:

Alternativement :

1. Ouvrez chrome://settings/handlers dans la barre d'adresse
2. Supprimez ou modifiez le gestionnaire pour les liens téléphoniques

Sur Microsoft Edge

1. Accédez aux Paramètres (icône ⋯ > Paramètres)
2. Cliquez sur Cookies et autorisations du site
3. Faites défiler jusqu'à Gestionnaires de protocoles
4. Modifiez ou supprimez l'association pour les liens tel:

Sur Firefox

1. Accédez aux Paramètres (icône ☰ > Paramètres)
2. Dans la section Général, recherchez Applications
3. Trouvez le type de contenu tel dans la liste
4. Modifiez l'action associée (choisissez votre application d'appel)

Sur macOS (tous navigateurs)

Sur Mac, le système utilise par défaut FaceTime pour les appels. Pour changer :

1. Ouvrez FaceTime
2. Menu FaceTime > Préférences
3. Dans Appels depuis l'iPhone, configurez selon vos préférences

Ou via Préférences Système > Extensions > Actions pour définir l'application par défaut.

Sur Windows (tous navigateurs)

1. Ouvrez Paramètres Windows (Win + I)
2. Allez dans Applications > Applications par défaut
3. Faites défiler vers le bas et cliquez sur Choisir les applications par défaut par protocole
4. Recherchez TEL et sélectionnez l'application souhaitée (ex: Votre application VoIP, Skype, Teams, etc.)

Astuce

Si vous utilisez une application de téléphonie comme 3CX, Teams, Zoom Phone ou Skype, assurez-vous qu'elle est installée et configurée comme gestionnaire par défaut pour les liens téléphoniques.

Pourquoi ce comportement ?

Le navigateur utilise le système d'exploitation pour déterminer quelle application doit gérer les liens tel:. Si une application non adaptée est configurée par défaut, c'est elle qui s'ouvre. Il faut associer ce type de lien à votre application de téléphonie.

L'application est lente

Essayez :

1. Rafraîchir la page (F5)
2. Vider le cache du navigateur
3. Vérifier votre connexion internet
4. Signaler si le problème persiste

Une fonctionnalité ne marche pas

1. Notez le message d'erreur (si affiché)
2. Essayez de reproduire le problème
3. Contactez votre administrateur ou le support téo

Comment signaler un bug ?

Contactez le support téo avec :

• Description du problème
• Étapes pour reproduire
• Capture d'écran si possible
• Navigateur utilisé

Je ne trouve pas ma réponse

Si votre question n'est pas dans cette FAQ :

1. Consultez la documentation : Utilisez la recherche pour trouver le sujet concerné
2. Contactez votre administrateur : Il connaît la configuration de votre structure
3. Contactez le support téo : Pour les questions techniques ou les bugs

---

Astuce

Utilisez la fonction Recherche (en haut de la documentation) pour trouver rapidement l'information que vous cherchez.