❓ Questions fréquentes
Cette page donne une réponse rapide et vous dirige vers le guide qui fait référence. Pour une procédure détaillée, suivez le lien proposé plutôt que de vous fier à une version résumée.
Depuis téo, cliquez sur l'icône ✨ et décrivez votre objectif ou votre problème. L'assistant téo tient compte de l'écran affiché et fonde ses réponses sur les guides détaillés de ce site.
Connexion et accès
Je n'arrive pas à me connecter
Vérifiez l'adresse email, le mot de passe et l'état de votre compte. Utilisez Mot de passe oublié si nécessaire. Si votre compte est bloqué ou inactif, contactez votre administrateur.
→ Connexion et résolution des problèmes
Je ne vois pas tous les menus
Les menus dépendent de vos droits et de votre équipe. Demandez à votre administrateur de vérifier votre profil.
Comment activer la validation en deux étapes ou une clé d'accès ?
Ouvrez votre avatar puis Gérer la sécurité du compte. Une clé d'accès remplace le mot de passe ; elle ne remplace pas le second facteur si la validation en deux étapes est activée.
J'ai perdu mon téléphone d'authentification
Utilisez une autre méthode déjà enregistrée. Si vous n'en avez pas, demandez à votre administrateur de désactiver temporairement la validation en deux étapes.
→ Récupérer l'accès à mon compte
Annuaire
Comment fusionner deux fiches en doublon ?
Utilisez l'écran Annuaire > Doublons, choisissez la fiche à conserver puis contrôlez les données avant de confirmer.
Comment retrouver les informations d'une entreprise ?
Dans une fiche organisation, utilisez la recherche SIRENE à partir du nom ou du SIRET.
Agenda
Comment bloquer un créneau ou poser un congé ?
Créez une indisponibilité dans l'agenda ou utilisez le parcours de demande de congé prévu par votre structure.
Comment afficher mon agenda dans Outlook ou Google Agenda ?
Ouvrez les options de votre agenda et copiez le lien de synchronisation dans votre calendrier externe. La synchronisation est en lecture seule.
→ Consulter et synchroniser l'agenda
Pourquoi ne puis-je pas modifier une récurrence ?
Une récurrence déjà utilisée peut être verrouillée pour protéger les séances existantes. Modifiez les séances concernées ou recréez la série selon le résultat souhaité.
Je vois les séances à valider de toute l'équipe, est-ce normal ?
Oui, si votre profil possède le droit de contrôle des agendas. Votre administrateur peut vérifier ce droit.
Comment transférer une séance à un autre conseiller ?
Ouvrez la séance, modifiez le conseiller puis contrôlez les participants, le lieu et les notifications avant d'enregistrer.
Pourquoi l'auteur d'une séance affiche-t-il « intégration » ?
Quand une séance a été créée via une intégration (connecteur, synchronisation…), le champ Auteur et l'écran Infos & historique affichent l'avatar API avec le libellé intégration. Ce n'est pas une intervention de téo assistance. → Créer et modifier des séances
Comment retrouver les premiers rendez-vous planifiés ?
Utilisez Agenda > Contrôle > Recherche, renseignez la période, filtrez sur l'Action correspondant au premier rendez-vous de votre structure, puis Rechercher. Exportez avec Tableur (500 lignes maximum).
Après un abandon, pourquoi la séance reste-t-elle prévisionnelle ?
L'abandon porte sur le dossier, pas sur l'annulation de la séance. Pour un RDV individuel qui n'aura pas lieu, ouvrez la séance > Options de la séance > Séance annulée.
→ Abandon et séances · Séance annulée
Comment créer plusieurs rendez-vous similaires ?
Utilisez la duplication ou la récurrence selon que les rendez-vous doivent rester indépendants ou former une série.
Comment inscrire un bénéficiaire sur un créneau existant ?
Utilisez Trouver un créneau, sélectionnez la séance disponible puis confirmez l'inscription.
Un créneau téo rdv reste disponible après une inscription
Ouvrez la séance et vérifiez Nombre de places maximum : pour un RDV individuel, saisissez 1. Un champ vide ne fixe pas correctement la jauge pour la réservation en ligne.
→ téo rdv
Puis-je enchaîner deux séances sans trou entre elles ?
Oui. Si la Heure fin d'une séance est égale à la Heure début de la suivante, téo les accepte : ce n'est pas un chevauchement. Un conflit n'apparaît que lorsque les plages se recouvrent, avec le message « [Prénom Nom] n'est pas disponible » pour le conseiller.
Comment organiser une visioconférence Teams ?
Ouvrez la séance, section Visio Microsoft Teams, puis cliquez sur Créer une visio Teams. Une fois la visio prête, utilisez l'icône Envoyer pour adresser les invitations aux participants disposant d'une adresse email valide dans l'annuaire.
Comment générer un émargement collectif ?
Ouvrez le groupe et générez les feuilles d'émargement depuis ses documents.
Questionnaires
Pourquoi un questionnaire n'apparaît-il pas dans la liste d'envoi ?
Vérifiez son rattachement à la prestation du dossier, la date d'échéance et l'absence de règle d'automatisation (les questionnaires automatisés n'apparaissent pas dans la liste d'envoi manuel).
Où retrouver un questionnaire déjà envoyé s'il n'est plus lié à la prestation ?
Sur la page Questionnaires du dossier : un questionnaire déjà envoyé reste listé même sans liaison à la prestation (après un Détacher, un changement de prestation ou un envoi automatique). Si la page est vide, vérifiez qu'un envoi existe pour ce dossier et que le dossier n'est pas annulé ou abandonné.
Pourquoi les réponses ne figurent-elles pas dans les statistiques ?
Les statistiques ne retiennent que les dossiers dont la prestation est liée au questionnaire (et qui respectent les filtres). Un envoi visible sur la fiche dossier peut donc être hors périmètre des stats si la prestation n'est plus rattachée.
→ Guide complet des questionnaires
Comment insérer le lien du questionnaire dans un email ?
Utilisez le marqueur {questionnaire.url} dans le modèle associé au questionnaire.
→ Guide complet des questionnaires
Dossiers et documents
Comment exporter les adresses e-mail des bénéficiaires ?
Le bouton Tableur d'un écran de recherche exporte uniquement les colonnes affichées. Sur la recherche de dossiers, l'e-mail n'apparaît pas dans la liste : il ne sera donc pas dans le fichier.
Pour obtenir un export avec les e-mails (ou d'autres colonnes), utilisez une requête (module Production ou Annuaire) dont les colonnes incluent l'e-mail du bénéficiaire, puis cliquez sur Tableur. La création de la requête se fait via le requêteur (administrateurs).
→ Requêtes · Requêteur · Rechercher un dossier
Comment savoir si un dossier est complet ?
Consultez Dossiers > Contrôle > Incomplets et ouvrez le dossier pour connaître les données à compléter.
→ Contrôler la qualité des dossiers
Comment supprimer un dossier ?
La suppression dépend de son état, de vos droits et des éléments liés. Préférez un état de sortie lorsqu'une conservation réglementaire est nécessaire.
→ Suivre le cycle de vie d'un dossier
Comment ajouter un dossier à un groupe sans reprendre sa planification ?
Depuis le groupe, utilisez Nouveau dossier ou Relier un dossier. Lorsque la fenêtre Inscrire aux séances du groupe ? s'affiche, choisissez Aucune séance : le dossier est rattaché au groupe sans inscription aux séances existantes.
Comment n'inscrire un participant qu'aux séances à venir d'un groupe ?
Depuis le groupe, utilisez Nouveau dossier ou Relier un dossier. Dans la fenêtre Inscrire aux séances du groupe ?, conservez Séances à venir (option par défaut lorsqu'il reste des séances à venir), puis confirmez avec Créer ou Lier.
Comment ajouter ou générer un document ?
Ouvrez Documents depuis un dossier, une fiche personne ou une fiche société (Annuaire > Sociétés). Vous pouvez importer un fichier ou générer un document depuis un modèle téo edit. Les modèles de catégorie Société sont proposés depuis la fiche société.
Comment ouvrir l'activité flo ?
Depuis le dossier, ouvrez l'activité liée. Vérifiez le paramétrage de la prestation si aucun formulaire n'est proposé.
Comment clôturer un dossier facturé hors téo ?
Passez le dossier en état Non facturable. L'état Soldé n'est pas disponible manuellement : il apparaît uniquement lorsque les factures téo sont réglées.
→ Suivre le cycle de vie d'un dossier
Puis-je changer le type d'une question flo sans perdre les réponses ?
Changer le format d'un Texte court (vers Date, Email…) conserve le champ. Remplacer un Texte court par un Paragraphe crée un nouvel élément vide : aucun transfert automatique des textes déjà saisis.
Émargement et signature
Quelle différence entre émargement et signature de documents ?
L'émargement atteste la présence à une séance. La signature de document sert à approuver un document précis : contrat, convention ou attestation.
L'émargement électronique a-t-il une valeur juridique ?
Il constitue un ensemble de preuves dont la valeur dépend du processus, de l'identification et des données conservées. Le guide de référence détaille le niveau retenu et ses limites.
→ Référence sur l'émargement électronique
Facturation
Comment facturer plusieurs dossiers en une fois ?
Sélectionnez les échéances compatibles dans Compta > Échéances à facturer, puis lancez la facturation groupée.
Pourquoi la facture groupée est-elle indisponible ?
Les échéances doivent notamment être compatibles en matière de client, financeur, devise et paramétrage comptable.
Comment répartir une facture entre plusieurs financeurs ?
Renseignez les financeurs et leur répartition dans l'onglet comptable du dossier avant de générer les échéances.
→ Échéanciers et facturation groupée
Pourquoi le dossier ne passe-t-il pas à l'état « Facturé » ?
Vérifiez que la dernière échéance solde le dossier et que la facture n'est pas marquée comme acompte. Une facture Annulée (après avoir total) ne fait pas non plus passer le dossier en Facturé.
Pourquoi le CA du Pilotage ne correspond-il pas à celui de la Facturation ?
Ce n'est pas une erreur. Le CA facturé (Facturation > Rapports > Chiffre d'affaires) classe les factures sur leur date de facture. Le CA produit (Pilotage > Chiffre d'affaires) rattache les montants des dossiers à leur date de fin. La ligne Dossiers facturés du Pilotage ne compte que les dossiers dont la fin tombe sur la période. Pour suivre une prestation, utilisez CA par prestation.
→ Tableaux de bord · CA facturé
Comment créer un avoir ou corriger une facture émise ?
Une facture émise est verrouillée. Utilisez Créer un avoir (partiel ou personnalisé) ou Annuler la facture (avoir total automatique) depuis la facture concernée.
Après un avoir total, mon dossier n'est plus « Facturé » ou « Soldé » — est-ce normal ?
Oui. Une facture Annulée ne compte plus pour l'état. S'il ne reste aucune facture définitive active, le dossier reprend l'état de production (Terminé, En cours…). Vous pouvez alors refacturer. Un avoir partiel qui ne marque pas la facture Annulée laisse l'état Facturé / Soldé.
Comment savoir ce qui manque dans une facture incomplète ?
Ouvrez la facture et consultez le bandeau de contrôle, qui indique les données à compléter.
→ Créer et contrôler les factures
Comment exporter une facture au format Factur-X ?
Ouvrez la facture, générez d'abord le PDF (Générer un document), puis cliquez sur Factur-X. Si des mentions manquent (SIRET du centre ou de la société payeuse, adresse, TVA…), un message liste précisément ce qu'il faut compléter.
Comment exporter vers mon logiciel comptable ?
Utilisez Compta > Exports > Exports comptables, choisissez la période puis les pièces à exporter.
Comment enregistrer un bordereau France Travail ?
Utilisez l'import prévu dans l'écran des règlements, puis contrôlez les rapprochements proposés.
→ Règlements et import France Travail
Pourquoi téo affiche-t-il « Montant requis » sur une ligne de devis ?
Une ligne ne peut pas être enregistrée sans montant. Choisissez un produit ou une tarification, ou saisissez un prix unitaire HT et une quantité (avec un libellé pour une ligne libre).
Communication
Pourquoi un lien n'est-il pas cliquable dans mon email ?
Ajoutez-le avec l'outil de création de lien de l'éditeur plutôt qu'en collant uniquement le texte de l'adresse.
Pourquoi mon email n'arrive-t-il pas ?
Vérifiez l'adresse, le statut d'envoi, les courriers indésirables et la configuration de l'expéditeur.
→ Envoyer et dépanner les emails
Comment consulter les crédits SMS ?
Le solde et l'historique sont disponibles dans l'administration SMS de votre structure.
Comment programmer un envoi automatique ?
Créez une automatisation à partir d'un événement, de conditions et d'un modèle de message.
→ Configurer les automatisations
À quoi sert l'icône journal dans le bandeau ?
Elle ouvre les annonces internes. Le badge indique les infos que vous n'avez pas encore consultées.
Comment publier une annonce interne ?
Ouvrez le volet Les infos puis Ajouter. Le bouton est réservé aux administrateurs et aux utilisateurs habilités.
→ Consulter et publier une info
Assistant et aide
Que puis-je demander à l'assistant téo ?
Demandez-lui d'expliquer un écran, de détailler une procédure, de comparer des options, d'indiquer le menu adapté à votre objectif, d'ouvrir une liste déjà filtrée (par exemple les factures non soldées du mois) ou de préparer un contenu. Par exemple, il peut rédiger une première version de modèle d'email en conservant les marqueurs téo à vérifier.
→ Bien utiliser l'assistant téo
L'assistant peut-il consulter ou modifier mes dossiers ?
Non. Il répond à partir de la documentation et du contexte général de la page ouverte. Il ne consulte pas vos données et n'effectue aucune action dans téo. Lorsqu'il propose d'ouvrir une liste filtrée, il prépare l'écran et les critères de recherche sans lire le contenu de vos dossiers, factures ou autres données métier. Ne saisissez aucune donnée personnelle, sensible ou confidentielle dans vos questions.
Comment ouvrir un écran proposé par l'assistant ?
Dans la réponse, cliquez sur Ouvrir dans téo ou sur le nom du menu indiqué. Le bouton apparaît dans la phrase : la ponctuation autour reste lisible. Un clic peut ouvrir une liste avec des filtres déjà appliqués, visibles et modifiables sur la page. La page s'affiche dans le même onglet, l'assistant se rouvre sur cet écran et la conversation se poursuit. Les articles de l'aide restent ouverts dans un nouvel onglet.
→ Bien utiliser l'assistant téo
Comment ouvrir une liste déjà filtrée avec l'assistant ?
Décrivez ce que vous cherchez : « Ouvre les factures non soldées de ce mois », « Cherche dans les mémos planifiés le texte relance », « Les séances avec des places disponibles la semaine prochaine »… Si l'assistant identifie une liste adaptée, il propose Ouvrir dans téo avec les critères déjà renseignés (texte, période, non soldé, etc.). Les filtres apparaissent sur la page ouverte : vous pouvez les ajuster. Les menus concernés sont Production > Dossiers, Annuaire > Personnes, Facturation > Factures, Agenda > Contrôle > Recherche et Mémos > Mémos planifiés. Les listes déroulantes (centre, conseiller, état…) ne sont pas préremplies.
→ Ouvrir une liste déjà filtrée
Pourquoi l'assistant ne me propose-t-il pas certains menus ?
Il ne propose de bouton que pour les menus auxquels vous avez accès. Un écran hors de vos droits n'apparaît pas comme destination cliquable. Demandez à votre administrateur de vérifier votre profil.
→ Utilisateurs et droits · Bien utiliser l'assistant téo
Comment masquer ou rouvrir l'assistant ?
Cliquez à nouveau sur l'icône du bandeau (croix lorsque l'assistant est ouvert, ✨ lorsqu'il est masqué), ou utilisez Fermer l'assistant dans l'en-tête. La conversation en cours est conservée lorsque vous masquez l'assistant ou changez de page dans téo, tant que vous ne démarrez pas une Nouvelle conversation.
→ Bien utiliser l'assistant téo
Pourquoi dois-je démarrer une nouvelle conversation ?
Une nouvelle conversation remet le contexte à zéro. Utilisez-la lorsque vous changez de sujet, lorsque la conversation a atteint sa limite, ou après le message Une erreur technique est survenue.
L'assistant affiche « Une erreur technique est survenue »
Réessayez dans un instant. Vous pouvez aussi ouvrir Consulter la documentation ou démarrer une Nouvelle conversation. Si le message revient souvent, contactez votre téomaster ou le service client.
→ Bien utiliser l'assistant téo
Pilotage
Comment analyser production, chiffre d'affaires ou performance ?
Les tableaux sont regroupés par familles Production, Chiffre d'affaires et Équipe. Commencez par vérifier la période et les filtres.
Pourquoi un dossier facturé apparaît-il encore en prévisionnel ?
Vérifiez si sa facture est marquée comme acompte : dans ce cas, le dossier n'est pas considéré comme soldé.
Pourquoi l'encours ou les chiffres semblent-ils incorrects ?
Contrôlez les tarifications, les valorisations d'encours, les prestations et les anomalies affichées sous le tableau. Si l'écart concerne le total Facturation vs Pilotage, rappelez-vous que l'un suit la date de facture et l'autre la date de fin des dossiers.
Comment exporter un tableau de bord ?
Utilisez le bouton Tableur lorsqu'il est disponible. L'export télécharge un fichier Excel (.xlsx) avec ce qui est affiché : la vue, les filtres de cet écran et les colonnes du tableau. Chaque onglet exporte ses propres filtres. Pour un export avec d'autres colonnes, passez par une requête.
→ Comprendre les tableaux de bord
Administration
Pourquoi un lieu n'apparaît-il pas dans « Centres & lieux » ?
Vérifiez son type, son état actif et son rattachement au bon centre.
Comment personnaliser le titre d'invitation téo rdv ?
Dans Admin > Applications > téo rdv > Vos actions, renseignez le nom de l'action à afficher. L'objet de l'email devient Invitation : suivi de ce libellé. Le corps du message n'est pas personnalisable.
→ téo rdv
Comment représenter le télétravail dans l'agenda ?
Utilisez une étiquette configurée comme information uniquement afin de ne pas bloquer le créneau.
→ Configurer les contenus et étiquettes
Comment créer, modifier les droits ou désactiver un utilisateur ?
Utilisez la gestion des utilisateurs et des équipes. Désactivez un compte plutôt que de le supprimer lorsque son historique doit être conservé.
→ Gérer les utilisateurs · Configurer les équipes
Technique
Les liens téléphoniques ouvrent la mauvaise application
L'application associée au protocole tel: est définie par votre navigateur ou votre système :
- Chrome / Edge : paramètres du navigateur, puis gestionnaires de protocoles ;
- Firefox : paramètres, puis Applications et type de contenu
tel; - Windows : Applications par défaut, puis protocole
TEL; - macOS : réglages de l'application d'appel.
L'application est lente
Actualisez la page, vérifiez la connexion et essayez une fenêtre privée. Si le problème persiste, relevez l'heure, l'écran concerné et les actions effectuées avant de contacter le support.
Comment signaler un dysfonctionnement ?
Transmettez :
- le résultat attendu et le résultat obtenu ;
- les étapes permettant de reproduire ;
- le message d'erreur exact ;
- une capture sans donnée sensible ;
- le navigateur et l'heure du problème.
→ Contacter mon téomaster · Fonctionnement du service client
Je ne trouve pas ma réponse
- Ouvrez l'assistant téo et décrivez votre objectif avec une phrase complète.
- Consultez la carte des fonctionnalités.
- Contactez votre administrateur pour les droits et le paramétrage local.
- Contactez votre téomaster ou le service client pour un dysfonctionnement.
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