Relances clients

Suivez les factures impayées et effectuez des relances pour récupérer les paiements en retard.

Objectif

Maîtriser le suivi et la relance des factures impayées pour optimiser le recouvrement et la trésorerie.

Consulter les factures impayées

Depuis le module Facturation

1. Allez dans Facturation > Factures impayées ou Factures non réglées
2. Liste complète des factures en retard de paiement
3. Informations affichées :
   • Numéro de facture
   • Client
   • Montant TTC
   • Date d'échéance
   • Jours de retard
   • Montant impayé

Filtres disponibles

Vous pouvez filtrer les factures impayées par :

• Période : factures d'une période spécifique
• Client : factures d'un client particulier
• Jours de retard : factures avec X jours de retard minimum
• Montant : factures d'un montant minimum/maximum
• Statut : factures non réglées, partiellement réglées

Analyser les factures impayées

Informations clés

Pour chaque facture impayée, consultez :

Informations facture :

• Numéro : numéro de facture
• Date d'édition : date de création de la facture
• Date d'échéance : date limite de paiement
• Jours de retard : nombre de jours depuis la date d'échéance
• Montant TTC : montant total à régler

Informations client :

• Nom : nom du client
• Coordonnées : adresse, téléphone, email
• Historique : autres factures du client
• Règlements précédents : historique des paiements

Statut :

• Non réglée : aucun règlement enregistré
• Partiellement réglée : règlement partiel effectué
• Solde restant : montant encore à régler

Effectuer une relance

Relance manuelle

Par email :

1. Sélectionnez la facture à relancer
2. Cliquez sur "Envoyer une relance" ou "Relancer par email"
3. Choisissez le modèle de relance :
   • Relance amiable (première relance)
   • Relance ferme (relance ultérieure)
   • Mise en demeure (dernière relance)
4. Personnalisez le message si nécessaire
5. Envoyez la relance

Par courrier :

1. Générez le document de relance avec téo edit
2. Téléchargez le PDF
3. Imprimez et envoyez par courrier
4. Marquez la relance comme envoyée dans téo

Par téléphone :

1. Consultez les coordonnées du client
2. Appelez le client
3. Ajoutez un mémo sur la facture ou le dossier pour documenter l'appel
4. Notez les engagements du client

Relances automatiques

Si les relances automatiques sont activées :

Configuration :

• Délai : nombre de jours après la date d'échéance avant la première relance
• Fréquence : fréquence des relances (hebdomadaire, mensuelle, etc.)
• Modèle : modèle de relance à utiliser
• Limite : nombre maximum de relances automatiques

Processus :

1. téo détecte automatiquement les factures impayées
2. Génère les relances selon la configuration
3. Envoie les relances par email automatiquement
4. Trace les relances dans l'historique

Historique des relances

Consulter l'historique

Pour chaque facture impayée :

1. Ouvrez la facture
2. Allez dans l'onglet "Relances" ou "Historique"
3. Liste des relances :
   • Date de chaque relance
   • Type de relance (amiable, ferme, mise en demeure)
   • Méthode (email, courrier, téléphone)
   • Statut (envoyée, ouverte, lue)
   • Commentaires

Documenter les échanges

Après chaque relance :

1. Ajoutez un mémo sur la facture ou le dossier
2. Notez :
   • Date et heure de la relance
   • Méthode utilisée
   • Réponse du client (si obtenue)
   • Engagements pris
   • Prochaines actions

Modèles de relance

Relance amiable (première relance)

Caractéristiques :

• Ton : courtois et professionnel
• Objectif : rappeler poliment le paiement
• Délai : généralement 7 à 15 jours après l'échéance

Contenu :

• Rappel de la facture
• Date d'échéance dépassée
• Demande de règlement
• Coordonnées pour régler

Relance ferme (relance ultérieure)

Caractéristiques :

• Ton : plus ferme mais toujours professionnel
• Objectif : insister sur le paiement
• Délai : généralement 30 jours après l'échéance

Contenu :

• Rappel de la facture et des relances précédentes
• Insistance sur l'urgence du règlement
• Conséquences possibles (suspension de service, etc.)
• Délai de règlement

Mise en demeure (dernière relance)

Caractéristiques :

• Ton : formel et légal
• Objectif : dernière tentative avant procédure
• Délai : généralement 60 jours après l'échéance

Contenu :

• Mise en demeure formelle
• Délai de règlement impératif
• Conséquences légales possibles
• Procédure de recouvrement

Bonnes pratiques

Pour le suivi

Consultez régulièrement

Consultez régulièrement les factures impayées pour identifier rapidement les retards de paiement.

Documentez les échanges

Documentez toujours les échanges avec le client (appels, emails) dans les mémos pour garder une trace.

Pour les relances

Relancez progressivement

Relancez progressivement : commencez par une relance amiable, puis augmentez la fermeté si nécessaire.

Personnalisez les relances

Personnalisez les messages de relance selon le client et la situation pour améliorer l'efficacité.

Pour la prévention

Vérifiez les coordonnées

Avant d'envoyer une facture, vérifiez toujours que les coordonnées du client sont à jour.

Clarifiez les conditions

Assurez-vous que les conditions de paiement sont claires dès l'envoi de la facture.

Cas particuliers

Facture partiellement réglée

Si une facture est partiellement réglée :

1. Consultez le solde restant
2. Relancez uniquement pour le solde impayé
3. Mentionnez dans la relance que le règlement partiel a été reçu
4. Précisez le montant restant à régler

Client avec plusieurs factures impayées

Si un client a plusieurs factures impayées :

1. Regroupez les factures dans une seule relance
2. Liste toutes les factures impayées
3. Total : montant total à régler
4. Proposez un échéancier si nécessaire

Arrangement de paiement

Si le client propose un arrangement :

1. Documentez l'arrangement dans un mémo
2. Créez un échéancier si nécessaire
3. Suivez les échéances de l'arrangement
4. Relancez si les échéances ne sont pas respectées

Pour aller plus loin

Guide : Éditer une facture Guide : Enregistrer un règlement Guide : Comprendre la facturation Référence : Factures impayées

Prochaines étapes

• Éditer une facture
• Enregistrer un règlement
• Comprendre la facturation