Créer une séance rapide (RDV Flash)

Le RDV Flash permet de bloquer rapidement un créneau dans l'agenda sans passer par un dossier. Il est pensé pour les séances ponctuelles qui ne relèvent pas directement d'une prestation facturable.

Objectif

• Comprendre dans quels cas utiliser un RDV Flash.
• Savoir créer un RDV Flash depuis l'agenda.
• Connaître ses limites par rapport à une séance liée à un dossier.

Quand utiliser le RDV Flash ?

Utilisez un RDV Flash lorsque vous avez besoin de bloquer du temps dans l'agenda sans forcément rattacher immédiatement ce temps à un dossier ou à une prestation :

• Séance de prospection (premier contact avec un prospect, sans dossier ouvert).
• Réunion interne (réunion d'équipe, point avec la direction, etc.).
• Séance externe hors prestation (rendez-vous fournisseur, partenaire…).
• Bloc indisponibilité (temps de travail interne, administratif, déplacement).

Dans ces cas, ouvrir un dossier complet n’a souvent aucun intérêt immédiat, mais il reste important que le créneau apparaisse dans l’agenda.

Créer un RDV Flash

1. Allez dans le module 📅 Agenda.
2. Dans la vue Semaine (page d'accueil par défaut), cliquez sur le créneau horaire à bloquer.
3. Dans la fenêtre de création qui s'ouvre, choisissez le type de séance correspondant à un RDV sans dossier (libellé paramétré par votre centre, par exemple "RDV interne", "Indisponibilité", etc.).
4. Renseignez les informations principales :
   • Objet de la séance (obligatoire).
   • Horaires de début et de fin (préremplis à partir du créneau cliqué, modifiables).
   • Utilisateur concerné (vous, ou un collègue si vous avez les droits).
   • Salle / lieu (si nécessaire).
5. Enregistrez.

La séance apparaît alors dans l'agenda comme un bloc de temps, sans création ni lien automatique à un dossier.

Libellés exacts

Les libellés disponibles dans la liste des types de séances (RDV Flash, hors prestation, indisponibilité, etc.) sont paramétrés dans l'admin. Ils peuvent donc varier d'un centre à l'autre, mais le principe reste le même : bloquer un créneau sans passer par un dossier.

Différence avec une séance liée à un dossier

Un RDV Flash se distingue d'une séance liée à un dossier sur plusieurs points importants :

RDV Flash	Séance liée à un dossier
Pas de dossier lié	Lié à un dossier ou à un groupe
Pas d'émargement de bénéficiaire	Émargement possible / requis
Pas de facturation directe	Peut entrer dans le calcul de facturation
Peu de champs obligatoires	Plus de champs (financement, action…)
Utilisé pour bloquer du temps	Utilisé pour suivre une prestation

Conséquence : un RDV Flash ne remontera pas dans les écrans de production ou de facturation comme une prestation réalisée.

Limites et bonnes pratiques

• N’utilisez pas le RDV Flash pour des séances qui doivent :
  • Être suivies dans un dossier.
  • Être émargées par un bénéficiaire.
  • Être prises en compte dans la facturation.
• Réservez-le aux temps internes ou non facturables.

Si, après coup, vous constatez qu'une séance aurait dû être rattachée à un dossier, créez alors une séance classique depuis le dossier concerné et ajustez l'agenda si nécessaire.

Pour aller plus loin

• Référence : RDV Flash
• Guide : Créer une séance simple