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Créer une séance simple

Planifiez une séance individuelle avec un bénéficiaire directement depuis l'agenda ou depuis son dossier.

Objectif​

  • Créer une séance liée à un dossier bénéficiaire.
  • Comprendre les champs essentiels de la séance.
  • Savoir distinguer une séance de production d'un rendez-vous "classique" (réunion, commercial…).

Prérequis​

Avant de créer une séance de production :

  • Le dossier bénéficiaire doit être créé (ou en cours de création).
  • La prestation et ses actions doivent être paramétrées dans l’admin.

Si le dossier n’existe pas encore, téo permet néanmoins d’en créer un depuis la séance (voir plus bas).

Créer une séance depuis l'agenda​

Méthode 1 : Bouton "+" sur chaque jour

  1. Assurez-vous d'être sur l'agenda en vue semaine.
  2. Cliquez sur le bouton "+" présent sur le jour (colonne) souhaité.
  3. Le formulaire de séance s'ouvre avec la date pré-remplie.

Méthode 2 : Clic sur un créneau horaire

  1. Assurez-vous d'être sur l'agenda (vue jour ou semaine).
  2. Cliquez sur un créneau horaire libre à la date souhaitée.
  3. Le formulaire de séance s'ouvre avec la date et l'heure pré-remplies.
  4. Dans le champ Action :
    • Choisissez la nature de la séance (entretien, atelier, suivi, etc.).
    • Si vous commencez à taper, téo propose les actions paramétrées.
  5. Dans le champ Dossier / bénéficiaire :
    • Tapez les premières lettres du nom du bénéficiaire.
    • Sélectionnez le bon dossier dans la liste proposée.
  6. Complétez les autres champs nécessaires (voir plus bas).
  7. Enregistrez.

La séance est alors créée dans l’agenda et rattachée au dossier.

Le dossier n’existe pas encore ?

Depuis l’écran de séance, si vous constatez que le dossier du bénéficiaire n’existe pas, un bouton de type “Créer un dossier” permet de créer rapidement un dossier minimal. Une fois le dossier créé et l’action renseignée, le lien entre la séance et le dossier est fait automatiquement.

Créer une séance depuis un dossier​

  1. Ouvrez le dossier du bénéficiaire (module Production).
  2. Allez dans l'onglet Séances ou Planning du dossier.
  3. Cliquez sur "Nouvelle séance" ou "+ Nouvelle séance".
  4. Le formulaire de séance s’ouvre avec le dossier déjà renseigné.
  5. Complétez les informations de la séance (date, heure, action, etc.).
  6. Enregistrez.

Cette méthode garantit que la séance est bien attachée au bon dossier.

Informations à renseigner dans la séance​

Champs essentiels​

  • Action :
    • Identifie le type de séance (entretien, atelier, test, etc.).
    • Conditionne souvent la couleur et certains traitements (début/fin de prestation).
  • Dossier / bénéficiaire :
    • Le dossier concerné par la séance (bénéficiaire individuel).
  • Date et heure :
    • Heure de début et de fin de la séance.
  • Intervenant / conseiller :
    • Par défaut, vous-même ; peut être modifié si besoin.

Champs complémentaires​

  • Lieu / salle :
    • Adresse, site ou salle où se déroule la séance.
    • Si le lieu n’est pas renseigné dans le dossier, le lieu de la première séance pourra être repris comme lieu de réalisation.
  • Objet :
    • Libellé court qui précise le contenu de la séance.
  • Commentaires / notes internes :
    • Informations supplémentaires utiles pour vous ou l’équipe.
Ce qui s’affiche dans la cellule agenda

Selon la durée de la séance, tous les éléments ne peuvent pas toujours être affichés. En général, on voit :

  • Le nom de l’action.
  • L'heure de la séance.
  • Le lieu (ou une abréviation).
  • Le nombre de mémos liés (si des mémos existent).

Rendez-vous “classique” (hors production)​

Toutes les séances ne sont pas forcément des séances de production.

  • En ajoutant un objet et/ou une étiquette sans renseigner d’action de production, la saisie devient un rendez-vous “classique” :
    • Réunion interne.
    • Rendez-vous commercial.
    • Entretien avec un partenaire, etc.
  • Dans ce cas, le champ Action (réservé aux séances de production) peut disparaître ou ne pas être renseigné, et la séance n’alimente pas les écrans de production.

Enregistrer et impacts​

  1. Cliquez sur “Enregistrer” dans la séance.
  2. La séance apparaît :
    • Dans l’agenda du conseiller.
    • Dans le dossier bénéficiaire (onglet séances/planning), si un dossier est lié.

En fonction de votre paramétrage :

  • La séance pourra ensuite être émargée.
  • Elle pourra être prise en compte dans les écrans de contrôle (production, BPF, etc.).
  • Elle pourra contribuer, si la chaîne est complète, à la facturation.

Notifications et convocations​

Les convocations et rappels ne sont pas automatiques par défaut. Deux grands mécanismes existent :

Pour aller plus loin​

Prochaines étapes​

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