Gérer les absences et congés
Apprenez à déclarer vos absences, demander des congés, suivre vos soldes et gérer les validations dans téo.
Objectif
Maîtriser le cycle complet des absences : de la déclaration à la validation, en passant par le suivi des soldes et la planification de l'équipe.
Types d'absences gérées
téo permet de gérer différents types d'absences selon votre paramétrage :
- Congés payés : congés annuels légaux ou conventionnels
- RTT : réduction du temps de travail
- Jours de récupération : heures supplémentaires ou récupération maladie
- Maladie : arrêt maladie ordinaire
- Formation : congés de formation
- Maternité/Paternité : congés familiaux
- Absences exceptionnelles : décès, mariage, etc.
- Autres : motifs personnalisables selon votre paramétrage
Les types d'absence sont paramétrés par votre administrateur dans Admin > Contenu > Liste déroulante > Demandes de congés ou absences.
Déclarer une absence
Depuis l'agenda (recommandé pour absences ponctuelles)
La façon la plus simple de déclarer une absence :
- Ouvrez votre agenda en vue semaine (page d'accueil par défaut)
- Cliquez sur le créneau horaire où vous serez absent
- Vous pouvez cliquer sur une demi-journée ou une journée complète
- Pour plusieurs jours consécutifs, cliquez sur chaque jour ou utilisez la sélection multiple
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez :
- Type : "Absence" ou le motif spécifique (congé, maladie, formation...)
- Motif : précisez la raison
- Commentaire (optionnel) : détails supplémentaires
- Enregistrez
L'absence apparaît dans votre agenda et bloque automatiquement les créneaux concernés.
Si votre absence se répète régulièrement (ex: RTT hebdomadaire), vous pouvez utiliser la fonctionnalité de répétition dans l'agenda pour ne la saisir qu'une fois.
Depuis le module Agenda > Absences
Pour une déclaration plus formelle ou pour consulter toutes vos absences :
- Allez dans Agenda > Absences (dans la barre de navigation gauche de l'agenda)
- Cliquez sur "Nouvelle absence" ou "Demander un congé"
- Renseignez :
- Période : dates de début et fin
- Type d'absence : congé, maladie, formation...
- Motif détaillé : description complète
- Pièces justificatives : si nécessaire (arrêt maladie, convocation formation, etc.)
- Demande de validation : cochez si nécessaire (selon votre paramétrage)
- Envoyez la demande
Cette méthode est préférable pour :
- Les absences longues (plusieurs semaines)
- Les demandes qui nécessitent validation RH
- Les absences avec pièces justificatives
- Les congés payés nécessitant approbation
Statuts des demandes d'absence
Une fois déclarée, votre absence peut avoir différents statuts :
- En attente : demande soumise, en cours de validation
- Validée : absence approuvée par le responsable
- Refusée : demande rejetée (avec motif d'explication)
- Annulée : vous avez annulé votre demande
Vous recevez des notifications (email/in-app) à chaque changement de statut de vos demandes.
Suivre ses soldes de congés
Où voir ses soldes ?
Dans l'agenda ou dans votre profil :
- Agenda : en haut à droite de l'écran, un résumé affiche vos jours restants (si activé)
- Mon profil : onglet "Absences" pour le détail complet
- Agenda > Absences : vue détaillée de tous vos congés et absences
Informations affichées
- Congés payés : jours acquis, pris, restants
- RTT : nombre de jours disponibles
- Jours de récupération : cumul des heures supplémentaires
- Historique : prises des années précédentes
- Demandes en cours : absences en attente de validation
téo calcule automatiquement vos droits selon vos paramètres RH (ancienneté, temps partiel, convention collective, etc.).
Gérer les demandes de son équipe (pour managers)
Si vous avez des droits de validation (droit "Validation des demandes de congés et d'absence") :
Valider les absences
- Allez dans Agenda > Absences > À valider
- Pour chaque demande :
- Consultez les détails et justificatifs
- Vérifiez les soldes disponibles du collaborateur
- Approuvez ou Refusez (avec motif obligatoire en cas de refus)
- Commentez si nécessaire
- Validez votre décision
Suivre l'équipe
- Vue équipe : voir tous les plannings simultanément avec les absences
- Calendrier des absences : vue d'ensemble des indisponibilités de l'équipe
- Rapports : statistiques sur les congés de l'équipe (si droit "Accès au rapport sur les absences et congés")
Visualiser les absences dans l'agenda
Les absences de votre équipe apparaissent dans votre vue agenda :
- Couleur spécifique : généralement rouge ou selon votre paramétrage
- Blocage des créneaux : les créneaux absents ne sont pas disponibles pour planifier des séances
- Filtres : vous pouvez filtrer pour voir uniquement les absences
Bonnes pratiques
Pour les employés
Déclarez vos congés suffisamment à l'avance pour faciliter la planification de l'équipe et éviter les refus.
Pour les absences médicales, formation, etc., joignez toujours les documents requis dès la demande pour éviter les rejets ou les délais.
Consultez vos soldes disponibles avant de faire une demande pour éviter les refus pour solde insuffisant.
Pour les managers
Traitez les demandes d'absence dans les 48h pour ne pas bloquer vos collaborateurs et maintenir leur confiance.
En cas de refus, expliquez toujours le motif clairement pour maintenir la transparence et éviter les malentendus.
Consultez régulièrement le calendrier des absences pour anticiper les périodes de sous-effectif et organiser les remplacements.
Cas particuliers
Absences imprévues (maladie, urgence)
Pour les maladies ou urgences :
- Déclarez dès que possible dans l'agenda (même depuis mobile si accessible)
- Contactez directement votre manager par téléphone ou message
- Fournissez le justificatif dès récupération (arrêt maladie, certificat médical...)
Modifications/Annulations
Vous pouvez modifier ou annuler une absence tant qu'elle n'est pas validée :
- Cliquez sur l'absence dans l'agenda ou dans Agenda > Absences
- Modifiez les informations (dates, motif...)
- Sauvegardez
Une fois validée, contactez votre manager pour toute modification. Il pourra annuler la validation et vous permettre de modifier.
Demi-journées
Pour déclarer une demi-journée :
- Cliquez sur le créneau correspondant (matin ou après-midi)
- Sélectionnez "Demi-journée" dans le type
- Précisez matin ou après-midi
- Enregistrez
Votre administrateur définit les horaires de début et fin de matinée/après-midi dans Admin > Installation > Agenda et Demandes de congés.
Paramétrage (pour administrateurs)
Les absences et congés nécessitent un paramétrage préalable :
Droits d'accès
Dans Admin > Utilisateurs et droits > Groupes ou utilisateurs :
- Accès aux absences et congés : donne accès aux écrans de demande de l'utilisateur seulement
- Accès au rapport sur les absences et congés : donne accès à la visualisation des congés des collaborateurs
- Validation des demandes de congés et d'absence : donne droit à la validation de ces demandes
Types d'absence
Dans Admin > Contenu > Liste déroulante > Demandes de congés ou absences :
- Créer les différents types d'absence
- Rattacher à une étiquette si nécessaire (pour alimenter les compteurs de temps)
- Cocher "Congés" et "Absence" pour relier aux compteurs de temps
Configuration des jours
Dans Admin > Installation > Agenda et Demandes de congés :
- Durée d'une journée : nombre d'heures (ex: 7h)
- Durée d'une demi-journée : nombre d'heures (ex: 3h30)
- Afficher les samedis : si les samedis sont travaillés
- Calcul sur jours ouvrés ou ouvrables : jours ouvrés (lundi-vendredi) ou jours ouvrables (lundi-samedi)
Pour aller plus loin
Guide : Consulter les vues d'agenda Guide : Agenda d'équipe Référence : Gestion des absences Référence : Demandes de congés
Prochaines étapes
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