Planifier une séance de groupe (séance collective)

Ce guide explique comment planifier des séances collectives pour un groupe de bénéficiaires, en utilisant l’écran de planification des groupes et le planificateur de l’agenda.

Objectif

• Comprendre les différentes façons de planifier des séances de groupe.
• Créer une ou plusieurs séances pour un groupe existant.
• Savoir quand utiliser le mode séance et quand utiliser le planificateur.

Prérequis

Avant de planifier des séances collectives, vérifiez que :

• Le groupe a été créé dans le module Production.
  • Voir le guide : Créer un groupe
• La prestation du groupe est paramétrée (actions, durée, etc.).
• Vous disposez du droit Planificateur dans l’admin (sinon l’écran de planification des groupes n’apparaîtra pas dans votre agenda).

Les groupes planifiables sont, en général, les groupes non facturés ou en préparation de planification.

Accéder à la planification des groupes dans l’agenda

1. Ouvrez le module 📅 Agenda.
2. Dans le menu de gauche, cliquez sur l’entrée correspondant à la planification des groupes (écran lié à planifier.php).
3. L’écran de planification s’ouvre avec, en haut, un choix de mode :
   • Mode séance
   • Mode planificateur

Ces deux modes permettent de planifier un groupe, mais avec des usages différents.

Mode séance : créer ou modifier une séance ponctuelle

Le mode séance est affiché par défaut. Il permet de planifier, modifier ou ajouter une séance unique pour un groupe.

Étapes principales

1. Assurez-vous d’être en mode séance.
2. Recherchez votre groupe (bouton de recherche de groupe).
3. Cliquez sur la date dans le calendrier où vous souhaitez créer la séance.
4. Renseignez les informations demandées :
   • Date et horaires (début / fin).
   • Action / code de prestation (thème de la séance).
   • Lieu et salle si connus.
5. Enregistrez.

La séance est alors créée pour le groupe.

Séance sans conseiller

Une séance créée en mode séance peut, dans un premier temps, être non affectée à un conseiller. Dans ce cas, elle n’apparaît pas encore dans l’agenda individuel d’un conseiller. L’affectation se fera ensuite via le planificateur ou en complétant le champ du conseiller.

Quand utiliser le mode séance ?

Utilisez le mode séance lorsque vous devez :

• Ajouter ou corriger une seule séance (par exemple la dernière séance d’une prestation).
• Ajuster ponctuellement une date ou une heure sans revoir toute la planification.

Mode planificateur : planifier une série de séances

Le planificateur est conçu pour planifier des séquences longues (plusieurs semaines, voire plusieurs mois) pour un groupe.

Ouvrir le planificateur

1. Depuis l’écran de planification des groupes, basculez sur le mode planificateur.
2. Le planificateur s’ouvre généralement dans un volet à droite de l’écran.

Champs principaux du planificateur

Pour créer une séquence de séances, remplissez au minimum :

• Dates de début et de fin de la session (période globale).
• Horaires du matin et de l’après-midi :
  • Exemple : 9h00–12h30 le matin, 13h30–17h00 l’après-midi.
• Règles de répétition (tous les jours, certains jours de la semaine, etc.).
• Formateur / conseiller (facultatif mais recommandé).

Une fois ces éléments remplis et validés, le planificateur génère automatiquement les séances planifiées pour le groupe sur la période indiquée.

Affichage complet

Si votre session s’étend sur plusieurs mois, un bouton de type “Tout afficher” permet de visualiser l’ensemble des séances générées dans une même fenêtre.

Règles de répétition

Le planificateur permet de définir des règles de répétition :

• Répétition tous les jours sur la période.
• Répétition hebdomadaire sur certains jours (par exemple lundi/mercredi/vendredi).

En pratique :

• La première séance sert de modèle.
• Les autres séances sont créées en suivant la règle de répétition (mêmes horaires, même action si précisé).

Code de l’action

Pour que le code de l’action (thème de la séance) apparaisse correctement dans chaque cellule du planificateur et dans l’agenda, il doit être renseigné dans le paramétrage de la prestation.

Mise à jour d’une séquence

Vous pouvez modifier une séquence existante depuis le planificateur :

• Changer le formateur / conseiller.
• Modifier le lieu ou la salle.
• Ajouter ou supprimer certaines séances.

Selon les options disponibles, un bouton de type “Modifier X séances” peut permettre de modifier en une fois toutes les séances d’une période (par exemple, déplacer toute une séquence d’un formateur à un autre).

Changement de dates important

Si les dates de la session changent complètement (début/fin), il est souvent plus simple de supprimer la session et de la recréer avec les nouvelles dates plutôt que d’essayer de tout décaler manuellement.

Participants et groupes

La planification de groupe travaille sur des groupes qui ont déjà des membres (dossiers individuels) :

• Les membres du groupe héritent de la planification lorsqu’ils sont rattachés.

• Si certains bénéficiaires suivent un parcours légèrement différent, vous pourrez affiner leur présence via le planificateur (planification multi-dossiers) ou via des écrans dédiés.

  Pour bien comprendre la logique des groupes et de leurs membres :

• Créer un groupe

Résumé : mode séance vs planificateur

Usage	Mode séance	Mode planificateur
Type d’intervention	Séance ponctuelle	Séquence longue (plusieurs semaines)
Nombre de séances manipulées	Une séance à la fois	Plusieurs séances en une seule opération
Besoin de répétition	Non	Oui (règles de répétition)
Ajustements fins	Date / heure / dernière séance	Structure globale de la session

Pour aller plus loin

• Référence : Édition de séance
• Référence : Récurrence des séances
• Référence : Détail groupe