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Consulter l'agenda de l'équipe

Visualisez les plannings de vos collègues, coordonnez les interventions et gérez les ressources partagées.

Objectif​

Apprendre à consulter les agendas de l'équipe, vérifier les disponibilités, planifier des réunions et coordonner les interventions.

Vue multi-utilisateurs (planning équipe)​

Quand l'utiliser ?​

La vue équipe est essentielle pour :

  • Coordonner les interventions : planifier des séances avec plusieurs intervenants
  • Éviter les conflits : vérifier que les collègues sont disponibles avant de planifier
  • Organiser des réunions : trouver un créneau commun à plusieurs personnes
  • Gérer les ressources : vérifier la disponibilité des salles et équipements
  • Supervision : pour les managers, suivre la charge de travail de l'équipe

Accéder à la vue équipe​

Méthode 1 : Depuis l'agenda

  1. Ouvrez votre agenda (vue semaine ou jour)
  2. Cherchez le bouton "Équipe", "Multi" ou "Vue équipe" (selon votre interface)
  3. Sélectionnez les utilisateurs à afficher :
    • Liste déroulante ou cases à cocher
    • Vous pouvez sélectionner plusieurs personnes
  4. Validez

Méthode 2 : Depuis le menu Agenda

  1. Allez dans Agenda
  2. Dans la barre de navigation gauche, cliquez sur "Planning équipe" ou "Vue multi-agendas"
  3. Sélectionnez les utilisateurs à afficher

Affichage de la vue équipe​

En vue semaine équipe :

  • Plusieurs colonnes : une par utilisateur sélectionné
  • Planning en parallèle : vous voyez tous les agendas côte à côte
  • Codes couleurs : chaque utilisateur peut avoir une couleur différente (selon paramétrage)
  • Créneaux communs : facile d'identifier les créneaux libres pour tous

En vue jour équipe :

  • Colonnes côte à côte : chaque colonne = un utilisateur
  • Détail horaire : vous voyez précisément les créneaux occupés/libres
  • Actions rapides : créer des séances directement depuis cette vue

Actions depuis la vue équipe​

  • Créer une réunion : cliquez sur un créneau commun libre
  • Vérifier les disponibilités : repérez les créneaux où tous sont libres
  • Planifier une intervention conjointe : sélectionnez plusieurs intervenants pour une même séance
  • Voir les conflits : identifiez les créneaux où plusieurs personnes sont indisponibles

Référence : Planning équipe

Disponibilités​

Consulter les disponibilités d'un collègue​

Pour voir quand un collègue est disponible :

  1. Allez dans Agenda > Disponibilités (dans la barre de navigation gauche)
  2. Sélectionnez l'utilisateur dans la liste déroulante
  3. Visualisez :
    • Ses créneaux libres
    • Ses séances planifiées
    • Ses absences
    • Ses plages de disponibilité (si définies)

Créer une plage de disponibilité​

Les plages de disponibilité permettent d'indiquer vos créneaux disponibles pour :

  • RDV externes : rendez-vous avec des partenaires, clients
  • Consultations : créneaux ouverts pour des entretiens
  • Disponibilité collective : créneaux partagés avec l'équipe

Comment créer une plage :

  1. Créez une séance normale dans votre agenda (sans ajouter de bénéficiaire)
  2. Définissez :
    • Date et heure
    • Durée
    • Lieu (si applicable)
    • Nombre maximum de participants : si c'est une disponibilité collective (supérieur à 1)
  3. Ajoutez un objet ou une étiquette pour la rendre visible comme "disponibilité"
  4. Enregistrez

La plage apparaît dans votre agenda et peut être utilisée par vos collègues pour planifier des séances.

Utiliser une plage de disponibilité​

Pour inscrire un dossier dans une plage de disponibilité existante :

  1. Ouvrez le dossier du bénéficiaire
  2. Cliquez sur "Disponibilités" ou "Rechercher une disponibilité"
  3. Filtrez si nécessaire :
    • Par conseiller/formateur
    • Par lieu
    • Par période
    • Les filtres correspondant aux données du dossier sont pré-remplis automatiquement
  4. Cliquez sur la plage choisie
  5. Le dossier s'inscrit automatiquement dans la séance et entre dans la liste des séances du dossier
Supprimer les filtres

Si les filtres pré-remplis sont trop restrictifs, cliquez sur "Supprimer les filtres" pour voir toutes les disponibilités.

Référence : Planning équipe Référence : Disponibilités

Planifier une réunion​

Trouver un créneau commun​

  1. Ouvrez la vue équipe
  2. Sélectionnez tous les participants de la réunion
  3. Identifiez un créneau où tous sont libres (colonne blanche/vide)
  4. Cliquez sur ce créneau

Créer la réunion​

  1. Dans le formulaire qui s'ouvre :
    • Objet : titre de la réunion
    • Participants : ajoutez tous les membres de l'équipe concernés
    • Lieu/Salle : sélectionnez une salle disponible
    • Commentaire : ordre du jour, documents à préparer, etc.
  2. Enregistrez

Tous les participants voient la réunion dans leur agenda.

Gestion des ressources (salles, équipements)​

Vérifier la disponibilité d'une salle​

Dans la vue équipe ou depuis l'agenda :

  1. Filtrez par lieu/salle (si cette option est disponible)
  2. Visualisez les créneaux occupés/libres de la salle
  3. Planifiez votre séance sur un créneau libre

Réserver une salle​

Lors de la création d'une séance :

  1. Sélectionnez le lieu/salle dans le formulaire
  2. téo vérifie automatiquement la disponibilité
  3. Si la salle est libre, elle est réservée pour votre créneau
  4. Si elle est occupée, téo vous alerte et propose des alternatives

Coordination pratique​

Éviter les conflits​

Vérifiez avant de planifier

Avant de créer une séance avec plusieurs intervenants, consultez la vue équipe pour vérifier que tous sont disponibles.

Communication​

Informez l'équipe

Quand vous planifiez une réunion ou une intervention conjointe, ajoutez un commentaire expliquant le contexte pour que tout le monde comprenne l'objectif.

Reporting et suivi​

Pour les managers, la vue équipe permet de :

  • Analyser la charge : voir qui est surchargé, qui a des créneaux libres
  • Répartir le travail : équilibrer les interventions entre les membres de l'équipe
  • Identifier les besoins : repérer les périodes nécessitant des renforts
  • Planifier les formations : organiser des sessions pour l'équipe

Cas d'usage​

Pour les formateurs​

  • Co-animation : planifier des séances avec un autre formateur
  • Remplacement : vérifier qui peut prendre le relais en cas d'absence
  • Formation interne : organiser des sessions de formation pour l'équipe

Pour les coordinateurs​

  • Gestion des salles : optimiser l'utilisation des espaces
  • Répartition des dossiers : équilibrer la charge entre les conseillers
  • Coordination des interventions : organiser des actions collectives

Pour les équipes projet​

  • Réunions d'équipe : trouver des créneaux communs réguliers
  • Points de suivi : planifier des rendez-vous de coordination
  • Partage de ressources : gérer l'utilisation d'équipements partagés

Paramétrage (pour administrateurs)​

Droits d'accès​

Dans Admin > Utilisateurs et droits :

  • Accès à l'agenda équipe : permet de voir les plannings des autres utilisateurs
  • Accès restreint : limite la vue aux seuls utilisateurs autorisés (selon groupes, centres...)

Configuration des ressources​

Dans Admin > Lieux et salles :

  • Créer les salles et lieux
  • Définir les capacités
  • Activer la réservation automatique

Astuces​

Coordination efficace

La vue équipe est idéale pour organiser des interventions conjointes ou planifier des réunions sans passer par plusieurs allers-retours d'emails.

Optimisation des ressources

Utilisez la vue équipe filtrée par salle pour optimiser l'utilisation de vos espaces et éviter les doubles réservations.

Planification anticipée

Consultez régulièrement la vue équipe pour anticiper les périodes chargées et répartir le travail en amont.

Pour aller plus loin​

Guide : Les différentes vues d'agenda Guide : Planifier une séance de groupe Référence : Planning équipe Référence : Disponibilités

Prochaines étapes​

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