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Éditer une facture

Créez ou modifiez une facture pour formaliser la demande de paiement et envoyer le document officiel au client.

Objectif​

Maîtriser la création et la modification de factures dans téo pour facturer vos prestations efficacement.

Créer une facture​

Méthode 1 : Depuis une échéance (recommandé)​

Avantage : La facture est pré-remplie avec les informations de l'échéance.

  1. Ouvrez l'échéance à facturer
  2. Cliquez sur "Facturer l'échéance" ou "Créer une facture"
  3. Choisissez le modèle de facture PDF
  4. Le formulaire de facture s'ouvre avec les informations pré-remplies
  5. Vérifiez et complétez les informations
  6. Générez la facture

Guide : Générer les échéances

Méthode 2 : Depuis un dossier​

  1. Ouvrez le dossier du bénéficiaire
  2. Allez dans l'onglet "Facturation" ou "Factures"
  3. Cliquez sur "+ Nouvelle facture" ou "Créer une facture"
  4. Le formulaire s'ouvre avec les informations du dossier pré-remplies
  5. Complétez la facture

Méthode 3 : Depuis le module Facturation​

  1. Allez dans Facturation > Factures
  2. Cliquez sur "+ Nouvelle facture"
  3. Recherchez le client (bénéficiaire ou financeur)
  4. Sélectionnez le client
  5. Créez la facture

Informations de la facture​

Informations essentielles​

Client :

  • Destinataire : personne ou structure à facturer
    • Bénéficiaire, financeur, donneur d'ordre
    • Informations pré-remplies si depuis un dossier/échéance
  • Adresse de facturation : adresse où envoyer la facture
  • Informations légales : SIRET, APE, etc. (si société)

Numéro de facture :

  • Génération automatique : numéro unique généré automatiquement
  • Format : selon votre configuration (ex: FACT-2024-001)
  • Séquentiel : numérotation automatique

Date :

  • Date d'édition : date de création de la facture (par défaut : aujourd'hui)
  • Date d'échéance : date limite de paiement
    • Calculée automatiquement selon les conditions de paiement
    • Exemple : date d'édition + 30 jours

Prestation :

  • Description : description de la prestation facturée
  • Période : période concernée par la facture
  • Référence : référence du dossier ou de la convention

Informations financières​

Montants :

  • Montant HT : montant hors taxes
  • TVA : montant de la TVA (si applicable)
  • Montant TTC : montant toutes taxes comprises
  • Calcul automatique : selon les lignes de facturation

Conditions de paiement :

  • Modalités : chèque, virement, prélèvement, etc.
  • Délai : délai de paiement (ex: 30 jours)
  • Escompte : remise pour paiement anticipé (si applicable)

Ajouter des lignes de facturation​

Une facture peut comporter plusieurs lignes pour détailler la prestation :

Créer une ligne​

  1. Cliquez sur "+ Ajouter une ligne" ou "Nouvelle ligne"
  2. Renseignez :
    • Désignation : description de la ligne (obligatoire)
      • Exemples : "Formation Excel - 10h", "Accompagnement individuel - 5h"
    • Quantité : nombre d'unités
      • Exemples : nombre d'heures, nombre de séances
    • Prix unitaire : tarif par unité
      • Exemples : tarif horaire, tarif par séance
    • Taux TVA : taux de TVA applicable (si applicable)
    • Total HT : calculé automatiquement (Quantité × Prix unitaire)
    • Total TTC : calculé automatiquement avec TVA
  3. Enregistrez la ligne

Types de lignes​

Prestations :

  • Séances de formation
  • Heures d'accompagnement
  • Modules de formation

Frais annexes :

  • Déplacement : frais de déplacement
  • Matériel : fournitures, supports pédagogiques
  • Hébergement : si applicable
  • Repas : si applicable

Modifier ou supprimer une ligne​

Modifier :

  1. Cliquez sur la ligne à modifier
  2. Modifiez les informations
  3. Enregistrez

Supprimer :

  1. Cliquez sur la ligne à supprimer
  2. Cliquez sur "Supprimer"
  3. Confirmez la suppression

Options de la facture​

Remise​

Pourcentage :

  • Appliquez une remise en pourcentage
  • Exemple : 10% de remise
  • Le montant de la remise est calculé automatiquement

Montant fixe :

  • Appliquez une remise en montant fixe
  • Exemple : 100€ de remise
  • Saisissez directement le montant

Impact : La remise est déduite du montant total HT

TVA​

Taux applicable :

  • Sélectionnez le taux de TVA dans la liste
  • Taux courants : 0%, 5,5%, 10%, 20%
  • Selon le type de prestation et votre configuration

Calcul automatique :

  • Montant HT : montant hors taxes (avant remise éventuelle)
  • Montant TVA : montant de la TVA (calculé automatiquement)
  • Montant TTC : montant toutes taxes comprises

Conditions de paiement​

Modalités :

  • Chèque : paiement par chèque
  • Virement : paiement par virement bancaire
  • Prélèvement : prélèvement automatique
  • Espèces : paiement en espèces
  • Autres : autres moyens de paiement

Délai :

  • 30 jours : paiement sous 30 jours
  • 45 jours : paiement sous 45 jours
  • 60 jours : paiement sous 60 jours
  • Autre : délai personnalisé

Escompte :

  • Remise pour paiement anticipé
  • Exemple : 2% d'escompte pour paiement sous 10 jours

Générer le PDF​

Aperçu​

Avant de générer le PDF final :

  1. Cliquez sur "Aperçu" ou "Prévisualiser"
  2. La facture s'affiche tel qu'elle sera générée
  3. Vérifiez :
    • Toutes les informations sont correctes
    • Les montants sont corrects
    • La mise en forme est bonne
  4. Modifiez si nécessaire

Générer le PDF​

  1. Remplissez toutes les informations de la facture
  2. Vérifiez l'aperçu
  3. Cliquez sur "Générer le PDF" ou "Créer le document"
  4. Traitement : téo génère le PDF de la facture
  5. Ajout automatique : le document PDF est ajouté au dossier et à la liste des factures

Modèle de facture​

Le PDF est généré selon un modèle configuré dans Admin :

  • En-tête : logo, coordonnées de votre structure
  • Corps : détails de la facture, lignes, totaux
  • Pied de page : conditions générales, mentions légales, coordonnées bancaires

Guide : Utiliser téo edit

Modifier une facture​

Facture en brouillon​

Une facture en brouillon peut être modifiée librement :

  1. Ouvrez la facture
  2. Modifiez les informations souhaitées
  3. Enregistrez les modifications

Facture envoyée​

Si la facture a déjà été envoyée :

  1. Ouvrez la facture
  2. Modifiez si nécessaire
  3. Attention : les modifications peuvent nécessiter une nouvelle facture ou un avoir
  4. Enregistrez
Modification de facture envoyée

La modification d'une facture déjà envoyée peut nécessiter l'envoi d'une nouvelle facture ou la création d'un avoir. Vérifiez les règles comptables applicables.

Envoyer la facture​

Par email​

  1. Ouvrez la facture créée
  2. Cliquez sur "Envoyer par email" ou "Partager"
  3. Choisissez les destinataires :
    • Client (bénéficiaire ou financeur)
    • Autres contacts
  4. Personnalisez le message (optionnel)
  5. Envoyez

Télécharger et envoyer manuellement​

  1. Téléchargez le PDF de la facture
  2. Envoyez-le par votre propre moyen (email, courrier, etc.)
  3. Marquez la facture comme "Envoyée" dans téo

Statuts de la facture​

Brouillon​

Définition : Facture en cours de création, non finalisée.

Caractéristiques :

  • Peut être modifiée librement
  • N'est pas encore envoyée au client
  • N'apparaît pas dans les exports comptables

Envoyée​

Définition : Facture envoyée au client mais non encore réglée.

Caractéristiques :

  • Document officiel envoyé au client
  • En attente de règlement
  • Apparaît dans les factures impayées

Réglée​

Définition : Facture entièrement réglée.

Caractéristiques :

  • Règlement complet enregistré
  • Lettrage effectué
  • Peut être exportée en comptabilité

Guide : Enregistrer un règlement

Partiellement réglée​

Définition : Facture avec règlement partiel.

Caractéristiques :

  • Un ou plusieurs règlements partiels enregistrés
  • Solde restant à régler
  • Peut recevoir d'autres règlements

Impayée​

Définition : Facture en retard de paiement.

Caractéristiques :

  • Date d'échéance dépassée
  • Aucun règlement enregistré
  • Nécessite une relance

Guide : Relances clients

Contrôler avant d'envoyer​

Avant d'envoyer une facture, vérifiez :

Informations client :

  • Nom et adresse corrects
  • Coordonnées complètes
  • Informations légales si société

Montants :

  • Montants HT corrects
  • TVA correcte
  • Montant TTC correct
  • Totaux cohérents

Lignes :

  • Toutes les prestations sont facturées
  • Quantités et prix corrects
  • Aucune ligne manquante

Conditions :

  • Conditions de paiement claires
  • Date d'échéance correcte
  • Coordonnées bancaires présentes

Guide : Valider les factures

Bonnes pratiques​

Pour la création​

Vérifiez toujours les montants

Avant d'envoyer, vérifiez toujours que les montants sont corrects et que les calculs sont bons.

Détaillez les prestations

Détaillez bien chaque ligne de facturation pour que le client comprenne exactement ce qui est facturé.

Pour l'envoi​

Envoyez rapidement

Envoyez les factures rapidement après leur création pour accélérer les paiements.

Suivez les factures impayées

Consultez régulièrement les factures impayées pour identifier rapidement les retards de paiement.

Cas particuliers​

Facture avec avoir​

Si une facture doit être corrigée :

  1. Créez un avoir pour la facture
  2. Montant : montant à déduire
  3. Raison : raison de l'avoir
  4. Lettrage : l'avoir est lettré avec la facture

Facture rectificative​

Pour corriger une facture déjà envoyée :

  1. Créez une facture rectificative
  2. Référencez la facture originale
  3. Montants : montants de correction
  4. Envoyez la facture rectificative

Facture groupée​

Pour facturer plusieurs dossiers d'un même client :

  1. Créez une facture depuis le module Facturation
  2. Ajoutez les lignes pour chaque dossier
  3. Générez la facture groupée
  4. Envoyez au client

Pour aller plus loin​

Guide : Générer les échéances Guide : Enregistrer un règlement Guide : Valider les factures Guide : Relances clients Guide : Comprendre la facturation Référence : Édition facture Référence : Lignes facture

Prochaines étapes​

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