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Valider les factures

Contrôlez et validez les factures avant leur envoi pour garantir leur conformité et éviter les erreurs.

Objectif​

Maîtriser le contrôle et la validation des factures avant envoi pour assurer leur qualité et leur conformité.

Pourquoi valider les factures ?​

La validation des factures permet de :

  • Vérifier la conformité : s'assurer que toutes les informations sont correctes
  • Éviter les erreurs : détecter et corriger les erreurs avant envoi
  • Garantir la qualité : envoyer des documents professionnels
  • Respecter les obligations : respecter les règles comptables et légales
  • Faciliter le recouvrement : éviter les retards de paiement dus à des erreurs

Contrôler une facture​

Accéder au contrôle​

Méthode 1 : Depuis une facture

  1. Ouvrez la facture à contrôler
  2. Cliquez sur "Contrôler" ou "Vérifier"
  3. Le contrôle s'affiche avec les points à vérifier

Méthode 2 : Depuis le module Facturation

  1. Allez dans Facturation > Contrôle des factures
  2. Liste des factures à contrôler
  3. Sélectionnez une facture pour la contrôler

Points de contrôle​

Informations client :

  • Nom et adresse : vérifiez que les informations sont correctes et complètes
  • Coordonnées : email, téléphone pour l'envoi
  • Informations légales : SIRET, APE si société (si nécessaire)

Informations facture :

  • Numéro de facture : numéro unique et séquentiel
  • Date d'édition : date correcte
  • Date d'échéance : date calculée selon les conditions de paiement
  • Référence : référence du dossier ou de la convention

Montants :

  • Montants HT : vérifiez que les montants HT sont corrects
  • TVA : vérifiez le taux et le montant de TVA
  • Montant TTC : vérifiez le calcul du montant TTC
  • Totaux : vérifiez la cohérence des totaux

Lignes de facturation :

  • Détail : toutes les prestations sont bien détaillées
  • Quantités : quantités correctes
  • Prix unitaires : tarifs corrects
  • Totaux par ligne : calculs corrects

Conditions de paiement :

  • Modalités : modalités clairement indiquées
  • Délai : délai de paiement correct
  • Coordonnées bancaires : présentes et correctes

Validation automatique​

téo peut effectuer certains contrôles automatiquement :

Contrôles effectués​

Cohérence des montants :

  • Vérification que les totaux sont cohérents
  • Détection d'erreurs de calcul
  • Alerte si montants incohérents

Informations obligatoires :

  • Vérification que tous les champs obligatoires sont remplis
  • Détection d'informations manquantes
  • Alerte si informations incomplètes

Conformité :

  • Vérification de la cohérence avec les échéances
  • Détection d'écarts entre échéances et facture
  • Alerte si écarts détectés

Résultats du contrôle​

Facture conforme :

  • Tous les contrôles sont passés
  • La facture peut être validée et envoyée
  • Aucune erreur détectée

Facture à corriger :

  • Des erreurs ou incohérences ont été détectées
  • Liste des points à corriger affichée
  • Correction nécessaire avant validation

Valider une facture​

Processus de validation​

  1. Contrôlez la facture (voir ci-dessus)
  2. Corrigez les erreurs si nécessaire
  3. Vérifiez une dernière fois tous les points
  4. Cliquez sur "Valider" ou "Approuver"
  5. Confirmation : la facture est validée

Statut après validation​

Une fois validée :

  • Statut : la facture passe en "Validée"
  • Modification : peut nécessiter une nouvelle validation si modifiée
  • Envoi : peut être envoyée au client
  • Export : peut être exportée en comptabilité

Annuler la validation​

Si vous devez annuler la validation :

  1. Ouvrez la facture
  2. Cliquez sur "Annuler la validation"
  3. Confirmez l'annulation
  4. La facture redevient modifiable

Contrôle en masse​

Pour contrôler plusieurs factures en une fois :

  1. Allez dans Facturation > Contrôle des factures
  2. Sélectionnez plusieurs factures
  3. Cliquez sur "Contrôler en masse"
  4. Résultats : liste des factures conformes et à corriger
  5. Corrigez les factures nécessitant des corrections

Bonnes pratiques​

Pour le contrôle​

Contrôlez systématiquement

Contrôlez toujours une facture avant de l'envoyer, même si elle semble correcte.

Vérifiez les montants en priorité

Vérifiez toujours les montants en premier, car les erreurs de montant sont les plus critiques.

Pour la validation​

Validez avant d'envoyer

Validez toujours une facture avant de l'envoyer pour garantir sa conformité.

Documentez les corrections

Si vous corrigez une facture, documentez les corrections dans les commentaires pour traçabilité.

Cas particuliers​

Facture avec erreur détectée après envoi​

Si une erreur est détectée après l'envoi :

  1. Créez une facture rectificative ou un avoir
  2. Corrigez l'erreur dans le nouveau document
  3. Envoyez la correction au client
  4. Documentez dans les commentaires

Facture nécessitant une approbation​

Si votre organisation nécessite une approbation :

  1. Contrôlez la facture
  2. Soumettez à l'approbation
  3. Attendez l'approbation
  4. Validez une fois approuvée

Facture avec montant important​

Pour les factures avec montant important :

  1. Double contrôle : faites vérifier par une deuxième personne
  2. Validation renforcée : processus de validation plus strict
  3. Documentation : documentez le processus de validation

Pour aller plus loin​

Guide : Éditer une facture Guide : Comprendre la facturation Guide : Générer les échéances Référence : Validation factures

Prochaines étapes​

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