Comprendre la facturation
Découvrez la logique complète de facturation dans téo : échéances, factures, règlements, exports comptables.
Objectif
Comprendre le cycle complet de facturation dans téo pour maîtriser la gestion financière de votre activité.
Le cycle de facturation
Le processus de facturation dans téo suit un cycle en plusieurs étapes :
1. Échéances : montants à facturer
Définition : Les échéances représentent les montants à facturer pour une prestation donnée.
Génération :
- Automatique : générées automatiquement selon les conventions et les séances réalisées
- Manuelle : créées manuellement pour des cas particuliers
Types d'échéances :
- Échéances de séances : facturation des séances réalisées
- Échéances de forfait : facturation au forfait selon la convention
- Échéances d'acompte : acomptes à facturer
- Échéances de solde : soldes de facturation
Guide : Générer les échéances
2. Factures : édition des factures
Définition : Les factures sont les documents officiels envoyés aux clients pour demander le paiement.
Création :
- À partir des échéances : création automatique ou manuelle depuis les échéances
- Facture directe : création d'une facture sans passer par les échéances
Contenu :
- Informations du client
- Détail des prestations facturées
- Montants HT, TVA, TTC
- Conditions de paiement
- Numéro de facture unique
Guide : Éditer une facture
3. Règlements : encaissement des paiements
Définition : Les règlements représentent les paiements reçus des clients.
Enregistrement :
- Saisie manuelle : saisie d'un règlement reçu
- Lettrage : association d'un règlement à une ou plusieurs factures
- Règlement partiel : paiement partiel d'une facture
Types de règlements :
- Chèque : paiement par chèque
- Virement : paiement par virement bancaire
- Espèces : paiement en espèces
- Prélèvement : prélèvement automatique
- Autres : autres moyens de paiement
Guide : Enregistrer un règlement
4. Exports : envoi vers la comptabilité
Définition : Les exports permettent de transférer les données comptables vers votre logiciel comptable.
Formats d'export :
- FEC (Fichier des Écritures Comptables) : format standard français
- CSV : format tableur pour import manuel
- Autres formats : selon votre logiciel comptable
Contenu exporté :
- Écritures comptables (factures, règlements)
- Plan comptable
- TVA
- Centres analytiques
Guide : Exports comptables
À partir de quoi facturer ?
Dossiers avec tarification
Principe : Les dossiers peuvent être facturés selon les séances réalisées ou au forfait.
Facturation à l'heure :
- Chaque séance réalisée génère une échéance
- Montant = nombre d'heures × tarif horaire
- Facturation mensuelle ou selon les échéances définies
Facturation au forfait :
- Montant fixe défini dans la convention
- Facturation selon les échéances prévues (acompte, solde, etc.)
Conventions
Principe : Les conventions définissent les modalités de facturation.
Informations de la convention :
- Financeur
- Tarifs applicables
- Nombre d'heures financées
- Échéances de facturation
- Conditions particulières
Impact :
- Les tarifs sont automatiquement appliqués
- Les échéances sont générées selon les modalités
- La facturation respecte les conditions de la convention
Guide : Lier une convention
Devis acceptés
Principe : Un devis accepté peut générer automatiquement les échéances de facturation.
Processus :
- Devis créé : établissement d'un devis pour le client
- Devis accepté : le client accepte le devis
- Génération automatique : les échéances sont générées selon le devis
- Facturation : facturation selon les échéances
Guide : Créer un devis
Séances émargées
Principe : Les séances émargées (validées) peuvent être facturées.
Processus :
- Séance réalisée : la séance a lieu
- Émargement : la séance est émargée (présence validée)
- Génération d'échéance : une échéance est générée automatiquement
- Facturation : l'échéance peut être facturée
Guide : Suivre les présences
Tableau de bord comptable
Le tableau de bord comptable offre une vue d'ensemble de la situation financière :
Indicateurs :
- Chiffre d'affaires : CA réalisé sur une période
- Factures en attente : factures non encore envoyées
- Factures impayées : factures non encore réglées
- Encaissements : montants encaissés
Filtres :
- Par période (mois, trimestre, année)
- Par client
- Par prestation
- Par statut
Référence : Tableau de bord compta
Statuts des factures
Brouillon
Définition : Facture en cours de création, non finalisée.
Caractéristiques :
- Peut être modifiée librement
- N'est pas encore envoyée au client
- N'apparaît pas dans les exports comptables
Envoyée
Définition : Facture envoyée au client mais non encore réglée.
Caractéristiques :
- Document officiel envoyé au client
- En attente de règlement
- Apparaît dans les factures impayées
Réglée
Définition : Facture entièrement réglée.
Caractéristiques :
- Règlement complet enregistré
- Lettrage effectué
- Peut être exportée en comptabilité
Partiellement réglée
Définition : Facture avec règlement partiel.
Caractéristiques :
- Un ou plusieurs règlements partiels enregistrés
- Solde restant à régler
- Peut recevoir d'autres règlements
Impayée
Définition : Facture en retard de paiement.
Caractéristiques :
- Date d'échéance dépassée
- Aucun règlement enregistré
- Nécessite une relance
Guide : Relances clients
Bonnes pratiques
Pour la facturation
Facturez régulièrement (mensuellement par exemple) pour avoir une trésorerie régulière et éviter les retards de paiement.
Avant d'envoyer une facture, vérifiez toujours les montants, les informations du client et les conditions de paiement.
Pour le suivi
Consultez régulièrement les factures impayées pour identifier rapidement les retards de paiement et effectuer les relances nécessaires.
Enregistrez les règlements dès réception pour avoir une vision à jour de la trésorerie.
Pour aller plus loin
Guide : Générer les échéances Guide : Éditer une facture Guide : Enregistrer un règlement Guide : Relances clients Guide : Exports comptables Référence : Tableau de bord compta
Prochaines étapes
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