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Gérer les documents d'une facture

Ajoutez, consultez et gérez les documents associés à une facture (pièces justificatives, avoirs, etc.).

Objectif​

Maîtriser la gestion des documents liés à une facture pour constituer un dossier documentaire complet.

Types de documents​

Une facture peut contenir différents types de documents :

Pièces justificatives :

  • Bon de commande : commande du client
  • Convention : convention de financement
  • Devis : devis accepté
  • Contrat : contrat signé

Documents de suivi :

  • Relances : relances envoyées au client
  • Mises en demeure : mises en demeure si impayée
  • Correspondance : échanges avec le client

Documents financiers :

  • Avoirs : avoirs créés pour la facture
  • Factures rectificatives : corrections de la facture
  • Règlements : preuves de paiement (relevés bancaires)

Ajouter un document​

Depuis une facture​

  1. Ouvrez la facture concernée
  2. Allez dans l'onglet "Documents" ou "Pièces jointes"
  3. Cliquez sur "+ Ajouter un document" ou "Nouveau document"
  4. Téléchargez le fichier :
    • Cliquez sur "Choisir un fichier" ou glissez-déposez
    • Formats acceptés : PDF, Word, Excel, images
  5. Renseignez :
    • Titre : nom du document (obligatoire)
    • Type : sélectionnez dans la liste (Pièce justificative, Avoir, etc.)
    • Date : date du document
    • Commentaire : notes additionnelles (optionnel)
  6. Enregistrez

Le document est ajouté à la facture et accessible à tous les utilisateurs autorisés.

Guide détaillé : Ajouter un document

Types de documents courants​

Pièce justificative :

  • Bon de commande, convention, devis accepté
  • Documents qui justifient la facturation

Avoir :

  • Avoir créé pour corriger ou annuler la facture
  • Document généré depuis téo

Relance :

  • Relance envoyée au client pour facture impayée
  • Document généré avec téo edit

Facture rectificative :

  • Correction de la facture originale
  • Document généré depuis téo

Consulter les documents​

Liste des documents​

Dans l'onglet "Documents" d'une facture :

  • Liste complète : tous les documents liés à la facture
  • Organisation : classés par type
  • Informations affichées :
    • Titre
    • Type
    • Date
    • Taille

Visualiser un document​

  1. Cliquez sur le document dans la liste
  2. Le document s'ouvre dans un visualiseur intégré ou dans une nouvelle fenêtre

Télécharger un document​

  1. Cliquez sur le document
  2. Cliquez sur "Télécharger" ou utilisez le menu contextuel
  3. Le fichier est téléchargé sur votre ordinateur

Créer un avoir​

Un avoir est un document qui permet de corriger ou d'annuler une facture :

Créer depuis la facture​

  1. Ouvrez la facture concernée
  2. Allez dans l'onglet "Documents"
  3. Cliquez sur "+ Créer un avoir" ou "Nouvel avoir"
  4. Renseignez :
    • Montant : montant de l'avoir
    • Raison : raison de l'avoir (erreur, annulation, remise, etc.)
    • Date : date de l'avoir
  5. Générez le PDF de l'avoir
  6. Enregistrez

L'avoir est créé et ajouté aux documents de la facture.

Impact de l'avoir​

Une fois l'avoir créé :

  • Lettrage : l'avoir peut être lettré avec la facture
  • Statut : la facture peut être ajustée selon l'avoir
  • Export : l'avoir apparaît dans les exports comptables

Générer une relance​

Pour générer une relance pour une facture impayée :

  1. Ouvrez la facture impayée
  2. Allez dans l'onglet "Documents"
  3. Cliquez sur "Générer une relance" ou "Créer une relance"
  4. Choisissez le modèle de relance :
    • Relance amiable
    • Relance ferme
    • Mise en demeure
  5. Générez le PDF avec téo edit
  6. Envoyez la relance au client

Guide : Relances clients Guide : Utiliser téo edit

Organiser les documents​

Classer par type​

Les documents sont automatiquement classés par type :

  • Pièces justificatives : tous les documents justificatifs
  • Avoirs : tous les avoirs
  • Relances : toutes les relances
  • Autres : autres documents

Rechercher​

Pour retrouver un document :

  1. Utilisez la barre de recherche dans l'onglet Documents
  2. Tapez un mot-clé (nom, type, date)
  3. Les résultats s'affichent en temps réel

Envoyer un document​

Par email​

Pour envoyer un document par email :

  1. Sélectionnez le document dans la liste
  2. Cliquez sur "Envoyer par email" ou "Partager"
  3. Choisissez les destinataires :
    • Client
    • Autres contacts
  4. Personnalisez le message (optionnel)
  5. Envoyez

Bonnes pratiques​

Pour l'organisation​

Nommez clairement vos documents

Utilisez des noms descriptifs qui permettent d'identifier rapidement le document (ex: "Bon de commande - FACT-2024-001").

Classez par type

Utilisez toujours le bon type de document pour faciliter la recherche et l'organisation.

Pour la conformité​

Conservez les pièces justificatives

Conservez toujours les pièces justificatives (bons de commande, conventions) pour justifier la facturation.

Documentez les avoirs

Documentez toujours la raison des avoirs pour traçabilité comptable.

Pour aller plus loin​

Guide : Ajouter un document Guide : Consulter les documents Guide : Relances clients Guide : Utiliser téo edit Référence : Documents facture

Prochaines étapes​

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