Générer les échéances
Générez les échéances de facturation automatiquement ou manuellement pour préparer la facturation de vos prestations.
Objectif
Maîtriser la génération des échéances de facturation pour préparer efficacement la facturation de vos prestations.
Qu'est-ce qu'une échéance ?
Une échéance représente un montant à facturer pour une prestation donnée. Les échéances sont ensuite transformées en factures.
Caractéristiques :
- Montant : montant à facturer
- Date : date prévue de facturation
- Client : bénéficiaire ou financeur à facturer
- Prestation : prestation concernée
- Statut : à facturer, facturée, annulée
Génération automatique
Les échéances peuvent être générées automatiquement selon différents déclencheurs :
Depuis les conventions
Principe : Les conventions définissent les modalités de facturation.
Déclencheurs :
- Fin de prestation : échéance générée à la fin du parcours
- Signature du devis : échéance générée dès l'acceptation du devis
- Acompte : échéance d'acompte selon les modalités
- Échéances régulières : facturation mensuelle, trimestrielle, etc.
Processus :
- Convention liée au dossier
- Déclencheur atteint (fin de prestation, date d'échéance, etc.)
- Génération automatique de l'échéance
- Échéance disponible dans l'écran Factures du dossier
Depuis les séances réalisées
Principe : Les séances émargées peuvent générer des échéances.
Processus :
- Séance réalisée : la séance a lieu
- Émargement : la séance est émargée (présence validée)
- Génération automatique : une échéance est générée selon le tarif
- Échéance disponible pour facturation
Guide : Suivre les présences
Depuis les devis acceptés
Principe : Un devis accepté peut générer automatiquement les échéances.
Processus :
- Devis accepté : le client accepte le devis
- Génération automatique : les échéances sont générées selon le devis
- Échéances disponibles pour facturation
Guide : Créer un devis
Génération manuelle
Pour créer une échéance manuellement :
Depuis un dossier
- Ouvrez le dossier du bénéficiaire
- Allez dans l'onglet "Facturation" ou "Factures"
- Cliquez sur "+ Nouvelle échéance" ou "Créer une échéance"
- Renseignez :
- Montant : montant à facturer
- Date : date prévue de facturation
- Description : description de l'échéance
- Client : bénéficiaire ou financeur à facturer
- Enregistrez
Depuis le module Facturation
- Allez dans Facturation > Échéances
- Cliquez sur "+ Nouvelle échéance"
- Sélectionnez le dossier concerné
- Renseignez les informations
- Enregistrez
Contrôler avant de facturer
Avant de générer ou facturer les échéances, vérifiez :
Tarification
Vérification :
- Tarification renseignée : le champ "Tarification" est bien rempli dans le dossier
- Tarif correct : le tarif correspond bien à la prestation
- Convention liée : si applicable, la convention est bien liée au dossier
Où vérifier :
- Dans le dossier : section "Financement" ou "Tarification"
- Dans la convention : vérifiez les tarifs de la convention
Financeur
Vérification :
- Financeur renseigné : le financeur de la prestation est indiqué
- Peut être le bénéficiaire lui-même
- Peut être un OPCO, une société, etc.
- Informations complètes : coordonnées et informations de facturation complètes
Où vérifier :
- Dans le dossier : section "Financement" > Financeur
- Dans la fiche du financeur : vérifiez les informations de facturation
Consulter les échéances
Depuis un dossier
- Ouvrez le dossier
- Allez dans l'onglet "Facturation" ou "Factures"
- Liste des échéances :
- À facturer : échéances non encore facturées
- Facturées : échéances déjà transformées en factures
- Annulées : échéances annulées
Depuis le module Facturation
- Allez dans Facturation > Échéances
- Filtrez par :
- Période
- Client
- Prestation
- Statut
- Consultez la liste complète des échéances
Facturer les échéances
Une fois les échéances générées, vous pouvez les facturer :
Facturer une échéance
- Cliquez sur l'échéance à facturer
- Choisissez un modèle de facture PDF
- Cliquez sur "Facturer l'échéance"
- Facture créée : la facture est créée automatiquement
- Ouvrez la facture en cliquant dessus
Guide : Éditer une facture
Facturer plusieurs échéances
Pour facturer plusieurs échéances en une fois :
- Sélectionnez plusieurs échéances en cliquant dessus (Ctrl+Clic ou Cmd+Clic)
- Choisissez :
- Une seule facture : toutes les échéances dans une facture unique
- Plusieurs factures : une facture par échéance
- Sélectionnez le modèle de facture
- Facturez : les factures sont créées
Retrouver les factures
Les factures créées sont disponibles :
- Dans le dossier : onglet "Documents" ou "Factures"
- Dans le module Facturation : liste des factures
- Dans la fiche du client : toutes les factures du client
Bonnes pratiques
Pour la génération
Vérifiez que la tarification est bien renseignée dès la création du dossier pour éviter les problèmes lors de la génération des échéances.
Avant de facturer, contrôlez toujours que la tarification et le financeur sont corrects.
Pour la facturation
Facturez les échéances régulièrement (mensuellement par exemple) pour avoir une trésorerie régulière.
Pour un même client, regroupez les échéances dans une seule facture mensuelle pour simplifier la gestion.
Cas particuliers
Échéances partielles
Si une prestation doit être facturée en plusieurs fois :
- Créez plusieurs échéances manuellement
- Répartissez le montant total entre les échéances
- Définissez les dates de facturation
- Facturez chaque échéance au fur et à mesure
Acomptes
Pour les acomptes :
- Créez une échéance d'acompte au début de la prestation
- Montant : pourcentage ou montant fixe défini dans la convention
- Facturez l'acompte dès acceptation
- Solde : le solde sera facturé en fin de prestation
Échéances annulées
Si une échéance ne doit pas être facturée :
- Ouvrez l'échéance
- Annulez-la : changez le statut en "Annulée"
- Ajoutez un commentaire expliquant la raison
- L'échéance n'apparaît plus dans les échéances à facturer
Pour aller plus loin
Guide : Comprendre la facturation Guide : Éditer une facture Guide : Lier une convention Guide : Créer un devis Référence : Génération échéances
Prochaines étapes
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