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Édition d'une séance

Écran de création et modification d'une séance dans l'agenda avec tous les champs disponibles.

Description​

L'écran d'édition de séance permet de créer et modifier une séance dans l'agenda. Une séance peut être individuelle (liée à un dossier) ou collective (liée à un groupe), ou encore une séance "classique" (hors production, réunion, etc.).

Accès​

  • Création depuis l'agenda : Clic sur un créneau horaire
  • Création depuis un dossier : Dossier > Onglet Séances > "+ Nouvelle séance"
  • Modification : Clic sur une séance existante > "Modifier"

Champs du formulaire​

Section : Informations de base​

Action :

  • Type : Liste déroulante avec recherche
  • Description : Type de séance (entretien, atelier, test, etc.)
  • Obligatoire : Pour les séances de production
  • Impact : Détermine la couleur et certains traitements (début/fin de prestation)
  • Note : Si pas d'action renseignée, devient une séance "classique" (réunion, etc.)

Dossier / Bénéficiaire :

  • Type : Champ de recherche avec autocomplétion
  • Fonctionnalité : Tapez les premières lettres du nom
  • Obligatoire : Pour les séances individuelles de production
  • Comportement : Liste des dossiers correspondants
  • Création : Bouton "Créer un dossier" si le dossier n'existe pas

Groupe :

  • Type : Liste déroulante avec recherche
  • Description : Groupe pour les séances collectives
  • Obligatoire : Pour les séances de groupe
  • Note : Mutuellement exclusif avec Dossier/Bénéficiaire

Date :

  • Type : Champ date avec sélecteur
  • Format : JJ/MM/AAAA
  • Obligatoire : Oui
  • Pré-remplissage : Date du créneau cliqué dans l'agenda

Heure de début :

  • Type : Champ heure
  • Format : HH:MM
  • Obligatoire : Oui
  • Pré-remplissage : Heure du créneau cliqué

Heure de fin :

  • Type : Champ heure
  • Format : HH:MM
  • Obligatoire : Oui
  • Défaut : 1 heure après l'heure de début
  • Validation : Doit être après l'heure de début

Durée :

  • Type : Calcul automatique
  • Comportement : Calculée à partir des heures début/fin
  • Affichage : En heures et minutes

Section : Intervenants​

Intervenant / Conseiller :

  • Type : Liste déroulante
  • Défaut : Vous-même (utilisateur connecté)
  • Description : Formateur/animateur de la séance
  • Modifiable : Oui
  • Impact : La séance apparaît dans l'agenda de l'intervenant

Co-intervenants :

  • Type : Liste multiple
  • Description : Autres intervenants participant à la séance
  • Utilisation : Pour les séances avec plusieurs formateurs

Section : Lieu​

Lieu :

  • Type : Liste déroulante
  • Description : Lieu où se déroule la séance
  • Options : Liste des lieux configurés
  • Impact : Si non renseigné dans le dossier, le lieu de la première séance peut être repris comme lieu de réalisation

Salle :

  • Type : Liste déroulante (dépend du lieu)
  • Description : Salle spécifique dans le lieu
  • Disponibilité : Vérification automatique des disponibilités

Adresse complémentaire :

  • Type : Champ texte
  • Description : Adresse détaillée si lieu externe

Section : Contenu​

Objet :

  • Type : Champ texte
  • Description : Libellé court précisant le contenu
  • Affichage : Visible dans l'agenda si espace disponible

Commentaires / Notes internes :

  • Type : Zone de texte multiligne
  • Description : Informations supplémentaires pour vous ou l'équipe
  • Visibilité : Notes internes uniquement

Section : Options​

Séance collective :

  • Type : Case à cocher
  • Défaut : Coché pour les groupes, décoché pour les individuelles
  • Description : Indique si c'est une séance collective
  • Impact : Affichage et traitement différents

Bloquer la séance :

  • Type : Case à cocher
  • Description : Empêche la modification par d'autres utilisateurs
  • Restrictions : Seul l'auteur et les Super admin peuvent modifier

Confidentiel :

  • Type : Case à cocher
  • Description : Séance confidentielle
  • Impact : Le libellé "confidentiel" s'affiche sans autres données
  • Restrictions : Seul l'auteur peut ouvrir la séance

Séance annulée :

  • Type : Bouton
  • Description : Annule la séance
  • Impact : Libère la plage horaire, reste visible en bas du jour
  • Note : Pour supprimer complètement, aller dans Liste des séances du dossier

Section : Participants (séances collectives)​

Liste des participants :

  • Type : Liste avec cases à cocher
  • Description : Bénéficiaires participant à la séance
  • Ajout : Bouton "+ Ajouter un participant"
  • Retrait : Décocher ou bouton "Retirer"

Présence :

  • Type : Cases à cocher par participant
  • Description : Marquer la présence
  • Utilisation : À remplir après la séance (émargement)

Absence :

  • Type : Bouton par participant
  • Description : Marquer un participant comme absent
  • Motif : Liste déroulante des motifs d'absence
  • Impact : Statistiques dans Pilotage > Clients > Motifs d'absence

Actions disponibles​

Enregistrer​

Bouton "Enregistrer" :

  • Action : Sauvegarde la séance
  • Validation : Vérifie les champs obligatoires
  • Comportement :
    • Si nouvelle séance : création
    • Si modification : mise à jour
  • Impact :
    • Apparaît dans l'agenda du conseiller
    • Apparaît dans le dossier (onglet séances) si liée à un dossier
    • Apparaît dans le groupe si séance collective

Annuler​

Bouton "Annuler" :

  • Action : Retour sans sauvegarder
  • Confirmation : Si modifications non sauvegardées

Supprimer​

Bouton "Supprimer" :

  • Action : Supprime la séance
  • Confirmation : Demande de confirmation
  • Impact : Suppression définitive de la séance

Règles de gestion​

Validation​

Champs obligatoires :

  • Date
  • Heure de début
  • Heure de fin
  • Action (pour séances de production)
  • Dossier OU Groupe (selon le type)

Validations :

  • Heure de fin : Doit être après l'heure de début
  • Date : Date valide
  • Conflits : Avertissement si conflit avec autre séance

Types de séances​

Séance de production :

  • Liée à un dossier ou un groupe
  • Action renseignée
  • Alimente les écrans de production
  • Facturable

Rendez-vous "classique" :

  • Pas d'action renseignée
  • Objet et/ou étiquette renseignés
  • N'alimente pas les écrans de production
  • Non facturable
  • Exemples : réunion interne, séance commerciale

Affichage dans l'agenda​

Informations affichées (selon l'espace disponible) :

  • Nom de l'action
  • Heure de la séance
  • Lieu (ou abréviation)
  • Nombre de mémos liés (si mémos existent)

Codes couleurs :

  • Par type d'action
  • Par statut (prévue, réalisée, annulée)

Guide pratique​

Pour apprendre à créer et modifier des séances dans un contexte pratique, consultez :

Voir aussi​

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