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Créer un groupe

Créez un groupe collectif pour organiser des formations, ateliers ou séances communes avec plusieurs bénéficiaires.

Objectif​

Maîtriser la création et la gestion d'un groupe de bénéficiaires pour des prestations collectives.

Qu'est-ce qu'un groupe ?​

Un groupe rassemble plusieurs bénéficiaires pour :

  • Formations collectives : formations en groupe avec un programme commun
  • Ateliers : sessions de travail en groupe
  • Séances communes : séances partagées par plusieurs personnes
  • Missions collectives : interventions auprès d'une entreprise avec plusieurs bénéficiaires

Différence groupe / collectif​

Groupe :

  • Suivi sur plusieurs séances
  • Facturation sur l'ensemble des séances
  • Planification centralisée
  • Gestion des participants sur la durée

Collectif :

  • Association ponctuelle de dossiers individuels sur une seule séance
  • Les dossiers ne sont liés qu'à cette séance-là
  • Pas de suivi de groupe sur la durée
Quand utiliser un groupe ?

Créez un groupe si vous voulez suivre plusieurs bénéficiaires ensemble pour des raisons de planification ou de facturation sur un ensemble de séances.

Créer un groupe​

Accéder au formulaire​

  1. Allez dans Production (barre de navigation principale)
  2. Dans la barre de navigation gauche, cliquez sur "Groupes"
  3. Cliquez sur "+ Nouveau groupe" ou "Créer un groupe"
  4. Le formulaire de création s'ouvre

Informations essentielles​

Nom du groupe :

  • Intitulé : nom descriptif du groupe (obligatoire)
    • Exemples : "Formation Excel - Groupe 1", "Atelier CV - Janvier 2024"
  • Description : précisions sur le contenu ou les objectifs (optionnel)

Prestation :

  • Type de prestation : sélectionnez dans la liste déroulante (obligatoire)
    • La prestation doit être paramétrée dans Admin > Prestations
  • Tarification : choisissez le tarif applicable
    • Plusieurs tarifs peuvent être liés à la même prestation
    • Les règles de tarification doivent être paramétrées au préalable

Dates :

  • Date de début : date de démarrage du groupe
  • Date de fin prévisionnelle : date estimée de fin
    • S'inscrit automatiquement dès que la dernière séance est planifiée

Rattachement :

  • Centre : centre de formation ou d'accompagnement (obligatoire selon votre configuration)
  • Lieu principal : lieu où se déroulent les séances (si applicable)

Informations complémentaires​

Consultant référent :

  • Formateur/animateur : personne de votre équipe qui anime le groupe
  • Peut être modifié selon les séances

Financement :

  • Financeur : organisme ou entreprise qui finance le groupe
  • Convention : convention de financement applicable
  • Montant prévisionnel : montant total prévu pour le groupe

Contacts :

  • Gestionnaire : membre de votre équipe qui suit le groupe administrativement
  • Contact client : personne à contacter chez le client (si groupe en entreprise)

Enregistrer le groupe​

  1. Vérifiez toutes les informations saisies
  2. Cliquez sur "Créer le groupe" ou "Enregistrer"
  3. Un numéro de groupe unique est généré automatiquement
  4. Le groupe est créé avec le statut "En cours"

Ajouter des participants​

Une fois le groupe créé, vous devez y ajouter les participants (bénéficiaires).

Méthode 1 : Ajouter un par un​

  1. Ouvrez le groupe créé
  2. Allez dans l'onglet "Participants" ou "Membres"
  3. Cliquez sur "+ Ajouter" ou "Ajouter un participant"
  4. Recherchez le bénéficiaire :
    • Tapez les premières lettres du nom ou prénom
    • Sélectionnez la personne dans la liste déroulante
  5. Vérifiez que le dossier du bénéficiaire correspond bien
  6. Ajoutez-le au groupe

Répétez l'opération pour chaque participant.

Méthode 2 : Import multiple​

Pour ajouter plusieurs participants en une fois :

  1. Préparez une liste de dossiers à ajouter
  2. Dans l'onglet "Participants", cliquez sur "Import multiple" ou "Ajouter plusieurs participants"
  3. Sélectionnez les dossiers à ajouter :
    • Recherche par nom
    • Sélection depuis une liste
    • Import depuis un fichier (si fonctionnalité disponible)
  4. Validez l'ajout
  5. Tous les dossiers sélectionnés sont ajoutés au groupe

Vérifier les participants​

Dans l'onglet "Participants", vous voyez :

  • Liste complète : tous les membres du groupe
  • Statut : actif, retiré, terminé
  • Informations : nom, prénom, dossier associé
  • Actions : retirer un participant, modifier ses informations

Référence : Participants groupe

Planifier les séances du groupe​

Une fois les participants ajoutés, planifiez les séances collectives :

  1. Ouvrez le groupe
  2. Allez dans l'onglet "Séances" ou "Planning"
  3. Cliquez sur "Planifier" ou "+ Nouvelle séance"
  4. Créez les séances collectives :
    • Date et heure
    • Durée
    • Lieu/Salle
    • Formateur/animateur
  5. Tous les participants sont automatiquement inscrits à chaque séance

Guide : Planifier une séance de groupe

Planification récurrente​

Pour des séances régulières (ex: tous les lundis de 9h à 12h) :

  1. Créez la première séance du groupe
  2. Utilisez la fonctionnalité de répétition
  3. Définissez la périodicité (hebdomadaire, mensuelle, etc.)
  4. Indiquez la date de fin de la répétition
  5. téo génère automatiquement toutes les séances avec tous les participants

Guide : Planifier les prestations

Gérer les présences​

Pour chaque séance du groupe, vous pouvez gérer les présences :

Émargement collectif :

  • Valider la présence de tous les participants en une fois
  • Ou émarger individuellement chaque participant

Suivi des absences :

  • Marquer les absences (excusées ou non excusées)
  • Ajouter des commentaires sur les absences

Historique par participant :

  • Consulter le taux de présence de chaque membre
  • Identifier les participants régulièrement absents

Guide : Suivre les présences

Cas d'usage​

Formation collective​

Exemple : Formation Excel niveau 1 pour 12 personnes

  1. Créez le groupe "Formation Excel - Groupe 1"
  2. Ajoutez les 12 participants (bénéficiaires avec leurs dossiers individuels)
  3. Planifiez les séances : 5 séances de 3h sur 5 semaines
  4. Émargez chaque séance
  5. Facturez le groupe une fois la formation terminée

Mission de recrutement​

Exemple : Recrutement pour une entreprise avec plusieurs candidats

  1. Créez le groupe "Recrutement Assistant Comptable - Entreprise X"
  2. Ajoutez les candidats comme participants
  3. Planifiez les étapes : analyse des CV, entretiens, sélection
  4. Suivez l'avancement de chaque candidat
  5. Facturez la mission globale

Mission de conseil​

Exemple : Accompagnement d'une équipe en entreprise

  1. Créez le groupe "Conseil RH - Entreprise Y"
  2. Ajoutez les membres de l'équipe comme participants
  3. Planifiez les séances collectives et individuelles
  4. Gérez les présences et les suivis individuels
  5. Facturez selon la convention établie

Bonnes pratiques​

Pour la création​

Nommez clairement vos groupes

Utilisez des noms descriptifs qui permettent d'identifier rapidement le groupe (ex: "Formation Excel - Groupe 1 - Janvier 2024").

Vérifiez les participants avant d'ajouter

Avant d'ajouter un participant, vérifiez qu'il a bien un dossier individuel créé pour cette prestation.

Pour la gestion​

Planifiez toutes les séances dès le début

Planifiez toutes les séances du groupe dès le début pour avoir une vision complète du planning et faciliter l'organisation.

Émargez régulièrement

Émargez les séances au fur et à mesure pour ne rien oublier et faciliter la facturation.

Pour aller plus loin​

Guide : Planifier une séance de groupe Guide : Suivre les présences Guide : Créer un devis Référence : Détail groupe Référence : Participants groupe

Prochaines étapes​

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