Créer une fiche personne
Apprenez à créer une nouvelle fiche dans l'annuaire pour un bénéficiaire, prescripteur, consultant ou tout autre contact.
Objectif
Maîtriser la création d'une fiche personne complète dans l'annuaire téo, avec toutes les informations essentielles et les types de contacts disponibles.
Accéder au formulaire de création
Méthode 1 : Depuis l'annuaire
- Allez dans "Annuaire" (barre de navigation principale)
- Cliquez sur "+ Nouvelle personne" ou "Créer une personne"
- Le formulaire de création s'affiche
Méthode 2 : Depuis une société
Si vous créez une personne liée à une société :
- Ouvrez la fiche société
- Allez dans l'onglet "Contacts" ou "Liste des contacts"
- Cliquez sur "+ Ajouter un contact" ou "Nouvelle personne"
- Le formulaire s'ouvre avec la société pré-remplie
Choisir le type de fiche
IMPORTANT : Avant de remplir les champs, vous devez typer la fiche pour que les champs adaptés se déploient.
Types de fiches personnes disponibles
- Bénéficiaire / Stagiaire : personne en formation ou accompagnement
- Prescripteur : personne qui oriente vers vos services (conseiller France Travail, travailleur social, etc.)
- Personne ressource : professionnel acceptant d'être une ressource (stages, échanges métier, etc.)
- Consultant interne : membre de votre équipe
- Autre : contact générique
La fiche stagiaire se crée automatiquement dès qu'un dossier est créé en production. Vous n'avez pas besoin de la créer manuellement dans ce cas.
Renseigner les informations essentielles
Identité (champs obligatoires)
- Civilité : M. / Mme / Autre (optionnel)
- Nom : Nom de famille (obligatoire)
- Le nom s'affiche automatiquement en majuscules
- Prénom : Prénom (obligatoire)
- Seule la première lettre sera en majuscule automatiquement
- Date de naissance : JJ/MM/AAAA (optionnel mais recommandé)
- Les dates sont automatiquement reformatées par téo
Coordonnées
- Email : Adresse email principale
- Téléphone : Numéro de téléphone fixe
- Les numéros sont automatiquement reformatés (il suffit de saisir les chiffres)
- Mobile : Numéro de téléphone portable
- Adresse : Adresse postale complète
- Rue, Code postal, Ville
- Cedex : si applicable, saisir la formule complète (ex: "Cedex 10")
Photographie
- Photo de profil : téléchargez une image
- Largeur maximale recommandée : 80px
- Utile pour les tableaux de reporting et l'identification rapide
N'hésitez pas à mettre la photo du personnel, vous les retrouverez ensuite dans des tableaux de reporting et cela facilite l'identification visuelle.
Rattachement à une société
IMPORTANT : Si la personne appartient à une société :
- Créez d'abord la fiche société (si elle n'existe pas encore)
- Dans le champ "Société" de la fiche personne, tapez les premières lettres du nom de la société
- Sélectionnez la société dans la liste déroulante
La personne sera automatiquement liée à la société et apparaîtra dans la liste des contacts de cette société.
Il est nécessaire de créer la fiche société avant la fiche personne si vous voulez les lier. Vous pouvez également créer la fiche personne depuis la liste des contacts de la société.
Champs spécifiques selon le type
Fiche Bénéficiaire / Stagiaire
- Statut : actif, archivé, en attente
- Numéro de sécurité sociale (si applicable)
- Situation professionnelle
- Informations de contact préférées
Fiche Prescripteur
- Organisme : structure d'appartenance
- Fonction : rôle dans l'organisme
- Zone d'intervention
Fiche Personne ressource
Des champs supplémentaires se déploient :
- Date de validité : si la personne ressource accepte d'être référente sur une période seulement
- Maximum annuel : nombre de sollicitations qu'elle est prête à accepter par an
- Métier : entrez les premières lettres de son métier (doit exister dans la liste des métiers)
- Secteur d'activité : secteur du métier
Pour modifier ou ajouter un métier à la liste, rendez-vous dans l'écran Métier de l'annuaire. Vous pouvez également ajouter le secteur d'activité au métier.
Fiche Consultant interne
- Fonction : rôle dans l'équipe
- Centre d'affectation
- Droits d'accès (gérés séparément dans Admin)
Validation et contrôle de la fiche
Enregistrer la fiche
- Vérifiez les informations saisies
- Cliquez sur "Enregistrer" ou "Valider"
- La fiche est créée et vous êtes redirigé vers sa page de détail
Contrôle visuel de la fiche
En haut de chaque fiche, une bande de couleur indique le statut :
- Bande rouge : fiche non validée ou à compléter
- Bande verte : fiche active et complète
Cliquez sur la bande pour changer le statut et permettre d'un seul coup d'œil de distinguer les fiches "actives" de celles qui ne le sont pas.
Vérification des doublons
téo vérifie automatiquement si une personne similaire existe déjà et vous alerte en cas de doublon potentiel :
- Message d'avertissement avant création
- Suggestion de fiches similaires
- Possibilité de fusionner les doublons
Guide : Gérer les doublons
Bonnes pratiques
Pour un annuaire efficace
Adoptez le réflexe de créer une fiche annuaire systématiquement dès que vous êtes en contact avec une société ou une personne ! Cela permet d'avoir un véritable outil de reporting et de prospection.
Seuls le nom et le prénom sont obligatoires. Vous pouvez compléter la fiche progressivement au fur et à mesure de vos échanges avec la personne.
Votre annuaire est important. Il vous permet ensuite de faire de la prospection, d'obtenir des tableaux de reporting, etc. N'oubliez pas de le remettre à jour régulièrement.
Pour éviter les doublons
Avant de créer une nouvelle fiche, utilisez la recherche pour vérifier si la personne existe déjà.
Respectez les mêmes conventions de saisie (majuscules, format des noms) pour faciliter les recherches et éviter les doublons.
Cas particuliers
Créer depuis un dossier
Si vous créez un dossier pour une personne qui n'existe pas encore :
- Dans le formulaire de création de dossier, recherchez la personne
- Si elle n'existe pas, cliquez sur "Créer une nouvelle personne"
- Le formulaire de création s'ouvre avec les informations du dossier pré-remplies
- Complétez et enregistrez
- Le dossier est automatiquement lié à la personne créée
Compte comptable automatique
Le compte comptable du client se crée automatiquement quand, dans le dossier (module Production), le financeur est indiqué comme étant le bénéficiaire.
Pour aller plus loin
Guide : Enrichir une fiche personne Guide : Lier des contacts Guide : Créer un dossier Référence : Fiche personne
Prochaines étapes
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