Gérer les doublons dans l'annuaire

Détectez, identifiez et fusionnez les fiches en double pour maintenir un annuaire propre et fiable.

Objectif

Maîtriser la détection et la fusion des doublons pour éviter les confusions, les erreurs de facturation et maintenir la qualité de votre annuaire.

Pourquoi gérer les doublons ?

Les doublons dans l'annuaire peuvent causer :

• Confusions : plusieurs fiches pour la même personne
• Erreurs de facturation : factures envoyées à la mauvaise adresse
• Données dispersées : informations réparties sur plusieurs fiches
• Reporting inexact : statistiques faussées par les comptages multiples
• Perte de temps : recherche dans plusieurs fiches

Détection automatique

Lors de la création d'une fiche

téo détecte automatiquement les doublons potentiels lors de :

• La création d'une nouvelle fiche : comparaison avec les fiches existantes
• La modification d'informations clés : nom, email, téléphone
• L'import de données : vérification lors des imports en masse

Critères de détection

téo compare les nouvelles données avec les fiches existantes sur :

• Nom et prénom : similitude des noms
• Email : adresse email identique ou similaire
• Téléphone : numéro identique ou similaire
• Date de naissance : si renseignée
• Combinaison : plusieurs critères simultanés

Alerte doublon

Si téo détecte un doublon potentiel :

1. Un message d'avertissement s'affiche : "Une fiche similaire existe déjà"
2. Les fiches similaires sont proposées : liste avec nom, prénom, email
3. Vous pouvez :
   • Continuer la création : si ce n'est pas un doublon (homonyme, par exemple)
   • Ouvrir la fiche existante : pour vérifier avant de créer
   • Fusionner les fiches : si c'est effectivement un doublon

Rechercher les doublons manuellement

Outil de détection

Pour rechercher les doublons dans tout l'annuaire :

1. Allez dans "Annuaire"
2. Dans le menu "Outils" ou "Actions", cliquez sur "Détecter les doublons" ou "Recherche de doublons"
3. téo analyse toutes les fiches de l'annuaire
4. Les doublons potentiels sont affichés dans une liste

Critères de recherche

L'outil de détection utilise plusieurs algorithmes :

• Correspondance exacte : nom, prénom, email identiques
• Correspondance partielle : noms similaires (variantes orthographiques)
• Correspondance phonétique : noms qui se prononcent de la même façon
• Correspondance par coordonnées : même email ou téléphone avec noms différents

Résultats de la détection

Les résultats sont présentés par groupes de doublons :

• Groupe 1 : Fiche A, Fiche B (similitude : 95%)
• Groupe 2 : Fiche C, Fiche D, Fiche E (similitude : 88%)
• etc.

Pour chaque groupe, vous pouvez :

• Voir les détails : comparer les informations des fiches
• Fusionner : combiner les fiches en une seule
• Ignorer : marquer comme "pas un doublon"

Fusionner deux fiches

Avant de fusionner

IMPORTANT : Vérifiez attentivement qu'il s'agit bien de la même personne :

• Même identité : même nom, prénom, date de naissance
• Coordonnées cohérentes : email, téléphone compatibles
• Pas d'homonyme : assurez-vous que ce n'est pas deux personnes différentes avec le même nom
• Historique compatible : vérifiez les dossiers et prestations

Processus de fusion

1. Sélectionnez les deux fiches à fusionner :
   • Depuis l'alerte de doublon, ou
   • Depuis l'outil de détection, ou
   • Manuellement en comparant deux fiches
2. Choisissez la fiche principale (celle à conserver) :
   • Généralement la plus complète ou la plus récente
   • C'est cette fiche qui sera conservée après fusion
3. Vérifiez les données qui seront fusionnées :
   • téo affiche un aperçu des données qui seront combinées
   • Vous pouvez choisir quelles informations conserver de chaque fiche
4. Confirmez la fusion :
   • Cliquez sur "Fusionner" ou "Confirmer la fusion"
   • Une confirmation finale peut être demandée

Données fusionnées

Lors de la fusion, toutes les données de la fiche secondaire sont transférées vers la fiche principale :

Informations personnelles :

• Coordonnées complémentaires (si absentes de la fiche principale)
• Informations détaillées (situation, formation, etc.)

Liens et relations :

• Dossiers : tous les dossiers sont conservés et liés à la fiche principale
• Documents : tous les documents sont transférés
• Mémos : toutes les notes sont conservées
• Sociétés liées : les liens avec les structures sont préservés

Historique :

• Séances : historique des rendez-vous
• Factures : factures liées (si applicable)
• Communications : emails, SMS envoyés

Après la fusion

• La fiche secondaire est supprimée (ou archivée selon paramétrage)
• Toutes ses données sont transférées vers la fiche principale
• Les dossiers et documents sont conservés et restent accessibles
• Un historique de fusion peut être enregistré pour traçabilité

Fusion irréversible

La fusion est généralement irréversible. Assurez-vous bien qu'il s'agit d'un doublon avant de confirmer.

Prévenir les doublons

Bonnes pratiques

Recherchez toujours avant de créer

Avant de créer une nouvelle fiche, utilisez la recherche pour vérifier si la personne existe déjà.

Utilisez l'email comme identifiant unique

L'adresse email est souvent le meilleur identifiant pour détecter les doublons. Complétez toujours ce champ.

Complétez les informations importantes

Plus une fiche est complète (nom, prénom, email, téléphone), plus la détection de doublons est efficace.

Respectez les conventions de saisie

Utilisez les mêmes conventions pour tous (majuscules, format des noms) pour faciliter les recherches et la détection.

Vérifications régulières

Planifiez régulièrement votre annuaire :

• Audit mensuel : utilisez l'outil de détection une fois par mois
• Avant les imports : vérifiez les doublons avant d'importer des listes
• Après les créations en masse : détectez les doublons après des créations groupées

Cas particuliers

Homonymes (même nom, personnes différentes)

Si deux personnes ont le même nom mais sont différentes :

1. Ne fusionnez pas les fiches
2. Différenciez-les en complétant les informations :
   • Date de naissance différente
   • Email différent
   • Adresse différente
   • Commentaire dans les mémos pour clarifier

Personne avec plusieurs rôles

Si une personne a plusieurs rôles (ex: bénéficiaire ET prescripteur) :

• Option 1 : Créez une seule fiche avec plusieurs types
• Option 2 : Créez deux fiches séparées si les contextes sont très différents
• Dans tous les cas : Ajoutez un commentaire pour expliquer la situation

Fiches avec données partielles

Si deux fiches ont des données complémentaires :

• Fusionnez-les pour combiner toutes les informations
• Vérifiez que les données sont compatibles avant fusion
• Complétez la fiche fusionnée avec toutes les informations

Outils avancés (pour administrateurs)

Détection en masse

Les administrateurs peuvent :

• Lancer une détection globale sur tout l'annuaire
• Configurer les critères de détection (seuil de similitude, critères utilisés)
• Exporter les résultats pour analyse externe

Fusion en masse

Pour les doublons évidents identifiés :

• Sélectionner plusieurs groupes de doublons
• Fusionner en lot (avec précaution)
• Vérifier chaque fusion individuellement

Pour aller plus loin

Guide : Recherche simple Guide : Recherche avancée Guide : Créer une fiche personne Référence : Gestion des doublons

Prochaines étapes

• Recherche avancée
• Enrichir une fiche personne
• Créer un dossier