Créer une fiche société
Créez une fiche pour une entreprise, un organisme, une collectivité ou toute structure partenaire dans l'annuaire téo.
Objectif
Maîtriser la création d'une fiche société complète avec les informations légales, les coordonnées et le typage approprié pour activer les fonctionnalités adaptées.
Accéder au formulaire
- Allez dans "Annuaire" (barre de navigation principale)
- Sélectionnez l'onglet "Structures" ou "Sociétés"
- Cliquez sur "+ Nouvelle structure" ou "+ Nouvelle société"
- Le formulaire de création s'affiche
Choisir le type de société
IMPORTANT : Avant de remplir les champs, vous devez typer la fiche société pour que les champs adaptés se déploient.
Types de fiches société disponibles
Il existe 6 types de société dans téo :
- Client : entreprise cliente (facturation)
- Financeur : organisme financeur (OPCO, France Travail, etc.)
- Fournisseur : prestataire ou fournisseur externe
- Partenaire : structure partenaire (non facturée)
- Interne : votre propre structure (siège social, centre)
- Autre : structure générique
La fiche financeur possède les mêmes champs que la fiche client. En effet, le financeur est un client comme les autres. Il est possible de typer cette fiche à la fois comme financeur et comme client. Ainsi, en cas de recherche par type, elle apparaîtra dans les deux cas.
Recherche automatique SIRET (base SIRENE)
Recommandation : Avant la création, réalisez une recherche via la base SIRENE de l'INSEE pour :
- Remplir automatiquement les données officielles d'un seul clic
- Éviter les doublons : vérifier si l'entreprise existe déjà
- Garantir l'exactitude des informations légales
Comment utiliser la recherche SIRET
- Dans le formulaire de création, trouvez la bande bleue nommée "SIREN" ou le bouton "Rechercher SIRET"
- Entrez :
- Le numéro SIREN (9 chiffres)
- Le numéro SIRET (14 chiffres)
- Ou une partie de la raison sociale (nom de l'entreprise)
- Cliquez sur "Rechercher"
- téo interroge la base de l'INSEE
Résultats de la recherche
Picto orange (petite terre) :
- La société existe dans la base INSEE
- Cliquez sur le picto pour créer la fiche automatiquement avec les données officielles
Picto rouge :
- L'entreprise est déjà dans téo
- Ne créez pas de doublon, utilisez la fiche existante
Le répertoire Sirene de l'INSEE comporte les fiches d'identité des entreprises déclarées. Attention, il arrive souvent que la raison sociale d'une entreprise soit différente du nom sous lequel elle est connue. Aussi, ce n'est pas parce que la société n'est pas dans le répertoire de l'INSEE qu'elle n'existe pas.
Informations principales
Identité de la structure
- Raison sociale : Nom officiel de l'entreprise (obligatoire)
- Nom commercial : Nom d'usage si différent de la raison sociale
- SIRET : Numéro d'identification (14 chiffres)
- SIREN : Numéro d'identification (9 chiffres, premiers chiffres du SIRET)
Coordonnées
- Adresse : Siège social complet
- Numéro et rue
- Code postal et ville
- Cedex : si applicable, saisir la formule complète (ex: "Cedex 10")
- Téléphone : Standard principal
- Les numéros sont automatiquement reformatés (il suffit de saisir les chiffres)
- Email : Contact général
- Site web : URL du site
- Cliquez sur l'icône à côté du champ pour accéder au site dans une nouvelle fenêtre
Informations légales
- Code APE / NAF : Code d'activité principale
- Forme juridique : SARL, SAS, Association, Collectivité, etc.
- N° TVA intracommunautaire : si applicable
- RCS : Numéro d'inscription au registre du commerce (si applicable)
- Capital social : montant du capital (si applicable)
Champs spécifiques selon le type
Fiche Client
Des champs de comptabilité se déploient pour permettre la facturation automatique :
- Compte client : numéro de compte dans votre plan comptable
- Attention : respectez la forme des comptes de votre logiciel de comptabilité
- En cas d'erreur (notamment de longueur de champ), les exports peuvent dysfonctionner
- Échéance de règlement : nombre de jours (ex: 40 jours)
- Au-delà de cette limite, la facture rejoindra l'écran "Factures non réglées > Factures non réglées échues" (module comptabilité)
- Cela permet de simplifier les relances de paiements
- Si cette information est absente, téo utilise la durée générale par défaut présente dans les paramètres d'installation (30 jours)
Fiche Fournisseur
À l'instar des clients, les fiches fournisseurs reçoivent des champs supplémentaires :
- Compte fournisseur : numéro de compte dans votre plan comptable
- Attention : respectez la forme des comptes de votre logiciel de comptabilité
- Échéance de paiement : à titre informatif
Fiche Interne
C'est la fiche de votre centre (siège social, celui qui facture). Elle est renseignée par vos soins en formation.
IMPORTANT : Sans elle, vous ne pouvez pas facturer ! Prenez-en le plus grand soin : tenez-la à jour.
Accès : Elle est accessible depuis votre fiche annuaire personnelle, en cliquant sur l'icône société située au bout du champ Société.
Informations bancaires :
- Les informations de domiciliation bancaire peuvent être affichées dans certains courriers-types (facture, avoirs, etc.)
- Les informations de comptabilité (compte banque, code analytique) sont reprises lors de la facturation automatique
Toutes les données comprises dans votre fiche interne peuvent s'inscrire automatiquement dans vos courriers, et particulièrement vos pieds de page et vos entêtes. En cas de changement d'une ou plusieurs données (adresse, RCS...), vous n'avez qu'à modifier votre fiche annuaire : les données se modifient automatiquement dans tous vos courriers !
Comptes comptables
C'est à partir de ces numéros de comptes que vous allez pouvoir :
- Diriger le CA de facturation et les charges vers les bonnes familles budgétaires
- Exporter des pièces comptables nickel pour votre comptable
Pour attribuer les bons comptes aux bons clients et aux bons fournisseurs, n'hésitez pas à demander votre plan comptable à votre comptable.
Enregistrer la fiche
- Vérifiez toutes les informations saisies
- Vérifiez le type sélectionné (client, fournisseur, etc.)
- Cliquez sur "Enregistrer" ou "Valider"
- La fiche est créée et vous êtes redirigé vers sa page de détail
Ajouter des contacts à la société
Une fois la fiche société créée, vous pouvez y ajouter des contacts :
- Ouvrez la fiche société
- Allez dans l'onglet "Contacts" ou "Liste des contacts"
- Cliquez sur "+ Ajouter un contact" ou "Nouvelle personne"
- Créez la fiche personne (elle sera automatiquement liée à la société)
Guide : Lier des contacts
Bonnes pratiques
Pour éviter les doublons
Utilisez toujours la recherche SIRET avant de créer une nouvelle société pour vérifier si elle existe déjà.
La recherche automatique dans la base INSEE garantit l'exactitude des données légales et évite les erreurs de saisie.
Pour la comptabilité
Vérifiez auprès de votre comptable le format exact des numéros de compte (longueur, structure) pour éviter les erreurs d'export.
La fiche interne est cruciale pour la facturation. Vérifiez régulièrement que toutes les informations sont à jour (adresse, RCS, coordonnées bancaires).
Cas particuliers
Société avec plusieurs établissements
Si une société a plusieurs établissements (plusieurs SIRET) :
- Créez une fiche société principale avec le SIREN
- Créez des fiches établissements séparées si nécessaire
- Ou utilisez les adresses multiples dans une seule fiche
Association ou collectivité
Pour les associations et collectivités :
- Le SIRET peut être différent (numéro RNA pour les associations)
- Certains champs légaux peuvent ne pas s'appliquer
- Adaptez le type selon votre usage (partenaire, financeur, etc.)
Pour aller plus loin
Guide : Lier des contacts Guide : Créer un dossier Référence : Fiche société Référence : Contacts société
Prochaines étapes
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