Lier des contacts à une société

Associez des personnes à des structures et gérez les relations entre contacts pour organiser efficacement votre annuaire.

Objectif

Maîtriser la création et la gestion des liens entre personnes et structures pour une organisation claire de vos contacts et une meilleure traçabilité.

Pourquoi lier des contacts ?

Lier une personne à une société permet de :

• Organiser l'annuaire : retrouver facilement tous les contacts d'une entreprise
• Faciliter la facturation : identifier rapidement les contacts d'un client
• Améliorer le suivi : comprendre les relations entre personnes et structures
• Générer des rapports : analyser les contacts par entreprise
• Éviter les doublons : clarifier les relations entre contacts

Lier depuis la fiche société

Méthode 1 : Ajouter un contact existant

Si la personne existe déjà dans l'annuaire :

1. Ouvrez la fiche de la société
2. Allez dans l'onglet "Contacts" ou "Liste des contacts"
3. Cliquez sur "+ Ajouter un contact" ou "Nouvelle personne"
4. Recherchez la personne :
   • Tapez les premières lettres du nom ou prénom
   • Sélectionnez la personne dans la liste déroulante
5. Définissez sa fonction dans la structure (voir ci-dessous)
6. Enregistrez

La personne apparaît maintenant dans la liste des contacts de la société.

Méthode 2 : Créer une nouvelle personne

Si la personne n'existe pas encore :

1. Ouvrez la fiche de la société
2. Allez dans l'onglet "Contacts"
3. Cliquez sur "+ Nouvelle personne" ou "Créer un contact"
4. Le formulaire de création s'ouvre avec la société pré-remplie
5. Remplissez les informations de la personne
6. Définissez sa fonction dans la structure
7. Enregistrez

La personne est créée et automatiquement liée à la société.

Lier depuis la fiche personne

Ajouter une société à une personne

1. Ouvrez la fiche de la personne
2. Dans la section "Employeur", "Structures liées" ou "Société"
3. Cliquez sur "Ajouter" ou "Modifier"
4. Tapez les premières lettres du nom de la société
5. Sélectionnez la société dans la liste déroulante
6. Indiquez la fonction de la personne dans cette structure
7. Enregistrez

La personne est maintenant liée à la société et apparaît dans la liste des contacts de cette société.

Fonction dans la structure

Pour chaque lien personne-société, précisez le rôle de la personne :

Fonctions courantes

• Dirigeant : dirigeant, PDG, gérant
• Contact administratif : secrétaire, assistant(e), gestionnaire
• Contact RH : responsable RH, chargé(e) de recrutement
• Contact commercial : commercial, chargé(e) de clientèle
• Tuteur : tuteur de stage, maître d'apprentissage
• Référent : personne référente pour vos services
• Autre : fonction personnalisée

Fonction selon le contexte

Pour un bénéficiaire :

• Employeur actuel : entreprise où la personne travaille actuellement
• Ancien employeur : entreprises précédentes
• Entreprise de stage : pour les stagiaires

Pour un prescripteur :

• Organisme d'appartenance : France Travail, Mission Locale, etc.
• Fonction : conseiller, référent, etc.

Pour un client :

• Contact facturation : personne à contacter pour la facturation
• Contact commercial : interlocuteur commercial
• Décideur : personne qui prend les décisions

Gérer plusieurs liens

Une personne peut être liée à plusieurs structures simultanément :

Exemples de cas

Bénéficiaire avec plusieurs employeurs :

• Employeur actuel (actif)
• Anciens employeurs (historique)

Consultant travaillant pour plusieurs structures :

• Votre structure (employeur principal)
• Structures partenaires (interventions ponctuelles)

Prescripteur dans plusieurs organismes :

• Organisme principal
• Organismes partenaires

Gérer les liens multiples

Dans la fiche personne, section "Structures liées" :

• Voir toutes les structures : liste complète des liens
• Modifier un lien : changer la fonction ou les dates
• Supprimer un lien : retirer une structure (ne supprime pas la personne ni la société)
• Définir la structure principale : marquer une structure comme principale

Relations et hiérarchie

Structure principale

Vous pouvez définir une structure principale pour une personne :

• C'est la structure qui apparaît en premier dans la fiche
• Utile pour la facturation et les rapports
• Peut être changée à tout moment

Dates de validité

Pour certains types de liens, vous pouvez renseigner :

• Date de début : quand le lien a commencé
• Date de fin : quand le lien s'est terminé (pour les anciens employeurs, par exemple)

Cela permet de garder un historique des relations.

Bonnes pratiques

Pour éviter les doublons

Créez la société d'abord

Si vous créez une personne qui appartient à une société, créez d'abord la fiche société, puis créez la personne depuis la liste des contacts de la société. Cela garantit le lien automatique.

Pour la facturation

Identifiez les contacts facturation

Pour chaque société cliente, identifiez clairement le "Contact facturation" pour faciliter l'envoi des factures et les relances.

Pour le suivi

Mettez à jour les fonctions

Quand une personne change de fonction dans une société, mettez à jour sa fonction dans la fiche pour garder l'information à jour.

Cas particuliers

Bénéficiaire avec employeur

Quand vous créez un dossier pour un bénéficiaire qui travaille :

1. Créez ou vérifiez la fiche société de l'employeur
2. Créez la fiche personne du bénéficiaire
3. Lieez la personne à l'employeur avec la fonction "Employeur actuel"
4. Créez le dossier : l'employeur peut être indiqué comme financeur

Prescripteur dans un organisme

Pour un prescripteur (conseiller France Travail, travailleur social, etc.) :

1. Créez la fiche société de l'organisme (France Travail, Mission Locale, etc.)
2. Créez la fiche personne du prescripteur
3. Lieez la personne à l'organisme avec la fonction appropriée
4. Le prescripteur peut maintenant orienter des bénéficiaires vers vos services

Consultant interne

Pour un membre de votre équipe :

1. Créez sa fiche personne (type "Consultant interne")
2. Lieez-le à votre fiche société interne (votre structure)
3. Définissez sa fonction dans l'équipe
4. Configurez ses droits d'accès dans Admin

Visualiser les liens

Depuis une société

Dans l'onglet "Contacts" de la fiche société :

• Liste complète : tous les contacts liés à cette société
• Fonctions : rôle de chaque personne
• Actions rapides : créer un dossier, envoyer un email, etc.

Depuis une personne

Dans la section "Structures liées" de la fiche personne :

• Toutes les structures : liste des sociétés liées
• Fonction dans chaque structure : rôle de la personne
• Structure principale : mise en évidence

Pour aller plus loin

Guide : Créer une fiche personne Guide : Créer une fiche société Référence : Contacts société Référence : Fiche personne

Prochaines étapes

• Créer un dossier
• Recherche avancée
• Gérer les doublons