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Créer un dossier

Ouvrez un nouveau dossier pour démarrer un parcours d'accompagnement ou de formation pour un bénéficiaire.

Objectif​

Maîtriser la création d'un dossier bénéficiaire complet dans téo, avec toutes les informations essentielles pour démarrer un parcours.

Prérequis​

Avant de créer un dossier, assurez-vous que :

  • La personne existe dans l'annuaire : le bénéficiaire doit avoir une fiche dans l'annuaire
  • Vous connaissez le type de prestation : la prestation doit être paramétrée dans Admin
  • Vous avez les informations de base : nom, prénom au minimum

Guide : Créer une fiche personne

Créer le dossier​

Méthode 1 : Depuis l'annuaire (recommandé)​

Avantage : Les informations de la personne sont pré-remplies automatiquement.

  1. Ouvrez la fiche de la personne dans l'annuaire
  2. Cliquez sur "+ Nouveau dossier" ou "Créer un dossier"
  3. Le formulaire s'ouvre avec :
    • Nom et prénom pré-remplis
    • Coordonnées pré-remplies (email, téléphone, adresse)
    • Société pré-remplie si la personne est liée à une structure
  4. Complétez les informations manquantes (voir ci-dessous)
  5. Enregistrez

Méthode 2 : Depuis le module Production​

Avantage : Accès direct depuis le module de gestion des dossiers.

  1. Allez dans Production (barre de navigation principale)
  2. Cliquez sur "+ Nouveau dossier" ou "Créer un dossier"
  3. Recherchez la personne :
    • Tapez les premières lettres du nom ou prénom
    • Sélectionnez la personne dans la liste déroulante
  4. Si la personne n'existe pas encore, cliquez sur "Créer une nouvelle personne"
  5. Le formulaire s'ouvre avec les informations de la personne
  6. Complétez les informations du dossier
  7. Enregistrez

Informations du dossier​

Informations essentielles (obligatoires)​

Bénéficiaire :

  • Nom : nom de famille (obligatoire)
  • Prénom : prénom (obligatoire)
  • Date de naissance : si disponible dans la fiche personne

Prestation :

  • Type de prestation : sélectionnez dans la liste déroulante (obligatoire)
    • Exemples : Bilan de compétences, Formation, Accompagnement, etc.
  • Date de début : date d'entrée dans le parcours
    • Si non renseignée, elle s'inscrira automatiquement dès que le premier rendez-vous sera planifié

Rattachement :

  • Centre : centre de formation ou d'accompagnement (obligatoire selon votre configuration)

Informations complémentaires​

Consultant référent :

  • Conseiller/formateur : personne de votre équipe qui suit le dossier
  • Utile pour le suivi et la planification

Commande :

  • Numéro externe : numéro de commande ou référence client (si différent du numéro de dossier téo)
  • Informations complémentaires : notes libres qui peuvent apparaître sur les courriers
  • Ces champs concernent principalement les prestations France Travail

Contacts :

  • Gestionnaire : membre de votre équipe qui s'occupe du suivi administratif
    • Liste déroulante reprenant les utilisateurs de votre équipe
  • Contact admin : personne qui s'occupe du dossier chez votre client
    • Sa fiche doit être créée dans l'annuaire
  • Donneur d'ordre : société qui commande la prestation
    • Sa fiche doit avoir été créée dans l'annuaire et typée comme "Donneur d'ordre"
  • Prescripteur : personne qui a passé la commande ou orienté le bénéficiaire
    • Exemples : conseiller France Travail (anciennement Pôle Emploi), travailleur social, etc.

Durées :

  • Durée prévue : nombre d'heures prévues (se remplit automatiquement selon les séances planifiées)
  • Durée réelle : nombre d'heures réalisées (se remplit automatiquement selon les séances validées)
  • Date de fin prévisionnelle : date de fin estimée du parcours
    • S'inscrit automatiquement dès que la dernière séance est planifiée

Enregistrer le dossier​

  1. Vérifiez toutes les informations saisies
  2. Cliquez sur "Créer le dossier" ou "Enregistrer"
  3. Un numéro de dossier unique est généré automatiquement
  4. Le dossier est créé avec le statut "En cours"

Après la création​

Une fois le dossier créé, vous pouvez :

  • Compléter les informations : financement, contacts, objectifs
  • Planifier les séances : créer les rendez-vous et séances de formation
  • Ajouter des documents : conventions, pièces justificatives, etc.
  • Déclencher des événements : entrée, sortie, abandon, etc.

Guide : Compléter le dossier

Cas particuliers​

Détection de doublon​

Si téo repère qu'un dossier existe déjà pour cette personne (même nom et prénom), un message "Suspicion de doublon" s'affiche.

Vous pouvez alors :

  • Récupérer les informations du dossier précédent s'il s'agit de la même personne
  • Créer un nouveau dossier s'il s'agit d'un homonyme
Un bénéficiaire = une prestation

Un bénéficiaire peut venir chez vous pour des prestations successives. Il faut alors lui créer un dossier à chaque fois. Chaque dossier correspond à une prestation spécifique.

Informations manquantes​

Seul le nom est obligatoire pour créer un dossier. Vous pouvez compléter progressivement :

  • Email et téléphone : indispensables pour envoyer des convocations par email automatique ou SMS
  • Adresse : utile pour les courriers et la géolocalisation
  • Contacts : à compléter selon les besoins du suivi
Complétion progressive

Complétez le dossier au fur et à mesure. Seules les informations essentielles sont obligatoires au départ.

Bonnes pratiques​

Pour un suivi efficace​

Créez le dossier dès le premier contact

Créez le dossier dès que vous avez les informations de base (nom, prénom, prestation). Vous pourrez le compléter ensuite.

Vérifiez l'annuaire avant de créer

Avant de créer un dossier, vérifiez toujours si la personne existe déjà dans l'annuaire pour éviter les doublons.

Pour la facturation​

Renseignez le financeur dès la création

Si vous connaissez le financeur, renseignez-le dès la création du dossier pour faciliter la facturation ultérieure.

Pour aller plus loin​

Guide : Compléter le dossier Guide : Planifier les prestations Guide : Lier une convention Référence : Détail dossier

Prochaines étapes​

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