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Gestion des doublons

Écran de détection et fusion des doublons dans l'annuaire pour éviter les fiches dupliquées.

Description​

L'écran de gestion des doublons permet de détecter et fusionner les fiches dupliquées dans l'annuaire. Il aide à maintenir la qualité des données en évitant les doublons.

Accès​

  • Menu : Annuaire > Gestion doublons ou "Détecter les doublons"

Détection automatique​

Critères de détection​

Détection par nom et prénom :

  • Même nom ET même prénom
  • Tolérance aux variations (majuscules, accents)
  • Comparaison insensible à la casse

Détection par email :

  • Même adresse email
  • Email unique dans l'annuaire

Détection par téléphone :

  • Même numéro de téléphone
  • Comparaison normalisée (formatage)

Détection par SIRET (pour les sociétés) :

  • Même numéro SIRET
  • Comparaison exacte

Affichage des doublons détectés​

Liste des doublons :

  • Fiches suspectées d'être des doublons
  • Score de similarité
  • Critères de correspondance
  • Actions possibles

Informations affichées :

  • Nom et prénom
  • Email
  • Téléphone
  • Date de création
  • Nombre de dossiers associés

Actions disponibles​

Fusionner deux fiches​

Bouton "Fusionner" sur un doublon :

  • Action : Ouvre le formulaire de fusion
  • Processus :
    1. Sélection de la fiche principale (celle à conserver)
    2. Sélection de la fiche secondaire (celle à fusionner)
    3. Vérification des données à fusionner
    4. Confirmation de la fusion

Données fusionnées :

  • Conservées : Données de la fiche principale
  • Récupérées : Données manquantes de la fiche secondaire
  • Liens : Tous les liens (dossiers, documents, mémos) sont transférés

Résultat :

  • La fiche principale est conservée avec toutes les données
  • La fiche secondaire est supprimée
  • Tous les liens sont préservés

Ignorer un doublon​

Bouton "Ignorer" ou "Ce n'est pas un doublon" :

  • Action : Marque le doublon comme ignoré
  • Comportement : Le doublon n'apparaît plus dans la liste
  • Utilisation : Si les fiches correspondent à des personnes différentes (homonymes)

Recherche manuelle​

Bouton "Rechercher manuellement" :

  • Action : Ouvre une recherche pour trouver des doublons potentiels
  • Critères :
    • Nom et prénom
    • Email
    • Téléphone
  • Résultats : Liste des fiches correspondantes

Règles de gestion​

Détection​

Automatique :

  • Détection lors de la création d'une nouvelle fiche
  • Message d'alerte si doublon suspecté
  • Vérification avant enregistrement

Manuelle :

  • Recherche manuelle possible
  • Filtres pour affiner la recherche

Fusion​

Fiche principale :

  • La fiche principale est celle à conserver
  • Généralement la plus complète ou la plus récente

Données :

  • Les données de la fiche principale sont conservées
  • Les données manquantes sont récupérées de la fiche secondaire
  • En cas de conflit, la donnée de la fiche principale est conservée

Liens :

  • Tous les liens sont préservés :
    • Dossiers associés
    • Documents
    • Mémos
    • Sociétés liées
    • Séances

Suppression :

  • La fiche secondaire est supprimée après fusion
  • Action irréversible

Prévention​

Lors de la création :

  • Vérification automatique avant création
  • Alerte si doublon suspecté
  • Possibilité de récupérer les données de la fiche existante

Bonnes pratiques :

  • Toujours vérifier avant de créer une nouvelle fiche
  • Utiliser la recherche avant création
  • Vérifier les alertes de doublon

Guide pratique​

Pour apprendre à gérer les doublons dans un contexte pratique, consultez :

Voir aussi​

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