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Fiche société

Écran de création et modification d'une fiche société dans l'annuaire avec tous les champs disponibles.

Description​

L'écran de fiche société permet de créer et modifier une fiche structure (entreprise, organisme, collectivité) dans l'annuaire. Les champs disponibles varient selon le type de société sélectionné.

Accès​

  • Création : Annuaire > Structures > "+ Nouvelle société"
  • Modification : Depuis une fiche société existante > "Modifier"

Recherche SIRET (base SIRENE)​

Fonctionnalité : Recherche automatique dans la base SIRENE de l'INSEE

Accès :

  • Bande bleue "SIREN" dans le formulaire
  • Ou bouton "Rechercher SIRET"

Saisie :

  • Numéro SIREN (9 chiffres)
  • Numéro SIRET (14 chiffres)
  • Ou partie de la raison sociale

Résultats :

  • Picto orange (terre) : Société trouvée dans la base INSEE
    • Clic sur le picto : création automatique avec les données officielles
  • Picto rouge : Société déjà présente dans téo
    • Ne pas créer de doublon

Champs du formulaire​

Section : Type de société​

Type de société (obligatoire) :

  • Type : Cases à cocher (plusieurs types possibles)
  • Options :
    • Client
    • Financeur
    • Fournisseur
    • Partenaire
    • Interne
    • Autre
  • Impact : Détermine les champs supplémentaires disponibles
  • Note : Financeur peut être coché en même temps que Client

Section : Identité​

Raison sociale (obligatoire) :

  • Type : Champ texte
  • Description : Nom officiel de l'entreprise
  • Validation : Obligatoire, minimum 1 caractère

Nom commercial :

  • Type : Champ texte
  • Description : Nom d'usage si différent de la raison sociale

SIRET :

  • Type : Champ numérique
  • Format : 14 chiffres
  • Validation : Format SIRET valide si renseigné
  • Source : Peut être rempli automatiquement depuis la base SIRENE

SIREN :

  • Type : Champ numérique
  • Format : 9 chiffres (premiers chiffres du SIRET)
  • Source : Peut être rempli automatiquement depuis la base SIRENE

Section : Coordonnées​

Adresse :

  • Rue : Champ texte
  • Code postal : Champ numérique (5 chiffres)
  • Ville : Champ texte
  • Cedex : Champ texte (saisir la formule complète, ex: "Cedex 10")
  • Pays : Liste déroulante (par défaut : France)

Téléphone :

  • Type : Champ téléphone
  • Format : Reformattage automatique
  • Description : Standard principal

Email :

  • Type : Champ email
  • Format : Validation format email
  • Description : Contact général

Site web :

  • Type : Champ URL
  • Format : Validation format URL
  • Fonctionnalité : Icône pour ouvrir le site dans une nouvelle fenêtre

Section : Informations légales​

Code APE / NAF :

  • Type : Champ texte
  • Format : Code à 4 chiffres + 1 lettre
  • Source : Peut être rempli automatiquement depuis la base SIRENE

Forme juridique :

  • Type : Liste déroulante
  • Options : SARL, SAS, SA, Association, Collectivité, etc.
  • Source : Peut être rempli automatiquement depuis la base SIRENE

N° TVA intracommunautaire :

  • Type : Champ texte
  • Format : FR + 2 chiffres + numéro SIREN
  • Utilisation : Facturation intracommunautaire

RCS :

  • Type : Champ texte
  • Description : Numéro d'inscription au registre du commerce
  • Format : Selon le greffe

Capital social :

  • Type : Champ numérique
  • Format : Montant en euros
  • Description : Capital de l'entreprise (si applicable)

Champs spécifiques selon le type​

Fiche Client​

Compte client :

  • Type : Champ texte
  • Description : Numéro de compte dans le plan comptable
  • Attention : Respecter la forme des comptes de votre logiciel comptable
  • Impact : Utilisé dans les exports comptables

Échéance de règlement :

  • Type : Champ numérique
  • Format : Nombre de jours
  • Description : Délai de paiement
  • Comportement : Au-delà de cette limite, la facture apparaît dans "Factures non réglées échues"
  • Défaut : 30 jours si non renseigné (selon paramètres d'installation)

Fiche Financeur​

Mêmes champs que Client :

  • Financeur peut être coché en même temps que Client
  • Même configuration comptable

Fiche Fournisseur​

Compte fournisseur :

  • Type : Champ texte
  • Description : Numéro de compte dans le plan comptable
  • Attention : Respecter la forme des comptes de votre logiciel comptable

Échéance de paiement :

  • Type : Champ numérique
  • Format : Nombre de jours
  • Description : Délai de paiement (à titre informatif)

Fiche Interne​

IMPORTANT : Fiche de votre centre (siège social, celui qui facture)

Informations bancaires :

  • Domiciliation bancaire :
    • Nom de la banque
    • Adresse de l'agence
    • IBAN
    • BIC
  • Utilisation : Affichage dans les courriers-types (factures, avoirs)

Informations comptables :

  • Compte banque : Numéro de compte bancaire
  • Code analytique : Code centre analytique
  • Utilisation : Repris lors de la facturation automatique

Impact :

  • Sans cette fiche, impossible de facturer
  • Toutes les données peuvent s'inscrire automatiquement dans les courriers
  • Modification de la fiche = modification automatique dans tous les courriers

Actions disponibles​

Enregistrer​

Bouton "Enregistrer" :

  • Action : Sauvegarde la fiche
  • Validation : Vérifie les champs obligatoires
  • Comportement :
    • Si nouvelle fiche : création
    • Si modification : mise à jour
  • Message : Confirmation de sauvegarde

Supprimer​

Bouton "Supprimer" :

  • Action : Supprime la fiche
  • Confirmation : Demande de confirmation obligatoire
  • Restrictions : Impossible si la société a des contacts ou dossiers associés

Annuler​

Bouton "Annuler" :

  • Action : Retour à la liste sans sauvegarder
  • Confirmation : Si modifications non sauvegardées

Règles de gestion​

Validation​

Champs obligatoires :

  • Raison sociale
  • Au moins un type de société

Validations spécifiques :

  • SIRET : Format valide (14 chiffres) si renseigné
  • SIREN : Format valide (9 chiffres) si renseigné
  • Email : Format email valide si renseigné
  • Téléphone : Format téléphone valide si renseigné
  • Code APE : Format valide si renseigné

Formatage automatique​

Téléphone :

  • Reformattage automatique (espacement)
  • Saisie des chiffres uniquement suffit

Cedex :

  • Doit contenir la formule complète (ex: "Cedex 10")

Liens automatiques​

Contacts :

  • Les personnes liées à la société apparaissent dans l'onglet "Contacts"
  • Lien bidirectionnel entre fiche société et fiches personnes

Dossiers :

  • Les dossiers avec cette société comme financeur ou donneur d'ordre sont liés
  • Lien visible dans l'onglet "Dossiers" de la société

Onglets complémentaires​

Une fois la fiche créée, d'autres onglets sont disponibles :

  • Contacts : Liste des personnes liées à la société
  • Documents : Documents liés à la société
  • Mémos : Notes et commentaires
  • Dossiers : Liste des dossiers associés
  • Comptabilité : Informations comptables détaillées

Guide pratique​

Pour apprendre à créer une fiche société dans un contexte pratique, consultez :

Voir aussi​

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