Gérer les personnes 👤

Les fiches personnes regroupent les individus : bénéficiaires, contacts partenaires, prescripteurs…

Rechercher une personne

Recherche rapide

1. Menu Annuaire > Personnes
2. Dans Rechercher une personne, tapez un nom, une adresse e-mail, une ville, une société ou un numéro de téléphone
3. Cliquez sur la personne dans les résultats

Le prénom seul n'est pas cherché ici : tapez le nom, ou un numéro.

À l'ouverture, la liste n'affiche pas les personnes qui n'ont que le profil Bénéficiaire. Une recherche les retrouve.

Coller un numéro

Pour un appel manqué, collez le numéro tel qu'il s'affiche. 06 30 12 45 67, +33 6 30 12 45 67, 0033 6… et +33 (0)6… retrouvent la même fiche, qu'elle soit enregistrée en 06… ou en +33…. Espaces, points, tirets et parenthèses n'empêchent pas la recherche. Un numéro partiel suffit à partir de 6 chiffres (Tél mobile, Tél. personnel ou Tél. professionnel).

Un numéro étranger (+32…, +49…) se cherche tel qu'il est enregistré : seuls +33 et 0033 valent un 0 français.

La même saisie fonctionne dans Annuaire > Sociétés et dans Production > Dossiers (téléphone du bénéficiaire).

Avec les filtres

1. Cliquez sur Filtres
2. Combinez Profil (Bénéficiaire, Prescripteur, Autre) et Société
3. Cliquez sur Appliquer

Créer une personne

1. Annuaire > Personnes, cliquez sur Nouvelle personne
2. Section Profil (en haut de la fiche) : cochez au moins un profil
3. Section Identité : saisissez au moins le Nom (seul champ obligatoire avec le profil). Civilité, Homme / Femme, Prénom, Date de naissance et Nom de naissance sont facultatifs
4. Section Coordonnées : Tél mobile, Tél. personnel, e-mail, Tél. professionnel, Adresse, Code postal, Ville
5. Section Professionnel (facultatif) : Société, Fonction, Service
6. Cliquez sur Enregistrer. Sur une création, Annuler ramène à la liste

Profil obligatoire

Une fiche personne doit avoir au moins un Profil. Tant qu'aucun n'est coché, Enregistrer reste indisponible. Si vous enregistrez sans profil, téo affiche Profil obligatoire (« Le choix d'un profil est obligatoire ») et conserve la saisie pour que vous puissiez cocher un profil sans tout retaper.

Le menu Parcours n'apparaît que si Bénéficiaire est coché.

Modifier une personne

La fiche Données principales est déjà le formulaire : modifiez les champs puis Enregistrer.

Supprimer un contact

Depuis la fiche personne :

1. Ouvrez la fiche
2. Cliquez sur Autres actions (icône ⋮) en haut à droite
3. Choisissez Supprimer
4. La fenêtre Supprimer le contact demande : Confirmez-vous la suppression du contact ?
5. Cliquez sur Oui, supprimer, ou Non, annuler pour revenir à la fiche

Si des dossiers, séances ou devis sont encore rattachés à cette fiche, téo affiche Suppression impossible ! et liste les objets concernés. La fiche n'est pas supprimée.

Depuis un dossier

Lors de la suppression d'un dossier, si le bénéficiaire n'a aucun autre dossier, la fenêtre Supprimer le dossier propose la case Oui, je souhaite que le bénéficiaire soit supprimé. Cochez-la avant Oui, supprimer pour retirer aussi la fiche de l'annuaire. Sans cette case cochée, seul le dossier est supprimé.

→ Supprimer un dossier

Appeler une personne

Dans la liste Annuaire > Personnes, la colonne Téléphone affiche le numéro à utiliser en priorité : Tél mobile, sinon Tél. professionnel, sinon Tél. personnel. Cliquez sur le numéro pour lancer l'action Appeler.

Sur la fiche, une icône d'appel apparaît à côté de Tél mobile, Tél. personnel et Tél. professionnel lorsqu'un numéro est renseigné. Le clic utilise la Téléphonie téo lorsqu'elle est activée pour votre structure et votre profil ; sinon il ouvre l'application téléphonique de votre poste.

Consulter le parcours

Le Parcours d'une personne montre l'historique de ses dossiers. Le menu n'est proposé que si le profil Bénéficiaire est coché.

1. Ouvrez la fiche personne
2. Menu latéral > Parcours
3. Vous voyez les dossiers (passés et en cours), les dates de début et fin, les états et les prestations

Vous pouvez aussi ouvrir cette vue depuis un dossier dont la fiche est partagée : le bandeau Fiche annuaire partagée… propose le lien Voir le parcours.

Plusieurs dossiers sur la même fiche

Quand plusieurs dossiers sont rattachés à la même fiche personne, ils partagent l'identité affichée dans l'annuaire. Une modification d'identité sur un dossier (nom, prénom, email, téléphone, adresse…) s'applique à tous les dossiers de cette fiche.

Si un dossier doit avoir sa propre identité, utilisez Séparer ce dossier depuis le bandeau du dossier : ce dossier reçoit une nouvelle fiche, les autres restent sur la fiche d'origine. Les séances, factures et mémos du dossier sont conservés.

→ Fiche annuaire partagée

Ajouter des documents

1. Ouvrez la fiche personne
2. Menu > Documents
3. Cliquez sur Ajouter un document
4. Sélectionnez un ou plusieurs fichiers (ajoutés immédiatement, chacun de moins de 15 Mo)

→ En savoir plus sur la gestion des documents

Ajouter un mémo

1. Ouvrez la fiche personne
2. Menu > Mémos
3. Cliquez sur Ajouter un mémo (si la liste est vide, le même bouton apparaît dans l'état Aucun mémo)

Pour une tâche avec échéance, activez la pastille À faire puis Planifier.

→ Mémos

Les profils en détail

Bénéficiaire

Ce profil permet de créer des dossiers d'accompagnement pour cette personne.

Une fois le profil activé :

• La personne apparaît dans les recherches de bénéficiaires
• Vous pouvez créer des dossiers à son nom
• Le menu Parcours est disponible

Prescripteur

Ce profil identifie les personnes qui vous orientent des bénéficiaires.

Une fois le profil activé :

• La personne apparaît dans les listes de prescripteurs
• Vous pouvez la sélectionner sur les dossiers
• Les statistiques de prescription sont disponibles

Multi-profils

Une même personne peut cumuler plusieurs profils. Par exemple, un ancien bénéficiaire devenu prescripteur.

Utilisateurs téo

Les utilisateurs téo (conseillers, gestionnaires, administrateurs) ne sont pas gérés dans l'annuaire. Ils sont créés dans Administration > Utilisateurs & droits > Utilisateurs. → Gérer les utilisateurs

Rattacher à une organisation

Dans Données principales, section Professionnel, champ Société. Indiquez éventuellement la Fonction et le Service.

Bonnes pratiques

À faire	Pourquoi
Renseigner l'e-mail	Permet les envois automatiques
Renseigner le mobile	Permet les SMS
Vérifier l'orthographe du nom	Évite les doublons
Compléter l'adresse	Utile pour les documents et statistiques

Éviter un second contact

Depuis Annuaire > Personnes > Nouvelle personne, téo n'ouvre pas la fenêtre d'homonymes. Recherchez d'abord dans Annuaire > Personnes.

À la création d'un dossier, téo peut ouvrir Vérification de doublon.

→ Gérer les doublons

Actions disponibles sur une fiche

Action	Comment
Créer un dossier	Production > Dossiers > Nouveau dossier, ou depuis l'agenda (Créer un dossier)
Envoyer un message	Bouton Message (fiche déjà enregistrée) > e-mail ou SMS
Voir qui a créé ou modifié	Icône Informations → Infos & historique (Création de la fiche personne, Modification de la fiche personne), du plus ancien au plus récent
Voir les dossiers	Menu > Parcours (profil Bénéficiaire)
Voir les documents	Menu > Documents
Voir les mémos	Menu > Mémos
Appeler	Clic sur un numéro dans la liste ou sur l'icône d'appel de la fiche
Supprimer	Autres actions (⋮) > Supprimer — voir Supprimer un contact

Le clic sur un numéro n'ouvre pas la bonne application ?

Lorsque la Téléphonie téo n'est pas activée pour votre structure ou votre profil, le clic sur un numéro de téléphone ouvre l'application téléphonique configurée sur votre poste. Si ce n'est pas la bonne application, c'est un paramétrage de votre navigateur ou système d'exploitation. Consultez la FAQ : les liens téléphoniques ouvrent la mauvaise application pour configurer correctement votre poste.