Gérer les personnes 👤

Les fiches personnes regroupent toutes les informations sur les individus : bénéficiaires, collaborateurs, contacts partenaires...

Rechercher une personne

Recherche rapide

1. Menu Annuaire > Personnes
2. Dans le champ de recherche, tapez :
   • Le nom ou prénom
   • L'email
   • Le numéro de téléphone
3. Cliquez sur la personne dans les résultats

Avec les filtres avancés

Pour des recherches plus précises :

1. Cliquez sur Filtres
2. Combinez les critères :
   • Profil : Bénéficiaire, Personnel, Prescripteur
   • Ville ou code postal
   • Date de création
   • Conseiller référent
   • Avec/sans dossier en cours

Créer une personne

Les étapes

1. Menu Annuaire > Nouvelle personne

2. Remplissez les informations obligatoires :

   • Civilité (M., Mme)
   • Nom
   • Prénom

3. Ajoutez les coordonnées :

   • Email (essentiel pour les communications)
   • Téléphone mobile (pour les SMS)
   • Téléphone fixe

4. Cochez le(s) profil(s) :

   • ☑️ Bénéficiaire (si c'est une personne à accompagner)
   • ☑️ Personnel (si c'est un collaborateur)
   • ☑️ Prescripteur (si cette personne vous envoie des bénéficiaires)

5. Cliquez sur Enregistrer

Les informations complémentaires

Selon vos besoins, vous pouvez enrichir la fiche avec :

Section	Informations
Identité	Date de naissance, lieu de naissance, nationalité
Adresse	Adresse complète avec code postal et ville
Emploi	Situation professionnelle, employeur
Rattachement	Organisation liée (entreprise, employeur)

Modifier une personne

1. Recherchez et ouvrez la fiche
2. Cliquez sur Modifier (ou directement sur les champs en mode édition)
3. Effectuez vos modifications
4. Cliquez sur Enregistrer

Données verrouillées

Certaines données peuvent être verrouillées si la personne a des dossiers facturés. Contactez votre administrateur si besoin.

Consulter le parcours

Le parcours d'une personne montre l'historique de tous ses dossiers :

1. Ouvrez la fiche personne
2. Menu latéral > Parcours
3. Visualisez :
   • Tous les dossiers (passés et en cours)
   • Les dates de début et fin
   • Les états
   • Les prestations concernées

C'est très utile pour voir l'historique d'accompagnement d'un bénéficiaire !

Ajouter des documents

Vous pouvez attacher des documents à une fiche personne (CV, attestation, justificatif...) :

1. Ouvrez la fiche personne
2. Menu > Documents
3. Cliquez sur Ajouter
4. Sélectionnez le fichier
5. Choisissez la catégorie
6. Enregistrez

Ajouter un mémo

Pour noter une information importante ou créer un rappel :

1. Ouvrez la fiche personne
2. Menu > Mémos
3. Cliquez sur Nouveau mémo
4. Rédigez le contenu
5. Optionnel : définissez une échéance pour être rappelé
6. Optionnel : épinglez pour le rendre visible en priorité
7. Enregistrez

Les profils en détail

Bénéficiaire

Ce profil permet de créer des dossiers d'accompagnement pour cette personne.

Une fois le profil activé :

• La personne apparaît dans les recherches de bénéficiaires
• Vous pouvez créer des dossiers à son nom
• Son parcours est visible

Personnel

Ce profil identifie les collaborateurs de votre structure.

Une fois le profil activé :

• La personne peut être définie comme conseiller sur un dossier
• Elle peut avoir un compte utilisateur téo
• Son agenda est disponible

Prescripteur

Ce profil permet d'identifier les personnes qui vous orientent des bénéficiaires.

Une fois le profil activé :

• La personne apparaît dans les listes de prescripteurs
• Vous pouvez la sélectionner sur les dossiers
• Les statistiques de prescription sont disponibles

Multi-profils

Une même personne peut cumuler plusieurs profils ! Par exemple, un ancien bénéficiaire devenu prescripteur.

Rattacher à une organisation

Pour indiquer qu'une personne travaille dans une entreprise :

1. En mode édition
2. Section Rattachement
3. Recherchez et sélectionnez l'organisation
4. Optionnel : indiquez la fonction

Cette information apparaîtra sur la fiche et facilitera la facturation.

Bonnes pratiques

Qualité des données

À faire	Pourquoi
Renseigner l'email	Permet les envois automatiques
Renseigner le mobile	Permet les SMS
Vérifier l'orthographe du nom	Évite les doublons
Compléter l'adresse	Utile pour les documents et statistiques

Détection automatique des doublons

Pas besoin de vérifier manuellement

Lors de la création d'une personne ou d'un dossier, téo détecte automatiquement les doublons potentiels et vous alerte. Vous n'avez pas besoin de vérifier manuellement dans l'annuaire au préalable.

En cas de doublon créé malgré tout, utilisez la fonction de fusion pour corriger.

Actions disponibles sur une fiche

Action	Comment
Créer un dossier	Bouton "Nouveau dossier" (si profil bénéficiaire)
Envoyer un message	Bouton "Message" > Email ou SMS
Voir les dossiers	Menu > Parcours
Voir les documents	Menu > Documents
Voir les mémos	Menu > Mémos
Appeler (si téléphonie)	Clic sur le numéro de téléphone