Lier une convention de financement

Associez une convention ou un contrat de financement à un dossier pour assurer la facturation automatique et le suivi financier.

Objectif

Maîtriser la liaison d'une convention de financement à un dossier pour faciliter la facturation et respecter les modalités contractuelles.

Qu'est-ce qu'une convention ?

Une convention définit les modalités de financement d'une prestation :

• Le financeur : organisme ou entreprise qui finance
• Le type de prestation : prestation concernée par la convention
• Le nombre d'heures / séances : volume prévu dans la convention
• Le tarif : tarif horaire ou forfaitaire applicable
• Les échéances de facturation : modalités et dates de facturation
• La période de validité : dates de début et fin de la convention

Les conventions sont paramétrées dans Admin et peuvent être réutilisées pour plusieurs dossiers.

Lier une convention au dossier

Méthode 1 : Depuis le dossier (recommandé)

Avantage : Accès direct depuis le contexte du dossier.

1. Ouvrez le dossier du bénéficiaire
2. Allez dans la section "Financement" ou l'onglet "Financement"
3. Cliquez sur "Ajouter une convention" ou "Lier une convention"
4. Recherchez la convention :
   • Tapez les premières lettres du nom de la convention
   • Ou filtrez par financeur, prestation, période
   • Sélectionnez la convention dans la liste
5. Vérifiez que la convention correspond bien :
   • Financeur correct
   • Prestation correspondante
   • Période de validité couvrant le dossier
6. Enregistrez la liaison

La convention est maintenant liée au dossier.

Méthode 2 : Depuis Admin > Conventions

Si vous gérez les conventions depuis Admin :

1. Allez dans Admin > Conventions
2. Ouvrez la convention concernée
3. Dans l'onglet "Dossiers liés" ou "Utilisations"
4. Cliquez sur "Ajouter un dossier"
5. Recherchez et sélectionnez le dossier
6. Enregistrez

Créer une nouvelle convention

Si la convention n'existe pas encore, créez-la d'abord :

Accéder au formulaire

1. Allez dans Admin > Conventions (dans la barre de navigation principale)
2. Cliquez sur "+ Nouvelle convention" ou "Créer une convention"
3. Le formulaire de création s'ouvre

Renseigner la convention

Informations essentielles :

• Nom de la convention : identifiant clair (ex: "Convention OPCO 2024 - Bilan")
• Financeur : organisme ou entreprise qui finance
  • La fiche société doit être créée dans l'annuaire et typée comme "Financeur"
• Prestation : type de prestation concernée
  • Sélectionnez dans la liste des prestations paramétrées
• Période de validité :
  • Date de début : à partir de quand la convention est valide
  • Date de fin : jusqu'à quand la convention est valide

Informations financières :

• Nombre d'heures financées : volume d'heures prévu dans la convention
• Tarif horaire : tarif applicable par heure
• Forfait : montant forfaitaire si applicable
• Modalités de facturation :
  • Facturation à l'heure
  • Facturation au forfait
  • Facturation par échéances
  • Dates d'échéances spécifiques

Informations complémentaires :

• Référence : numéro de référence de la convention
• Commentaires : notes additionnelles
• Documents : convention signée, avenants, etc.

Enregistrer la convention

1. Vérifiez toutes les informations saisies
2. Cliquez sur "Enregistrer" ou "Créer la convention"
3. La convention est créée et peut être liée aux dossiers

Référence : Conventions

Informations de la convention

Une fois la convention liée au dossier, vous pouvez consulter :

Financeur :

• Nom de l'organisme ou de l'entreprise
• Coordonnées du financeur
• Contact administratif

Période de validité :

• Dates de début et fin
• Vérification que la période couvre bien le dossier

Nombre d'heures financées :

• Volume d'heures prévu dans la convention
• Comparaison avec les heures planifiées/réalisées

Tarif horaire :

• Tarif applicable par heure
• Calcul automatique du montant selon les heures réalisées

Modalités de facturation :

• Fréquence de facturation (mensuelle, trimestrielle, etc.)
• Dates d'échéances spécifiques
• Conditions de facturation

Impact sur la facturation

Une fois la convention liée au dossier, plusieurs actions automatiques sont possibles :

Application automatique des tarifs

• Tarifs pré-remplis : les tarifs de la convention sont automatiquement appliqués
• Calcul automatique : le montant est calculé selon les heures réalisées et le tarif horaire
• Respect des modalités : les règles de facturation de la convention sont respectées

Génération des échéances

• Échéances créées automatiquement : selon les modalités de la convention
• Dates respectées : les dates d'échéances sont celles définies dans la convention
• Montants calculés : selon le volume d'heures réalisées

Facilitation de la facturation

• Informations pré-remplies : financeur, références, tarifs
• Vérification automatique : contrôle que les heures facturées ne dépassent pas le volume financé
• Respect des règles : application automatique des conditions de la convention

Modifier ou retirer une convention

Modifier la convention liée

Si vous devez modifier les informations de la convention :

1. Modifiez la convention dans Admin > Conventions
2. Les modifications s'appliquent à tous les dossiers liés à cette convention
3. Les factures futures utiliseront les nouvelles modalités

Retirer une convention

Si vous devez retirer une convention d'un dossier :

1. Ouvrez le dossier
2. Allez dans la section "Financement"
3. Supprimez la liaison avec la convention
4. Ajoutez une nouvelle convention si nécessaire

Factures déjà générées

Si des factures ont déjà été générées avec cette convention, la retirer peut nécessiter des ajustements. Vérifiez l'impact avant de retirer une convention.

Plusieurs conventions sur un dossier

Un dossier peut avoir plusieurs conventions si :

• Co-financement : plusieurs financeurs participent
• Conventions successives : renouvellement de convention
• Conventions complémentaires : avenants ou compléments

Pour chaque convention :

• Répartition : définissez quelle partie du dossier est financée par quelle convention
• Suivi séparé : suivez les heures et montants par convention
• Facturation distincte : facturez séparément selon chaque convention

Bonnes pratiques

Pour la création de conventions

Nommez clairement vos conventions

Utilisez des noms descriptifs qui permettent d'identifier rapidement la convention (ex: "Convention OPCO 2024 - Bilan de compétences").

Vérifiez les périodes de validité

Assurez-vous que la période de validité de la convention couvre bien la durée prévue du dossier.

Pour la liaison

Liez la convention dès la création du dossier

Si vous connaissez la convention dès le début, liez-la immédiatement pour faciliter la facturation ultérieure.

Vérifiez la cohérence

Vérifiez que le financeur, la prestation et les modalités de la convention correspondent bien au dossier.

Cas particuliers

Convention avec volume limité

Si la convention finance un nombre d'heures limité :

• téo vérifie automatiquement que les heures planifiées/réalisées ne dépassent pas le volume financé
• Alertes : vous êtes alerté si le volume est dépassé
• Facturation : seules les heures dans le volume financé peuvent être facturées

Convention avec avenant

Si la convention est modifiée par un avenant :

1. Créez une nouvelle convention pour l'avenant
2. Lieez-la au dossier en complément ou remplacement
3. Documentez dans les commentaires du dossier

Convention expirée

Si la convention expire pendant le parcours :

1. Créez une nouvelle convention pour la période suivante
2. Lieez-la au dossier pour continuer le financement
3. Facturez séparément selon chaque période de convention

Pour aller plus loin

Guide : Compléter le dossier Guide : Créer un devis Guide : Comprendre la facturation Référence : Financement dossier Référence : Conventions

Prochaines étapes

• Compléter le dossier
• Créer un devis
• Comprendre la facturation