Suivre les présences (Émargement)
Émargez les séances réalisées et validez les présences des bénéficiaires pour constituer un historique fiable et déclencher la facturation.
Objectif
Maîtriser l'émargement des séances : valider les présences, gérer les absences et utiliser la signature électronique.
Pourquoi émarger ?
L'émargement permet de :
- Valider la réalisation de la séance : confirmer que la séance a bien eu lieu
- Prouver la présence du bénéficiaire : trace légale de la présence
- Déclencher la facturation : les séances émargées peuvent être facturées
- Constituer un historique : suivi précis des séances réalisées
- Respecter les obligations légales : certaines formations nécessitent un émargement
Émarger une séance
Méthode 1 : Depuis l'agenda (recommandé pour le jour même)
Avantage : Accès rapide depuis votre planning quotidien.
- Ouvrez votre agenda (vue jour ou semaine)
- Cliquez sur la séance à émarger
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur "Émarger" ou "Valider la séance"
- Cochez "Présent" pour chaque participant :
- Pour une séance individuelle : cochez le bénéficiaire
- Pour une séance de groupe : cochez tous les participants présents
- Gérez les absences : cochez "Absent" pour les participants absents
- Ajoutez des commentaires si nécessaire (retard, départ anticipé, etc.)
- Signature électronique (si activée) : le bénéficiaire signe sur tablette ou via lien
- Enregistrez l'émargement
La séance passe du statut "Prévue" à "Réalisée".
Méthode 2 : Depuis le dossier
Avantage : Voir toutes les séances d'un même dossier.
- Ouvrez le dossier du bénéficiaire
- Allez dans l'onglet "Séances" ou "Planning"
- Liste des séances :
- Séances prévues (non émargées)
- Séances réalisées (émargées)
- Cliquez sur "Émarger" pour une séance non émargée
- Validez la présence et enregistrez
Méthode 3 : Depuis le groupe
Pour les séances de groupe :
- Ouvrez le groupe
- Allez dans l'onglet "Séances"
- Sélectionnez la séance à émarger
- Émargez collectivement tous les participants ou individuellement
Statuts de présence
Pour chaque participant, vous pouvez indiquer :
Présent :
- Le bénéficiaire était présent à la séance
- Séance comptabilisée dans les heures réalisées
- Peut être facturée
Absent excusé :
- Absence justifiée (maladie, urgence, etc.)
- Ajoutez un commentaire expliquant l'absence
- La séance peut être reprogrammée
Absent non excusé :
- Absence non justifiée
- Ajoutez un commentaire si nécessaire
- La séance n'est généralement pas facturée
Retard :
- Arrivée en retard
- Précisez la durée du retard dans les commentaires
- La durée réelle de la séance peut être ajustée
Départ anticipé :
- Départ avant la fin de la séance
- Précisez l'heure de départ dans les commentaires
- La durée réelle de la séance peut être ajustée
Émargement tardif
Vous pouvez émarger des séances passées :
- Allez dans Production > Séances non émargées (dans la barre de navigation gauche)
- Filtrez par période si nécessaire
- Sélectionnez la séance à émarger
- Émargez normalement
Pensez à émarger chaque soir pour ne rien oublier et faciliter la facturation. Les séances non émargées apparaissent dans la liste "Séances non émargées".
Signature électronique
Si la signature électronique est activée dans votre configuration :
Émargement par le formateur
- Validez la séance en cliquant sur "Prévisionnelle" ou "Valider"
- Deux nouveaux boutons apparaissent :
- "Émarger la séance" : permet à l'utilisateur de signer depuis la séance sur son ordinateur
- "Demander l'émargement" : envoie la demande de signature aux bénéficiaires de la séance
Émargement par le bénéficiaire
Méthode 1 : Via lien email/SMS
- Le bénéficiaire reçoit un lien par email ou SMS
- Il clique sur le lien
- Il signe électroniquement sur son appareil (ordinateur, tablette, smartphone)
- La signature est enregistrée automatiquement
Méthode 2 : Via tablette sur place
- Le bénéficiaire signe directement sur une tablette lors de la séance
- La signature est enregistrée immédiatement
- Elle apparaît sur les documents (feuilles d'émargement, attestations)
Validation automatique
Si la validation automatique est activée par défaut :
- Les séances sont automatiquement marquées comme "réalisées" après l'émargement
- Pas besoin de valider manuellement chaque séance
Consulter les émargements
Liste des séances émargées
- Allez dans Production > Séances émargées (dans la barre de navigation gauche)
- Filtrez par période, bénéficiaire, prestation, etc.
- Consultez les détails de chaque séance :
- Date et heure
- Participants présents/absents
- Signatures électroniques
- Commentaires
Liste des séances non émargées
- Allez dans Production > Séances non émargées
- Visualisez toutes les séances prévues qui n'ont pas encore été émargées
- Émargez directement depuis cette liste
Depuis un dossier
Dans l'onglet "Séances" d'un dossier :
- Séances prévues : liste des séances à venir ou non émargées
- Séances réalisées : liste des séances émargées
- Statut : prévu, réalisé, annulé, reporté
Exporter les émargements
Pour générer des documents ou des rapports :
- Sélectionnez les séances à exporter (depuis la liste des séances émargées)
- Cliquez sur "Exporter" ou "Générer les feuilles d'émargement"
- Choisissez le format :
- PDF : feuilles d'émargement imprimables
- Excel : tableau pour analyse
- CSV : pour import dans d'autres outils
- Téléchargez le fichier
Bonnes pratiques
Pour un émargement efficace
Émargez les séances le jour même ou le soir pour ne rien oublier. Cela facilite aussi la facturation.
Quand un bénéficiaire est absent, ajoutez toujours un commentaire expliquant l'absence (maladie, urgence, etc.).
Pour la conformité
La signature électronique est une preuve légale de présence. Activez-la pour les formations qui nécessitent une traçabilité.
Exportez régulièrement les feuilles d'émargement et archivez-les pour respecter les obligations légales.
Cas particuliers
Séance partielle
Si un bénéficiaire n'a assisté qu'à une partie de la séance :
- Émargez la séance
- Cochez "Présent" mais avec un commentaire précisant :
- Heure d'arrivée (si retard)
- Heure de départ (si départ anticipé)
- La durée réelle peut être ajustée manuellement si nécessaire
Séance annulée
Si une séance est annulée :
- Ne l'émargez pas
- Changez son statut en "Annulé"
- Ajoutez un commentaire expliquant l'annulation
- Reprogrammez-la si nécessaire
Séance reportée
Si une séance est reportée :
- Modifiez la date de la séance dans l'agenda
- Ne l'émargez pas avant qu'elle n'ait lieu
- Ajoutez un commentaire expliquant le report
Pour aller plus loin
Guide : Planifier les prestations Guide : Planifier une séance de groupe Référence : Émargement Référence : Séances à valider
Prochaines étapes
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